De cómo su solución de Cuadros de Mando transformó a MN program
La información es poder. Por ello, gracias a su solución de Cuadros de Mando, MN program pudo optimizar todos sus departamentos y áreas de negocio
La finalidad de la tecnología es ayudar a las personas y negocios que la usan a potenciar su talento y poner en valor su trabajo. El software de Cuadros de Mando es una herramienta clave para perfeccionar el funcionamiento de las empresas y su labor comercial. MN program lo sabe bien. Su solución de Cuadros de Mando contribuyó a aumentar la productividad de los equipos y cosechar fantásticos resultados.
En las últimas décadas, una corriente de pensamiento ha salpicado no solo la cultura, sino también la tecnología y la economía: la posmodernidad. Entre sus características destaca una preponderancia de lo metarreferencial. Películas que hablan de películas. Escritores que abordan en una novela otra anterior, pintores que rehacen cuadros de antaño… Pero esta tendencia ha traspasado, como decíamos, las barreras de lo cultural. Convirtiéndose, a través de los hipervínculos, en absolutamente capital en internet.
En el metaverso que ya está infiltrándose en nuestras vidas, una de las mejores formas de llegar a los demás es referirnos a nosotros mismos, enseñarnos tal cual somos, para que el resto entienda lo que hacemos y lo que queremos contar.
Por ello, la forma más palpable de mostrar todo el potencial de un software tan interesante y funcional, como la solución de Cuadros de Mando de MN program, es hablar de su impacto en la propia compañía.
Un caso de éxito meta.
A continuación, hilvanamos un relato con hilos de primera mano sobre una empresa tecnológica que apoyó una parte de su crecimiento en su propia solución de Cuadros de Mando.
Reducir las desviaciones, controlar los tiempos
Toda historia de superación parte, en su origen, de algún tipo de inconveniente. En el caso del equipo de programación y producto de la empresa de desarrollo de software de gestión, esa piedra en el camino era la desviación de tiempos.
Antes de implementar la solución de Cuadros de Mando, el tiempo destinado a realizar una determinada tarea se desviaba del previsto sistemáticamente. Ello provocaba una serie de inconvenientes que afectaban a todo el departamento, a la distribución de la carga de trabajo y a la finalización de los proyectos.
Con la llegada de la solución de Cuadros de Mando, la situación cambió radicalmente. Hasta el punto de que las desviaciones se redujeron a la mitad.
¿Cómo se logró?
Gracias a los informes automatizados que el programa de Cuadros de Mando manda de forma diaria a todos los miembros del equipo.
En estos correos electrónicos figuran las tareas que hay que realizar, el tiempo que se ha invertido hasta el momento, el tiempo previsto y el porcentaje de ejecución de la tarea.
Empleando esta información, se pueden controlar los tiempos, estimar las desviaciones y corregir el desarrollo de las tareas que vayan más atrasadas.
Planificar las tareas, buscar soluciones
Asimismo, se facilita sobremanera la planificación de todas las tareas. En este sentido, el software de gestión integral de la compañía tiene la gran ventaja de que los diferentes módulos se interconectan.
La solución de Cuadros de Mando se nutre de la información del software de planificación de tareas. A través de este, el equipo de programación y producto crea las diferentes tareas asignadas a un proyecto, por ejemplo, una actualización del software. Dichas tareas se asignan a cada trabajador y se estipula cuánto tiempo debe destinarse para poder ejecutarlas con éxito.
El software recoge esa información y la actualiza diariamente para que todo el equipo pueda ver cuál es la evolución. Ya no solo de su trabajo personal, sino del esfuerzo colectivo. Así, cada mañana, los trabajadores poseen todos los datos importantes para desarrollar su trabajo y poder optimizar sus tiempos.
A mayores, se pueden detectar con facilidad y agilidad posibles problemas en alguna de las tareas. De darse el caso, tanto los trabajadores como su coordinador pueden redirigir sus esfuerzos y tiempo a aquellas tareas que van más retrasadas. O proceder a analizarlas para observar si se han formulado de forma errónea. Las opciones de perfeccionamiento son infinitas.
Además, los tiempos del coordinador del equipo también mejoran. Gracias a la información del Cuadros de Mando no tiene que perder minutos de su jornada laboral en sacar estadísticas e informar a cada miembro de su equipo. Todo ello, a la vez que su conocimiento sobre cada entresijo de los proyectos que lidera crece exponencialmente.
Aumentar la autonomía del trabajador, facilitar el trabajo en equipo
Estas cuestiones redundan en una mayor autonomía del trabajador, porque de esta forma tiene a su disposición una información que antaño solo poseía su superior jerárquico y que este filtraba. Ahora sabe diariamente cuál es su desempeño, si las tareas que tiene asignadas se están ejecutando en tiempo o, en cambio, si ya se ha desviado de la previsión.
E, incluso, puede pasar a ser proactivo y, en función del estado de las tareas de otros compañeros, ofrecer su ayuda para posibilitar la consecución del objetivo común: la realización del proyecto.
Si bien estamos hablando de MN program, podríamos hacerlo de un despacho de abogados que está montando una demanda compleja en la que intervienen varios letrados. O de un estudio de ingeniería o arquitectura que está trabajando en un proyecto que requiere la participación de varios compañeros. O de una consultoría que está preparando un informe para un cliente clave.
Toda aquella empresa que base su actividad en el trabajo en equipo puede salir muy beneficiada de la implementación de la solución de Cuadros de Mando.
Extender la solución de Cuadros de Mando a todos los departamentos
Volviendo a la compañía tecnológica, el impacto de este software no se limitó al equipo de programación y producto. Sino que se extendió a todos los departamentos. Así, todos y cada uno de ellos tienen programados, desde la solución de Cuadros de Mando, correos electrónicos con los datos de la actividad empresarial que son de su interés. Desde el equipo de soporte hasta el comercial, pasando por el de renovaciones.
Al proporcionar a los trabajadores la información sobre las tareas que realizan todos los miembros del equipo, no solo se facilita la coordinación interna. Sino que también se fomenta una sana competitividad y la extensión de las mejores metodologías de trabajo.
En este sentido resulta muy gráfico el impacto de la solución de Cuadros de Mando en el departamento comercial de la compañía.
Fomentar la sana competitividad
Todos los comerciales de MN program reciben un correo diario con dashboards en los que figuran datos tan relevantes como: las ventas hechas el día anterior, las ventas acumuladas a lo largo del mes, los objetivos y su grado de consecución… Las posibilidades de selección de información son amplísimas. El módulo bebe de la información del resto del software de gestión, de ahí la ingente cantidad de datos que procesa y ofrece de forma sistematizada.
Si esto fuera poco, también se puede programar la solución de Cuadros de Mando para que incorpore al correo diario un ránking de comerciales. De esta forma se incentiva la competitividad. Nadie quiere figurar en los últimos puestos, en cambio, estar a la cabeza produce una gran satisfacción. Pero también la colaboración y la creación de sinergias entre compañeros, para mejorar entre todos.
Es más, los métodos de trabajo de los mejores comerciales pueden replicarse y sistematizarse. Logrando que todos los miembros del equipo aprendan de los compañeros más productivos. Esto posibilita la mejora todos los equipos que conforman la compañía: el comercial, el de programación, el de soporte…
Comunicar(nos) mejor, redirigir el rumbo
La materia prima y el producto de la solución de Cuadros de Mando es la información. En bruto cuando entra, analizada y sistematizada cuando sale y llega a los correos electrónicos de las personas interesadas.
Ello lo convierte en una poderosa herramienta de comunicación. Tanto a nivel interno de cada equipo, como ya hemos señalado, como de forma interdepartamental.
Gracias a este software cada área puede tener una imagen sintetizada del trabajo de las demás y enriquecer el suyo propio a partir de esta información. El caso de éxito de MN program es paradigmático en este sentido.
A nivel de producto, los informes del resto de departamentos son fundamentales. Porque proporcionan la información clave para afinar los productos y redirigir el rumbo en el caso de que algo no se esté haciendo del todo bien.
En este sentido, el Cuadros de Mando facilita a este equipo los datos más importantes de departamentos fundamentales como los de venta y renovaciones. ¿Por qué no se consigue vender un módulo en concreto?, ¿por qué en un determinado colectivo la tasa de renovación es inferior que en el resto?
Sin este módulo, toda esa información solo se podría saber a través de reuniones. Ello generaría pérdidas de tiempo y, además, no se podrían hacer este tipo de encuentros de forma diaria. En cambio, el Cuadros de Mando provee de información con la periodicidad que se desea.
Una radiografía del negocio a golpe de clic.
Testear los cambios, afinar las soluciones
Muchas compañías crean productos que ellos mismos no consumen. MN program, en cambio, es la primera que disfruta de las mejoras que se van implementando en el software que programa y comercializa.
Al día siguiente de que se desarrolle alguna optimización o elemento nuevo, todo el personal de la empresa lo tiene a su disposición en sus dispositivos.
De esta forma, se testea por todos los miembros de la compañía. De cara a detectar problemas y posibilidades de mejora, antes de que sean los clientes los que puedan disfrutar de ella.
Esta forma de proceder empapa a toda la organización. Sus soluciones tienen que ser valiosas y útiles ya no solo para sus clientes, sino para la propia compañía.
Como todos los departamentos prueban los cambios, antes de que salgan a la luz, el equipo de programación y desarrollo se enriquece de las recomendaciones y sugerencias del resto.
La incorporación de esta información al flujo informativo, permitió a MN program transformar las dinámicas y los modos de proceder de la propia empresa.
Organizar los recursos
Si en el apartado anterior hablamos de cómo la solución de Cuadros de Mando ayuda a optimizar lo que hacemos, en este vamos a abordar cómo contribuye a organizar a las personas que lo hacen.
El departamento de recursos humanos es un elemento clave en toda empresa que quiere captar y retener talento para poder consolidarse y crecer.
La distribución de los trabajadores y la contratación de nuevos empleados son cuestiones altamente sensibles. Antaño, en la ya lejana era analógica, ambas materias se abordaban siguiendo la intuición de los responsables de recursos humanos. Ahora se pueden tomar decisiones tan trascendentales como cuántos empleados hay que destinar a un equipo o si es preciso contratar a más personas y qué perfil deberían tener, basándose en los datos.
El software de Cuadros de Mando proporciona una panorámica amplia de cada departamento y de su carga de trabajo.
En el caso de MN program, gracias a este módulo, los encargados de recursos humanos pueden saber si en el departamento de soporte dispone de todas las personas necesarias para hacer frente a las incidencias y tareas que habitualmente le llegan.
Además, al contar con el dato de cuántas tareas ejecuta cada trabajador, en recursos humanos saben si hay algún miembro del equipo que lastra al resto. Y a la inversa, también conocen qué tipo de perfil funciona especialmente bien, de cara a futuras contrataciones.
Fortalecer los equipos
En base a esta información, se pueden reforzar los equipos más saturados, bien mediante nuevas incorporaciones, bien a través de movilidad interna. Sin este software, la plantilla de MN program no podría haber crecido hasta los 125 trabajadores, ni aspirar a seguir incorporando a profesionales de gran valía.
Esto es válido para una tecnológica, pero también para muchas otras empresas, sin importar su tamaño o su actividad económica.
Como una academia de formación que detecta que el departamento de inglés necesita más gente y que, en cambio, el de alemán tiene poca carga de trabajo. O como una asesoría, cuyo equipo tributario está colapsado, pero que tiene un pequeño departamento de asesoría financiera que no necesita a tantos empleados.
En definitiva, si MN program optimizó su organización gracias a esta solución, muchos otros negocios pueden hacerlo. Es muy fácil entender cómo funciona el Cuadros de Mando, puesto que es altamente intuitivo y funcional. Y una vez que se implementa, sus potencialidades son inmensas.
Un software capaz de transformar un negocio por completo, convirtiendo la excelencia en un hábito del día a día.
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