¿Qué es un software de gestión documental?

Digitalización, centralización y almacenamiento

La primera cuestión que hay que tener en cuenta para entender qué es un software de gestión documental y por qué es una herramienta indispensable para miles de negocios está centrada en el proceso de digitalización de los documentos. Y, sobre todo, cómo digitalizarlos usando esta clase de soluciones permite a las empresas centralizar todos sus documentos y almacenarlos de forma segura y ordenada.

Un software de gestión documental permite, en primer lugar, guardar todos los documentos que genera o recibe una empresa en un único programa. De tal manera que cualquier profesional con los permisos suficientes puede acceder al documento que necesite desde cualquier lugar.

De esta forma, se evitan errores, contradicciones y duplicidades. Así como la pérdida de documentos. Todos los archivos se encuentran almacenados y disponibles y solo existe una versión de cada uno de ellos.

Lo que resulta fundamental cuando hablamos de documentos críticos como facturas, libros contables, contratos o consentimientos informados. Si algún documento de este tipo desaparece o presenta errores, las empresas pueden tener que hacer frente a problemas legales y multas.

Sistematización y búsqueda sencilla de los documentos en cualquier momento y lugar

Precisamente, la centralización de los documentos facilita su sistematización y consulta. Para entender qué es un software de gestión documental es importante detenerse en una de sus funcionalidades esenciales: facilita la sistematización de todos los documentos de una empresa. Cada negocio puede decidir cómo estructura sus documentos, crear carpetas y subcarpetas, ordenarlos y visualizarlos como desee. Por ejemplo, optando por una estructura en forma de árbol. Las posibilidades son infinitas.

Si la sistematización de los documentos y su personalización facilitan la búsqueda de cualquier archivo, los gestores documentales integrales destacan, también, porque permiten a los profesionales buscar documentos introduciendo cualquier dato que está presente en ellos. De tal manera que, en cuestión de segundos, el programa arroja una lista con documentos coincidentes con la búsqueda. Así, los trabajadores pueden realizar búsquedas extremadamente rápidas e incrementar su productividad.

A todo ello debemos sumar el hecho de que disponer de un software de gestión documental implica poder acceder a todos los documentos de una empresa para lo que se tenga permiso de seguridad desde cualquier parte, sin necesidad de estar en la oficina. Esto supone un enorme salto para muchas empresas, ya que, así, cualquier profesional puede crear, editar, consultar, recibir o enviar un documento se encuentre donde se encuentre. Lo único que necesita es un dispositivo con acceso a internet.

Asociación entre fichas o proyectos y documentos

Otro aspecto relevante para entender qué es un software de gestión documental y cómo funciona es que es capaz de asociar de manera automática los documentos con las fichas de clientes, expedientes o proyectos con los que guardan relación. Esto tiene tres ventajas claras:

1. Facilita la búsqueda y consulta de los documentos. Por ejemplo, en los adjuntos de la ficha de un cliente se pueden consultar todos los documentos relacionados con él, como presupuestos, contratos, facturas, consentimientos…
2. Permite a los negocios tener controlados todos sus documentos y, sobre todo, suministrárselos a sus clientes con facilidad en caso de que los soliciten.
3. Agiliza la creación de documentos. Por ejemplo, si se desea crear un presupuesto para un cliente, el programa es capaz de volcar automáticamente sus datos para que el profesional que lo elabore no tenga que picarlos. Esto supone un ahorro mayúsculo de tiempo improductivo.

Generación ágil de documentos y uso de plantillas predefinidas

Precisamente, la generación de documentos es una de las claves más interesantes para entender qué es un software de gestión documental. ¿Por qué? Es la funcionalidad más evidente que todo gestor debe incluir.

Los mejores programas del mercado traen por defecto plantillas predefinidas para crear toda clase de documentos empresariales, desde contratos hasta facturas. Además, algunas soluciones disponen, a mayores, de plantillas sectoriales, pensadas para dar respuesta a las necesidades de algunos colectivos empresariales y profesionales. Por ejemplo, consentimientos informados en el caso del sector de la salud. O autorizaciones paternas para las escuelas y academias.

A mayores, los programas permiten a los profesionales crear sus propias plantillas predefinidas o editar libremente las que ya existen para personalizarlas al máximo: modificar los textos, añadir el logo, incorporar una paleta de colores corporativa…

Poder disponer de plantillas para generar los documentos más habituales permite a los negocios agilizar la creación de documentos de una forma extraordinaria. Además, les ayuda a que todos sus documentos sean coherentes, sin importar quién los elabora.

Edición de los documentos

Tan importante como la creación es la edición de los documentos. ¿Qué es un software de gestión documental? Una herramienta que facilita la edición de los archivos y que dispone de herramientas para trabajar, incluso, con formatos PDF.

Actualmente, existen programas que incluyen entre sus funcionalidades la posibilidad de convertir, unificar, comprimir o cifrar archivos aunque sean PDF.

Más allá de esta derivada, antes de generar ningún archivo en el formato que se desee e incluso imprimirlo, es posible editarlos completamente.

Envío y recepción de documentos

Existen documentos de carácter interno, por ejemplo, aquellos en los que se debaten y se ponen en común ideas para poner en marcha un nuevo producto. Pero gran parte de los documentos de las empresas se deben enviar a otras personas o compañías.

Al abordar qué es un software de gestión documental también tenemos que tener en cuenta que esta clase de programas facilita el intercambio de archivos. Las soluciones más avanzadas permiten:

• Subir y descargar archivos en las principales plataformas en la nube: One Drive, Google Drive, Dropbox…
• Escanear documentos a través de una conexión directa con un escaner.
• Recibir y enviar documentos a través de email o WhatsApp.
• Impresión de documentos.
• Exportación e importación de archivos en diferentes formatos.

Colaboración en tiempo real y control de los flujos de trabajo

Al igual que el envío de documentos más allá del perímetro de la empresa es importante para entender qué es un software de gestión documental y cómo funciona, también es fundamental tener en cuenta para qué sirve esta herramienta en el plano interno.

¿Qué queremos decir con esto? Esta clase de programas permiten a múltiples profesionales trabajar a la vez en un mismo documento. De tal manera que no haya que esperar a que una persona revise y edite un archivo y se lo envíe a otro compañero. Sino que todos los profesionales involucrados pueden trabajar de manera simultánea.

Esto supone una revolución en el funcionamiento de los flujos de trabajo. Permite organizar mejor los flujos, agilizarlos y llevar un control de qué personas han intervenido en la confección de un documento y cuáles han sido sus aportaciones o comentarios. De hecho, se puede controlar cada versión del documento y volver atrás si se ha cometido algún error.

Poder trabajar en un mismo documento en tiempo real es esencial para que las empresas puedan adaptarse a un mundo en el que los acontecimientos se precipitan con enorme velocidad.

Trazabilidad de las acciones sobre los documentos

Uno de los aspectos fundamentales para que los documentos sean colaborativos y, a la vez, seguros es que se pueda llevar a cabo una trazabilidad de todas las acciones que se llevan a cabo en torno a ellos: modificación, edición, envío, exportación, eliminación…

Por eso, para entender qué es un software de gestión documental y por qué es una herramienta de gran valor hay que tener en cuenta un aspecto esencial a la hora de trabajar con archivos: la seguridad.

Los gestores de documentación integrales permiten saber con total seguridad qué profesionales interaccionaron con un documento, cuándo lo hicieron y qué acción realizaron.

Copias de seguridad

Sigamos profundizando en la seguridad que aporta trabajar con un software de gestión documental. Estos programas automatizan la realización de copias de seguridad periódicas. De tal manera que en caso de que se produzca un incidente, se pueden restablecer las copias de seguridad para evitar perder archivos.

Además, las copias de seguridad permiten mantener la continuidad de negocio ante cualquier inconveniente y evitar la parálisis.

A mayores, muchos gestores documentales ofrecen la opción de almacenar los documentos en la nube. Así, nunca se perderán los documentos, incluso aunque la empresa sufra un accidente como un incendio o una inundación. Al revés de lo que sucedía en el mundo analógico. Y, también a diferencia de este, las copias no ocupan espacio.

Roles y permisos de seguridad

¿Cuál es la última funcionalidad esencial que nos ayuda a entender qué es un software de gestión documental? La posibilidad de crear roles y establecer un sistema de permisos de seguridad.

¿En qué consiste esta medida? Los gestores documentales permiten a las empresas asignar diferentes roles a sus profesionales en función de su posición jerárquica y sus responsabilidades. De tal manera que, por ejemplo, un agente comercial no pueda acceder a un documento de planificación financiera.

Así, cada usuario tendrá, solo, los permisos de seguridad que necesite para poder consultar, editar o exportar documentos directamente relacionados con su trabajo. Esta funcionalidad incrementa el nivel de seguridad de los archivos de una empresa y limita los riesgos. Una cuestión de capital importancia cuando hablamos de documentos estratégicos que no pueden hacerse públicos o archivos de índole financiera o contable.

En definitiva, un software de gestión documental es un programa que permite a las empresas y a los profesionales llevar a cabo una gestión integral de todos los documentos que generan, editan, envían, reciben y almacenan. Una solución sencilla que centraliza todos los archivos y es esencial para que los profesionales puedan trabajar en equipo y en tiempo real.

Si, además, esta herramienta forma parte de un programa de gestión empresarial con otras soluciones como un software de facturación o un CRM, su potencial se incrementa de forma notable, ya que la información se puede trasvasar automáticamente de un módulo a otro.

De tal manera que, por ejemplo, se pueda crear una factura, registrar la información en la contabilidad y enviársela al cliente en cuestión de minutos y en tan solo unos cuantos clics.

¿Qué es un software de gestión documental? Un aliado a la hora de reducir costes, agilizar procesos y proteger todos los archivos de una empresa.