Las 10 claves de un software de gestión de clínicas
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Médicos, odontólogos, fisioterapeutas, psicólogos o centros de estética pueden usar un software de gestión de clínicas para prestar el mejor servicio a sus pacientes
«La salud es la verdadera riqueza y no las piezas de oro o plata», con estas palabras, Mahatma Gandhi, una de las personalidades más influyentes del S. XX, vino a decirnos algo que, a veces, se nos olvida: la salud y el bienestar son unas de las cosas más importantes de nuestras vidas. Por ello, la ciencia y la tecnología buscan de forma continua mejorar la forma en la que los profesionales de la salud pueden cuidar y sanar a las personas.
Uno de estos avances que los profesionales y los centros pueden usar en su día a día es un software de gestión de clínicas. Es decir, un programa que digitalice de forma integral todos los aspectos relacionados con los pacientes, desde sus historiales hasta la concertación de citas, pasando por el cobro de las consultas y los tratamientos o la protección de los datos médicos.
Los centros médicos de especialidades, las clínicas odontológicas, los fisioterapeutas o los centros de estética son claves para el bienestar y la salud de las personas. Para que los profesionales puedan ofrecer la mejor atención a sus pacientes y trabajar de manera ágil es crucial que dispongan de una solución como un software para clínicas que aúne herramientas para el cuidado de la salud (historial clínico, tratamientos, odontograma, recetas…), con módulos de gestión empresarial (agenda, facturación, contabilidad…).
En este artículo, vamos a desgranar las 10 claves de un software de clínicas integral, capaz de convertirse en un aliado de las empresas y los profesionales que salvaguardan la salud y el bienestar de la sociedad.
1. Maximizar la ocupación de la agenda
La agenda es una herramienta de trabajo y organización esencial para las organizaciones del sector de la salud. ¿Por qué? A través de ella programan las citas de sus pacientes.
Por eso, la agenda debe ser una solución completa e interconectada con todos los módulos del software de gestión de clínicas. Desde la agenda no solo se pueden administrar y consultar las citas con suma facilidad, sino que se puede acceder a todas las funcionalidades clave: realizar cobros, acceder al historial clínico o al odontograma de los pacientes, ir a sus fichas, comunicarse con ellos a través de email o WhatsApp…
Una buena agenda se caracteriza, también, por su alto nivel de usabilidad y personalización. Permite emplear códigos de colores para diferenciar entre tratamientos o profesionales. La herramienta ha de contar con iconos muy visuales y claros para que en un solo vistazo se puedan entender los datos clave de cada cita.
Además, debemos destacar dos funcionalidades esenciales de la agenda del software de gestión de clínicas: la posibilidad de activar una reserva online y el envío de mensajes para recordar las citas y facilitar la confirmación o la cancelación de las mismas.
Confirmación y cancelación de las citas para evitar huecos libres
Desde la agenda se pueden enviar correos, sms o WhatsApps en bloque a los pacientes que tienen una cita programada en los próximos días para recordarles sus citas y evitar que se olviden de ellas.
Además, en el mensaje, que se puede personalizar al gusto de cada centro sanitario, es posible incorporar un enlace para que o bien cancelen la cita si no pueden acudir a ella, o bien confirmen su asistencia. De esta manera, las clínicas y los profesionales evitan encontrarse con cancelaciones inesperadas que lastren la ocupación de sus agendas.
Una vez que el paciente indique, con un solo clic, que va a acudir a la cita o que, por el contrario, desea cancelarla, la información se actualiza automáticamente en el software de gestión de clínicas. De tal manera que, en un solo vistazo, se puede ver en la agenda qué citas están confirmadas y cuáles han sido canceladas para intentar programar otra cita en su lugar.
Asimismo, al pulsar en cancelar una cita, el software de gestión de clínicas le ofrecerá al paciente reprogramar su cita para otro día, lo que nos conduce directamente hacia la herramienta de reserva online.
Reserva online: Que los pacientes programen sus citas
Otra funcionalidad a destacar del software de gestión de clínicas en lo relativo a la maximización de la ocupación de la agenda es la reserva online. Esta herramienta permite a los pacientes programar de forma autónoma sus citas, seleccionando el centro sanitario que desean escoger (en el caso de que la empresa disponga de varios centros), la especialidad (para los centros que ofrecen múltiples especialidades) y el profesional.
Un software de gestión de clínicas integral permite incorporar la reserva online a las webs de las clínicas, así como enviar un enlace para acceder a ella a través de email o WhatsApp.
De esta manera, los profesionales de las clínicas y los centros no tienen que gestionar manualmente la agenda, sino que abren la posibilidad de que cada paciente concierte citas de forma autónoma.
2. Reprogramar citas y avisar a los pacientes de las renovaciones de tratamientos y las revisiones
¿Qué sucede con las citas canceladas que el paciente no ha reprogramado? El software de gestión de clínicas facilita la tarea de reprogramar las citas. ¿Cómo? A través de una herramienta de recall. Mediante esta funcionalidad se pueden enviar emails y WhatsApps en bloque a todas las personas que cancelaron una cita o no acudieron a ella. Asimismo, también es posible llamarlas por teléfono sin salir del programa.
Por otro lado, la herramienta de recall también es de gran ayuda para gestionar las citas periódicas. Muchos centros médicos de especialidades recomiendan a sus pacientes acudir a revisiones anuales. En la mayoría de clínicas estéticas, los tratamientos requieren una renovación periódica para que los pacientes puedan seguir disfrutando de sus beneficios. Los tratamientos dentales han de revisarse de forma continua para comprobar que están generando los efectos deseados. Podríamos seguir listando muchos otros ejemplos.
Pues bien, el software de gestión de clínicas permite establecer recalls para obtener un listado con los pacientes que deberían concertar una cita. El profesional que trabaje con el programa podrá llamarlos uno a uno o enviarles WhatsApps y correos en bloque.
Es más, los mejores programas para clínicas permiten automatizar el envío en bloque de mensajes 100% personalizables a los pacientes que han de renovar un tratamiento o acudir a una revisión.
3. Gestionar las fichas de pacientes de forma ágil
La columna vertebral de todo programa de gestión son las bases de datos. En ellas se almacena y sistematiza toda la información sobre clientes, potenciales, profesionales o proveedores.
En lo que respecta al software de gestión de clínicas, juega un papel crucial la base de datos de pacientes. ¿Por qué? La ficha de cada paciente recopila todos los datos relevantes sobre él. Desde la ficha se puede consultar su historial médico, pero también controlar su expediente económico para saber si se le han cobrado todos los tratamientos y consultas que ha recibido.
Además, en las fichas aparece toda la información de contacto y es posible establecer avisos emergentes para que ningún profesional pueda pasar por alto alguna cuestión de enorme importancia, por ejemplo, una alergia grave.
Otro aspecto interesante de las fichas del software de gestión de clínicas es que deben adaptarse al 100% a las necesidades de cada clínica o centro. De tal manera que sus campos son totalmente editables y se pueden establecer tantos campos como la clínica desee.
Asimismo, también debemos destacar que la posibilidad de que un software de gestión de clínicas disponga de una herramienta para detectar y fusionar fichas duplicadas en cuestión de segundos.
Esto es fundamental en un terreno tan sensible como el de la salud y el bienestar, porque de esta manera se evita la posibilidad de que un mismo paciente tenga dos fichas diferentes y, por lo tanto, su historia clínica, sus datos médicos y los tratamientos que ha recibido estén segmentados y la información pueda traspapelarse.
4. Acceder a la historial de los pacientes en un segundo y gestionar los tratamientos
Si hay una cuestión capital para todos los profesionales de la salud esa es, sin duda alguna, el historial clínico de los pacientes. Para los centros médicos de especialidades, las clínicas odontológicas o los centros de estética es fundamental poder saber en todo momento qué tratamientos ha recibido un paciente con anterioridad, así como conocer todos sus datos médicos, por ejemplo, si tiene algún tipo de alergia.
Historial clínico
La historia clínica es una herramienta de trabajo básica, de ahí que deba ser fácil no solo consultar su información, sino también introducirla.
Por ello, los mejores software de gestión de clínicas permiten visualizar en una sola pantalla las diferentes veces que un paciente ha acudido al centro y la información relevante de cada consulta (motivo, antecedentes, diagnóstico, tratamientos, qué profesional lo ha atendido…).
Además, es posible filtrar los datos del historial clínico en un solo clic por doctor, especialidad, diagnóstico o fecha.
Asimismo, la introducción de la información se puede realizar de forma rápida y personalizada. El profesional que la introduce decide qué datos incorpora en función de la especialidad, el tratamiento o la prueba médica a la que se ha sometido el paciente. Así, se pueden incluir datos, tablas, fechas, notas…
Otro aspecto clave es que se pueden incorporar al historial clínico informes, imágenes, radiografías… Y todos los documentos importantes en lo que respecta a la salud de los pacientes.
Odontograma
El odontograma vendría a ser el historial clínico de nuestras dentaduras. Hoy en día, existen software de gestión de clínicas que disponen de una herramienta de odontograma moderna y visual que permite analizar cada pieza dental, gestionar los tratamientos de forma integral e, incluso, realizar presupuestos para cada tratamiento.
Junto con la agenda, el odontograma es la gran funcionalidad del software de gestión de clínicas dentales. Una herramienta de enorme valor añadido para ayudar a los odontólogos a prestar la mejor atención a sus pacientes y gestionar y planificar los tratamientos e intervenciones que realizan, así como su cobro.
Desde el odontograma se pueden gestionar cuestiones de vital importancia como las recetas médicas o los pedidos a laboratorio e, incluso, asignar citas y visualizarlas sin salir del módulo.
Además, en los mejores programas del sector, uno de los tratamientos más importantes para las clínicas odontológicas, las ortodoncias, dispone de un módulo específico con una hoja clínica en la que se vuelca la información sobre esta especialidad.
5. Gestionar la documentación y las pruebas médicas
Todas las empresas tienen que gestionar documentos, pero en el caso de las clínicas y los centros sanitarios, la gestión de la documentación es una cuestión muy sensible. ¿Por qué? Entran en juego documentos como los consentimientos médicos, que los pacientes deben firmar antes de someterse a muchos tratamientos.
El software de gestión de clínicas facilita la firma de los documentos, su almacenamiento y su consulta para cumplir con la normativa en vigor. ¿Cómo? Gracias al módulo de firma electrónica. Los profesionales y las clínicas pueden decidir qué modalidad de firma electrónica emplear:
- Firma con certificado digital.
- Firma a través de Wacom o tablet para que el paciente firme in situ.
- Firma electrónica simple. Esta solución permite enviar a los pacientes un email o un WhatsApp con un enlace para que de forma ágil y eficaz los pacientes puedan firmar los consentimientos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Más allá de los consentimientos, otros documentos clave para el sector de la salud son las pruebas médicas. Los software de gestión de clínicas más potentes del mercado son capaces de interconectarse con los equipamientos clínicos para que los resultados de las pruebas que se realizan con ellos se vuelquen automáticamente en el programa y se puedan consultar en los historiales clínicos de los pacientes.
También importante destacar que un software de gestión de clínicas integral facilita la gestión de todos los documentos, no solo los de naturaleza médica, por ejemplo, los presupuestos. Cualquier documento se puede adjuntar a una ficha de un paciente, almacenar de forma segura y consultar de manera rápida. ¿Por qué? El programa dispone de un buscador inteligente que rastrea las bases de datos en la búsqueda de información por cualquier criterio. Además, los documentos se pueden organizar en árbol, enviar por email o WhatsApp e imprimir.
6. Recetas, presupuestos, comisiones, bonos… Un software de gestión de clínicas 100% adaptado a cada área del sector
Más allá de las diferentes herramientas que hemos ido describiendo, debemos señalar una de las claves de bóveda del software de gestión de clínicas: es un programa que se adapta a las necesidades, características y particularidades de las empresas y los profesionales del sector. ¿Cómo lo consigue? Gracias a herramientas de enorme utilidad para las clínicas médicas, los odontólogos, los centros de estética o los fisioterapeutas:
- Recetas. Las recetas son fundamentales para los especialistas y los odontólogos. Un software de gestión de clínicas debe facilitar y agilizar la creación de recetas, su almacenamiento en el historial del paciente y la posibilidad de imprimirlas.
- Presupuestos. Los centros odontológicos y las clínicas de estética crean presupuestos de forma continua para que los pacientes sepan con exactitud cuánto cuesta un tratamiento. Gracias al programa es posible crearlos, modificarlos y hacerles un seguimiento exhaustivo para aumentar el nivel de conversión.
- Comisiones. En muchos centros y clínicas los profesionales cobran por tratamiento o consulta o reciben una comisión a cambio, en función de las citas que han tenido a lo largo del mes. El software de gestión de clínicas facilita el cálculo y el pago de las comisiones a los profesionales.
- Bonos. Muchas clínicas estéticas y centros de fisioterapia comercializan bonos con sus tratamientos, para premiar a los pacientes que se someten a un tratamiento de forma recurrente. Por eso, el programa de gestión de la salud dispone de un módulo de bonos que permite gestionarlos de forma integral para prestar el mejor servicio a los pacientes y dinamizar la contratación de los tratamientos.
7. Realizar la facturación, los cobros y la contabilidad de manera sencilla
Precisamente, los módulos de comisiones y bonos nos conducen hacia un aspecto esencial para cualquier empresa, también para las clínicas y los centros del ámbito de la salud: la gestión económica.
El software de gestión de clínicas permite realizar la facturación, cobrar los tratamientos y las consultas, llevar a cabo la contabilidad y cubrir los principales modelos tributarios.
Sin salir de la agenda se puede facturar o cobrar un tratamiento a un paciente. También es posible controlar todos los aspectos económicos a través de las fichas de los pacientes y saber en todo momento qué cobros impagados acumulan.
Además, el programa de facturación permite generar remesas de cobros para enviarlas al banco con suma rapidez y eficiencia, conciliar los datos bancarios con la información del software de gestión de clínicas y crear y enviar facturas en cuestión de segundos.
También hay que destacar que la información de la facturación se vuelca automáticamente en los libros contables, lo que permite realizar la contabilidad y cumplir con la normativa de manera sencilla y sin tener que invertir recursos humanos en el proceso.
Finalmente, la información de la contabilidad se traslada, también a los modelos tributarios de manera automática. Los profesionales solo tienen que comprobar que todo esté en orden y generar el fichero para enviárselo a la Agencia Tributaria.
8. Proteger los datos médicos de los pacientes
Por desgracia, en los últimos tiempos se han producido numerosos ataques contra empresas y administraciones públicas ligadas al ámbito de la salud. Por ejemplo, este mismo año, el Hospital Clínic de Barcelona sufrió un ciberataque que implicó el secuestro de los datos de sus pacientes y provocó la paralización de sus actividades.
De ahí que la seguridad deba ser un pilar básico de todo software de gestión de clínicas. Más si cabe, si tenemos en cuenta que los datos médicos de las personas son especialmente sensibles.
Para evitar los incidentes y sus perniciosos efectos, el programa contiene un módulo de seguridad que permite:
- Establecer permisos de seguridad para fijar las personas que tienen derecho a acceder a cada parcela de información.
- Controlar qué personas accedieron, modificaron o eliminaron cada dato del programa.
- Realizar copias de seguridad periódicas y cifradas para que los datos estén seguros y disponibles en todo momento.
La privacidad de los datos personales es una cuestión capital de esta era, como demuestra la aprobación de normas como el RGPD o la LOPD. El software de gestión de clínicas ayuda a las clínicas y centros a cumplir con la normativa y a garantizar la privacidad de los datos médicos de sus pacientes.
9. Atender a los pacientes en cualquier momento y lugar
En ocasiones, los profesionales de la salud tienen que desplazarse a algún lugar a atender a un paciente o necesitan realizar alguna acción a través del software de gestión de clínicas, aunque no se encuentren en la oficina, por ejemplo, reprogramar una cita con un paciente.
Por eso, es fundamental que un software de gestión de clínicas pueda ser empleado más allá de las clínicas o los centros. Hoy en día, los programas más completos disponen de una versión cloud para que los profesionales de la salud puedan emplearlos desde cualquier lugar y en cualquier momento del día.
10. Un software de gestión de clínicas al servicio de los profesionales y sus pacientes
A la hora de cuidar y tratar a los pacientes y mejorar el bienestar de las personas toda ayuda es poca. Los tres objetivos centrales de un software de gestión de clínicas son:
- Facilitar el trabajo de los profesionales.
- Ayudar a las clínicas y centros a atraer pacientes y a construir una relación de confianza con ellos.
- Mejorar la experiencia de los pacientes.
Por eso, esta clase de programa informático atiende a las especificidades de cada clínica y centro y de cada ámbito de este sector.
Además, las soluciones más innovadoras se actualizan de forma continua para implementar nuevas mejoras que ayuden a los profesionales que nos cuidan a trabajar de una forma más ágil, liberarse de las cargas administrativas y poder desplegar todo su talento a la hora de tratar a sus pacientes.
En definitiva, el software de gestión de clínicas es una solución 360 para que las clínicas de especialidades, los fisioterapeutas, los centros de estética, los gabinetes de psicología o las clínicas odontológicas puedan relacionarse mejor con sus pacientes, maximizar la ocupación de sus agendas, gestionar los tratamientos, el historial clínico o las recetas de manera óptima y puedan ofrecer a sus pacientes la atención que se merecen.
A veces no somos conscientes de lo importantes que son la salud y el bienestar, pero lo son. Y mucho. De ahí el inmenso valor que tienen los profesionales, las clínicas y los centros que cuidan de nosotros.
