Cómo programar citas de revisión para evitar olvidos y fidelizar a los pacientes
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Las clínicas pueden programar citas de revisión para ponerse en contacto en el futuro con los pacientes y fijar el día y la hora que mejor les venga
¿Hace cuantos años que no vas al oftalmólogo aunque deberías acudir a revisión anualmente? Atrapados en nuestra vorágine vital, muchas veces nos olvidamos de lo más importante: nuestra salud. Miles de personas dejan pasar sus revisiones médicas o con otros profesionales de la salud y cuando se quieren dar cuenta deben acudir porque han detectado que su bienestar se ha deteriorado.
Por ello, programar citas de revisión es crítico tanto para los pacientes como para las clínicas y los profesionales sanitarios. Puesto que esta acción erradica los olvidos y facilita que se puedan agendar citas en el futuro, cuando el momento de la revisión esté próximo.
¿Cómo pueden las clínicas programar citas de revisión de una forma ágil y sencilla? Usan un software de gestión para clínicas.
Esta clase de solución permite crear recordatorios para que el propio software avise a la clínica de que un paciente debe concertar una cita.
Además, a través de este programa se puede agendar la cita e, incluso, enviar un recordatorio al paciente con antelación.
A continuación, te explicamos cómo programar citas de revisión con facilidad y sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo.
Fijar citas a un año vista no es práctico
¿Cuál es el principal problema al que se enfrentan muchas clínicas al programar citas de revisión? Que, por lo general, el tiempo entre la última cita y la de revisión es tan amplio que no resulta posible acordar un día y una hora exactos con los pacientes.
Por ejemplo, la próxima revisión anual con el dentista no puede agendarse a un año vista porque ni el odontólogo sabe cuál va a ser su disponibilidad dentro de un año, ni el paciente puede comprometerse a bloquear una hora concreta para acudir a la clínica.
Crear recordatorios para programar citas de revisión en el momento adecuado
Habida cuenta de que no se pueden fijar citas con mucha antelación, lo que sí resulta posible es crear recordatorios automáticos que avisen a la clínica de que un paciente debe acudir a revisión.
En un programa de gestión de clínicas integral, al finalizar una cita es posible programar un recordatorio para la fecha en que se desee. Por ejemplo, para dentro de 320 días o para dentro de 3 meses. Este recordatorio se puede asociar al paciente en cuestión y especificar la causa: concertar una cita de revisión para una especialidad concreta o por un determinado tratamiento.
Así, cuando llegue el día fijado, el software de gestión para clínicas lanzará un aviso para que la persona encargada de gestionar la agenda en una clínica esté al tanto de que ha llegado el momento de que el paciente vuelva a acudir al centro.
Programar citas de revisión a través de email o WhatsApp
¿Cómo se procede a programar citas de revisión una vez que el programa lo recuerda de forma automática? Sin salir del software es posible enviar un email o un WhatsApp al paciente para informarle de que debe acudir a revisión.
El programa permite trabajar con plantillas de comunicaciones por WhatsApp. De tal forma que se cuente con un mensaje predefinido. Además, estas plantillas son personalizables y se pueden incluir macros para que el software cargue automáticamente la información del paciente, como su nombre. De tal forma que el personal de la clínica puede enviar recordatorios para programar citas de revisión en segundos.
Es más, el software permite enviar esta clase de mensajes por email o WhatsApp en bloque. Se seleccionan todos los contactos que deberían concertar citas de revisión y el programa envía a todos ellos una comunicación.
En estos mensajes además de informar a los pacientes de que deben acudir a una revisión, es posible incorporar un enlace que les permita reservar una cita de forma online desde su móvil u ordenador.
Los pacientes son redirigidos a una página de reserva de citas online en la que pueden escoger el día y la hora, la especialidad y el profesional que deseen que les atienda.
El programa de gestión para clínicas les muestra los huecos disponibles en función de la agenda de la clínica y los pacientes pueden elegir cuándo desean concertar sus citas.
Una vez completado el proceso, el software actualiza automáticamente la agenda de la clínica para que:
- No se pueda concertar una cita en ese hueco.
- El profesional pueda visualizar en su agenda la cita.
Programar citas de revisión llamando a los pacientes
Algunas clínicas prefieren mantener un trato más cercano con sus pacientes y llamarles por teléfono.
Pues bien, también es posible programar citas de revisión vía telefónica. El profesional a cargo de la gestión de las citas puede visualizar un listado con todos los pacientes con citas de revisión pendientes y proceder a llamarlos.
En el transcurso de la llamada se puede fijar la cita de forma ágil puesto que el software permite:
- Visualizar la agenda de la clínica y la agenda de cada profesional.
- Ver los huecos libres con claridad gracias a un sistema de colores.
- Agendar la cita e incluir información sobre la misma como el motivo por el que se concierta, para que el profesional que va a atender al paciente tenga todos los datos que necesita saber en la propia agenda.
Enviar recordatorios por WhatsApp a los pacientes para que confirmen, cancelen o reprogramen sus citas
Tras programar citas de revisión, ¿la clínica debe olvidarse de ellas hasta el día en que tengan lugar? No.
Con un programa de gestión de clínicas es posible programar, también, el envío de recordatorios de citas a los pacientes por email o WhatsApp.
De tal manera que, con la antelación que se desee, el software envía un mensaje personalizado al paciente recordándole el día y la hora de su cita.
Además, es posible incluir en enlace para que el paciente pueda:
- Confirmar su cita en un clic.
- Cancelar su cita y reprogramarla para otro día.
Es decir, que no solo se pueden programar citas de revisión con facilidad, sino que, además, también es posible enviar automáticamente recordatorios de las citas programadas y evitar que los pacientes se olviden de acudir.
Programar citas de revisión es clave para cuidar la salud de los pacientes y ocupar la agenda
Poder programar citas de revisión cuando un paciente acude a la clínica por última vez es crítico para evitar que los pacientes se salten las revisiones. Todo ello sin tener que fijar en ese momento el día, sino creando una alerta para que se concierte la cita unos días o semanas antes del momento en que tocaría la revisión.
¿Por qué es tan importante programar citas de revisión?
- La salud de los pacientes depende de ello. En las revisiones se puede confirmar que un tratamiento funciona o ha funcionado de forma adecuada. Pero también es posible detectar dolencias no descubiertas o constatar que se deben hacer ajustes en un tratamiento pautado.
- Las citas de revisión son importantes para las clínicas porque ocupan una parte relevante de la agenda de los profesionales sanitarios y contribuyen a tejer una relación de confianza con los pacientes. Una persona que está satisfecha con el trato recibido, no va a cambiar de clínica. Programar citas de revisión, además, permite a las clínicas demostrarles a sus pacientes que se preocupan por su bienestar.
A todo ello debemos sumar otro factor clave en torno a la capacidad de una clínica de programar citas de revisión de manera ágil automatizando gran parte del proceso. Estamos hablando de la posibilidad de liberar a los pacientes de la responsabilidad de controlar sus revisiones periódicas.
Con un programa de gestión para clínicas, son los propios centros los que se encargan de recordar a los pacientes de que ha llegado el momento de que acudan a una revisión. Esta cuestión que puede parecer menor, no lo es en absoluto.
Como apuntamos al inicio de este artículo, somos presos de la velocidad a la que transcurre nuestra vida y de la multitud de cuestiones que debemos tener bajo control. Que nuestra clínica se encargue de controlar cuándo nos toca una revisión es todo un alivio.
En definitiva, programar citas de revisión sin fijar con exactitud la fecha es posible si se emplea un software de gestión de clínicas. El programa se encarga de avisar al profesional a cargo de la agenda sobre qué pacientes deben acudir a revisión y permite agendar las citas con facilidad a través de email, WhatsApp o móvil. De esta forma, una clínica puede estrechar la relación con sus pacientes, fidelizarlos y aumentar la ocupación de su agenda.
Los beneficios de digitalizar la agenda y contar con herramientas que permitan automatizar tareas administrativas son mayúsculos.