Programa de intercambio de facturas electrónicas. 9 requisitos que debe cumplir
Los requisitos de un programa de intercambio de facturas electrónicas
El RD 238/2026 establece los requisitos que debe cumplir un programa de intercambio de facturas electrónicas entre negocios
¿Tienes la sensación de que se lleva anunciando desde hace años la obligación de emitir facturas electrónicas cuando los destinatarios son empresas o profesionales? No es una simple sensación. En realidad, esta obligación se aprobó hace más de tres años a través de la Ley Crea y Crece. Sin embargo, su entrada en vigor se vinculó a su desarrollo reglamentario.
Pues bien, ya está publicado en el BOE el RD 238/2026 que aclara cómo debe ser un programa de intercambio de facturas electrónicas.
Ahora, solo falta que el Ministerio de Economía publique la Orden Ministerial en la que se establezcan las especificaciones técnicas que deben cumplir tanto la solución pública como los programas de facturación usados por millones de empresas y autónomos en nuestro país en lo relativo a la facturación electrónica B2B (Business-to-Business).
Una vez que se apruebe dicha Orden Ministerial, comenzarán a correr los plazos clave para la implementación de la facturación electrónica obligatoria entre negocios:
- Los desarrolladores de soluciones de facturación tendrán 12 meses para implementar todas las especificaciones técnicas.
- Las empresas y los profesionales con volúmenes de negocio superiores a los 8 millones de € anuales dispondrán de 12 meses para emitir y recibir facturas electrónicas.
- El resto de negocios contará con 24 meses para adaptarse a esta obligación legal.
A continuación, vamos a explicar qué requisitos debe tener un programa de intercambio de facturas electrónicas.
1. Conectarse con la solución de facturación de la AEAT
Una de las novedades sobre la facturación electrónica más relevantes que trajo consigo el RD 238/2026 es que ha dejado claro que un programa de intercambio de facturas electrónicas debe estar preparado técnicamente para conectarse con la solución pública que debe diseñar la Agencia Tributaria y que servirá de «repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas».
A esta solución se deben remitir:
- Copias de las facturas emitidas electrónicamente.
- Comunicaciones sobre los estados de las facturas por parte de sus destinatarios. Como mínimo, se debe informar sobre las facturas aceptadas, rechazadas y abonadas íntegramente, incluyendo la fecha.
Por lo tanto, el requisito más importante de un programa de intercambio de facturas electrónicas es posibilitar el envío de las facturas a la solución de la AEAT.
2. El programa de intercambio de facturas electrónicas debe tener la ISO 27001
La información sobre la facturación de los negocios es especialmente sensible para las empresas y los profesionales. Por eso, la normativa sobre facturación electrónica exige que un programa de intercambio de facturas electrónicas cuente con la certificación ISO/IEC 27001.
Esta certificación valida que el sistema de gestión de la seguridad de la información cumple los máximos estándares y está preparado para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos y los documentos.
3. Emplear protocolos seguros para transmitir la información
Habida cuenta de un programa de intercambio de facturas electrónicas debe estar preparado para gestionar el envío y la recepción de esta clase de documento, no debe sorprendernos que la normativa exija que utilicen protocolos seguros para transmitir la información.
¿De qué protocolos seguros hablamos? De aquellos que usen las especificaciones AS2 o AS4.
4. Permitir firmar electrónicamente las facturas
Para cumplir con la normativa, un programa de intercambio de facturas electrónicas debe permitir a los empresarios y profesionales operar con firma electrónica avanzada y sello electrónico avanzado.
Esta característica es clave, puesto que el RD exige que las facturas se firmen electrónicamente por parte de la empresa o el profesional que las emite.
5. Poder operar en todas las sintaxis fijadas por la normativa
Una de las claves de bóveda del sistema de facturación electrónica de nuestro país gira en torno a que un programa de intercambio de facturas electrónicas debe estar preparado para interconectarse con la plataforma de la AEAT, pero también con otras soluciones disponibles en el mercado.
Para garantizar la interoperabilidad y la interconexión, la normativa exige que cada factura electrónica se sustancie «en un mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización», además, deberá emplearse una de estas cuatro sintaxis:
- CII.
- UBL.
- EDIFACT.
- Facturae.
Además, se exige que un programa de intercambio de facturas electrónicas sea capaz de transformar el mensaje de factura a cualquiera de estas sintaxis, de cara a que todas las plataformas sean interoperables.
6. Disponer de un plan de continuidad de negocio
Vivimos en una era en la que un fallo crítico o un ciberataque pueden poner en jaque la operatividad de un programa.
Por eso, la normativa exige que las empresas que desarrollan soluciones de intercambio de facturas cuenten con un plan de continuidad de negocio para hacer frente con éxito y de forma ágil a cualquier incidente.
Este plan de continuidad de negocio debe ser adecuado para el volumen de facturas intercambiadas a través del programa y para su nivel de criticidad.
7. Garantizar la disponibilidad del servicio
En línea con el requisito anterior, es indispensable garantizar la disponibilidad del servicio de envío y recepción de facturas y comunicaciones sobre sus estados.
Además, se debe poner a disposición de empresas y profesionales un servicio de soporte disponible de forma continua.
8. Proteger la seguridad y confidencialidad de los datos
Un programa de intercambio de facturas electrónicas debe contar con:
- Normas de gobernanza del dato.
- Mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información, como un sistema de autenticación multifactor o permisos de seguridad.
- Sistemas de seguridad que impidan que se produzcan brechas de datos.
¿De qué forma se puede cumplir este requisito de un programa de intercambio de facturas? Siguiendo las especificaciones UNE de gobierno, gestión y calidad del dato. De tal forma que se alcance un nivel de madurez 2 de acuerdo con la especificación UNE0080.
9. Garantizar la interconexión e interoperabilidad con otras soluciones de forma gratuita
Como ya hemos señalado, un programa de intercambio de facturas electrónicas debe estar preparado para poder enviar y recibir facturas y comunicaciones sobre estados de las facturas tanto con la solución pública como con otras plataformas privadas.
Pues bien, además, la normativa de facturación electrónica exige que esta interoperabilidad e interconexión se ofrezca de forma gratuita. Es decir, no se le puede cobrar a un cliente por establecer una conexión con otra la plataforma.
Las ventajas de usar un programa de facturación adaptado a VeriFactu y preparado para emitir y recibir facturas electrónicas
Los programas de facturación más avanzados ya cumplen muchos de los requisitos fijados para un programa de intercambio de facturas como disponer de mecanismos de seguridad sólidos o permitir firmar las facturas electrónicamente.
Además, al estar adaptados ya a la normativa VeriFactu, cuentan con herramientas que facilitan la interconexión con otras soluciones y el envío automático de las facturas a la plataforma de la AEAT. Por lo que una vez que se conozcan las especificaciones técnicas exigidas podrán adaptarse con celeridad a ellas.
Por eso, la mejor forma de anticiparse a la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B es comenzar a trabajar cuanto antes con un programa de facturación VeriFactu que:
- Ya permita cumplir con la normativa VeriFactu cuando sea obligatoria: enero de 2027 (empresas), julio 2027 (autónomos).
- Esté preparado para que los negocios emitan sus facturas a través del SII, la modalidad No VeriFactu o la VeriFactu.
- Cuente con una herramienta de firma electrónica para firmar las facturas de forma ágil y sencilla.
- Disponga de mecanismos y protocolos de seguridad avanzados.
- Esté preparado para adaptarse con éxito a la normativa sobre facturación electrónica obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales.
En este sentido, es importante recordar que VeriFactu y facturación electrónica no son lo mismo, sino que se tratan de normativas complementarias. En el caso de VeriFactu, los negocios deben emitir todas sus facturas empleando soluciones que garanticen su trazabilidad y que no pueden ser alteradas. Además, en caso de que se opte por la modalidad VeriFactu, las facturas se remiten automáticamente a la plataforma de la AEAT.
Mientras que la facturación electrónica obligatorio afecta solo a las facturas emitidas por negocios cuyos destinatarios son otros profesionales o empresas. Las facturas se envían a sus destinatarios en formato electrónico y estos están obligados a informar sobre el estado de las facturas que reciben.
En definitiva, la entrada en vigor dentro de unos meses de VeriFactu y el inicio de la cuenta atrás para la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B hacen necesario que las empresas digitalicen sus procesos de facturación.
Algunos programas de facturación permitirán cumplir, a la vez, con la normativa VeriFactu y con la normativa sobre facturación electrónica. De tal forma que los negocios puedan emitir y recibir sus facturas con la máxima tranquilidad y seguridad.