5 consejos para realizar un seguimiento de los presupuestos de tu negocio eficaz
Índice
Hacer un seguimiento de los presupuestos de un negocio es imprescindible para conseguir más ventas y optimizar la estrategia comercial
Cada día en nuestro país miles de presupuestos se pierden como lágrimas en la lluvia, que diría el replicante de Blade Runner. ¿Por qué sucede esto? Muchas empresas no realizan un seguimiento de los presupuestos que remiten a sus clientes. De tal manera que algunos consumidores se olvidan de que lo han recibido o no pueden discutir con el negocio las dudas que tienen.
Realizar el seguimiento de los presupuestos es de vital importancia para empresas como consultorías, estudios de ingeniería o arquitectura, compañías de servicios de limpieza, jardinería o reparaciones, despachos de abogados o asesorías.
De lo contrario, la conversión de oportunidades en ventas se ve lastrada y, por tanto, los negocios dejan de generar ventas que sí podrían conseguir mediante un seguimiento de los presupuestos bien diseñado e implementado.
A continuación, te contamos cinco consejos para realizar el seguimiento de los presupuestos que emites diariamente para que ninguna oportunidad de venta se te escape por no haberla mimado.
1. Pacta con el cliente un plazo para que estudie el presupuesto y déjalo reflexionar
Llevar a cabo un seguimiento de los presupuestos no implica bombardear a los clientes con emails, WhatsApps o llamadas telefónicas desde el momento en el que se les envían.
Cuando el cliente acepta o solicita el envío de un presupuestos es recomendable pactar con él un plazo temporal para que lo estudie con calma y medite su decisión. En caso de no hacerlo, la empresa debe establecer un plazo razonable para ponerse en contacto con el cliente y:
- Responder a sus preguntas.
- Aclarar sus dudas.
- Sondear sus intenciones.
- Confirmar la aceptación del presupuesto y proceder a cerrar la venta.
Determinar los tiempos es fundamental a la hora de realizar el seguimiento de los presupuestos. Las empresas no pueden dejar que una oportunidad de venta se enfríe, pero tampoco es recomendable resultar demasiado insistente.
2. Emplea varios canales de comunicación para realizar el seguimiento de los presupuestos
Asimismo, para llevar a cabo el seguimiento de los presupuestos es recomendable combinar el uso de todos los canales de comunicación que tiene un negocio a su disposición.
Por ejemplo, el email suele ser el medio predilecto para hacer llegar los presupuestos, aunque los software CRM más potentes también permiten enviarlos a través de un enlace por WhatsApp.
Sin embargo, para sondear la opinión del cliente quizás sea más recomendable realizar una llamada telefónica puesto que:
- Potencia el valor del contacto humano.
- Facilita el intercambio de información.
- Posibilita que sea más fácil rebatir las dudas del cliente.
- Contribuye a generar mayor sensación de urgencia para aceptar el presupuesto.
¿Qué pasa si la negociación de un presupuesto se alarga? Lo mejor es impactar en el cliente combinando varios canales.
Por ejemplo, a través del email se pueden enviar presupuestos modificados y aclarar dudas más complejas que requieran precisar datos concretos que deban consultarse previamente. Mediante WhatsApp es posible comunicarse con un cliente de manera rápida y sencilla y sin la necesidad de robarle mucho tiempo.
En este sentido, si el cliente es importante también se puede optar por una visita presencial para terminar de disipar sus dudas de una manera más personal y directa.
3. Gestiona las reticencias de los clientes en la fase de seguimiento de los presupuestos
Lo ideal para cualquier negocio es que los clientes acepten los presupuestos sin reticencias y sin pedir concesiones como una rebaja del precio. Pero esto no sucede siempre.
Para conseguir vencer las barreras de los clientes es fundamental hacer un seguimiento de los presupuestos y tener capacidad de negociación.
Cuando no se lleva a cabo el seguimiento de los presupuestos, los clientes con dudas se limitan a no confirmar que desean el servicio presupuestado. De tal manera que se pierde una venta que sería posible si un comercial terminase de convencer al cliente o le mandara un nuevo presupuesto.
4. Debes saber en todo momento cuál es el estado de tus presupuestos
Es imposible realizar el seguimiento de los presupuestos de un negocio si no se puede saber de una manera sencilla cuál es el estado de cada presupuesto que ha sido creado.
Un software CRM completo dispone de una herramienta para controlar el estado de todos los presupuestos a través de una sola pantalla. De tal manera que en un simple vistazo se pueda saber qué presupuestos están abiertos y se pueda hacer un seguimiento de los mismos para intentar convertirlos en ventas.
De hecho, si el CRM está integrado en un programa de gestión, es posible desde el propio software enviar un email o un WhatsApp a los clientes con presupuestos abiertos para lograr cerrarlos con éxito.
5. Perfecciona tu sistema de seguimiento de los presupuestos basándote en datos
Asimismo, al poder llevar un control sencillo del estado de los presupuestos también es posible acceder a datos esenciales que contiene el CRM sobre el funcionamiento del sistema de seguimiento de los presupuestos:
- Cuántos presupuestos se cierran sin conseguir transformarlos en ventas.
- Cuánto tiempo necesita el negocio de media para lograr convertir un presupuesto en venta desde que se crea.
- Cuál es el porcentaje de presupuestos aceptados sobre el total de presupuestos generados.
- Qué servicios presentan un mejor ratio de conversión de presupuestos en ventas.
¿Por qué son importantes estos indicadores? Permiten comprobar con datos la eficiencia de la estrategia comercial del negocio.
Los software de gestión más avanzados disponen de un módulo de Cuadros de Mando desde el que se pueden generar informes automáticamente.
De tal forma que se programa la obtención de estas métricas y la solución autónomamente las calcula y las incorpora en forma de gráficos o tablas a informes. Estos documentos se remiten al email de las personas que necesiten tener acceso a la información. Además, es posible establecer la periodicidad que se desee. Por ejemplo, una vez al día o una vez a la semana.
Para ir concluyendo, llevar a cabo el seguimiento de las oportunidades no es una cuestión baladí. De esta tarea depende la posibilidad de convertir más presupuestos en ventas y, así, aumentar los ingresos y los beneficios de una empresa.
Antaño, realizar el seguimiento de las oportunidades era una misión compleja que podía consumir mucho tiempo. Sin embargo, con la aparición de soluciones como los software CRM es posible controlar el estado de los presupuestos de una forma sencilla y ágil, a la vez que se aumenta su ratio de conversión en ventas.
El futuro puede ser más optimista del que nos mostraba Blade Runner…
