Programa OCR para facturas: ¿Por qué lo necesita un negocio?
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Los software OCR para facturas ayudan a las empresas a digitalizar las facturas que reciben de sus proveedores de forma automática y sin errores
¿Cuánto tiempo inviertes en picar a mano en tu programa de facturación las facturas que te envían tus proveedores por email o en formato físico? Esta farragosa e improductiva tarea es imprescindible para que un negocio o un profesional cumplan con sus obligaciones de facturación, contables y fiscales. Sin embargo, con un programa OCR para facturas se puede llevar a cabo con facilidad.
¿Por qué? Las soluciones OCR son capaces de efectuar el reconocimiento óptico de caracteres como su propio nombre indica (Optical Character Recognition). Es decir, pueden extraer toda la información contenida en una factura en papel, PDF o Word y volcarla automáticamente en el programa de facturación de una empresa o un profesional, sin que ningún usuario tenga que realizar ninguna acción.
Así, las facturas recibidas al comprar productos o contratar servicios se registran en el software de facturación y es posible incluirlas, también, en la contabilidad y los modelos tributarios que debe presentar un negocio.
Por lo que un OCR para facturas no solo agiliza y facilita el proceso de gestionar la facturación, sino que puede ser de enorme ayuda en lo que respecta a la elaboración de los libros contables y a la cumplimentación de las declaraciones fiscales.
A continuación, te vamos a explicar por qué necesitas un programa de facturación con OCR para facturas y cómo esta sencilla solución te puede ayudar en tu día a día.
Usar un OCR para facturas permite automatizar su digitalización
A estas alturas del partido, digitalizar la gestión económica de un negocio ya no es una opción, sino una imperiosa necesidad y, en breves, una obligación legal.
Desde el 1 de enero de 2026, las empresas españolas tendrán que emitir sus facturas usando un programa de facturación VeriFactu, es decir, que garantice la integridad y trazabilidad de los registros de facturación y permita su remisión a la Agencia Tributaria.
Por lo que la facturación emitida ya va a tener que ser digital obligatoriamente. Con un programa OCR para facturas es posible, también, digitalizar la facturación recibida de una forma sencilla y sin esfuerzos. Solo hay que subir al software el PDF de la factura o una fotografía de una factura recibida en papel.
El programa OCR para facturas se encarga de crear el registro de la factura recibida para que sus datos se puedan incorporar a los libros contables y los modelos tributarios.
De hecho, los programas de facturación más avanzados recogen autónomamente los datos de la facturación y crean los asientos contables y las declaraciones fiscales a partir de ellos.
Se reduce el tiempo dedicado a gestionar la facturación recibida y se erradican los errores
Los dos grandes beneficios de disponer de un programa OCR para facturas son:
- Un mayúsculo ahorro de tiempo a la hora de registrar las facturas de los proveedores de un negocio.
- Eliminar la comisión de errores a la hora de picar a mano las facturas.
Cualquier persona que haya tenido que traspasar los datos de una factura a un software sabe que no es una tarea difícil, pero sí es una acción que consume mucho tiempo y en la que resulta fácil cometer algún error.
Con un OCR para facturas el proceso se automatiza, lo que implica que el profesional a cargo de la facturación de un negocio:
- Solo tenga que revisar los registros de facturación para asegurarse de que la información se ha volcado de manera eficaz y en su totalidad.
- No pueda incurrir en una equivocación o en un despiste que pase desapercibido en su momento, pero pueda generar problemas a posteriori.
Un OCR para facturas también permite registrar gastos documentados en tickets
¿Los programas OCR para facturas más completos no solo son capaces de extraer la información de las facturas, sino también de otros documentos como los tickets de restaurantes o parkings.
Esto es esencial, sobre todo, en aquellos casos en que los trabajadores de una empresa incurren en gastos por motivo de sus actividades profesionales. Pensemos, por ejemplo, en un asesor legal que debe acudir a visitar a un cliente que se encuentra a cientos de kilómetros de distancia. O en un arquitecto que debe supervisar unas obras en el centro de la ciudad y tiene que aparcar su coche en un parking.
Las casuísticas son infinitas. Lo cierto es que a la hora de registrar los gastos de una empresa no solo se deben tener en cuenta las facturas, sino también los tickets.
De ahí que sea importante que un OCR para facturas también esté desarrollado para leer tickets y volcar su información en el programa de facturación.
La importancia de almacenar las pruebas de la facturación
La Ley General Tributaria obliga a las empresas y a los profesionales españoles a almacenar durante cuatro años las facturas recibidas.
Trabajar con un programa de facturación con OCR para facturas facilita el cumplimiento de esta obligación legal. ¿Por qué? En el software se vuelcan tanto las facturas recibidas en formatos digitales (PDF, Word…), como las que se reciben en formato físico. En el primer caso, se suben los archivos, en el segundo, se incorporan en el programa fotografías donde figuren los documentos.
De esta forma, en caso de que exista alguna discrepancia con el proveedor sobre las facturas o con Hacienda en lo relativo a las obligaciones contables y fiscales de la empresa, se podrá probar que el negocio cumplió con sus obligaciones de manera escrupulosa.
Documentar las operaciones económicas y almacenar las facturas es crítico, sobre todo, si un negocio tiene que lidiar con una Inspección de Hacienda.
Programa de facturación con OCR para facturas: Una pequeña revolución en la gestión económica de empresas y profesionales
¿A qué conclusión podemos llegar tras todo lo expuesto en este artículo? Un programa de facturación con lector OCR para registrar facturas y tickets puede convertirse en una herramienta básica para el día a día de empresas y profesionales.
Cada avance tecnológico que ha desarrollado la humanidad desde que éramos nómadas cazadores ha tenido como misión ayudarnos a avanzar y a facilitarnos nuestras tareas diarias. Un OCR para facturas es una solución que sigue la misma línea.
En un momento en el que la productividad es cada vez más relevante, trabajar con un programa de facturación con OCR para facturas es crítico a la hora de agilizar la gestión económica de un negocio y permitir a sus profesionales dedicar todo su tiempo, talento y esfuerzo en tareas productivas que contribuyan a que la empresa genere más ingresos y obtenga más beneficios.