Cómo combatir los retrasos en el cobro de facturas
Reduce los retrasos en el cobro de facturas en tu negocio
Las empresas pueden usar un programa de facturación para controlar sus facturas emitidas y recibidas y evitar retrasos en el cobro de facturas
Más de la mitad de las facturas emitidas por las empresas españolas no se abonan de manera puntual. Un estudio sobre el comportamiento de pago de las empresas españolas refleja que los retrasos en el cobro de facturas son habituales en nuestro país.
Este análisis indica que el 55,67% de las facturas se cobran más allá de su fecha de vencimiento. Además, en torno a una de cada 10 se abonan después de que haya pasado un mes desde la fecha acordada. E, incluso, las empresas tienen que hacer frente a retrasos en el cobro de facturas superiores a los cuatro meses en el 3,17% de los casos.
Los datos de este estudio evidencian que los retrasos en el cobro de facturas son una problemática cotidiana de las empresas. Una práctica habitual que puede afectar negativamente a la planificación económica de un negocio, su salud financiera, la negociación con los bancos para obtener liquidez y su capacidad de asumir una mayor carga de trabajo.
¿Qué pueden hacer las empresas españolas para reducir los retrasos en el cobro de facturas? Disponer de un programa de facturación ayuda a los negocios a agilizar el cobro de sus servicios, reducir la tasa de morosidad y realizar un control exhaustivo para evitar que los retrasos en el cobro de facturas aumenten y puedan afectar seriamente a su liquidez.
A continuación, vamos a contarte cómo puedes sacarle partido a un programa de facturación a la hora de gestionar las facturas de tu negocio y lograr que tus clientes las abonen dentro de la fecha acordada.
Crea y envía facturas por email o correo sin dilaciones
La ventaja más evidente de contar con un programa de facturación es que esta clase de soluciones facilita y agiliza la elaboración de las facturas. ¿Por qué?
Los software de facturación cuentan con plantillas personalizables para generar facturas, vuelcan automáticamente los datos tanto de la empresa como del cliente y calculan también de manera automatizada el importe de los impuestos que deben aplicarse. Gracias a ello, un negocio puede generar una factura en un par de minutos.
Además, los programas más completos permiten:
- Enviar las facturas a través de email o WhatsApp sin salir del programa ni tener que exportarlas o imprimirlas.
- Imprimir las facturas si se desea dárselas en mano a los clientes.
- Programar el envío de todas las facturas generadas a lo largo del día en bloque. Así, resulta imposible que un profesional se olvide de enviar una factura que ya ha sido generada.
- Establecer recordatorios para que a la persona encargada de la facturación no se le olvide emitir y enviar ninguna factura.
De esta manera, los negocios pueden pisar el acelerador en lo que respecta a su facturación emitida. Por ejemplo, un despacho de abogados que ha realizado una due diligence para un cliente puede pasarle la factura nada más terminar sus trabajos. O una asesoría puede emitir y enviar en bloque las facturas a todos sus clientes por los servicios mensuales que les presta.
Supervisa el estado de las facturas que has emitido
Una vez que las facturas están en manos de los clientes, les toca a ellos abonarlas de acuerdo a la fecha de vencimiento que figura en los documentos.
¿Quiere esto decir que las empresas no pueden hacer nada para luchar contra los retrasos en el cobro de facturas que han emitido? Por supuesto que no.
Los programas de facturación permiten a los negocios supervisar el estado de todas las facturas generadas para saber si ya se han pagado o si, por el contrario siguen sin cobrar.
Además, también es posible saber si las facturas ya están vencidas o si los clientes aún están a tiempo de abonarlas antes de que venza el plazo fijado.
De esta forma se puede tener un control total de cuál es el estado de las facturas y monitorizar de primera mano y sin esfuerzo los retrasos en el cobro de facturas.
Controla los retrasos en el cobro de facturas de una forma ágil y sencilla
Precisamente, otra de las ventajas de los software de facturación es que ayuda a los negocios a llevar un control riguroso de los retratos en el cobro de facturas.
Así, es posible saber en un solo vistazo no solo qué facturas no se han cobrado tras finalizar la fecha de vencimiento, sino también el tiempo que ha transcurrido desde dicha fecha.
Igualmente, se pueden obtener informes para observar el porcentaje de facturas que se cobran dentro del plazo acordado o hallar el tiempo promedio de retrasos en el cobro de facturas.
Estos datos son esenciales para que los negocios puedan ponerle coto a los retrasos en el cobro de facturas y evitar que tengan un impacto negativo en su liquidez y funcionamiento.
Ponte en contacto con los clientes para agilizar el abono de las facturas
Más allá de aportar información exacta y en tiempo real sobre los retrasos en el cobro de facturas, los programas de facturación integrales también permiten a los negocios contactar con los clientes que no han respetado la fecha de vencimiento.
Así, es posible enviarles un email o un WhatsApp recordándoles que la fecha de vencimiento a expirado o llamarlos por teléfono y dejar constancia en su ficha de la comunicación mantenida con ellos.
De esta manera, el negocio puede:
- Evitar que los clientes se olviden de abonar las facturas. Puesto que muchos retrasos en el cobro de facturas se deben, simplemente, a descuidos.
- Agilizar el pago.
- Acordar con el cliente un nuevo periodo temporal para que lleve a cabo el pago de la factura.
- Registrar en la ficha de un cliente las incidencias con respecto al cobro de los servicios del negocio. Lo que puede ser de gran relevancia a la hora de aceptar futuros encargos.
Realiza un seguimiento de los retrasos en el cobro de facturas que superan el mes
El estudio al que hicimos referencia al inicio del artículo indica que en el cuarto trimestre de 2024, el 45,99% de las facturas se abonaron dentro de los 30 días posteriores a su fecha de vencimiento.
Este dato nos permite constatar que es una práctica completamente habitual que algunas empresas o ciudadanos se retrasen hasta un mes en el pago de las facturas.
Sin embargo, a partir de este límite temporal ya son pocas las facturas continúan sin ser abonadas, aunque siguen representando en torno al 10% de las mismas.
Por eso, es fundamental que los negocios realicen un especial seguimiento de todas las facturas cuya fecha de vencimiento expiró hace más de 30 días.
¿Con qué fin? Conseguir cobrarlas en el menor tiempo posible y reducir el impacto que tiene en sus finanzas que no se hayan recibido los ingresos esperados.
El programa de facturación permite a las empresas acceder a un listado con todas las facturas vencidas desde hace más de 30 días y poner en marcha una estrategia para lograr que los clientes las abonen.
Cuida la liquidez de tu empresa para seguir creciendo
Los retrasos en el cobro de facturas tienen una incidencia directa en las cuentas de las empresas y menoscaban su liquidez.
Al fin y al cabo, un estudio de arquitectura que realiza un proyecto de edificación de una urbanización invierte una gran cantidad de recursos en prestar este servicio: materiales, software… y, sobre todo, salarios.
El estudio ya cuenta con que no recibirá los pertinentes ingresos hasta que emita la factura, pero el plazo que va desde que esta vence hasta que es abonada supone un retraso inesperado y puede desequilibrar la planificación financiera de la empresa.
Este ejemplo nos permite vislumbrar cómo los retrasos en el cobro de facturas pueden tener un impacto directo en la liquidez de los negocios y:
- Menoscabar su posición para negociar la obtención de financiación con los bancos.
- Desajustar las cuentas.
- Impedir a las empresas realizar inversiones que les permitan crecer.
- Poner en entre dicho la capacidad de un negocio de asumir nuevos proyectos y clientes ante la caída de los ingresos con respecto a las previsiones.
En definitiva, el objetivo central de cualquier negocio es generar ingresos y obtener beneficios. Los retrasos en el cobro de facturas inciden negativamente en el cumplimiento de esta misión.
De ahí que resulte crítico para cualquier empresa reducir los retrasos en el cobro de facturas al mínimo posible.
