Cómo hacer la revisión de la contabilidad de una empresa de forma ágil y sencilla

Llevar a cabo la revisión de la contabilidad de una empresa es esencial para evitar incoherencias y errores que afecten, también, a las declaraciones tributarias

Durante muchos años, la contabilidad fue una tarea ardua que, para muchas personas, resultaba completamente obtusa. De hecho, comprender el cuadro de cuentas contables o saber generar asientos contables de forma verídica era un arte más complejo de procesar que aprender arameo.

Hoy en día, gracias al desarrollo de herramientas como el programa de facturación, las empresas pueden llevar a cabo la contabilidad de sus negocios de una manera mucho más sencilla, rápida y segura. Tanto los responsables de la contabilidad de una compañía, como las asesorías que gestionan la contabilidad de diversas empresas pueden cumplimentar los libros contables y realizar la revisión de la contabilidad de una empresa en cualquier momento para asegurar su veracidad y evitar incoherencias entre la contabilidad y la fiscalidad.

A continuación, vamos a profundizar en cómo se puede realizar la revisión de la contabilidad de una empresa y por qué es fundamental llevar a cabo este análisis de los libros y cuentas.

Obligaciones contables y registrales de las empresas

En primer lugar, debemos recordar que llevar a cabo la contabilidad es una obligación legal de todas las empresas. De hecho, el Código de Comercio establece que los empresarios individuales y las sociedades deben confeccionar, legalizar en el Registro Mercantil y conservar durante seis años dos tipos de libros:

• El libro diario. Es el documento en que se deben anotar cronológicamente y, como su propio nombre indica, de forma diaria, las operaciones realizadas por la empresa.
• El libro de inventarios y cuentas anuales. El libro de inventarios comienza con el balance inicial de la empresa (primer estado contable) y se registran hasta cuatro estados contables. El último de ellos, que se realiza al finalizar el ejercicio económico, ha de incluir las cuentas anuales de la empresa:
  • Balance.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Cambios en el patrimonio neto.
  • Estados de flujo de efectivo.
  • Memoria.

A mayores, existen otros libros de carácter societario que las empresas también deben confeccionar y legalizar, por ejemplo, los libros de actas.

Los libros contables se han de presentar ante el Registro Mercantil para que los legalice a lo largo de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio contable. Es decir, el 30 de abril del año siguiente.

¿Qué es la revisión de la contabilidad de una empresa?

Si venimos de abordar las obligaciones contables de los negocios, ¿cómo podríamos definir qué es la revisión de la contabilidad de una empresa?

Es un proceso, que puede ser tanto interno como externo, que consiste en analizar la información contable de un negocio para garantizar su veracidad y coherencia y obtener una imagen precisa del estado de las cuentas.

Durante el transcurso de la revisión de la contabilidad de una empresa se supervisan todos los documentos y registros de índole económica: desde las facturas emitidas y recibidas hasta el balance, pasando por comprobantes de gasto de todo tipo o conciliaciones bancarias.

Por ello, la revisión de la contabilidad de una empresa no está asociada, solo, al cumplimiento de sus obligaciones normativas, sino también a una evaluación de los estados financieros del negocio que resulta fundamental para mejorar los resultados de la empresa, llevar un control exhaustivo del flujo de caja o maximizar los beneficios.

Disponer de unas cuentas claras es clave para cuidar la salud financiera de una empresa y tomar decisiones para que el negocio tenga éxito. Por lo que la revisión de la contabilidad de una empresa no debe acometerse como una latosa obligación, sino como una oportunidad de mantener un control continuo y riguroso de las pérdidas y ganancias de un negocio o de su disponibilidad de liquidez.

Digitalizar la revisión de la contabilidad de una empresa para desterrar los errores

Llevar a cabo la revisión de la contabilidad de una empresa era una tarea compleja que consumía una gran cantidad de tiempo y talento humano.

Sin embargo, en la actualidad, tanto los departamentos contables de las compañías como las asesorías tienen a su disposición programas de facturación integrales en los que los datos contables se nutren de la información de la facturación de un negocio y se pueden automatizar tanto la creación de asientos contables en el libro diario como la cumplimentación de los modelos tributarios que debe presentar una empresa ante la Agencia Tributaria.

La digitalización de los datos y la interconexión entre facturación, contabilidad y fiscalidad son claves no solo para agilizar la realización de la contabilidad, sino también para facilitar su revisión en cualquier momento, de manera sencilla y evitando los errores humanos.

En este sentido, emplear un programa de facturación sirve para evitar duplicidades e incoherencias entre, por ejemplo, los datos de una factura y el pertinente asiento contable. Además, contribuye a unificar la gestión económica de los negocios y facilita la consulta de cualquier dato en cualquier momento y lugar.

De hecho, si tenemos en cuenta la obligación de guardar los libros contables durante seis años, no es una cuestión menor disponer de un programa de facturación en el que se mantenga protegida y disponible toda la información financiera de una empresa.

Emplear herramientas de chequeo para detectar y subsanar errores

Otra de las claves de realizar la revisión de la contabilidad de una empresa usando un software de facturación es que esta clase de soluciones cuenta con herramientas de chequeo para automatizar la detección de errores.

Como resulta evidente, si un profesional tiene que comprobar factura a factura o asiento a asiento que no existe ningún error, la tarea puede exigir numerosas horas de trabajo. Sin embargo, si puede emplear herramientas que detectan posibles incidencias en la facturación, los cobros, los libros contables o los modelos tributarios, la labor será mucho más sencilla y consumirá menos tiempo.

Todos los profesionales que han realizado la contabilidad de un negocio saben que es fácil cometer un error. Por ejemplo, escoger mal la cuenta contable al crear un asiento. Disponer de herramientas inteligentes capaces de detectar posibles incidencias supone una mejora a la hora de llevar a cabo la revisión de la contabilidad de una empresa.

Además, estas herramientas no solo detectan posibles fallos o problemas en la facturación, la contabilidad o la fiscalidad, sino que permiten a los profesionales analizar cada caso, decidir si se ha producido o no un error y, en caso de que así fuese, corregirlo en el momento.

Exportar facturas, balances y libros contables para que una asesoría realice la revisión de la contabilidad de una empresa

Como señalamos antes, la revisión de la contabilidad de una empresa puede correr a cargo de profesionales de la compañía, pero también puede ser realizada por una asesoría y, también, puede correr a cargo de auditores, lo cual es obligatorio en determinados casos.

En este sentido, resulta fundamental que las empresas puedan exportar toda la información contable para hacérsela llegar a sus asesores o para facilitarles a los auditores.

De ahí que los programas de facturación incluyan la posibilidad de exportar en formato Excel o PDF documentos como facturas o libros contables para que se puedan enviar a las asesorías y estas realicen la contabilidad o su revisión.

De hecho, gran parte de los programas de facturación que emplean las asesorías permiten importar los documentos con la información de la facturación y los datos financieros, facilitando la labor de las asesorías y las gestorías.

Asimismo, como señalamos antes, los libros contables han de presentarse ante el Registro Mercantil correspondiente para legalizarlos. Actualmente, esta presentación se lleva a cabo de manera telemática, por lo que es necesario exportar el libro diario para enviarlo al registro.

Auditorías contables externas: cuando la revisión de la contabilidad de una empresa es obligatoria

¿Qué es una auditoría contable externa? Un estudio cuya misión es verificar que la información contable de un negocio es verídica. O, dicho de otra forma, que los datos de los libros contables reflejan la verdadera situación financiera de la empresa. Esta evaluación de la contabilidad la lleva a cabo un auditor, que debe estar inscrito en el pertinente registro oficial de auditores y se ha de tratar de un profesional altamente cualificado.

La Ley de Sociedades de Capital establece que las cuentas anuales de las sociedades deberán ser revisadas por un auditor de cuentas a no ser que la sociedad en cuestión cumpla durante dos ejercicios consecutivos, al menos dos de estos tres criterios:

1. Que las partidas del activo no superen los 2.850.000 euros.
2. Que el importe neto de la cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.
3. Que el número medio de trabajadores a lo largo del ejercicio económico no haya superado los 50 profesionales.

¿Por qué es importante realizar la revisión de la contabilidad de una empresa?

1. Cumplir con las obligaciones legales de las empresas. Más allá de la obligación de auditar las cuentas anuales que venimos de desgranar, la revisión de la contabilidad de una empresa es esencial para evitar errores en las cuentas que puedan provocar fallos en los modelos tributarios y que puedan ser sancionados a través de una inspección. Los errores contables pueden provocar problemas legales y dañar la reputación de un negocio.
2. Garantizar la veracidad de la contabilidad y detectar incidencias. A nivel interno, la revisión de la contabilidad de una empresa es importante porque permite encontrar acciones indebidas y ponerles remedio, además, dota de seguridad a la empresa sobre un aspecto tan crítico como sus finanzas.
3. Conocer la salud financiera de un negocio y planificar las finanzas del año siguiente. En ocasiones, las empresas se encuentran en situaciones complicadas económicamente, por ejemplo, problemas de liquidez, por no haber planificado las cuentas o por no llevar un control exhaustivo de su estado a lo largo del año.
4. Tomar decisiones estratégicas basándose en los datos. Por ejemplo, en lo relativo a realizar una inversión o poner en marcha un plan de expansión. Para que una empresa pueda crecer con solidez, es fundamental que sus responsables conozcan con precisión el estado de las cuentas.
5. Dar muestras de solvencia y seguridad al mercado. Esto es fundamental en aquellos casos en los que una empresa busca inversores o está inmersa en un proceso de compra, integración o fusión.

Llevar a cabo la revisión de la contabilidad de una empresa en cualquier momento

Realizar la revisión de la contabilidad de una empresa sea una acción imprescindible a final de año, antes de cerrar el ejercicio para asegurarse de que no existe ningún error en los libros contables antes de presentarlos ante el Registro Mercantil.

Sin embargo, esto no es óbice para que la revisión de la contabilidad se ponga en marcha en cualquier momento del ejercicio económico. Sobre todo, gracias a la irrupción y perfeccionamiento de software como el programa de facturación. ¿Por qué?

1. Llevar un control continuo de la evolución de las cuentas de una empresa es fundamental para conocer de primera mano cómo de sana es la situación financiera del negocio.
2. Gracias a la sistematización de los datos y su interrelación, y al uso de herramientas de chequeo, el software de facturación permite detectar errores y subsanarlos antes de que se acumulen y, así, garantizar la veracidad de las cuentas y de los modelos tributarios.
3. Permite comprobar el cumplimiento de la planificación financiera y adaptar la estrategia a cada contexto para lograr el objetivo primordial de todo negocio: maximizar los beneficios.
4. Se pueden crear y automatizar informes que incluyan datos esenciales como el estado de flujo de caja o los ingresos y gastos de un negocio en un determinado periodo de tiempo.

En definitiva, más allá de las obligaciones contables, registrales y contables de las empresas, realizar la revisión de la contabilidad de una empresa es fundamental para llevar a cabo una planificación económica eficiente, tomar decisiones de negocio estratégicas y estar al tanto permanentemente del estado de salud de una empresa.