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¿Qué es la herramienta de sincronización y conciliación bancaria?

La conciliación bancaria permite a las empresas asegurarse de que los movimientos bancarios coinciden con los de caja

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Los tiempos en los que acudíamos con nuestra cartilla al banco para que nos imprimieran los movimientos de una cuenta han pasado a mejor vida. Las entidades financieras disponen de aplicaciones web y móvil que nos permiten acceder a nuestras cuentas y comprobar su estado. Pero… ¿se puede agilizar aún más el proceso de supervisión de las cuentas? El software de gestión de MN program ha incorporado una nueva herramienta de sincronización y conciliación bancaria para agilizar la consulta de la información de las cuentas de un negocio, facilitar su coherencia con los registros del programa de facturación y asegurarse de que la contabilidad se realiza con exactitud.

Esta funcionalidad, que forma parte del módulo de tesorería de nuestro programa, tiene como misión ayudar a las empresas y autónomos a gestionar en cuestión de segundos la información de sus cuentas bancarias y la relación de los datos que figuran en el banco con la información disponible en el programa de facturación.

De tal forma que los negocios puedan sincronizar el programa de facturación con las cuentas bancarias dándole a un simple botón y comprobar que cada movimiento bancario está asociado a un cobro o pago de su facturación.

A continuación, vamos a abordar las claves de la herramienta de sincronización y conciliación bancaria que acabamos de implementar en la última versión de nuestro software, la 23.04.

Sincronizar las cuentas de tu banco

La herramienta de sincronización y conciliación bancaria permite, en primer lugar, sincronizar las cuentas de los bancos con los que trabaja un negocio cuando este lo desee.

En primer lugar, la empresa debe introducir en el apartado de Bancos del programa sus cuentas bancarias. A partir de ahí, la sincronización se realiza con suma facilidad.

Simplemente hay que hacer clic en un botón de sincronización. Y el software automáticamente procede a sincronizar la cuenta bancaria.

¿Qué información muestra el programa? El usuario puede ver tres indicadores de gran utilidad:

  • El saldo de la cuenta.
  • Check de sincronización, para saber que el saldo es actual.
  • Fecha de la última sincronización. En caso de no se haya sincronizado aún, se puede saber cuándo se realizó la última sincronización.

De esta manera, en cuestión de segundos, los negocios pueden conocer con precisión el saldo de cada una de sus cuentas y tenerlo en cuenta en la toma de decisiones. Por ejemplo, si el saldo de una cuenta es bajo, quizás sea mejor vincular un pago a otra cuenta en la que el saldo sea mayor.

Conciliación bancaria: Casar los movimientos con los cobros y pagos

Por otra parte, hemos implementado una funcionalidad que se complementa con la sincronización de las cuentas: la conciliación bancaria.

A partir de ahora, las empresas que trabajen con el software de gestión de MN program pueden comprobar:

  • El saldo de cada cuenta.
  • El saldo contabilizado (en el caso de que se trate de una empresa).
  • El importe pendiente por conciliar.

¿Qué es el importe pendiente por conciliar? La diferencia que existe entre el saldo que figura en el banco y el saldo contabilizado.

Por ejemplo, una empresa puede tener un movimiento en el banco, tras haber pagado un producto que adquirió, pero que dicho movimiento no figure en el programa de facturación o que no se haya asociado al movimiento bancario.

¿Cómo se procede a realizar la conciliación bancaria? Al igual que sucede con la sincronización es una acción sencillísima. El software abre una ventana en la que figuran:

  • A la izquierda, los movimientos de la cuenta que no tienen asociados un registro.
  • A la derecha, los registros que están pendientes de conciliar con movimientos en el programa de facturación: cobros, pagos, provisiones y suplidos.

De tal manera que en un simple vistazo se pueden ver comparar movimientos y registros y asociar unos con otros. Basta con seleccionar el movimiento y el registro que se desea conciliar y darle al botón de conciliación bancaria.

La conciliación bancaria es fundamental para evitar discordancias entre las cuentas y el programa de facturación

Sugerencias de conciliación bancaria

Para facilitar la conciliación bancaria, los profesionales de MN program han implementado, también, una automatización que detecta posibles casos que han de ser conciliados y se los recomienda al usuario. ¿Cómo se accede a esta funcionalidad?
Basta con hacer clic en el check Mostrar sugerencias de conciliación.

El programa autónomamente rastrea todos los registros y los movimientos bancarios para buscar concordancias. En primer lugar, busca por el importe. Por ejemplo, si un cobro no conciliado tiene un importe igual que un movimiento de la cuenta bancaria, es muy plausible que ambos estén asociados. Y, en segundo lugar, rastrea basándose en el concepto. Si volvemos al caso anterior, es posible que una factura emitida tenga un concepto similar que el ingreso bancario realizado por el cliente.

De tal forma que el software presenta los posibles casos ha conciliar, facilitando sobremanera el proceso de conciliación bancaria, agilizando esta acción y reduciendo la posibilidad de cometer errores.

Crear una factura emitida o recibida sin salir desde la herramienta de conciliación bancaria

¿Qué sucede si el software de gestión nos dice que no existen sugerencias de conciliación bancaria, pero, a la vez, comprobamos que sí hay un importe por conciliar?

En este caso, parece evidente que falta un registro por crear y es necesario asociarlo al movimiento correspondiente. Esta acción se puede hacer desde la propia herramienta de conciliación bancaria.

Así, el programa da la opción a los negocios de crear directamente tanto una factura emitida como una factura recibida. Al crear este documento, el software procede automáticamente a marcar el registro como conciliado, asociándolo al movimiento bancario en cuestión.

Si todo esto fuese poco, si se tiene activada la automatización de la contabilidad, el software envía la información a la contabilidad para que se ejecute la creación del pertinente asiento en el Diario. Todo ello sin que tú tengas que hacer nada. El ahorro de tiempo es enorme. Y, de paso, te evitas problemas con la Agencia Tributaria, en caso de que exista alguna imprecisión en los libros contables.

Ficha de banco: Movimientos de una cuenta y registros asociados a ella

Otro aspecto interesante de la herramienta de sincronización y conciliación bancaria es que las fichas de los bancos disponen de dos nuevas pestañas: movimientos y tesorería.

  • En la pestaña de movimientos se pueden consultar todos los movimientos de la cuenta bancaria en cuestión. Además, el software de gestión informa a los negocios sobre si cada uno de estos movimientos está o no conciliado.
  • En la pestaña de tesorería, aparecen todos los registros que figuran en el software de gestión vinculados a la cuenta bancaria.

Ayudar a los autónomos a realizar la conciliación bancaria

Finalmente, otra de las funcionalidades de la nueva herramienta de conciliación bancaria de MN program está pensada para ayudar a los autónomos a conciliar sus cobros y pagos con mayor facilidad.

Dentro de los cobros y pagos del software, hemos añadido un desplegable llamado Banco. De tal forma que cuando un profesional realiza un cobro o un pago, puede indicar a qué cuenta bancaria va asociado. De tal forma que, si accedo a la cuenta del banco en el software, puedo indicar que el movimiento se corresponde con el registro y el campo Banco se cubre automáticamente.

En definitiva, la herramienta de conciliación bancaria está pensada para facilitar la gestión económica de cualquier tipo de empresa o profesional, ayudándolos a conciliar los datos del programa de facturación con los movimientos de las cuentas bancarias. Consiguiendo, así, que no se produzca ningún error o incoherencia en un aspecto tan delicado para cualquier negocio como la gestión de las cuentas bancarias.

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