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Existen muchas formas de aproximarse a un cliente y llegar a conocerlo a fondo. Un software de gestión completo y funcional permite almacenar y sistematizar miles de datos que ayudan a las empresas a radiografiar a sus clientes. Uno de los datos más relevantes sobre la relación entre un negocio y un cliente es, sin duda alguna, el de los servicios que el cliente tiene contratados o que ha contratado en el pasado. ¿Por qué?
Los servicios contratados son fundamentales por dos cuestiones capitales para cualquier empresa o profesional:
- Si no sabemos qué servicios tiene contratado un cliente, no podremos facturárselo y cobrárselos.
- Nos muestran cuáles son las necesidades y querencias del cliente. Lo que podemos convertir en información de gran valor a la hora de realizarle ofertas e intentar seducirlo con servicios similares y/o complementarios.
De ahí que disponer de un programa de facturación que incluya un módulo de servicios contratados sea de gran valor. Ya que esta herramienta muestra de manera gráfica, ágil y visual qué servicios contratados tiene cada cliente, sin que la empresa tenga que perder tiempo en sistematizar esta información.
A continuación, vamos a contarte cómo el programa de facturación de MN program te puede ayudar a facturar, cobrar y analizar los servicios contratados por tus clientes.
Visualiza todos los servicios contratados por tus clientes desde sus fichas
Uno de los elementos nucleares de cualquier software de gestión son las fichas de los clientes de la empresa o profesional.
Pues bien, el módulo de servicios contratados de MN program permite a los usuarios acceder a la ficha de un cliente y observar en un solo vistazo los servicios que dicho cliente tiene contratados.
La ficha no arroja un mero listado de los servicios que la empresa le presta al cliente, sino que los relaciona con toda el área económica del negocio, gracias a la integración de todas las herramientas del software de gestión.
Así, es posible asignarle un precio a cada servicio contratado, en función de los costes asociados a él y del tiempo invertido en realizarlo.
Pensemos, por ejemplo, en una asesoría que le presta servicios de asesoramiento laboral y fiscal a una empresa.
Al entrar en su ficha puede ver ambos servicios y establecer cuánto le va a cobrar por cada uno de ellos todos los meses o una vez al trimestre, en función de la periodicidad que se haya acordado con el cliente.
Por otro lado, la asesoría podría ver, también, que esta empresa tuvo contratados en el pasado servicios de asesoramiento en materia mercantil y societaria. Una información que podría ser útil para lanzarle una oferta que sea capaz de seducir a la empresa y lograr que vuelva a contratar este servicio.
Genera facturas y cobros en bloque
Pero la utilidad del módulo de servicios contratados no se limita a la fijación del precio de cada servicio. Sino que se puede generar todos los meses (o con la periodicidad establecida) las facturas y los cobros asociados a los servicios contratados dados de alta.
Y esto no es necesario hacerlo cliente a cliente, sino que se puede realizar en bloque.
De tal manera que, en cuestión de segundos, la empresa puede generar todas las facturas de los clientes que tienen servicios contratados en activo.
Ahorra tiempo y errores
Lo que venimos de describir redunda en dos cuestiones de gran valor para cualquier empresa o autónomo:
- Le permite ahorrar tiempo en la realización de la facturación emitida y en la generación de los cobros a los clientes.
- Le ayuda a eliminar la comisión de errores a la hora de gestionar algo tan sensible como la facturación y la contabilidad.
Así, el módulo de servicios contratados permite a las empresas centralizar y sistematizar su gestión económica, contribuyendo a que todos los servicios se facturen y cobren en tiempo y forma.
Pensemos, por ejemplo, en una academia de formación. Empleando el módulo de servicios contratados puede emitir las facturas y generar los cobros de todos sus alumnos en activo a final de mes. En bloque. Se ahorrará una ingente cantidad de tiempo y se asegurará de que se procede a cobrar la mensualidad a todos los alumnos.
Si esto fuese poco, al tratarse el programa de facturación de una solución integral, los datos de la facturación se registrarán automáticamente en la contabilidad y la fiscalidad de la academia.
Excluye los periodos de tiempo en los que no prestas el servicio
Si lo que venimos de relatar fuese poco, la herramienta de servicios contratados tiene una funcionalidad que puede parecer accesoria pero es muy interesante para los servicios que se interrumpen durante un periodo del año.
Por ejemplo, pensemos en una empresa que presta servicios de limpieza a una compañía que cierra durante todo el mes de agosto. ¿Cómo se gestiona esta cuestión
De una manera muy sencilla e intuitiva. Basta con ir a la ficha del cliente e indicar que en el mes de agosto no se debe generar ni la factura ni el cobro correspondiente.
Así de sencillo.
Adapta las tarifas de tus servicios en bloque
Es habitual que los precios de los servicios recurrentes se actualicen de manera anual. Esto se produce, sobre todo, a principios de año, teniendo en cuenta el encarecimiento de las materias primas que se emplean para prestar los servicios. Por ejemplo, la subida del precio del material sanitario en caso de clínicas médicas u odontológicas.
O bien, en función del IPC. Una cuestión aún más relevante este año, después de que el 2022 se viera marcado por unos niveles de inflación no vistos en nuestro país desde los años 80.
Si una empresa quiere subir la tarifa que cobra por sus servicios ¿tiene que modificar los precios cliente a cliente? Por suerte no.
El módulo de servicios contratados de MN program permite actualizar el precio de las tarifas en bloque. De tal manera que, si una firma de abogados decide subir sus tarifas por servicios legales en el área mercantil, los precios se actualizarán para todos los clientes que disfrutan de dichos servicios.
Módulo de control: Una visión global de los servicios contratados por tus clientes
Hasta ahora nos hemos detenido en cómo puedes realizar la gestión de los servicios contratados por tus clientes de manera ágil y eficaz. Pero también entra en juego una dimensión analítica de enorme trascendencia.
El software de gestión de MN program cuenta con un módulo de control de los servicios contratados. Esta herramienta permite analizar a nivel macro los servicios contratados por todos los clientes de la empresa.
Para poder sistematizar, filtrar y analizar estos datos, el programa cuenta con la opción de crear informes y dashboards, con los indicadores que el negocio estime oportunos. De tal forma que se pueda saber, por ejemplo, cuánto se espera cobrar en los próximos tres meses en función de los servicios contratados en activo.
Así, el módulo de control cumple dos misiones de gran valor añadido para cualquier empresa:
- Observar de manera macro cuáles son los servicios contratados por tus clientes puede ser clave a la hora de tomar grandes decisiones y apostar por los servicios contratados más demandados o que generan una mayor cantidad de cobros. En detrimento de aquellos servicios que presentan una demanda inferior o que resultan menos rentables.
- La herramienta permite realizar una previsión de los cobros que se van a realizar en un periodo de tiempo determinado. Lo que supone una gran ayuda a la hora de trazar la planificación financiera de una compañía.
En definitiva, el módulo de servicios contratados y el programa de facturación de MN program ayudan a los negocios a sacarle todo el partido a su trabajo, contribuyendo a que gestionen los servicios contratados por sus clientes de manera eficaz, agilizando la facturación y, sobre todo, el cobro de dichos servicios.
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