El reglamento VeriFactu en 10 claves
Lo que debes saber sobre el reglamento VeriFactu
A las puertas de que entre en vigor el reglamento VeriFactu, repasamos sus claves para resolver las dudas de empresarios y profesionales
No es habitual que cientos de miles de empresarios y profesionales estén pendientes de un reglamento. Este hecho da buena muestra de la relevancia del reglamento VeriFactu, una norma que desarrolla una de las medidas estrella de la Ley Antifraude: el deber de usar programas de facturación que garanticen la «integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros».
Sin embargo, la entrada en vigor de esta obligación quedó pendiente de la aprobación del reglamento VeriFactu en el que se debían que precisar con exactitud los requisitos que deberían cumplir los programas de facturación para cumplir con la ley.
El Real Decreto 1007/2023 por el que se aprobó el reglamento VeriFactu no vio la luz hasta finales de 2023. Y, ante el retraso para publicar las especificaciones técnicas, se modificó en 2025 para delimitar los plazos definitivos de implementación del reglamento VeriFactu.
Si bien, los programas de facturación ya están obligados desde finales de julio de 2025 a estar adaptados al reglamento VeriFactu.
1/9/26: Las empresas tendrán que cumplir el reglamento VeriFactu
Finalmente, el 1 de enero de 2026 será el día en que las empresas tengan que comenzar a facturar usando un software de facturación adaptado al reglamento VeriFactu.
Para ser más exactos, la normativa establece que ese día deben emplear programas adaptados «los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades».
Los autónomos tendrán hasta el 1 de julio de 2026 para adaptarse al reglamento VeriFactu
Los profesionales españoles deberán cumplir el reglamento VeriFactu a partir del 1 de julio de 2026. Es decir, seis meses después que las empresas.
La modificación del reglamento VeriFactu establece que este es el deadline para:
- Los contribuyentes del IRPF que desarrollan actividades económicas.
- Los contribuyentes del IRNR que llevan a cabo actividades económicas.
- Las entidades en régimen de atribución de rectas que realizan algún tipo de actividad económica.
Por lo tanto, los autónomos tienen más tiempo para comenzar a trabajar con un programa de facturación VeriFactu, pero aún así estamos hablando de cuestión de meses.
Se deben usar soluciones de facturación que permitan garantizar la integridad, accesibilidad, trazabilidad y legibilidad de las facturas
Para cumplir el reglamento VeriFactu, los negocios españoles tendrán dos opciones. O usar una herramienta diseñada por la Agencia Tributaria o contar con un programa de facturación que garantice que:
- La integridad e inalterabilidad de las facturas. De tal forma que una factura no se puede modificar sin que el programa lo detecte y lance una alerta. Así, para corregir errores o anular facturas será necesario llevar a cabo un registro de facturación adicional, para que los datos originales sigan quedando registrados en su forma original.
- La trazabilidad de los registros mediante el encadenamiento de las facturas y la fijación del momento exacto en que se crearon. Además, los programas deben incorporar a las facturas una huella y un código QR para que los receptores puedan verificar la información clave de las mismas.
- La conservación de las facturas, a través de procedimientos de descarga, volcado y almacenamiento seguro de los registros.
- La legibilidad de los datos.
Además, los programas de facturación adaptados al reglamento VeriFactu deben contar con un registro de eventos y proteger la confidencialidad de la información no patrimonial cuando la Agencia Tributaria desee acceder a los datos que tienen trascendencia tributaria.
Los programas de facturación deben estar preparados para funcionar como sistemas VeriFactu
Además de cumplir los requisitos que venimos de desgranar, los programas de facturación deben estar preparados para funcionar como sistemas VeriFactu. ¿Qué quiere decir esto?
- Mediante los sistemas VeriFactu, las empresas y los autónomos pueden remitir sus registros de facturación a la Agencia Tributaria nada más generarlos y de forma completamente automática. ¿Cómo? Mediante un mecanismo de interconexión con la plataforma de la AEAT.
- Es importante detenerse en el verbo que hemos usado: pueden. Puesto que el reglamento VeriFactu establece que los negocios no están obligados a usar los programas de facturación como sistemas VeriFactu.
Los negocios pueden escoger entre la modalidad VeriFactu y la No VeriFactu para realizar su facturación
Así, una vez que sea de obligado cumplimiento el reglamento VeriFactu, las empresas y los profesionales deberán escoger entre:
- La modalidad VeriFactu. Los programas envían automáticamente los registros de facturación a la AEAT.
- La modalidad No VeriFactu. Los negocios crean las facturas en los software de facturación, pero estas no se remiten a la Agencia Tributaria de forma automática.
Entre VeriFactu y No VeriFactu… ¿cuál es la mejor opción? Aunque algunos negocios se muestren reticentes ante el envío automático de sus registros de facturación a Hacienda, lo cierto es que esta modalidad ofrece ventajas notables:
- Las obligaciones en materia de conservación y accesibilidad son más fáciles de cumplir porque la AEAT ya tiene los registros a su disposición para consultarlos.
- El registro de eventos debe estar funcionando en la modalidad VeriFactu, pero no en la VeriFactu.
- Las facturas creadas usando un sistema No VeriFactu deben incluir la firma electrónica de la empresa o el autónomo que las emite.
- Las facturas emitidas mediante un sistema VeriFactu deben especificar que se han creado de dicha manera. Esto ofrece garantías extras a los clientes sobre la veracidad de las facturas y el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de las empresas.
- Los registros de facturación enviados automáticamente a la AEAT se integran en los libros registros (IVA, ventas e ingresos), lo que simplifica la tarea de elaborarlos.
Si se elige enviar voluntariamente facturas a la AEAT, deberá hacerse a lo largo de todo el año
El procedimiento para elegir entre ambas modalidades es extraordinariamente sencillo. La Agencia Tributaria entenderá que una empresa o un profesional opta por la modalidad VeriFactu cuando reciba el primer registro de facturación enviado automáticamente desde el software.
¿Es posible cambiar de sistema cuando se desee? No. El reglamento VeriFactu estipula que cuando un negocio envíe la primera factura deberá operar con el sistema VeriFactu a lo largo de todo el año fiscal. Si bien, al año siguiente podrá decidir optar por la modalidad No VeriFactu.
Optar por la modalidad VeriFactu reduce las posibilidades de ser objeto de una Inspección de Hacienda
Al desgranar las ventajas de la modalidad VeriFactu frente a la No VeriFactu obviamos el beneficio más evidente: la probabilidad de ser objeto de una Inspección de Hacienda se reduce de forma notable.
¿Por qué? La enviar automáticamente todos los registros de facturación, la Agencia Tributaria ya los tiene a su disposición y no necesita solicitárselos al negocio.
En este sentido, es importante destacar, también, que aunque se use un programa de facturación como No VeriFactu, Hacienda puede solicitar la remisión de los registros de facturación en el transcurso de una investigación. De ahí que los software de facturación deben estar habilitados para llevar a cabo el envío de las facturas a la AEAT para cumplir el reglamento VeriFactu.
Los clientes pueden remitir las facturas a la AEAT
Como ya apuntamos antes, una de las claves del reglamento VerFactu es que establece que las facturas deben incluir una huella y un código QR. Este código es esencial a la hora de facilitar la remisión de la información de las facturas por parte de sus receptores.
Así, el último artículo del reglamento VeriFactu regula la posibilidad de que el receptor de una factura pueda proporcionar voluntariamente los datos contenidos en el código QR a la AEAT a través de una aplicación.
De esta forma, en el caso de que una factura se creara usando el sistema VeriFactu, los receptores pueden comprobar que, efectivamente, la factura fue remitida a la AEAT.
Eso sí, es importante señalar que, según el reglamento VeriFactu, «la remisión de información no tendrá la consideración de denuncia pública».
Las empresas y los autónomos deben comprobar que su programa de facturación está adaptado a VeriFactu
Es importante que las empresas y los profesionales sean conscientes de que no pueden usar cualquier software de facturación para emitir sus facturas y cumplir el reglamento VeriFactu.
Para evitar problemas con Hacienda, deben comprobar que el programa que emplean está adaptado a la normativa.
En este sentido, los productores de software de facturación están obligados a realizar una declaración responsable en la que certifican que el programa cumple todos los requisitos técnicos.
Esta declaración responsable se debe mostrar de forma visible dentro del software y debe estar accesible para las empresas y los autónomos en el momento de contratar la solución.
Además, los negocios pueden solicitar la declaración responsable en cualquier momento al fabricante.
Multas de 50.000€ por usar software no adaptado al reglamento VeriFactu
¿Cuál es la consecuencia de no cumplir el reglamento VeriFactu para las empresas y los autónomos?
La Ley Antifraude contempla una multa fija de 50.000€ por ejercicio fiscal para sancionar la tenencia de programas que no estén debidamente certificados y adaptados al reglamento VeriFactu.
Estamos, por lo tanto, ante sanciones elevadas que, en el caso de las pymes y los autónomos, pueden llegar a afectar a su salud financiera y su viabilidad económica.
En definitiva, los negocios españoles deben prepararse ya para cumplir el reglamento VeriFactu en 2026. Esto supone contar cuanto antes con un software de facturación que ya esté certificado.