¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu?
Índice de contenidos
¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu? ¿Es difícil facturar de acuerdo a VeriFactu? ¿Tengo que enviar las facturas a la AEAT?
No tenemos una bola mágica, ni somos unos maestros en el arte del tarot, pero sabemos que, a estas alturas, miles de empresarios y profesionales se han hecho la misma pregunta: ¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu?
Nos gustaría darte una respuesta única y sencilla para ayudarte a entender qué pasa si no me acojo a VeriFactu. Sin embargo, esto no es posible. ¿Por qué? El concepto de VeriFactu se ha convertido en polisémico. Mediante él hacemos referencia a:
- La obligación de facturar usando soluciones que impidan la alteración de las facturas y garanticen su trazabilidad por parte de negocios, Agencia Tributaria y clientes. Lo que conlleva que cumplan una serie de requisitos técnicos.
- La posibilidad de emplear esta clase de herramientas como sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas VeriFactu.
Por eso, para resolver la pregunta «¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu?» debemos contemplar dos escenarios diferentes.
¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu, debiendo cumplir la nueva normativa sobre facturación?
Si te preguntas qué pasa si no me acojo a VeriFactu, es importante que entiendas, en primer lugar, qué es un software de facturación.
Según el artículo 1 del reglamento VeriFactu se consideran sistemas informáticos de facturación aquellos que permiten realizar 3 acciones clave:
- Admitir la entrada de información de facturación, entre lo que se incluye emitir facturas.
- Conservar la información sobre la facturación.
- Procesar la información de facturación para, por ejemplo, crear los libros de registro o la contabilidad. En este sentido, el procesamiento se puede llevar a cabo dentro del propio programa o en otro software, «previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta».
En el artículo 3 de dicho reglamento se indica quiénes deben asegurarse de que sus programas de facturación cumplen con los requisitos legales:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, salvo las entidades exentas (como las Administraciones Públicas) y las parcialmente exentas en lo relativo a las operaciones que no tributan por el IS. Es decir, las empresas.
- Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que lleven a cabo actividades económicas. O lo que es lo mismo, los autónomos.
- Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes que obtengan rentas a través de un establecimiento permanente.
- Entidades en régimen de atribución de rentas que realicen actividades económicas.
¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu a pesar de formar parte de uno de estos grupos? A raíz de lo establecido en el reglamento, Hacienda ha aclarado qué empresas o profesionales no están obligados a trabajar con un programa de facturación VeriFactu:
- Los que facturen 100% en papel, un colectivo cada vez menor por la carga administrativa que supone y por los riesgos fiscales y documentales asociados.
- Los que solo usen Word o Excel para introducir los datos de las facturas. Si emplean estos programas para realizar cualquier otra tarea relacionada con la facturación, la contabilidad y la fiscalidad, se considerarán programas de facturación y, como es evidente, no están preparados para funcionar como esta clase de soluciones. Por lo que trabajar con Word o Excel puede suponer un riesgo, además de que ralentizan la creación de facturas y suponen un desafío a la hora de almacenarlas, sistematizarlas y tenerlas siempre accesibles.
- Los que se acojan al SII: Suministro Inmediato de Información.
- Los que tengan su sede fiscal en el País Vasco o Navarra, puesto que estas comunidades tienen su propio régimen fiscal y ya cuentan con sistemas análogos a VeriFactu: TicketBAI y NaTicket.
Por lo tanto, ¿qué pasa si no me acojo a VeriFactu sin ser uno de estos contribuyentes? Estaré infringiendo la normativa y puedo recibir una multa de 50.000€.
¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu, pero sí facturo con un programa certificado?
Como ya hemos apuntado a lo largo de este artículo sobre qué pasa si no me acojo a VeriFactu, las empresas y los trabajadores deben emplear programas de facturación adaptados a la normativa.
Para saber si lo están o no, antes de contratar software de facturación es imprescindible comprobar que están certificados. Es decir, que sus fabricantes han emitido la declaración responsable en la que confirman que las soluciones cumplen todos los requisitos.
Todo ello no conlleva que, después, un profesional o una empresa tenga que facturar mediante el sistema VeriFactu.
¿Por qué? El reglamento da a elegir dos modalidades para emitir las facturas: VeriFactu y No VeriFactu.
Entonces, ¿qué pasa si no me acojo a VeriFactu y opto por la modalidad No VeriFactu? En términos legales, nada. Emitir facturas mediante la modalidad No VeriFactu es perfectamente lícito.
Sin embargo, podemos ir un paso más allá, a la hora de aclarar qué pasa si no me acojo a VeriFactu y apuntar aspectos prácticos:
- En la modalidad No VeriFactu no se envían los registros de facturación directamente a la AEAT. Por lo que Hacienda puede realizar requerimientos de información.
- Si un profesional no se acoge a la modalidad VeriFactu debe firmar electrónicamente las facturas, asegurarse de que el registro de eventos del programa está activo y garantizar que las facturas se conservan durante el plazo legal de 4 años de forma segura y accesible.
- El QR de una factura VeriFactu permite al receptor confirmar que el negocio la remitió a la AEAT y, por lo tanto, que cumple con sus obligaciones fiscales. En cambio, el QR de una factura no verificable sirve para que sea el receptor el que informe a Hacienda sobre ella.
- Otra cuestión relevante al abordar qué pasa si no me acojo a VeriFactu y opto por la modalidad No VeriFactu es que, en el primer caso, la AEAT facilita la cumplimentación de los libros de registro de facturas y de los modelos tributarios, automatizando esta tarea gracias a que los registros ya obran en su sede electrónica.
¿Por qué no debo estar preocupado por la entrada en vigor de esta nueva obligación?
Una vez que hemos aclarado qué pasa si no me acojo a VeriFactu, debemos abordar otra cuestión relevante: ¿tiene que inquietarme el proceso de adaptación a esta nueva exigencia legal?
La respuesta es un rotundo no. Ya hay en el mercado programas de facturación certificados que facilitan el proceso de emitir facturas completas y personalizadas en cuestión de segundos, gracias a la incorporación automática de datos sobre los clientes y el negocio, así como al cálculo automático del IVA.
Además, esta clase de software permite:
- Remitir directamente y sin tener que realizar ninguna acción extra los registros a la Agencia Tributaria, si se opta por la modalidad VeriFactu.
- Enviar las facturas a los clientes por email o WhatsApp, imprimirlas o exportarlas.
- Programar el envío de facturas en bloque a diversos clientes en el momento del día que se desee, por ejemplo, al final de la jornada.
- Automatizar la cumplimentación de los libros contables y de los modelos tributarios.
- Almacenar las facturas en las fichas de los clientes y encontrarlas en segundos buscándolas por cualquier dato.
- Gestionar, también, las facturas recibidas, incorporándolas al software de forma automática gracias a un lector OCR que extrae los datos de PDF y fotografías de tickets o facturas.
- Controlar la fecha de vencimiento de todas las facturas y su estado para evitar facturas impagadas.
En definitiva, si te has preguntado «¿Qué pasa si no me acojo a VeriFactu?», debes saber que:
- Si tienes que usar un programa certificado y no lo haces, serás multado con 50.000€.
- Si trabajas con una solución adaptada a las exigencias legales, puedes decidir si eliges o no la modalidad VeriFactu. Tu programa te ofrecerá las dos opciones y tu forma de trabajar será idéntica en ambas modalidades, salvo por un detalle: en la modalidad No VeriFactu deberás firmar electrónicamente los registros de facturación.