Emplear programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria será obligatorio en 2025
Los 8 aspectos clave que debes tener en cuenta
El 1 de julio de 2025 las empresas deberán trabajar solo con programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria
El pasado 6 de diciembre de 2023 se publicó el reglamento que establece los requisitos que han de cumplir los programas que emplean los empresarios y profesionales para realizar su facturación. Los objetivos primordiales de este reglamento, que desarrolla la conocida como Ley Antifraude, son estandarizar el proceso de facturación en toda España, evitar la manipulación de los registros de facturación y luchar contra el fraude fiscal.
La norma establece que las empresas que desarrollan y comercializan esta clase de software tienen 9 meses, desde que se publique la orden ministerial con los requisitos técnicos, para adaptar sus productos a dichos requerimientos. Asimismo, los empresarios y profesionales tienen como fecha límite el 1 de julio de 2025 para disponer de programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria (AEAT).
¿Qué supone la aplicación de este reglamento? Que los negocios no van a poder trabajar con cualquier solución de facturación, sino que han de emplear solo programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria. Es decir, aquellos software que cumplan con los requisitos establecidos por Hacienda.
Obligados tributarios que deben usar software certificados
El reglamento establece que han de emplear programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria los contribuyentes de:
- El Impuesto sobre Sociedades.
- El IRPF que desarrollen actividades económicas.
- El Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Por la contra, el reglamento excluye de la obligación de usar programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria a los contribuyentes que lleven los libros registros a través de la web de la AEAT. Además, establece que los obligados tributarios podrán elegir entre la aplicación informática que desarrollará la propia Administración y los programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria.
¿Cómo deberán ser esos programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria? ¿De qué manera se consigue la certificación? ¿Cómo sabrán los negocios que un software cumple o no los requisitos? ¿Es importante contratar un programa de facturación de forma anticipada? A continuación, vamos a abordar las claves de estas cuestiones.
Requisitos de los programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria
El reglamento establece que los programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria deberán:
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación. De tal manera que una vez que se generen, no puedan modificarse, ocultarse o eliminarse sin que el sistema lo detecte y lance una advertencia.
- Permitir la trazabilidad de los registros de facturación. Facilitando el seguimiento de cualquier operación de manera sencilla y fiable.
- Conservar los registros de facturación durante el tiempo estipulado por la normativa tributaria. Lo que implica que estos registros estén accesibles y puedan ser descargados, volcados y almacenados de forma segura.
- Tener la capacidad para remitir por medios electrónicos a la AEAT los registros de facturación «de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente».
- Contar con un registro de eventos en los que se puedan consultar todas las interacciones con el programa y las operaciones realizadas.
- Disociar el acceso a la información tributaria de la consulta de información confidencial de los negocios, facilitando el acceso de la AEAT al primer grupo de datos.
Características de los registros de facturación
A mayores, el reglamento aprobado por el Ministerio de Hacienda establece las características que deben cumplir los registros de facturación de los que hemos hablado en el apartado anterior:
- Al expedir una factura, los programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria deberán generar un registro de facturación de alta. Esto puede producirse de manera simultánea o, también, de manera «inmediatamente anterior a la expedición de cada factura».
- El contenido de cada registro de facturación incluye datos como el número de identificación fiscal, el número y serie de la factura, la fecha de expedición de la factura, su tipología o el importe total. Además, ha de figurar el código de identificación del programa de facturación empleado y la fecha, hora, minuto y segundo en el que se ha generado el registro.
- Si se emite una factura de manera errónea, deberá generarse un registro de facturación de anulación con un contenido similar al del registro de alta que se procede a anular.
- Los programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria deberán añadir una huella o hash tanto a los registros de alta como a los de anulación y estos deberán ir firmados electrónicamente.
Certificación de los software
Si hasta ahora hemos abordado los requisitos básicos que han de cumplir los software que se empleen para realizar la facturación de los negocios, ahora debemos detenernos en cómo es el proceso de certificación por parte de la AEAT. ¿Qué deben hacer las empresas que desarrollan los programas de facturación?
- Realizar una declaración responsable en la que se certifique que se cumplen los requisitos del reglamento y las especificaciones técnicas de la orden ministerial que lo desarrollará.
- Mantener de forma visible la declaración en el programa, así como para el cliente y el comercializador del mismo.
- Facilitar la declaración en cualquier momento si es solicitada por un cliente o por la Administración.
- Incluir en la declaración todos los datos identificativos del sistema informático e información sobre su tipología, funcionalidades o características de instalación.
Verificación por parte de la AEAT
Por su parte, la Administración está facultada a verificar el cumplimiento de la obligación de usar programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria:
- Personándose en el lugar donde se emplee el sistema y exigiendo el acceso a los registros y eventos de facturación, pudiendo consultarlos, descargarlos o volcarlos.
- Obteniendo copias de los registros de facturación conservados. Ya sea mediante soporte físico o por envío automático y seguro a través de la sede electrónica de la AEAT.
- Requiriendo a los productores y comercializadores de programas de facturación toda la información que necesiten para asegurarse de que los software cumplen los requisitos exigidos.
Sistemas de emisión de facturas verificables
A esperas de que se apruebe el reglamento que va a desarrollar la facturación electrónica obligatoria, que establece la Ley Crea y Crece, la norma aprobada en diciembre contempla que voluntariamente las empresas y los profesionales podrán remitir a la AEAT «todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos». Para ello, los programas de facturación que empleen deberán ser sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas VERI*FACTU.
El reglamento establece que los software de facturación que cumplan con todos los requisitos que desgranamos anteriormente y permitan el envío continuo de los registros a la AEAT:
- Se considerarán sistemas VERI*FACTU.
- No tendrán que requerir la firma electrónica de los registros de facturación, bastará con la huella o hash.
Si una empresa o un profesional comienza a remitir sus registros de facturación de manera sistemática a la AEAT, esta entenderá que ha optado por el sistema de emisión de facturas verificables y deberá realizarlo, por lo menos, hasta que finalice el año natural en el que se produjera el primer envío.
No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy
Desde la atalaya de enero de 2024, puede parecer que julio de 2025 queda aún muy lejos, pero lo cierto es que el tiempo pasa volando. Además, si hay un tipo de incidentes que preocupan a los empresarios y a los profesionales son los problemas con Hacienda, que pueden conllevar tortuosos procesos y cuantiosas multas.
A ello debemos sumar que la aprobación del reglamento sobre la facturación electrónica obligatoria también es inminente y que, una vez que se apruebe, las empresas que facturen:
- Más de 8 millones de euros, tendrán un año para implementarla.
- Menos de 8 millones de euros, tendrán dos años para comenzar a facturar electrónicamente.
Por lo tanto, es fundamental anticiparse a esta revolución que se avecina. ¿Cómo? Optando por programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria que cumplen los requisitos reglamentarios aprobados por Hacienda.
De esta forma, los negocios pueden asegurarse de que cumplen con la legalidad, no padecer quebraderos de cabeza y evitar elevadas multas.
Sácale partido a las funcionalidades de los software de facturación
Además, las empresas y los profesionales que trabajan con programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria pueden beneficiarse de las ventajas de emplear esta clase de software:
- Crear facturas en cuestión de segundos, gracias al trasvase de la información desde las fichas de los clientes.
- Automatizar la generación de facturas periódicas.
- Disponer de plantillas de facturas personalizables.
- Programar el envío de facturas en bloque a los clientes.
- Enviar recordatorio de pago automáticos.
- Crear remesas de cobros en un clic.
- Conciliar las cuentas bancarias de manera automática.
- Emplear herramientas de chequeo para detectar cualquier error en las facturas emitidas.
- Incorporar automáticamente la información de las facturas emitidas y recibidas a los libros contables.
En definitiva, una solución como el software de facturación permite a los negocios ahorrar tiempo improductivo, evitar errores humanos y reducir la morosidad de sus clientes. Si, además, las empresas trabajan con programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria, que cumplan escrupulosamente con la normativa en vigor, evitarán cualquier problema con Hacienda y podrán cumplir con todas las exigencias de información de la AEAT de una manera sencilla y rápida.
Los programas de facturación son aliados clave de los negocios y su uso resultará indispensable en el futuro inmediato.
