Por qué debes contar con un sistema de registro de jornada digital cuanto antes
La importancia de un sistema de registro de jornada digital
El RD que obligará a las empresas a implementar un sistema de registro de jornada digital está a punto de ser aprobado
Tras el rechazo del Congreso de los Diputados a reducir por ley la jornada laboral máxima de las actuales 40 horas semanales hasta las 37,5 horas, el Ministerio de Trabajo puso en marcha la aprobación de un Real Decreto para obligar a todas las empresas a contar con un sistema de registro de jornada digital.
¿Cuál es el objetivo de imponer el registro horario digital por decreto? Poner coto en nuestro país a la realización de horas extras no registradas ni remuneradas.
A diferencia de una ley, que debe ser aprobada por el poder legislativo, los RD son aprobados directamente por el Consejo de Ministros. De tal forma que el Gobierno no necesita contar con una mayoría parlamentaria para establecer la obligatoriedad de usar un sistema de registro de jornada digital.
¿Cuándo verá la luz esta nueva obligación laboral? Los trámites se comenzaron a finales de 2025 y se espera que se completen en el primer trimestre de 2026. Además, en su versión actual, la norma establece un periodo de 20 días desde su publicación en el BOE para entrar en vigor.
De ahí que sea previsible que, en los próximos meses, cualquier empresa de nuestro país deba contar con un software de registro horario gratis o de pago que cumpla con las exigencias de la nueva normativa.
Más allá de que disponer de un sistema de registro de jornada digital vaya a ser obligatorio, esta clase de solución trae consigo múltiples beneficios para las empresas.
A continuación, vamos a contarte todo lo que debes tener en cuenta a la hora de implementar un sistema de registro de jornada digital.
Las ventajas de la autonomía de los trabajadores a la hora de fichar
Uno de los elementos clave de cualquier sistema de registro de jornada digital es que la responsabilidad a la hora de fichar recae en cada trabajador en particular.
De tal forma que, de manera personal y directa, los profesionales registran:
- El inicio y final de su jornada.
- Los descansos que entran dentro de la jornada laboral.
- Las pausas que no se contabilizan dentro de la jornada. Por ejemplo, la hora de comer en los turnos partidos.
Todo ello en un par de clics y con el programa emitiendo alertas para que los profesionales no se olviden de marcar el inicio o el final de su jornada.
Además, los programas de control horario permiten a los trabajadores tener acceso a sus fichajes y comprobar si se han retrasado o si han realizado horas extras.
Igualmente, esta clase de software es clave a la hora de validar modificaciones en los registros originales para subsanar errores.
Todo ello redunda en que las empresas tienen que emplear muy poco tiempo en controlar la jornada laboral de sus profesionales y que el registro horario se realizar de una forma eficiente y precisa.
Un control total y sencillo del tiempo de trabajo para prevenir errores, desviaciones y conflictos
Precisamente, frente al uso del papel para registrar las jornadas diarias, el uso de un sistema de registro de jornada digital facilita el control empresarial.
¿Por qué? En una sola pantalla el personal de Recursos Humanos o el líder de un equipo o departamento puede visualizar si los trabajadores:
- Tienen retrasos injustificados.
- Se retrasan al iniciar la jornada o al volver de los descansos de manera habitual.
- Han realizado horas extras no previstas.
- Tienen demasiadas horas extras acumuladas.
- En dónde han fichado los profesionales si el sistema de registro de jornada digital dispone de la funcionalidad de geolocalización de los fichajes.
Este caudal de información es crítico para:
- Ponerle coto a los retrasos.
- Organizar mejor la carga de trabajo para reducir la realización de horas extras.
- Tomar medidas en caso de que las horas extras sean habituales, como contratar a más personal.
- Planificar mejor el calendario laboral para contar con más profesionales en los momentos del año en que se realizan más horas extras.
- Gestionar las horas extras con eficacia para que las mismas sean compensadas con descanso o remuneradas.
- Prevenir fraudes, como el hecho de que un trabajador fiche desde un lugar distinto a donde debería encontrarse.
- Evitar conflictos laborales con los trabajadores y sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.
Transparencia con los profesionales en lo relativo al tiempo de trabajo y las horas extras
Precisamente, en la prevención de conflictos laborales juega un rol fundamental la transparencia.
Al implementar un sistema de registro de jornada digital en una empresa, se dota a los trabajadores de una mayor responsabilidad en el cumplimiento de esta obligación legal y, también, se facilita el acceso a la información sobre sus fichajes.
De esta manera, cada profesional puede:
- Llevar un control de su jornada y detectar de manera autónoma retrasos para corregirlos.
- Saber cuántas horas extras ha trabajado y comprobar que se lleva a cabo su compensación o remuneración.
- Detectar errores cometidos al fichar. Por ejemplo, que un profesional se haya olvidado de registrar el final de su jornada y esto haya provocado un cálculo erróneo de las horas trabajadas.
- Corregir los errores cometidos.
- Fichar desde cualquier lugar usando un dispositivo conectado a internet, lo que facilita el control de las jornadas que no se llevan a cabo en la sede de la empresa.
- Poder registrar su jornada laboral aunque teletrabaje.
- Acceder en cualquier momento a sus fichajes.
Cómo deberá ser un sistema de registro de jornada digital para cumplir con la normativa
El borrador del RD que impondrá el uso de un sistema de registro de jornada digital en las empresas establece que dicho sistema debe ser objetivo, fiable, accesible y garantizar el derecho a la intimidad y la protección de datos de los trabajadores.
Además, la futura normativa contempla las características básicas que debe tener esta clase de sistema:
- Permitir registrar el contenido mínimo de los fichajes: identificación del trabajador, régimen de jornada, inicio y final de cada jornada y de cada pausa dentro de la jornada que no sea tiempo efectivo de trabajo, modalidad de trabajo, tipología de las horas trabajadas, totalización diaria y mensual de las jornadas realizadas, identificación y autorización de las modificaciones realizadas en los registros.
- La alteración de los asientos debe realizarse con la autorización tanto de la empresa como del trabajador. Si no existe un acuerdo, se debe reflejar la discrepancia del trabajador.
- Generar copias del resumen de las horas trabajadas a lo largo del mes para entregárselas a los trabajadores junto a sus nóminas.
- Los fichajes deben conservarse durante 4 años.
- Los trabajadores y sus representantes legales tienen que poder acceder de forma inmediata y en cualquier momento a los fichajes y sus modificaciones en el centro de trabajo.
- En el caso de la Inspección de Trabajo, el acceso a la información deberá poder ser tanto presencial como de forma remota. De ahí que el sistema de registro de jornada digital deba permitir la conexión en remoto de los inspectores.
Disponer de pruebas veraces en caso de conflicto
Desde que sea obligatorio el uso de un sistema de registro de jornada digital, no solo la Inspección de Trabajo podrá analizar la información de los fichajes en el transcurso de una investigación.
Así, es importante remarcar que esta clase de herramienta supone una enorme ayuda para los negocios en caso de desavenencias con los trabajadores sobre la duración de la jornada laboral o la gestión de las horas extras.
¿Por qué? Dota de la máxima seguridad al proceso. Un trabajador no puede alterar sus asientos sin la autorización de la empresa y tampoco puede fichar desde un lugar en el que no debería encontrarse durante su jornada laboral.
Además, las empresas que usan un sistema de registro de jornada digital cuentan con pruebas veraces que se pueden usar en el transcurso de una inspección o en un juicio.
Las empresas tendrán que contar con un protocolo interno de registro horario
Otro de los motivos por los que es recomendable implementar un sistema de registro de jornada digital cuanto antes es que las empresas tendrán que elaborar, también, un protocolo de organización y documentación del registro de jornada.
Este documento, que debe elaborarse tras consultar a los representantes legales de los trabajadores, tiene que incluir:
- El procedimiento de creación de los asientos y de modificación de los fichajes.
- La información que deberán quedar registrada en los fichajes.
- El sistema de evaluación periódica del sistema.
Por lo tanto, antes de elaborarlo es imprescindible contar ya con un sistema de registro de jornada digital, puesto que el documento funcionará como una hoja de ruta para facilitar su uso.
Será obligatorio formar a los trabajadores en el uso del sistema de registro de jornada digital
Igualmente, el borrador del Real Decreto establece que las empresas deben formar a los trabajadores para que sepan usar el sistema de registro de jornada digital.
De ahí que sea recomendable que los negocios opten por un programa de registro horario sencillo e intuitivo, cuya curve de aprendizaje sea mínima.
Sobre todo, si tenemos en cuenta que esta formación será computada como tiempo de trabajo efectivo y que deberá ser sufragada por el negocio.
Así, cuanto antes se cuente con un sistema de registro de jornada digital, más fácil resultará que los trabajadores estén plenamente formados en el momento en que su uso sea obligatorio legalmente. Evitando, así, la comisión de errores y quebraderos de cabeza.
En definitiva, cientos de miles de empresas ya usan un sistema de registro de jornada digital. Sin embargo, aún hay muchos negocios que siguen usando papel o Excel para llevar un control de los fichajes de los trabajadores. Esta forma de controlar el horario de las plantillas es poco operativa, reduce la capacidad de supervisión de las empresas, genera conflictos y, en breves, dejará de ser válida legalmente.