10 beneficios de un software de gestión para academias de formación
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Un software de gestión para academias de formación permite dinamizar la matriculación de alumnos, organizar las clases y cobrar los cursos
Septiembre es el mes más importante para miles de academias de formación. Ningún negocio está tan acompasado a los ritmos del calendario escolar que las academias. Aunque la mayoría de ellas siguen operativas durante el verano, su oferta es más reducida durante julio y agosto ya que el número de alumnos interesados en asistir a un curso durante estos meses desciende de manera radical.
¿Está tu academia preparada para el inicio de septiembre? ¿Necesitas un programa que te facilite la gestión del día a día y la organización de las clases y los alumnos? Con un software de gestión para academias de formación es posible controlar todas las actividades básicas de un centro educativo comenzando por la matriculación de los alumnos y terminando por el cobro de las clases.
En esta breve guía vamos a repasar 10 beneficios de implementar un software de formación en una academia para facilitar el trabajo diario de los profesionales y optimizar el funcionamiento del negocio.
1. Incentiva la matriculación online de alumnos
Aunque a lo largo de los meses de verano se producen algunas matrículas, muchos alumnos esperan a que empiece septiembre para decidir matricularse en un curso de formación.
Esto supone que en septiembre la mayoría de las academias tienen que gestionar la matriculación de decenas o cientos de alumnos.
Antaño, para cerrar la matrícula los alumnos tenían que desplazarse presencialmente a la academia o llamar por teléfono. Asimismo, los centros formativos que deseaban incentivar la matriculación tenían que llamar personalmente a cada alumno para preguntarle si estaría interesado en matricularse en algún curso o mandarle un correo electrónico recordándole los plazos de matrícula.
Hoy en día, gracias a herramientas como el software de gestión para academias de formación es posible realizar la matriculación de los alumnos de manera online. ¿Qué supone esta pequeña revolución?
- Los alumnos ganan autonomía a la hora de matricularse en un curso.
- Los alumnos pueden consultar todos los cursos con plazas libres, así como los horarios de los mismos y decidir cuál encaja mejor con sus necesidades y sus agendas personales.
- Las academias de formación no tienen que invertir una gran cantidad de recursos humanos y económicos en fomentar la matriculación y gestionar el proceso.
- Los centros formativos pueden emplear los canales digitales para promocionar sus cursos e incentivar la matrículación en los mismos:
- Redes sociales.
- Email marketing.
- Publicidad en motores de búsqueda o redes sociales.
- Información sobre un curso a través de WhatsApp.
- Web del centro de formación.
- Cuando un alumno se matricula de manera online, esta información se incorpora automáticamente al software de gestión para academias de formación. De tal manera que se puede llevar un control continuo del nivel de ocupación de cada curso para tomar decisiones que permitan incrementar la matriculación en los cursos con menor demanda o ampliar la oferta en aquellos en los que la demanda está siendo muy elevada.
2. Centraliza toda la información sobre alumnos y padres
Para el funcionamiento diario de cualquier centro de formación resulta esencial disponer de fichas de los alumnos en las que figure toda la información sobre ellos. Esta cuestión es aún más relevante si hablamos de menores de edad, ya que es imprescindible conocer datos esenciales sobre ellos. Además, claro está, en el caso de los menores de edad no solo basta con disponer de información sobre los alumnos, sino que también es necesario almacenar los datos de sus padres o tutores legales.
¿Qué información debe figurar en una ficha? Datos personales, información de contacto, datos económicos, documentación con trascendencia legal (protección de datos, consentimiento paterno para realizar una actividad fuera del centro…), historial de comunicaciones, cursos que ha completado en el pasado… Un software de gestión para academias de formación permite sistematizar una ingente cantidad de información sobre los alumnos.
Gracias a ello, es posible encontrar en cuestión de segundos cualquier dato sobre un alumno, así como completar su ficha de manera orgánica y continua.
Todos los profesores son conscientes de que cuanto mejor conocen a sus alumnos, más fácil resulta su trabajo y mayor capacidad tienen de lograr grandes resultados. En lo relativo a la organización de una academia de formación sucede lo mismo. Cuánta más información se disponga sobre un alumno, más sencillo resultará prestarle la atención y la educación que merece.
3. Organiza los cursos y clases y distribuye la carga de trabajo de los docentes
Si el proceso de matriculación puede resultar desafiante, aún lo es más la organización de los cursos, las clases, los espacios y los profesores. Para no volverse loco a la hora de de diseñar los horarios de cada curso y de cada docente resulta esencial disponer de un software de gestión para academias de formación que permita visualizar los calendarios y los horarios de manera simple y atractiva.
Además, esta clase de programa permite que cada profesor pueda consultar su horario con facilidad y desde cualquier dispositivo, de tal manera que no se produzcan equívocos y se empleen con eficiencia tanto los espacios como el talento del que dispone una academia.
Más allá de los calendarios de los cursos y la distribución de la carga de trabajo, la organización de las clases supone programar y secuenciar la actividad docente para abordar todo el temario y cumplir con los objetivos. El software de gestión para academias de formación facilita esta tarea de organización lectiva.
Además, claro está, este programa permite registrar las calificaciones de cada alumno, hallar una media entre sus diferentes puntuaciones, crear boletines de notas y enviárselos a los alumnos o a sus padres sin salir del software de gestión para academias de formación.
4. Comunícate de manera ágil con los alumnos y los padres
Otro aspecto crítico de cualquier centro formativo es la gestión de las comunicaciones con los alumnos y los padres. Sin una comunicación fluida, resulta complejo gestionar a cientos de alumnos.
El software de gestión para academias de formación permite enviar emails, mensajes y WhatsApps a padres y alumnos para informarlos sobre cualquier novedad. Además, también cuenta con la posibilidad de enviar recordatorios, por ejemplo, cuando quedan plazas libres en un curso en el que un alumno había manifestado interés.
Asimismo, el software de gestión para academias de formación almacena todas las comunicaciones que se lleven a cabo tanto por email como WhatsApp en las fichas de los alumnos y permite incorporar información que se obtenga a través de llamadas o de manera presencial.
5. Permite a los alumnos acceder a su documentación
Los software de gestión para academias de formación más avanzados disponen de un acceso online para alumnos y padres. De tal forma que desde un dispositivo con acceso a internet como un móvil o un portátil puedan acceder a toda la información y documentación que les atañe: calendario de clases, calificaciones, tareas, programación del curso, etc.
Esta funcionalidad del software de gestión para academias permite a los centros de formación abrirse a sus alumnos y exprimir todas las ventajas de la era digital.
Además, resulta aún más interesante cuando los alumnos son menores de edad y los padres desean estar al tanto de todas las cuestiones relacionadas con su educación.
6. Facilita el acceso de los profesores a toda la información sobre sus cursos
En línea con la funcionalidad anterior, los software de gestión para academias de formación más completos también disponen de una modalidad web para que los profesores puedan acceder a sus cursos y gestionar cuestiones de vital importancia sin necesidad de estar en el centro como el registro de las calificaciones de los alumnos.
Lo único que necesitan es un dispositivo conectado a internet. Así, pueden completar tareas administrativas desde su casa o controlar todos los aspectos de sus cursos y clases estén en donde estén y en cualquier momento del día.
7. Controla la asistencia a clases
El control de la asistencia de los alumnos a cada una de las clases es fundamental en una academia de formación y, sobre todo, en determinados casos:
- Cuando los alumnos son menores de edad.
- Cuando la asistencia es un requisito ineludible para superar un curso de formación, como sucede, por ejemplo, en los cursos financiados por las administraciones públicas.
- Cuando la asistencia influye en la nota del curso.
El software de gestión para academias de formación permite controlar la asistencia y registrar las ausencias en cuestión de segundos y desde cualquier dispositivo: un portátil, una tablet o, incluso, un teléfono móvil. De tal manera que esta actividad no le robe tiempo al docente.
Además, a partir de los registros de cada alumno procede a automatizar el cálculo del porcentaje de asistencias y ausencias. ¿Por qué es importante calcular esta cifra? En los cursos financiados públicamente se requiere, por norma general, haber asistido a un 80% de las clases. De ahí que muchos centros, sobre todo aquellos que organizan cursos financiados por el INEM o prestan formaciones para empresas, necesiten calcular la asistencia, por lo que puedes resultarle de enorme valor esta funcionalidad de los software de gestión para academias de formación más completos del mercado.
8. Cobra los cursos de manera automática
Más allá de la organización y control de los cursos, los centros formativos necesitan llevar a cabo la gestión de su economía y sus finanzas. En lo que respecta a esta cuestión, lo más relevante para las academias es el cobro de sus clases y cursos.
El software de gestión para academias de formación permite:
- Programar los cobros de servicios recurrentes como la mensualidad de un curso de formación.
- Enviar automáticamente los recibos a los alumnos o a sus padres.
- Crear remesas de cobros y enviarlas a los bancos.
- Conciliar los registros del software de gestión para academias de formación con los movimientos de las cuentas bancarias.
- Controlar los cobros impagados y ponerse en contacto con los alumnos para que los abonen.
- Establecer diferentes tarifas en función del curso y del profesional que lo imparte.
- Cobrar clases sueltas o disponer de bonos de clases e ir descontando automáticamente las clases que ya se han consumido.
9. Automatiza la contabilidad de tu academia de formación
Junto al cobro de los cursos y las clases, el software de gestión para academias de formación también permite cumplimentar los libros contables de manera automática. ¿Cómo? El programa recoge los datos de la facturación emitida (a los alumnos) y la recibida (el pago a proveedores) y los traspasa al libro diario.
Además, dispone de una herramienta de chequeo para detectar errores en la facturación o la contabilidad y subsanarlos a tiempo.
Asimismo, el software de gestión para academias de formación ofrece la posibilidad de descargar las facturas, los recibos y la contabilidad para facilitársela a la asesoría con la que trabaje el centro de formación y que sus profesionales se encarguen de cumplir con las obligaciones contables y fiscales de la academia.
10. Cumple con la normativa de protección de datos
La protección de datos atañe a toda clase de empresas, pero aún es más sensible en lo que respecta a los centros de formación, sobre todo, si educan a menores de edad.
Una ventaja que no debemos pasar por alto de implementar un software de gestión para academias de formación es que esta clase de solución está adaptada a la normativa en vigor sobre protección de datos y permite a los centros:
- Obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres al tratamiento que se va a dar a sus datos personales.
- Almacenar en un programa seguro información de índole personal, financiera o académica.
- Disponer de copias de seguridad para no perder información en caso de que se produzca una incidencia.
- Controlar quién puede acceder a la información de cada alumno.
En definitiva, el software de gestión para academias de formación se ha convertido en una solución esencial para el día a día de todos los centros educativos. Puesto que este programa permite gestionar los cursos, los alumnos, los docentes y el cobro de las clases. De tal forma que los profesionales que trabajan en una academia de formación puedan realizar todas las tareas administrativas y formativas desde un único programa.
