Últimas novedades en el camino hacia la facturación electrónica
El Gobierno está a punto de aprobar el Reglamento que establecerá los requisitos que debe cumplir un programa de facturación para la emisión y remisión de facturas. El borrador del Reglamento aborda los sistemas de emisión de facturas verificables y apunta cara a la estandarización de las facturas.
Esta nueva norma supone un paso más en el camino de los negocios hacia la facturación electrónica. Tanto en su relación con la Agencia Tributaria, como con respecto a otras empresas y clientes. En MN program estamos llevando a cabo un seguimiento permanente de las novedades legales y una labor de actualización continua de nuestro programa de facturación, para que el camino hacia la facturación electrónica resulte más sencillo de transitar.
Si bien los software están presentes ya en todos los ámbitos de nuestra vida, siguen generando cierta inquietud en las personas a la hora de comenzar a usarlos. Aunque las nuevas generaciones son nativas digitales, gran parte de la población nació, se crio y vivió en un mundo analógico.
Las reticencias iniciales al uso de la tecnología son fáciles de vencer, gracias a interfaces amigables, acciones intuitivas y un alto nivel de usabilidad. La buena tecnología hace nuestra vida mucho más fácil.
Por ello, aunque la facturación electrónica pueda suponer un cambio de gran envergadura, si se cuenta con un programa de facturación plenamente optimizado y adaptado para realizar E-Factura, la transición será coser y cantar.
El equipo de desarrollo de MN program lleva meses trabajando de manera incansable para adaptar el programa de facturación. Tanto al sistema TicketBai, que ya se ha puesto en marcha en las diputaciones forales vascas, como a los requerimientos que van surgiendo en el ámbito español.
A continuación, vamos a analizar las últimas novedades en el camino hacia la facturación electrónica.
¿A quién afectarán los nuevos requisitos?
El Reglamento en trámite de aprobación será de aplicación para los productores y comercializadores de sistemas informáticos, como MN program. Estos deberán adaptar sus programas de facturación a los requisitos y procedimientos legales. Y efectuar una declaración responsable que atestigüe el cumplimiento de dichos requisitos.
Asimismo, será de obligado cumplimiento para los contribuyentes de:
- IS – Impuesto sobre Sociedades.
- IRPF – Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
- IRNR – Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas por contar con un establecimiento permanente.
- Entidades de atribución de rentas que también lleven a cabo actividades económicas.
Estos contribuyentes podrán emplear las herramientas de la AEAT o contar con un programa de facturación integral, a través del que realizar toda la gestión económica de sus negocios.
Características de los programas de facturación
Con la nueva normativa se pretende garantizar la accesibilidad, integridad y trazabilidad de la información que se incluye en el programa de facturación. Para ello el software debe:
- Proteger los datos almacenados frente a acciones que busquen alterarlos. Garantizando, así, su veracidad de manera permanente.
- Facilitar la tarea de acceso y seguimiento de la información, permitiendo a la AEAT acceder a ellos de manera inmediata si fuese necesario.
- Implementar un registro de todas las acciones que se lleven a cabo dentro del programa de facturación: tareas ejecutadas, usuarios conectados, fallos que han tenido lugar…
La seguridad del programa de facturación de MN program se ve reforzada por un módulo específico y el establecimiento de permisos de acceso a la información. Mientras que la búsqueda de cualquier dato se puede realizar de manera rápida, sencilla, intuitiva y en cualquier momento.
Requisitos de los programas de facturación
Además de contar con esas características, los programas de facturación deben cumplir tres requisitos fundamentales, en lo que respecta al registro de la información:
- Registro de facturación de alta. Cuando se realiza la prestación de un servicio o la comercialización de un bien.
- Registro de facturación de anulación. Cuando se haya cometido un error en el registro de alta y sea necesario rectificarlo.
- Huella o «hash» y firma electrónica de cada uno de los registros. De cara a atestiguar su veracidad.
- Otros datos. Los registros deberán contar con un código identificativo del programa de facturación empleado, un código alfanumérico correspondiente al registro y el instante temporal exacto en el que se creó.
De esta manera se busca garantizar la veracidad y la trazabilidad de la información. El programa de facturación de MN program permite llevar a cabo el registro de las facturas, así como su anulación por haberse detectado un fallo que debe ser subsanado.
En la actualidad, la huella o hash y la incorporación automática de los códigos identificativos está disponible para TicketBai. El desarrollo tecnológico creado por nuestro equipo para esta plataforma, permitirá adaptar con facilidad el software cuando la Agencia Tributaria dé el paso definitivo hacia la facturación electrónica y establezca los mecanismos y protocolos que deberán seguir los programas.
VERI*FACTU: sistemas de emisión de facturas verificables
El Reglamento contempla la opción voluntaria de remitir información de manera continuada a la AEAT sobre todas las facturas generadas. Dado su carácter voluntario, la norma solo exige, por ahora, que los programas de facturación estén preparados para realizar dicha comunicación permanente.
Como apuntamos anteriormente, TicketBai, es la avanzadilla, dentro de España, en el camino hacia la facturación electrónica. Este sistema, de las tres diputaciones forales vascas, ya se ha puesto en marcha y establece la conexión directa entre el programa de facturación y TicketBai. MN program cuenta en su haber con una homologación a dicho sistema. Esto verifica la capacidad de nuestro programa de facturación para poder establecer una comunicación directa con la Administración.
Este tipo de sistemas reciben el nombre de VERI*FACTU y permiten, también, que el receptor de una factura verifique que ésta ha sido remitida a la AEAT y que, por lo tanto, es absolutamente veraz.
Facturación electrónica. El cambio que se aproxima
Este Reglamento, que persigue regular el registro de las facturas y garantizar que los software garantizan la salvaguarda de sus datos, supone un nuevo paso en el camino hacia la facturación electrónica y el salto de lo analógico a lo digital.
A finales de 2021, el Gobierno aprobó el proyecto de Ley Crea y Crece, que actualmente está siendo tramitada en el Congreso. De ser aprobada, esta ley implementará la facturación electrónica de manera obligatoria en toda España. No solo con respecto a las administraciones públicas, como pasaba hasta ahora, sino también entre negocios y con determinados clientes. Desde que se apruebe la ley y su desarrollo reglamentario, las empresas de facturan más de 8 millones de euros contarán con un plazo de 1 año para dar el salto a la facturación electrónica.
Mientras que el resto de negocios dispondrá de un plazo de 2 años para completar el camino hacia la facturación electrónica.
Más allá de las especificaciones técnicas que se establezca y de los requisitos reglamentarios, MN program ha estado trabajando largo y tendido para implementar la facturación electrónica en su software. De tal forma que los clientes que trabajan con nuestro software ya pueden optar por esta modalidad. Anticipándose, así, a su obligatoriedad. Todo ello sin tener que llevar a cabo un mayor trabajo administrativo.
La información que se suministra al programa de facturación es la misma. Este se encarga de automatizar los procesos necesarios para dar el salto desde la factura tradicional a la E-Factura en un clic.
MN program, varios pasos por delante en el camino hacia la facturación electrónica
Como ya apuntamos anteriormente, la facturación electrónica puede generar cierta inquietud en muchos negocios o dar la sensación de que su implementación implicará un aumento del tiempo improductivo. Pero, si se tiene un programa de facturación como el de MN program estas dudas se disipan con facilidad.
La digitalización de toda la gestión económica ahorra una gran cantidad de tiempo administrativo, contribuye a reducir los errores y, por ende, los incidentes con Hacienda, y ayuda a llevar a cabo un control exhaustivo de las cuentas de un negocio y de las relaciones con sus proveedores.
El programa de facturación de MN program no solo permite realizar facturas con rapidez y de manera sencilla, empleando plantillas y automatizando los procesos más farragosos. Sino que también emplea toda su información para generar los modelos tributarios y los libros contables. Una auténtica revolución en la gestión económica que convierte el camino hacia la facturación electrónica en un camino de rosas.
Nuestro equipo de profesionales monitoriza y analiza permanentemente todos los cambios normativos que van saliendo a la luz, de cara a implementar las actualizaciones pertinentes en nuestro software. Esto nos permite ir varios pasos por delante del marco legal y ofrecer a los negocios todas las funcionalidades para realizar la facturación de la mejor manera posible.
Como decía el grupo Arcade Fire: My mind is open wide, Now I’m ready to start.
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