Las 15 tareas de la contabilidad de una empresa esenciales
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Cubrir los libros contables, elaborar balances y proyecciones financieras y encargarse de la tributación son algunas de las tareas de la contabilidad de una empresa
La contabilidad genera respeto en muchas personas. Durante muchas décadas, esta área crítica de cualquier negocio levantó muchos quebraderos de cabeza a los empresarios y supuso todo un desafío para los profesionales especializados en contabilidad. Sin embargo, el desarrollo de soluciones como el programa de facturación permite hoy en día realizar las tareas de la contabilidad de una empresa de una forma más ágil, completa y segura, automatizando, incluso, muchas actuaciones.
Pero, ¿qué es exactamente la contabilidad de un negocio? ¿Cuáles son las principales tareas de la contabilidad empresarial? ¿Se pueden llevar a cabo todas ellas trabajando con un programa de facturación?
A continuación, vamos a detallar las 15 tareas de la contabilidad que resultan críticas para los negocios y que les permiten cumplir con la normativa en vigor y emplear la información financiera para maximizar sus beneficios y gozar de unas cuentas saneadas.
Gestionar la facturación emitida y la recibida
El departamento económico de una empresa es el responsable de emitir y enviar las facturas a sus clientes, así como de recibir y registrar las facturas de los proveedores.
Hasta hace no tanto tiempo las facturas se creaban a mano. Desde la implantación masiva de la ofimática, muchas empresas comenzaron a realizar sus facturas en formatos como Word o Excel usando plantillas, lo que supuso que se agilizase su creación.
Gracias a un software como el programa de facturación es posible crear facturas con estructuras idénticas y en las que se vuelquen automáticamente los datos de los clientes o los servicios o productos que se facturan, lo que supone un ahorro de tiempo administrativo mayúsculo y reduce las posibilidades de cometer alguna clase de error a la hora de crear facturas.
Teniendo en cuenta la relevancia de las facturas emitidas y recibidas, resulta evidente que su gestión integral, que incluye no solo la creación y recepción, sino su registro y tramitación, sea una de las tareas de la contabilidad esenciales para cualquier empresa o autónomo.
Registrar todas las operaciones económicas
Un principio básico de la contabilidad empresarial es que se deben registrar las operaciones económicas de manera cronológica y así lo establece el artículo 25 del Código de Comercio.
Así, una de las tareas de la contabilidad empresarial ineludibles consiste en apuntar todas las operaciones que se efectúan de manera ordenada. ¿Qué debemos entender por operaciones económicas? Ventas, compras o gastos efectuados con sus conceptos e importes. De tal manera que se pueda realizar un seguimiento coherente y en orden cronológico de las actividades económicas de un negocio.
El registro y categorización de los gastos resulta especialmente relevante para llevar un control riguroso de en qué se gasta el dinero de una empresa.
En este sentido, una de las tareas de la contabilidad es clasificar los gastos: costes de producción, gastos corrientes, inversiones…
Cumplimentar los libros contables
El registro de las operaciones económicas está directamente ligado con otras de las tareas de la contabilidad empresarial más importantes y que resultan obligatorias para todos los empresarios: la elaboración de los dos libros contables obligatorios, de acuerdo a lo establecido en los artículos 25 y 28 del Código de Comercio:
- Libro Diario. En él han de registrarse todas las operaciones relacionadas con la actividad empresarial día a día en forma de asientos contables. Si bien el Código de Comercio admite que se anoten por periodos no superiores a un trimestre, siempre y cuando el detalle diario aparezca en otros libros o registros.
- Libro de Inventarios y Cuentas anuales. En él debe figurar el balance inicial de la empresa al inicio del año. Por lo menos de trimestralmente deberán incluirse los balances de comprobación «con sumas y saldos». Este libro debe cerrarse con el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales, otra de las tareas de la contabilidad imprescindibles.
Asimismo, es importante señalar que los libros contables han de presentarse ante el Registro Mercantil pertinente para que los legalice y, además, han de conservarse durante 6 años a contar desde la fecha del último asiento.
Elaborar balances e inventarios patrimoniales
El artículo 25 del CC también incluye otra de las tareas de la contabilidad que resultan obligatorias: la elaboración periódica de balances e inventarios.
El balance es un documento en el que figuran:
- El activo de la empresa, por ejemplo, los recursos que posee. Es fundamental que se proceda a separar el activo fijo del corriente.
- El pasivo del negocio, por ejemplo, sus deudas. Una de las tareas de la contabilidad a este respecto es diferenciar con precisión el pasivo no corriente del circulante.
- El patrimonio neto, en el que se incluyen los fondos propios, como los ahorros del negocio.
Mientras que un inventario es un documento en el que se relacionan todos los bienes de una empresa, por lo que es fundamental que incluyan:
- El stock de materias primas, mercancías adquiridas de terceros y productos terminados o en proceso de fabricación. Incluyendo la fecha de entrada y de salida de cada bien.
- Una contabilización inicial y final de cada mes, trimestre o, como mínimo, ejercicio fiscal en la que se visibilice el aumento o la reducción de cada tipo de bien con respecto al periodo anterior.
Establecer el nivel de liquidez y la solvencia de la empresa
Más allá de las tareas de la contabilidad que resultan obligatorias de acuerdo al Código de Comercio, los profesionales a cargo de las cuentas deben realizar otras actividades esenciales para el funcionamiento de las empresas.
Una de estas tareas de la contabilidad básicas es el control permanente del nivel de liquidez de un negocio, así como su solvencia. ¿Por qué?
Los problemas de liquidez pueden conllevar, en el peor de los casos, la parálisis de la actividad de un negocio por no disponer de los recursos necesarios para adquirir mercancías o bienes que necesitan.
Si se controla de manera eficaz la liquidez, es posible diseñar una planificación financiera inteligente y cubrir las necesidades de financiación sin descuadrar las cuentas.
Asimismo, evaluar la solvencia de una empresa es de vital importancia para tomar decisiones estratégicas, fijar objetivos empresariales y mejorar los resultados de un negocio. Además, la solvencia juega un papel central a la hora de atraer inversores a un negocio.
Efectuar controles financieros para evitar errores o detectar fraudes
A lo largo de todo el año, los profesionales a cargo de la contabilidad deben elaborar informes financieros sobre el estado de las principales magnitudes económicas del negocio.
Estos informes incluyen datos de norme valor añadido para que los cargos directivos y administradores de un negocio puedan llevar a cabo su trabajo de manera eficiente.
Además, otra de las tareas de la contabilidad que debemos tener en cuenta es la supervisión permanente de la contabilidad de cara a detectar errores o actuaciones indebidas que se hayan podido cometer en la gestión de las facturas, los libros contables o las cuentas bancarias.
Los controles financieros contribuyen a cuidar la salud económica de una empresa y a monitorizar su estado económico y financiero para detectar desviaciones con respecto a las previsiones e identificar problemas de cara a subsanarlos para cumplir con el principal objetivo de cualquier negocio: maximizar sus beneficios.
Supervisar las cuentas y realizar conciliaciones bancarias
Precisamente, una de las tareas de la contabilidad más sensibles es la gestión de las cuentas bancarias, puesto que ellas albergan el dinero líquido del que dispone un negocio. Controlar el estado de las cuentas y garantizar que se efectúan todos los ingresos se llevan a cabo los pagos de manera correcta es fundamental.
A ello debemos sumar la conciliación bancaria, es decir, la comparación que deben realizar los responsables de la contabilidad entre la información de los libros contables y los movimientos de las cuentas bancarias. ¿Para qué? Asegurarse de que los datos en posesión de la empresa se corresponden fielmente con la información que figura en las cuentas que tiene abiertas en las entidades bancarias y, en caso de que haya alguna contradicción, detectar el motivo que la explique y, de existir algún error, subsanarlo.
Monitorizar los cobros y los pagos del negocio
En línea con la tarea anterior, nos encontramos con las labores de supervisión de los cobros y los pagos de un negocio.
Los responsables de la contabilidad deben encargarse de crear las remesas de cobros y asegurarse de que se cobran todos los productos comercializados o los servicios prestados a los clientes. Para que esto sea posible, es fundamental monitorizar todos los cobros pendientes para lograr que se abonen en el menor tiempo posible.
Asimismo, también es crítico pagar a los proveedores en tiempo y forma las facturas que se reciben. Al fin y al cabo, los proveedores son muy importantes para cualquier negocio y construir una relación de confianza con ellos es clave.
Abonar las nóminas de los trabajadores
Si las tareas de la contabilidad anteriores giraban en torno al cobro a los clientes y el pago a los proveedores, ahora debemos detenernos en una tarea imprescindible en cualquier empresa que cuente con empleados: abonar las nóminas a los trabajadores.
La normativa laboral en vigor establece una serie de obligaciones en lo relativo al pago de las nóminas. De tal manera que las empresas no pueden retrasarse en su abono, puesto que esto lastimaría los derechos de los trabajadores.
En aquellos negocios en los que se trabaje por comisión, el abono de las nóminas incluye, previamente, el cálculo de las comisiones.
Realizar las declaraciones tributarias
Otra de las tareas de la contabilidad críticas es la cumplimentación de las declaraciones tributarias y el pago de los impuestos de una empresa.
Ningún negocio desea tener conflictos con la Agencia Tributaria. Por eso, estar al día con los impuestos, presentar los modelos fiscales dentro de plazo y asegurarse de que la información que incluyen no presenta ningún error es tan importante para las empresas y los autónomos.
Llevar a cabo auditorías contables
A diferencia del resto de tareas de la contabilidad, la realización de auditorías contables no corre a cargo de profesionales de la empresa, sino que las realizan auditores externos, con una gran experiencia en este campo.
La normativa en vigor impone la ejecución de auditorías contables a algunas empresas para que sometan sus cuentas a un examen imparcial que permita comprobar que se ajustan a la legalidad y que la información que contienen es veraz
¿Cuáles son los requisitos que se deben dar para que una empresa esté obligada a someterse a una auditoría contable? La Ley de Sociedades de Capital establece en su artículo 263 que todas las sociedades están obligadas a que sus cuentas anuales sean revisadas por un auditor salvo que durante dos ejercicios consecutivos se produzcan dos de estas tres circunstancias:
- Las partidas del activo no superan los 2.850.000 euros.
- La cifra anual de negocios no supera los 5.700.000 euros.
- La plantilla está conformada por menos de 50 trabajadores.
Estudiar la viabilidad económica de productos y servicios potenciales
Muchas empresas incluyen dentro de las tareas de la contabilidad la elaboración de informes sobre la viabilidad de productos o servicios que se desean adquirir o contratar.
En función al estado de las cuentas, al nivel de liquidez y a las previsiones económicas, los responsables de la contabilidad pueden evaluar si es viable adquirir un producto o si, por la contra, esto puede generar unos gastos que afecten a la salud financiera del negocio.
Preparar previsiones y proyecciones económicas
Como señalamos antes, una de las tareas de la contabilidad empresarial consiste en obtener toda la información necesaria para planificar las finanzas del negocio de manera inteligente.
En este sentido, puede ser de gran ayuda que las empresas dispongan de previsiones y proyecciones económicas. Solo de esta manera se puede pensar a medio plazo y poner en marcha planes que contribuyan a mejorar el rendimiento de un negocio y su capacidad de atraer a clientes e incrementar sus ventas.
Además, las previsiones también son esenciales en lo relativo a las inversiones y para acometer un plan que permita reducir gastos en caso de que las proyecciones de ingresos no sean positivas.
Asesorar a los cargos directivos a la hora de tomar decisiones con repercusiones financieras
Las tareas de la contabilidad anteriores nos permiten vislumbrar una de las funciones esenciales de los contables: proveer a los cargos directivos de la información que necesitan saber para tomar decisiones estratégicas que afectan a las cuentas del negocio.
En la era de los datos, la información es más valiosa que nunca y ha desterrado para siempre a la intuición en la toma de decisiones. Antes de aprobar cualquier medida que repercuta en los ingresos y gastos de un negocio es imprescindible solicitar al departamento contable un informe que ayude a determinar si la decisión es acertada y si la empresa puede acometer el gasto que conlleva.
Efectuar el cierre del año contable y formular las cuentas
Cuando finaliza el año fiscal, las empresas deben proceder al cierre contable o, lo que es lo mismo, a clausurar las cuentas de ingresos y gastos.
El artículo 34 del Código de Comercio hace referencia a otra de las tareas de la contabilidad que son obligatorias para los empresarios: la formulación de las cuentas anuales de la empresa tras cerrar el ejercicio.
¿Qué han de incluir estas cuentas anuales?
- El balance anual.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- Evolución del patrimonio neto a lo largo del ejercicio.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria.
Si bien, es importante señalar que, por disposición legal, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo pueden no ser obligatorios.
El objetivo de la elaboración de las cuentas anuales es reflejar una «imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa».
Realizar todas las tareas de la contabilidad usando un programa de facturación
¿Cómo se llevan a cabo las tareas de la contabilidad? ¿Usando calculadoras y documentos de Word y Excel? No. Los programas de facturación han transformado para siempre la manera en la que se ejecutan las tareas de la contabilidad. ¿Por qué?
Un programa de facturación integral permite realizar todas las tareas de la contabilidad empresarial de manera más ágil, reduciendo los errores y aumentando el nivel de control y monitorización de las cuentas y los resultados de una empresa. Sobre todo, porque facilita la automatización de muchas acciones, como la creación de asientos en el Libro Diario.
¿Qué se puede hacer mediante un programa de facturación y contabilidad?
- Crear facturas estandarizadas automatizando el volcado de gran parte de los datos y realización de la facturación electrónica.
- Enviar de facturas y cobros en bloque.
- Programar cobros periódicos asociados a servicios recurrentes.
- Generar remesas de cobros y llevar a cabo la conciliación bancaria.
- Calcular las comisiones de los trabajadores.
- Automatizar la creación de asientos en los libros contables.
- Cumplimentar automáticamente los modelos tributarios y exportarlos para enviárselos a la asesoría o subirlos a la plataforma de la Agencia Tributaria.
- Emplear herramientas de chequeo para detectar y subsanar errores en la facturación, la contabilidad y la fiscalidad.
- Controlar el estado de las cuentas y la evolución de los ingresos y los gastos.
- Realizar previsiones de ingresos y gastos en función de los datos de periodos anteriores.
- Programar la generación y envíos de informes con las principales magnitudes de la contabilidad.
- Diseñar toda clase de informes y documentos financieros usando plantillas predefinidas.
- Enviar, exportar e imprimir toda la información contable y financiera.
En definitiva, las empresas y los autónomos tienen que llevar a cabo múltiples tareas de la contabilidad que son críticas para cumplir con la legalidad y evitar cuantiosas multas, pero también para garantizar que los negocios funcionan de manera adecuada, protegiendo su solvencia y eludiendo problemas de liquidez que puedan afectar a las actividades económicas que realizan.
