¿Qué es un sistema informático de facturación o SIF?
Qué es un sistema informático de facturación y para qué sirve
Saber qué es un sistema informático de facturación o SIF es fundamental para adaptarse a la normativa VeriFactu y evitar sanciones
A veces aterrizan en nuestra vida acrónimos que pasan a formar parte de nuestro día a día. A partir de 2027 uno de esos acrónimos será SIF. Detrás de él se esconde el concepto sistema informático de facturación.
Pero… ¿Qué es un sistema informático de facturación?
Los programas de facturación se comercializan desde hace más de dos décadas, con el objetivo de ayudar a las empresas a emitir sus facturas, registrar las facturas de sus proveedores y elaborar sus libros contables.
Sin embargo, algunas de estas soluciones permitían a los negocios llevar una contabilidad B o alterar de forma indebida sus facturas.
Para eliminar esta posibilidad, la Ley Antifraude impuso que los programas de facturación tenían que garantizar «la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros».
Con el objetivo de desarrollar dicha obligación legal se aprobó el Real Decreto 1007/2023, conocido popularmente como reglamento VeriFactu, que establece qué es un sistema informático de facturación, qué requisitos técnicos debe cumplir un SIF, cómo es el proceso de certificación y a qué se exponen las empresas que desarrollen SIF no certificados o que empleen SIF no adaptados a VeriFactu.
A continuación, te vamos a explicar qué es un sistema informático de facturación, qué rol juega dentro de la normativa VeriFactu, cuáles son las consecuencias de usar SIF no certificados y qué ventajas trae consigo la implementación de un programa de facturación VeriFactu en un negocio.
¿Cómo se puede saber qué es un sistema informático de facturación?
Para aclarar qué es un sistema informático de facturación desde el punto de vista legal y técnico, hay que acudir al artículo 1 del reglamento VeriFactu.
Dicha norma establece que es un sistema informático de facturación el conjunto de software y hardware que se emplee para expedir facturas y permita realizar tres tipos de acciones:
- Registrar la información de facturación.
- Conservar la información de facturación, tanto en el propio SIF, como mediante su exportación a un soporte físico (por ejemplo, un disco duro) o a otro sistema informático (por ejemplo, a un servicio de almacenamiento en la nube).
- Procesar la información de facturación «para producir otros resultados derivados». Por ejemplo, la elaboración de libros contables.
Es decir, que para saber qué es un sistema informático de facturación se debe analizar si un programa permite realizar estas tres acciones, si es así, se trata de un SIF y, por lo tanto, debe cumplir con las exigencias del reglamento VeriFactu.
¿De qué exigencias hablamos? Principalmente:
- Funcionar como un sistema VeriFactu, es decir, como un programa que puede enviar automáticamente los registros de facturación a la plataforma de la Agencia Tributaria. Esta remisión automática de las facturas no es obligatoria para las empresas que trabajan con un SIF, sino que los negocios pueden elegir entre la modalidad VeriFactu y la No VeriFactu para emitir sus facturas. Eso sí, todos los SIF deben estar preparados para funcionar en la modalidad VeriFactu.
- Incluir una huella o hash en las facturas que garantice su trazabilidad e integridad. Dicha huella se crea automáticamente e incluye los datos clave de la factura y de los registros previos a través de una técnica de encadenado.
- Añadir a las facturas un código QR que al ser escaneado permita a los receptores comprobar que se han enviado a la AEAT (modalidad VeriFactu) o informar a la AEAT sobre ellas (modalidad No VeriFactu).
- Impedir la alteración de las facturas una vez generadas, sin que el sistema lo detecte y avise sobre ello.
- Facilitar la subsanación de errores en las facturas mediante la generación de un registro de facturación de anulación vinculado al registro original.
- Conservar las facturas durante los 4 años exigidos legalmente y permitir la descarga, volcado y archivo de los registros de facturación.
- Contar con un registro de eventos para poder auditar todas las acciones realizadas dentro del software.
- Disociar el acceso de la información con relevancia fiscal de aquella que no lo tiene, de tal forma que los profesionales de la Agencia Tributaria puedan acceder directamente a los registros de facturación.
¿Los SIF deben estar certificados de acuerdo a la normativa VeriFactu?
Más allá de aclarar qué es un sistema informático de facturación y qué requisitos debe cumplir esta clase de solución es importante abordar el procedimiento de certificación.
La normativa exige que todos los SIF se certifiquen. ¿En qué consiste el proceso de certificación? Básicamente, en la elaboración de una declaración responsable por parte del productor del software en la que se acredite que se cumplen todos los requisitos exigidos legalmente.
Esta declaración responsable debe estar accesible en el propio sistema informático de facturación. Además, en caso de ser solicitada por un cliente o por la AEAT, debe ponerse a su disposición.
¿Cuáles son las consecuencias de comercializar SIF no certificados?
La Ley Antifraude establece que fabricar, producir y comercializar un SIF que soporte procesos contables y de facturación que no cumpla con la normativa VeriFactu supone cometer una infracción tributaria grave.
Esto se traduce en una multa fija de 150.000€ por cada ejercicio económico en que se vendió el SIF.
Eso sí, la ausencia de certificación no supone la imposición de una sanción tan elevada, sino que se castiga con una multa fija de 1.000€.
¿A qué se exponen las empresas que trabajen con sistemas informáticos de facturación no adaptados a VeriFactu?
Además de sentar las bases sobre qué es un sistema informático de facturación y de castigar a los productores de SIF que no adapten sus programas, la Ley Antifraude también considera que contar con un programa de facturación no certificado es una infracción tributaria grave.
En este caso, las empresas y los profesionales que trabajen con SIF no adaptados se exponen a multas fijas de 50.000€ por cada ejercicio económico en el que dispusieran de un SIF no adaptado a VeriFactu.
De ahí que no baste con saber qué es un sistema informático de facturación, sino que también se deben conocer las consecuencias de usar un SIF que no cumpla los requisitos técnicos exigidos.
¿Cuál es el plazo para adaptarse a VeriFactu?
Si muchas empresas se preguntan qué es un sistema informático de facturación, aún más negocios se cuestionan cuándo entra en funcionamiento la obligación de usar un SIF adaptado a VeriFactu.
Pues bien, los programas de facturación ya deben estar adaptados y certificados desde julio de 2025.
En cambio, los negocios tienen que asegurarse de que o facturan a mano o emplean una solución de facturación certificada antes del:
- 1 de enero de 2027, en el caso de las empresas.
- 1 de julio de 2027, en lo que respecta a los autónomos.
Más allá de saber qué es un sistema informático de facturación: Las ventajas de usar un SIF
Tras aclarar qué es un sistema informático de facturación, es importante destacar los beneficios de trabajar con un SIF, en vez de optar por facturar a mano, una opción rudimentaria, lenta y arriesgada. ¿De qué beneficios hablamos?
- Poder emitir facturas en segundos usando plantillas personalizadas que automatizan la incorporación de los datos del negocio y el cliente, así como el cálculo de la carga impositiva y la base liquidable.
- Enviar automáticamente las facturas a sus destinatarios al crearse por email o WhatsApp, así como poder imprimirlas sin salir del SIF en ningún momento.
- Controlar el estado de las facturas emitidas para saber qué facturas están vencidas y enviar mensajes a los clientes para reclamar su pago, reduciendo así la tasa de morosidad.
- Registrar automáticamente las facturas de los proveedores gracias a la tecnología OCR.
- Crear alertas para abonar las facturas recibidas antes de que finalice su fecha de vencimiento.
- Cumplimentar los libros contables a partir de la información de la facturación emitida y recibida y exportarlos o enviárselos a los asesores contables.
- Cubrir los principales modelos tributarios automáticamente, aplicarse las deducciones a las que se tiene derecho y exportarlos para subirlos a la sede de la AEAT.
- Detectar posibles errores o incoherencias entre la facturación, la contabilidad y las declaraciones tributarias.
- Conservar los registros de facturación de forma segura en un sistema que realiza automáticamente copias de seguridad periódicas y almacena datos y documentos en un entorno Cloud seguro.
- Permitir el acceso de la AEAT a la información sobre la facturación en el transcurso de comprobaciones e inspecciones fiscales y disponer de pruebas para gestionar con éxito conflictos con Hacienda, los clientes o los proveedores.
- Gestionar los cobros y pagos y las operaciones bancarias sin salir del software.
- Realizar un control de tesorería eficaz.
- Disponer de previsiones económicas basadas en años anteriores para diseñar la planificación financiera.
- Consultar las principales magnitudes económicas de un negocio en tiempo real mediante alertas inteligentes e informes automáticos.
En definitiva, la normativa VeriFactu nos aclara qué es un sistema informático de facturación y nos dice qué requisitos debe cumplir un SIF. Pero, además, debemos tener en cuenta los beneficios de trabajar con un programa de facturación VeriFactu. Los negocios que sigan facturando en papel se exponen a riesgos fácilmente evitables y ven cómo su competitividad, productividad y rentabilidad disminuyen.