Programa de gestión de clínicas dentales: 14 funcionalidades críticas
De la agenda a la contabilidad, pasando por el odontograma
Historial dental, odontograma, agenda… Son algunas de las herramientas esenciales de un programa de gestión de clínicas dentales
Cada familia española gasta de media más de 200 euros al año en cuidar la salud bucodental de sus miembros. Como consecuencia de ello, España presenta una alta tasa de odontólogos. Para ser exactos, en nuestro país hay 83 odontólogos por cada 100.000 habitantes. Estas cifras evidencian la importancia de las clínicas dentales para la salud y el bienestar de los ciudadanos y su impacto en la generación de riqueza y empleo.
¿Cómo pueden los centros odontológicos ser más eficientes, productivos y rentables en un sector tan competitivo como el de la salud dental? Implementando soluciones avanzadas como un programa de gestión de clínicas dentales. ¿Por qué? Esta clase de software ha sido diseñado para facilitar el día a día de las clínicas y ayudarlas a gestionar y administrar cuestiones de vital importancia como la información clínica de sus pacientes, la agenda de sus profesionales o el cobro de sus tratamientos.
Para que un software de gestión odontológica sea capaz de dar respuesta a todas las necesidades de un centro odontológico debe contar con 10 funcionalidades críticas que van desde la gestión de los tratamientos hasta la cumplimentación de la contabilidad.
A continuación, listamos las funcionalidades más importantes que se han de tener en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión de clínicas dentales.
Historial dental
La primera funcionalidad que sí o sí debe incluir un programa de gestión de clínicas dentales es un historial dental plenamente digitalizado. ¿Por qué? Gracias al historial dental los odontólogos pueden:
- Consultar todos los tratamientos e intervenciones a los que se ha sometido el paciente en el pasado.
- Visualizar las pruebas que se le han realizado a los pacientes, incluidas radiografías bucodentales, gracias a que esta herramienta se interconecta con toda clase de equipamientos sanitarios.
- Registrar nuevos tratamientos, especificando todas las acciones que se van a realizar.
- Consultar alergias y patologías de los pacientes.
- Recetar medicamentos y dejar esta información almacenada.
Dicho de otra forma, el historial dental digital permite encontrar en cuestión de segundos cualquier información sobre la salud bucodental de un paciente y mantener un registro plenamente actualizado sobre la misma. De ahí que sea una herramienta central dentro de cualquier programa de gestión de clínicas dentales.
Odontograma digital
El odontograma digital es una representación gráfica de la boca en la que se pueden visualizar todas las piezas dentales. ¿Por qué es una de las herramientas de un programa de gestión de clínicas dentales más importantes? Facilita el trabajo de los odontólogos que de un solo vistazo pueden:
- Observar qué tratamientos o intervenciones se han realizado en cada pieza dental del paciente.
- Visualizar el estado actual de cada pieza y su estado anterior.
- Planificar nuevos tratamientos.
- Consultar la información proveniente de los equipamientos odontológicos, puesto que estos se deben poder conectar con el programa de gestión de clínicas dentales.
- Elaborar presupuestos sin salir del odontograma.
- Comprobar si los tratamientos ya se han cobrado o no y proceder a cobrarlos directamente desde el odontograma.
Podríamos decir que en un programa de gestión de clínicas dentales integral, el odontograma funciona como un centro de mandos para los dentistas, que pueden acudir a toda la información que necesitan sin salir de esta funcionalidad.
Tratamientos predefinidos
Una de las funcionalidades más atractivas de disponer de un programa de gestión de clínicas dentales consiste en poder crear tratamientos predefinidos dentro del software. ¿Por qué? Más allá de las particularidades de cada paciente, las clínicas ofrecen un catálogo de tratamientos más o menos cerrado: endodoncias, ortodoncias, implantes…
Estos tratamientos se pueden crear en el programa para que una vez que se seleccionen se muestren todas las fases de cada uno de ellos y se agilice su puesta en marcha, ayudando a los odontólogos a diseñar y supervisar los tratamientos de todos sus pacientes. Disponer de tratamientos predefinidos supone un mayúsculo ahorro de tiempo administrativo. Además, esta funcionalidad puede relacionarse con otra que trataremos más adelante: las tarifas estándar para cobrar los tratamientos.
Fichas de pacientes
Si el historial dental y el odontograma ofrecen toda la información que un odontólogo necesita saber sobre la salud bucodental de sus pacientes, las fichas sirven para almacenar toda la información relevante sobre ellos. Desde su nombre y la forma de contactarlo, hasta su historial económico, sus consentimientos firmados, sus citas y las comunicaciones que se han mantenido con ellos.
Además, un programa de gestión de clínicas dentales completo permite enviar a los pacientes cuestionarios de valoración para conocer su nivel de satisfacción con la atención personal y los tratamientos. Esta información se puede procesar para obtener datos estadísticos valiosos sobre las fortaleces y debilidades de una clínica, conocer el interés de los pacientes por la implantación de un nuevo tratamiento y saber en qué se puede mejorar.
De tal manera que el programa de gestión de clínicas no solo posibilita un trato personalizado de cada paciente, sino que permite a los centros odontológicos convertir los datos que acumulan en información de gran valor sobre sus pacientes, pero también sobre sí mismos.
Plantillas para crear recetas, consentimientos o presupuestos
Otra de las funcionalidades esenciales de un programa de gestión de clínicas dentales es que disponga de plantillas 100% personalizables para crear toda clase de documentos. Y, sobre todo, para agilizar y estandarizar la confección, impresión y envío de tres documentos esenciales para cualquier centro odontológico:
- Recetas. Las recetas forman parte del día a día de los profesionales que se dedican a cuidar nuestra salud bucodental. Esta clase de software permite establecer los medicamentos habituales para cada tratamiento o diagnóstico y es capaz de cargar toda la información sobre un medicamento (nombre, forma de tomarlo, periodo temporal…) de manera automática en plantillas predefinidas de recetas e, incluso, adjuntar automáticamente la información del profesional que crea la receta. Además, esta se puede imprimir o enviar a través de email o WhatsApp.
- Consentimientos. Para algunas intervenciones, sobre todo las de índole quirúrgica, los odontólogos deben informar a los pacientes y conseguir que firmen su consentimiento, una vez que conozcan los riesgos de la intervención. Un buen programa de gestión de clínicas dentales ya debe disponer de plantillas para los documentos de consentimientos más comunes. Estas plantillas se deben poder personalizar con la información de la clínica y, además, recogen los datos de los pacientes a partir de sus fichas. Con lo que todo el proceso se agiliza de una forma notable.
- Presupuestos. Diariamente, las clínicas odontológicas crean presupuestos para sus pacientes para explicarles cuanto cuesta un determinado tratamiento y permitirles que mediten sus decisiones antes de aceptar someterse a un tratamiento o a una intervención. Las plantillas predefinidas para crear presupuestos ligados a los tratamientos habituales simplifican esta labor administrativa y permiten crear presupuestos a golpe de clic. El programa de gestión de clínicas dentales carga automáticamente toda la información sobre los tratamientos, las tarifas y los pacientes.
Firma electrónica
Los consentimientos informados deben ser firmados por los pacientes antes de someterse a un tratamiento. Además, la normativa en vigor, también exige obtener el consentimiento de los ciudadanos para tratar sus datos personales. A ello debemos sumar la aceptación de los presupuestos creados. ¿Qué sucede con estas tres cuestiones críticas? Es necesario generar los documentos, obtener la firma de los pacientes y almacenarlos de manera sistematizada y segura.
¿Cómo se puede lograr? Con un programa de gestión de clínicas dentales que disponga de una herramienta de firma electrónica que permita:
- Enviar los documentos para firmar a través de email, sms o WhatsApp. De tal forma que el paciente solo tenga que hacer clic en un enlace, leer el documento y pulsar para firmarlo. Los documentos automáticamente se incorporarán a su ficha.
- Mostrar los documentos a través de una tablet para firmarlos in situ en la clínica.
- Posibilitar la firma con certificado electrónico.
Agenda
Lo primero que hacen la mayoría de los odontólogos cuando llegan a su centro de trabajo es consultar su agenda. La agenda es un elemento central en el funcionamiento de cualquier clínica. Por eso, en un programa de gestión de clínicas dentales no puede faltar una agenda digital que sirva para:
- Agendar todas las citas de forma sencilla.
- Consultar todas las citas de un profesional.
- Detectar huecos libres para intentar llenarlos.
- Modificar cualquier cita en cuestión de segundos.
- Ajustar la concesión de citas al horario de cada profesional.
- Generar slots en la agenda ajustados al tiempo que le dedica un odontólogo a cada tipo de tratamiento.
Reserva online
Hoy en día, junto a una agenda digital es fundamental disponer de una solución de reserva online. ¿Por qué? Esta herramienta permite que los propios pacientes puedan agendar sus citas con el profesional que deseen, para un tratamiento concreto y en la fecha que mejor se ajuste a sus necesidades.
El programa de gestión de clínicas dentales debe permitir visualizar la página de reserva online dentro de la web de las clínicas o posibilitar que estas fomenten la reserva online a través de sus redes sociales o enviándoles un enlace a sus pacientes. Una vez que el paciente agenda una cita, esta automáticamente se muestra en la agenda de la clínica y el profesional que debe gestionarla.
Recall y recordatorios
Para realizar la gestión de la agenda con éxito es importante tener en cuenta que:
- En ocasiones las citas se cancelan porque el paciente no puede acudir o porque se olvida de ellas.
- Muchos tratamientos requieren una revisión periódica, por lo que es necesario concertar citas en plazos prefijados.
- Algunos tratamientos deben renovarse cada cierto tiempo para que sus beneficios sigan surtiendo efecto.
Por eso, una de las herramientas imprescindibles de un programa de gestión de clínicas dentales es una solución de recall y envío de recordatorios.
Gracias al recall se pueden programar alertas para recordar a los pacientes la necesidad de concertar una cita o la conveniencia de renovar un tratamiento.
Mediante los recordatorios de citas que ya están programadas, las clínicas dentales se aseguran de que a sus pacientes no se les olvidan. Además, el programa de gestión de clínicas dentales permite adjuntar a los recordatorios un enlace para que los pacientes confirmen o cancelen su cita con antelación y, así, poder ofrecérsela a otro paciente.
En caso de que la cita se cancele, es posible crear un recall para llamar o escribir al paciente para reprogramarla.
Tarifas estandarizadas
Como apuntamos antes al hablar de los tratamientos predefinidos, un programa de gestión de clínicas dentales también debe permitir crear tarifas estándar para cada tipo de tratamiento teniendo en cuenta, además, los acuerdos que tenga un centro con las diferentes compañías de seguridad de salud que hay en el mercado.
Las tarifas estandarizadas asociadas a los tratamientos que se ofrecen facilitan tanto la creación de presupuestos como el cobro de los tratamientos y las consultas. E, incluso, permiten a los centros crear tarifas especiales para fidelizar, atraer o recuperar a clientes.
Junto a las tarifas, un programa de gestión de clínicas dentales debe permitir a los profesionales crear, controlar y administrar bonos, puesto que pueden ser una gran herramienta en el terreno comercial.
Gestión de cobros
Cobrar los tratamientos y las consultas es indispensable para que una clínica dental pueda funcionar. Un buen programa de gestión de clínicas dentales debe disponer de un módulo de cobro sencillo y completo. ¿Qué se debe poder hacer con este software?
- Cobrar los tratamientos en el momento, por ejemplo, a través de tarjeta de crédito.
- Cobrar las consultas en el momento de reservarlas.
- Domiciliar el cobro de los tratamientos.
- Enviar remesas de cobros a las entidades bancarias.
- Conciliar los movimientos de las cuentas en los bancos con los datos de la facturación.
- Sistematizar todos los tratamientos realizados para cobrárselos a las aseguradoras.
- Controlar el estado de todos los cobros para evitar que los cobros impagados lastren los resultados de una clínica.
Programa de facturación
Además de gestionar los cobros, las clínicas necesitan emitir y recibir facturas. Un programa de gestión de clínicas dentales debe disponer de una herramienta para crear facturas usando plantillas predefinidas que automaticen la incorporación de los datos de la clínica y sus pacientes.
Asimismo, es clave poder enviar las facturas, imprimirlas y registrar toda su información para que se refleje en la contabilidad de la empresa.
Esta clase de soluciones permite programar la creación y envío de facturas y facilita la gestión de las facturas recibidas para pagar a los proveedores dentro del plazo temporal pactado.
Libros contables y modelos tributarios
Precisamente, una de las claves de un programa de gestión de clínicas dentales es que puede automatizar el trasvase de la información de la facturación a la contabilidad. De tal manera que los centros odontológicos no tengan que cumplimentar los libros contables obligatorios, sino que los asientos se creen de forma automática usando los datos de la facturación.
En este mismo sentido, también es posible automatizar la cumplimentación de los modelos tributarios que debe presentar una clínica ante la Agencia Tributaria y exportarlos para subirlos a la plataforma de la AEAT.
Asimismo, la información y los documentos de la facturación, la contabilidad y la tributación se pueden exportar en diferentes formatos para facilitárselos al asesor contable con el que trabaje una clínica.
Además, un programa de gestión de clínicas dentales con un apartado económico completo puede disponer de herramientas automáticas de chequeo para detectar errores en la contabilidad o las declaraciones tributarias y solventarlos de manera ágil y sencilla.
Control de stock
¿Cuál es la última funcionalidad que debe incluir un programa de gestión de clínicas dentales? Una herramienta de control de stock, puesto que los odontólogos emplean en su día a día diverso material de índole sanitaria para poder atender y tratar a sus pacientes.
Evitar quedarse sin stock es un objetivo básico de la gestión de clínicas dentales. Una herramienta que permita controlar el stock de manera ágil y visual puede ser de enorme ayuda a la hora de gestionar esta tarea sin necesidad de tener que invertir una gran cantidad de tiempo.
En definitiva, el programa de gestión de clínicas dentales es un tipo de software que ha sido desarrollado para dar respuesta a las necesidades de los centros odontológicos y ayudarles a ofrecer los mejores tratamientos, captar a más pacientes, llenar sus agendas de citas y cobrar por las consultas y los tratamientos que realizan.
