Las 10 claves de un software CRM para pymes

Un software CRM para pymes permite a los negocios captar más clientes, fidelizar a los consumidores, generar más ventas e incrementar su productividad

Lo más importante para una empresa son sus clientes, el talento que la conforma y los servicios que presta o los productos que lanza al mercado. Pero no debemos olvidarnos de un aspecto fundamental: los activos tecnológicos. En la era de las innovaciones continuas y la digitalización, la tecnología no solo es muy útil para todas las empresas, sino directamente necesaria. Si tu competencia tiene una herramienta tecnológica que le ayuda a vender más cuenta con una ventaja competitiva que puede dejarte rezagado en la feroz batalla por captar clientes.

Por eso, es fundamental que los negocios dispongan de programas que les hagan la vida más fácil, les ayuden a trabajar mejor y les permitan optimizar su estrategia comercial. ¿De qué programas hablamos? Por ejemplo, de un software CRM para pymes. Una herramienta que sirve para gestionar todos los aspectos relacionados con los clientes.

¿Qué es un software CRM? Un programa integral que, como su nombre indica (Customer Relationship Management) es un gestor de las relaciones con los clientes. En él se pueden crear bases de datos de clientes, almacenar toda la información sobre ellos en sus fichas, determinar qué campos conforman estas fichas, hacer un seguimiento de cada oportunidad de negocio para lograr convertirla en venta, centralizar todas las comunicaciones con los clientes y potenciales, analizar el desempeño comercial y lanzar campañas para incrementar las ventas.

En este artículo, vamos a contarte las 10 claves de un software CRM para pymes, para que puedas sacarle todo el partido a esta herramienta y conseguir que tu negocio crezca y se consolide.

Sistematizar la información de los clientes y almacenarla de forma segura

Para muchas pequeñas y medianas empresas, la digitalización es una cuestión abstracta, incluso, un significante vacío. Sin embargo, herramientas como un software CRM para pymes sirven para entender qué implica digitalizar un negocio y cómo este proceso se traduce en un incremento de las ventas, la productividad y la rentabilidad.

En primer lugar, porque gracias al software CRM para pymes, las empresas pueden sistematizar toda la información sobre sus clientes, almacenándola en un único programa en el que los datos se encuentren seguros, se realicen copias de seguridad y la información esté accesible en todo momento.

¿Por qué es esto importante? Vivimos en un mundo en el que la información es poder y los datos son esenciales. Si en una única ventana se pueden consultar todos los datos sobre un cliente e incorporar nueva información, la gestión de dicho cliente será mucho más sencilla y ágil.

Además, el software CRM para pymes permite encontrar cualquier dato en cuestión de segundos, facilitando su búsqueda por cualquier criterio.

A ello hay que sumar que al tener toda la información centralizada, la empresa se asegura de que:

• Los datos no se pierden ni se traspapelan.
• Solo existe una única versión de la información, evitando contradicciones y malentendidos.
• Todas las personas involucradas en la relación con un cliente pueden consultar la información e incorporar nuevos datos que faciliten la venta.

También es importante tener en cuenta la seguridad. La protección de datos se ha transformado en una cuestión capital en los últimos años. La aprobación de normas como el RGPD o la LOPD han aumentado los requisitos de seguridad que tienen que cumplir las empresas, también las pequeñas y medianas, a la hora de tratar y proteger los datos de sus clientes. El software CRM para pymes ayuda a estos negocios a cumplir con la normativa en vigor y securizar los datos de sus clientes sin tener que preocuparse por esta cuestión.

Captar y administrar leads con la máxima eficacia

¿El software CRM para pymes solo sirve para gestionar los datos de los clientes? Por supuesto que no. Otra funcionalidad esencial de este programa es la captación y administración de los leads, es decir, de los clientes potenciales. El software CRM para pymes de MN program cuenta con herramientas para automatizar la captación de leads provenientes de webs especializadas y, además, pone a disposición de las empresas los formularios web, unas herramientas que permiten captar clientes potenciales desde webs corporativas, redes sociales o campañas de marketing. Los leads que se obtienen por estas vías se trasladan de forma automática al software CRM para pymes, creando una ficha para cada uno y poniendo en marcha su gestión individualizada.

Desde el software CRM para pymes se pueden distribuir los leads entre los diferentes comerciales o profesionales de una empresa, para que cada uno de ellos se ponga en contacto con el cliente potencial, a través del teléfono, el email, el WhatsApp o, incluso, visitándolo de forma presencial.

Todos los intercambios comunicativos y negociaciones que se produzcan entre los comerciales y los leads se pueden registrar en el programa para seguir avanzando en el objetivo fundamental: convertir a los leads en clientes reales.

Gestionar las oportunidades y presupuestos de forma ágil

Precisamente, uno de los aspectos esenciales de un software CRM para pymes es que ayuda a las empresas a gestionar sus oportunidades, tramitar los presupuestos e incrementar la conversión en ventas de las oportunidades. ¿Por qué? Este programa permite realizar todas las gestiones con un cliente. No solo registrar la información sobre lo que se ha hablado con él, sino también generar presupuestos de manera ágil, enviarlos a los clientes y facilitar su firma o aceptación. Todo ello sin salir del software CRM para pymes en ningún momento.

Gracias al programa es posible supervisar de manera continua cada oportunidad y evitar que caiga en el olvido. Por desgracia, muchos clientes interesados en contratar un servicio o comprar un producto no aceptan el presupuesto a la primera y lo firman al instante, sino que el negocio debe gestionar un proceso de negociación e impactar periódicamente en el cliente hasta que el presupuesto se acepta.

En el software CRM para pymes es posible controlar en un solo vistazo en qué estado se encuentra una oportunidad: si se ha enviado un presupuesto, si todavía no, si se ha enviado, pero se ha rechazado, si se está negociando, si falta la aceptación del cliente, etc.

Una vez que la negociación se cierre con éxito, el software CRM para pymes debe ayudar a los negocios a agilizar la firma o aceptación del cliente. Por ejemplo, mediante la solución de MN program se puede enviar a través de una URL el presupuesto por email o WhatsApp y el cliente, sin necesidad de descargar ningún documento o aplicación, puede firmarlo tras pulsar en la URL y consultar que está de acuerdo. ¿Cómo? Mediante un solo clic.

Acto seguido, esta aceptación se registra en el programa. Es decir, que la información no solo se centraliza, sino que se actualiza de forma automática.

Llevar a cabo una atención post-venta sólida

¿Una vez que la venta se cierra el software CRM para pymes ya no resulta útil? Al contrario, este programa es esencial durante la atención post-venta. ¿Por qué? Ofrece una panorámica amplia sobre cada cliente, los servicios que ha contratado, sus características y sus necesidades. De tal manera que el negocio puede ofrecerle la mejor atención post-venta, tanto si lo hace de forma reactiva o activa:

• Reactiva. A veces se produce alguna incidencia o a los clientes les surge alguna duda y se ponen en contacto con el negocio. El software CRM para pymes facilita la resolución de cualquier duda, ayudando a los profesionales a encontrar cualquier dato en cuestión de segundos, disponer de información plenamente actualizada y permitiéndoles incorporar nuevos datos a las fichas de clientes. De ahí que este programa sea esencial para las empresas que desean ofrecer a sus clientes una atención de calidad y personalizada.
• Activa. Desde el software CRM para pymes debe resultar posible enviar un email o un WhatsApp a un cliente para interesarse por su nivel de satisfacción. En el caso de la solución de MN program, el software, además, cuenta con un módulo de valoraciones y otro de cuestionarios para conocer las opiniones de los clientes, sistematizarlas y poder extraer conclusiones que contribuyan a mejorar los servicios que presta una empresa o los productos que comercializa.

Mejorar la comunicación con los clientes

Asociada directamente con la cuestión anterior nos encontramos con uno de los pilares básicos de un software CRM para pymes: la optimización de la comunicación entre un negocio y sus clientes.

Paradójicamente, la revolución tecnológica que estamos viviendo y la emergencia del mundo digital, nos ha llevado a apreciar aún más el trato humano y a entender la importancia de la comunicación.

Si una empresa quiere fidelizar a sus clientes y conseguir que sigan siéndolo durante mucho tiempo, ha de ser capaz de comunicarse con ellos de forma fluida a lo largo del tiempo.

El software CRM para pymes facilita la consulta de todos los intercambios comunicativos: emails, llamadas telefónicas, WhatsApps entre una empresa y un cliente. De tal manera que el profesional que se comunique con un cliente en cada momento podrá estar plenamente informado para prestarle un servicio de altísima calidad y construir una relación una relación de confianza, un aspecto central a la hora de fidelizar a los clientes.

Analizar los datos para mejorarlos

A lo largo de esta guía sobre el software CRM para pymes hemos hecho hincapié en que este programa permite almacenar, sistematizar, securizar y consultar una ingente cantidad de datos sobre los clientes y potenciales. Pues bien, esto implica que el software CRM para pymes es una herramienta analítica de primer nivel para un negocio.

Cualquier empresa, sin importar su sector económico, puede crear informes con los principales indicadores sobre sus clientes y su actividad comercial: qué servicios se han vendido más en un determinado periodo de tiempo, qué agentes comerciales han hecho más ventas, cuántos presupuestos generados no se han conseguido cerrar con éxito… Podríamos listar un sinfín de indicadores que ayudan a las pymes a entender su desempeño comercial.

Hasta la aparición del software CRM para pymes, el análisis de los datos parecía un terreno vedado para las grandes empresas. ¿Por qué? El procesamiento de la información consumía muchos recursos económicos y humanos.

Este programa democratiza el acceso a los datos, ya que el proceso de crear informes es muy sencillo y los datos se ofrecen tanto en forma de tabla como de gráfico, para facilitar su visualización y comprensión. Además, en el caso del software CRM para pymes de MN program, se puede automatizar la creación de informes e, incluso, programar su envío a través de email con la periodicidad que se desee.

Por ejemplo, el director comercial de una pyme puede recibir todos los días a las 9 de la mañana un informe con las ventas generadas el día anterior, distribuidas entre los diferentes comerciales de la empresa.

Automatizar acciones administrativas para incrementar la productividad

Precisamente, la automatización es otro de los aspectos esenciales para entender cómo funciona el software CRM para pymes y por qué puede ser de gran utilidad.

Este programa permite automatizar numerosas tareas administrativas y, gracias a ello, agilizarlas. Y no nos referimos solo al análisis de los datos, sino también a la creación de presupuestos, que se pueden generar usando presupuestos predefinidos o al establecimiento de reglas, gracias al módulo RPA, que permitan automatizar acciones. Por ejemplo, si se establece que un presupuesto ha sido como aceptado en la ficha del cliente, se le envía un email para que lo firme de manera automática y cuando esto suceda, se actualiza la información en el software CRM pra pymes también de forma automática.

Las pequeñas y medianas empresas destinan, a lo largo del año, cientos de horas a realizar acciones meramente administrativas como la que acabamos de describir. El software CRM para pymes les ayuda a automatizar todas aquellas actividades relacionadas con sus clientes que no requieren el talento humano para llevarse a cabo con éxito.

Atender a los clientes en cualquier momento y lugar

Como apuntamos antes, en muchas ocasiones los comerciales de una empresa acuden a visitar a sus clientes in situ. Para facilitar su labor es fundamental que puedan acceder a la información de los clientes que visitan. De ahí que la movilidad sea un aspecto a tener en cuenta a la hora de contratar un software CRM para pymes.

En el caso de la solución de MN program, las empresas pequeñas y medianas pueden usar el módulo de movilidad para conectarse a las herramientas básicas del programa de gestión desde cualquier lugar. Lo único que necesitan los profesionales es disponer de un dispositivo con acceso a internet, por ejemplo, su smartphone.

De esta manera, pueden atender a sus clientes de forma integral y tomar notas sobre el encuentro sin tener que esperar a llegar a la oficina. En el móvil tendrán todos los datos sobre clientes, potenciales, tareas e, incluso, su agenda.

Lanzar campañas comerciales para vender más

Captar nuevos clientes es un objetivo central de cualquier estrategia comercial, pero no es menos importante fidelizar a los consumidores que ya han confiado en la empresa. Ambas cuestiones se pueden solventar gracias a un software CRM para pymes integral. ¿Por qué?

Gracias a este programa se pueden segmentar las bases de datos de clientes y potenciales y diseñar campañas específicas para targets de consumidores concretos.

Por ejemplo, en el caso de los leads, es posible diseñar una campaña comercial centrada en hacerle una oferta a los clientes que estuvieron interesados en un servicio en concreto pero no llegaron a contratarlo.

Mientras que, en lo relativo a los clientes, una empresa puede saber qué clientes han contratado un servicio concreto y ofrecerles otro que sea complementario o un descuento en su siguiente compra.

Si se dispone de un software CRM para pymes integral es posible crear y enviar campañas e, incluso, programarlas. De tal manera que se envíe en bloque un correo o un WhatsApp con una oferta concreta a todos los clientes que se desee porque se ajustan al target en el que se desea impactar.

De esta manera, toda la información volcada en el software CRM para pymes se transforma en una excelente materia prima para mejorar la estrategia comercial y conseguir incrementar las ventas, ya sea captando nuevos clientes o fidelizando a los que ya han contratado un servicio o adquirido un producto con anterioridad.

Beneficiarte de la conexión del software CRM para pymes con la agenda o el programa de facturación

Más allá de todas las funcionalidades del software CRM para pymes hay que tener en cuenta su capacidad de interrelacionarse con otras herramientas y, por lo tanto, enriquecerse. ¿Qué queremos decir con esto? Si dispones de un programa de gestión empresarial que incluya un software CRM para pymes, pero también una herramienta de facturación, una agenda o una solución de control horario podrás gestionar todo tu negocio sin salir de este software.

Por ejemplo, en el caso del programa de gestión de MN program, desde el software CRM para pymes se puede consultar el histórico financiero de cada cliente, gracias a que la herramienta bebe de los datos de la facturación y la contabilidad del negocio.

La integración de todas las soluciones digitalizadoras esenciales para las pequeñas y medianas empresas enriquece su forma de trabajar y les permite ofrecer a sus clientes un servicio de altísima calidad.

En definitiva, un software CRM para pymes puede marcar un antes y un después en una empresa, ayudándola a gestionar a sus clientes a lo largo del tiempo de manera eficaz, reduciendo tareas improductivas, agilizando los procesos de compra y logrando convertir las oportunidades en ventas.

Todas las personas que se han aventurado en el terreno empresarial saben que levantar un negocio y lograr que se consolide no es una tarea sencilla. Un software CRM para pymes es una solución que facilita la actividad comercial y ayuda a los negocios a vender más, ofrecer una atención al cliente mejor y optimizar su forma de organizarse.