Recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas: ¿Cómo funcionan?
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Los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas se pueden enviar en bloque y contribuyen a reducir los cancelaciones de última hora
¿Sobre cuántas cuestiones piensas en tu día a día? El trabajo, la familia, los hobbies, las amistades… Vivimos en un mundo acelerado y nuestras cabezas están obligadas a correr a la misma velocidad. Por eso, no resulta sorprendente que se nos olviden cosas: un plan que habíamos apalabrado con un amigo, una tarea que teníamos que realizar, una cita en una clínica…
Precisamente, las clínicas médicas, dentales, de fisioterapia o estéticas necesitan contar con herramientas para evitar que sus pacientes se olviden de sus citas.
Los software de gestión para clínicas más completos cuentan con una funcionalidad clave: recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas.
Nada de hacer llamadas telefónicas o de enviar costosos SMS. Los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas se pueden programar y gestionar en bloque desde el software de gestión, contribuyendo a maximizarla ocupación de la agenda de un centro.
A continuación, vamos a explicarte cómo funcionan los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas y cuáles son sus beneficios.
¿Por qué WhatsApp es la mejor vía para enviar recordatorios?
Si hay una aplicación que la práctica totalidad de la población tiene instalada en su móvil esa es WhatsApp.
En la última década WhatsApp se ha consolidado como la principal vía de comunicación no solo a nivel personal o familiar, sino también en el ámbito profesional y empresarial.
Los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas garantizan que los pacientes vean los mensajes y sean conscientes del día y la hora de sus citas.
En no pocos casos los pacientes no consultan los SMS que reciben, una vía de comunicación cada vez menos usada.
Mientras que el uso de WhatsApp incrementa, además, la cercanía entre una clínica y sus pacientes.
A lo que debemos sumar el ahorro a nivel de costes que trae consigo el uso de WhatsApp frente a sus alternativas.
¿Se pueden usar plantillas de mensajes para enviar los recordatorios?
Los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas funcionan de una forma muy sencilla. Es posible enviar un recordatorio o programar su envío desde la agenda o desde la ficha de un paciente en cuestión de segundos. ¿Cómo?
Gracias al uso de plantillas de mensajes. Cada clínica puede crear todas las plantillas que desee e incluir en ellas macros que trasladan automáticamente los datos de los pacientes como su nombre.
De esta forma es posible enviar mensajes personalizados a los pacientes recordándoles sus citas sin tener que escribir uno a uno manualmente.
Esto supone un mayúsculo ahorro de tiempo, a la vez de que la clínica se asegura de mostrar un trato personalizado y cercano con cada uno de sus pacientes. Esto puede parecer una cuestión menor, pero no lo es en absoluto. Las personas valoramos cada vez más el trato que recibimos.
¿Los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas se pueden enviar en bloque?
Sí. Los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas se pueden enviar en bloque a todos los pacientes que se desee.
Basta con seleccionar todas las citas que se quieran recordar. Así de sencillo.
Una vez seleccionadas se elige la plantilla de mensaje y se procede a enviar los recordatorios.
Esta funcionalidad de los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas facilita y agiliza su gestión diaria.
Así, el profesional a cargo de la gestión de la agenda de una clínica puede asegurarse de que se han enviado todos los recordatorios de citas para un día concreto con la antelación que se desee. Por ejemplo, tres días antes o el día antes.
¿En los recordatorios se puede añadir un enlace para que los pacientes confirmen o cancelen sus citas?
Sí. Otra de las funcionalidades clave de los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas es la posibilidad de añadir un enlace a los mensajes para que los pacientes puedan:
- Confirmar que van a acudir a sus citas.
- Cancelar sus citas si se dan cuenta de que les va a resultar imposible acudir a ellas en el día y la hora fijados.
De esta forma, las clínicas se aseguran de que los pacientes no cancelen sus citas en el último momento o, lo que es peor, que simplemente no aparezcan.
Al saber con seguridad que un paciente sí va a acudir a una cita, una clínica gana tranquilidad. Mientras que permitir a los pacientes cancelar sus citas con antelación conlleva que una clínica pueda adelantar las citas de otros pacientes o ponerse en contacto con aquellos que estén en lista de espera.
Además, mediante los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas es posible incentivar, también, la reprogramación de las citas canceladas.
De tal forma que desde la herramienta de reserva online de tu clínica los pacientes puedan escoger cuándo tendrá lugar finalmente su cita, eligiendo entre los huecos disponibles para el profesional o servicio en cuestión.
¿La agenda de la clínica se actualiza en tiempo real tras una confirmación o cancelación?
Sí. Una vez que un paciente confirma, cancela una cita y/o la fija para otro momento, el programa de gestión actualiza la agenda de la clínica y del profesional a cargo de la cita.
No es necesario realizar ninguna tarea. Basta con entrar en la agenda para saber si una cita está confirmada, si se ha cancelado o si se ha concertado una nueva cita.
Además, los programas de gestión más completos permiten sincronizar sus agendas con los calendarios de Google y Outlook. Esta funcionalidad resulta especialmente interesante porque muchos profesionales sanitarios consultan su agenda desde el móvil y quieren tener en ella no solo la información sobre sus citas en una clínica, sino todos los eventos que tienen programados.
¿Cuáles son los principales beneficios de los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas?
Tras repasar el funcionamiento de los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas y las posibilidades que ofrecen a los centros podemos apuntar algunos de sus principales beneficios:
- Eliminan los olvidos de citas.
- Aportan tranquilidad a las clínicas que pueden ver como sus pacientes confirman que acudirán a sus citas.
- Reducen las cancelaciones de última hora y las incomparecencias, habida cuenta de que se facilita la cancelación de las citas desde los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas.
- Incentivan la reprogramación de las citas canceladas para evitar perder a los pacientes.
- Mejoran la atención que se les presta a los pacientes.
- Facilitan un control eficaz y ágil del estado de la agenda de una clínica y de su nivel de ocupación.
- Permiten a las clínicas adelantar citas de pacientes o recurrir a sus listas de espera en caso de cancelaciones. Al saber con antelación que una cita se ha cancelado es posible desplegar múltiples acciones para evitar que haya un hueco libre en la agenda.
- Agilizan la gestión de la agenda de una clínica, ya que se pueden programar y enviar en bloque recordatorios en cuestión de segundos.
En definitiva, los recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas son una herramienta disponible en los software de gestión para clínicas más avanzados.
Gracias a ellos una clínica puede asegurarse de que sus pacientes no se olvidan de sus citas y garantizar el máximo nivel de ocupación de su agenda.