El registro horario electrónico obligatorio en 12 claves
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El registro horario electrónico obligatorio deberá permitir que sean los trabajadores quienes registran su jornada y la trazabilidad de estos registros
Después de un año de negociación y muchas especulaciones, ya sabemos en qué va a consistir el registro horario electrónico obligatorio. Una medida pactada por el Gobierno y los sindicatos dentro del acuerdo sobre la reducción de la jornada laboral máxima hasta las 37.5 horas por semana.
Así, el borrador del Anteproyecto de Ley para la reducción de la jornada ordinaria de trabajo, el registro de jornada y el derecho a la desconexión incluye una modificación del Estatuto de los Trabajadores para obligar a todas las empresas a mantener «un registro diario de jornada, realizado por medios digitales».
Ahora, el Anteproyecto de Ley debe ser aprobado por el Consejo de Ministros y comenzar su tramitación parlamentaria. De tal forma que, en el transcurso de la negociación con los grupos parlamentarios, cabe prever que el registro horario electrónico obligatorio sufrirá alguna modificación.
A pesar de ello, ya podemos ir resolviendo las grandes dudas sobre esta materia: ¿En qué consistirá el registro horario electrónico obligatorio? ¿Qué características deben tener los software de control horario para cumplir con la ley? ¿Cuándo entrará en vigor esta medida? ¿A cuánto ascenderán las sanciones por no realizar el registro horario electrónico obligatorio de acuerdo a la normativa?
Aclaramos las 12 claves del registro horario electrónico obligatorio para que las empresas se preparen para una medida de gran relevancia para el tejido productivo y millones de trabajadores que busca:
- Garantizar la objetividad, fiabilidad y accesibilidad del control horario.
- Facilitar la supervisión de la Inspección de Trabajo y los sindicatos.
- Impedir modificaciones de los registros de las que no queden constancia.
- Evitar que se realicen horas extras no registradas.
1. Los trabajadores deberán registrar autónomamente sus jornadas laborales
Una de las cuestiones centrales del registro horario electrónico obligatorio es que deben ser los trabajadores los que creen los asientos horarios en el software que implemente la empresa. Así, los profesionales deben:
- Registrar sus jornadas de manera personal y directa.
- Dejar constancia del inicio y el final de su jornada inmediatamente.
- Anotar en el programa todas las interrupciones que afecten al cómputo de la jornada laboral. Por ejemplo, la pausa de la comida si no está incluida.
Por lo tanto, las soluciones de control horario deben permitir que cada usuario registre su jornada de manera autónoma y con la máxima agilidad y facilidad.
2. En los registros se debe especificar la tipología de las horas trabajadas
¿Cómo se mostrarán los registros horarios en el programa? El Anteproyecto de Ley establece que las soluciones deben desagregar las horas que han realizado los trabajadores en función de si son:
- Horas ordinarias.
- Horas extra.
- Horas complementarias.
De tal manera que resulte sencillo comprobar qué horas forman parte de la jornada laboral pactada contractualmente y cuáles, en cambio, son horas extraordinarias o complementarias.
3. Entrega mensual de resúmenes de horas extra y jornadas a tiempo parcial
A partir de los datos del registro horario electrónico obligatorio, las empresas deben elaborar dos tipos de resúmenes:
- A los trabajadores a tiempo parcial debe facilitárseles un resumen mensual de todas las horas que han realizado junto con la nómina.
- A todos los trabajadores debe entregárseles un resumen con las horas extraordinarias que han hecho a lo largo del mes junto con el recibo de la nómina.
4. Las soluciones de control horario deben garantizar la autenticidad y trazabilidad de los registros
El registro horario electrónico obligatorio debe ser auténtico y trazable. Por ello, los programas de control horario deben:
- Permitir identificar al trabajador que crea los asientos horarios en el software.
- Dejar constancia de las modificaciones que se realicen en los asientos horarios. Por ejemplo, la corrección de un error como puede ser que un trabajador se olvide de fichar su salid del trabajo y el programa contabilice que ha estado trabajando todo el día y toda la noche.
5. Obtención de copias de los registros y formato de los mismos
Igualmente, los programas empleados para llevar a cabo el registro horario electrónico obligatorio deben mostrar la información del mismo de una forma legible y tratable para facilitar el acceso a los datos de los trabajadores, sus representantes legales y las autoridades públicas.
Además, las soluciones deben permitir documentar el registro horario electrónico obligatorio y generar copias del mismo.
6. Interoperabilidad y conexión en remoto de la Inspección de Trabajo y los sindicatos
El principio de interoperabilidad es uno de los pilares maestros del registro horario electrónico obligatorio.
Así, las soluciones que se empleen para realizar el control horario deben permitir la interconexión con otros programas para facilitar el acceso y la gestión de los registros.
Además, el Anteproyecto de Ley contempla dos obligaciones en torno a esta cuestión:
- Los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo deben poder «acceder de forma inmediata al registro en el centro de trabajo y en cualquier momento».
- Igualmente, los programas deben permitir que la Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores accedan a la información del control horario de manera remota.
7. Las empresas deben guardar los registros durante 4 años
Asimismo, las empresas están obligadas a almacenar durante 4 años de manera segura y accesible:
- Los registros horarios de los trabajadores.
- Los resúmenes de horas a los que hicimos referencia antes: horas extra, horas realizadas por empleados a tiempo parcial.
Durante este periodo de 4 años a contar desde el día en que se crean, los asientos y los resúmenes deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
8. Sanciones de hasta 10.000€ por incumplir el registro horario electrónico obligatorio
Además de imponer el registro horario electrónico obligatorio, la futura ley modifica las sanciones por incumplimientos relacionados con las jornadas laborales.
Así, se consideran «incumplimientos de las obligaciones en materia de registro de jornada» tanto la ausencia de los propios registros como su falseamiento. De tal forma que se considerarán infracciones graves sancionables con multas administrativas de entre 1.000€ y 10.000€.
Además, no se impondrá una multa por cada empresa, sino que se establecerá una sanción por cada trabajador afectado por los incumplimientos. Por lo que la cuantía de las multas puede llegar a ser extraordinariamente elevada.
9. La carga de prueba sobre los registros horarios corresponde a las empresas
Junto a las sanciones por incumplimientos relacionados con el registro horario electrónico obligatorio, la futura ley establece que deben ser las empresas las que demuestren que cumplen todos los requisitos normativos. Además, en caso de incumplirlos se presumirá, salvo prueba en contrario que:
- El trabajador realizó su jornada ordinaria.
- Las horas extra y complementarias alegadas por el trabajador son las que efectivamente se realizaron.
- El contrato de trabajo de los profesionales a tiempo parcial se celebró a jornada completa.
- El tiempo registrado que exceda la duración de la jornada ordinaria son horas extra o complementarias.
Por eso, es fundamental que las empresas empleen programas de control horario que les permitan cumplir con la normativa y recopilar de una manera sencilla las pruebas necesarias para demostrar dicho cumplimiento.
10. Los requisitos técnicos de los software de control horario se desarrollarán reglamentariamente
Una vez que se apruebe la ley y se publique en el BOE, el Gobierno debe aprobar un reglamento para desarrollar el registro horario electrónico obligatorio. De tal manera que se especifiquen los requisitos técnicos que deben cumplir las soluciones empleadas por las empresas.
El plazo para aprobar el desarrollo reglamentario es de 6 meses desde la publicación de la ley y para elaborarlo, el Gobierno deberá consultar previamente a los sindicatos y a la patronal.
11. El registro horario electrónico obligatorio no llegará hasta 2026
El Anteproyecto de Ley establece que el registro horario electrónico obligatorio entrará en vigor a los 6 meses de la publicación de la norma.
Por lo que, si tenemos en cuenta que la ley aún no ha empezado su trámite parlamentario y que la negociación se prevé compleja por la resistencia de varios partidos a apoyar la reducción de la jornada laboral, es harto improbable que se apruebe antes de mediados de 2025.
De tal manera que el registro horario electrónico obligatorio no comenzaría a funcionar hasta 2026.
Sea como fuere, es necesario que las empresas estén al tanto del avance de esta reforma para tener claro cuál es el horizonte temporal para poner en marcha el registro horario electrónico obligatorio.
12. El acceso remoto al registro horario dependerá del reglamento
Además, la norma establece otra excepción que afecta a la entrada en vigor de dos requisitos clave de las soluciones que soporten el registro horario electrónico obligatorio:
- La interoperabilidad de los sistemas.
- El acceso remoto a la información por parte de la Inspección de Trabajo y los representantes legales de los trabajadores.
Estos dos requisitos no deberán cumplirse obligatoriamente hasta el plazo que establezca el reglamento en el que se desarrollarán las características técnicas del registro horario electrónico obligatorio.
En definitiva, la cuenta atrás para el registro horario electrónico obligatorio ya ha comenzado, aunque esta medida no entrará en vigor de manera inmediata. Por lo tanto, las empresas pueden analizar las soluciones que hay en el mercado y decantarse por la que mejor se adapta a sus necesidades.
En este sentido, es recomendable usar un software de gestión con control horario que permita realizar una gestión integral de las plantillas y llevar a cabo el registro horario sin salir del programa de gestión con el que trabajan los profesionales en su día a día. De esta forma se ahorrará una ingente cantidad de tiempo y de dinero.
La cuantía de las sanciones y la posibilidad de entrar en costosos conflictos judiciales con los trabajadores provocan que las empresas deban prepararse cuanto antes para cumplir la normativa sobre el registro horario electrónico obligatorio.
