¿Es posible usar el email para iniciar un MASC o acreditar que se intentó?
Índice
Usar el email para iniciar un MASC es posible en determinados casos, mientras que en otros es recomendable usar otros medios
Los medios adecuados de solución de controversias (MASC) siguen generando múltiples interrogantes entre los operadores jurídicos dos meses después de que entrara en vigor la obligatoriedad de acudir a ellos antes de presentar una demanda en el orden civil.
En estas semanas, miles de profesionales se han centrado en implementar con éxito los MASC en los despachos de abogados, mientras que los jueces y Letrados de la Administración de Justicia (LAJ) han ido aprobando criterios para arrojar luz sobre las dudas que ha generado la aplicación de la Ley de Eficiencia de la Justicia.
Una de estas dudas consiste en determinar si se puede usar el email para iniciar un MASC, es decir, para notificar a la parte contraria de que se quiere comenzar una negociación extrajudicial.
Aunque numerosos juristas han demandado al Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) que apruebe unos criterios únicos que se implementen en todos los juzgados y tribunales españoles, esto no ha ocurrido aún.
Por lo tanto, para dilucidar si es posible usar el email para iniciar un MASC debemos tener en cuenta los criterios específicos que han ido aprobando o proponiendo los operadores jurídicos en estas semanas.
Hemos evaluado algunos de los criterios más interesantes para intentar aclarar si usar el email para iniciar un MASC es una decisión válida o si, por el contrario, puede conllevar problemas a la hora de que los juzgados determinen si se ha cumplido o no el requisito de procedibilidad de intentar negociar extrajudicialmente antes de presentar una demanda.
¿Por qué es importante saber si se puede usar el email para iniciar un MASC o intentarlo?
En un escenario óptimo, una parte le envía a la otra una invitación para participar en un MASC, esta responde afirmativamente y comienza el proceso negociador.
Si se alcanza un acuerdo, el conflicto llega a su fin y si no es así, las partes deben preparar un documento en el que se acredite que negociaron de buena fe. O, en caso de que intervenga un tercero como en la mediación o la conciliación, será este profesional el que elabore dicho documento.
Este documento resulta crítico a la hora de presentar la demanda, ya que permite al juez comprobar que se cumplió con el requisito de procedibilidad.
Sin embargo… ¿qué sucede si se invita a una parte a participar en un MASC y no se obtiene respuesta alguna? Aquí es donde adquiere relevancia saber si se puede usar el email para iniciar un MASC.
El artículo 10 de la Ley de Eficiencia de la Justicia estable que en estos casos se puede acreditar el intento de negociación mediante cualquier documento que pruebe:
- Que «la otra parte ha recibido la solicitud o invitación para negociar».
- La fecha en que se recibió la solicitud.
- Que la otra parte «ha podido acceder a su contenido íntegro».
¿Al usar el email para iniciar un MASC se pueden garantizar estos tres puntos? He aquí el quid de la cuestión.
¿Qué medios son los más recomendables para invitar a la otra parte a negociar?
La mayoría de tribunales que han publicado sus criterios sobre cómo acreditar el intento de negociación a través de un MASC hacen hincapié en que los medios más adecuados para notificar a la otra parte son:
- El burofax.
- El buro-email.
- El requerimiento notarial.
- Las citaciones efectuadas por organismos oficiales para actos de conciliación o mediación, dos de los MASC recogidos en la ley.
¿Por qué? Permiten constatar fehacientemente que la otra parte recibió la notificación y en qué momento exacto lo hizo.
¿Quiere esto decir que no se puede usar el email para iniciar un MASC? No exactamente. Varios operadores jurídicos como el Decanato de Juzgados de Las Palmas o el LAJ Adrián Gómez Linacero han considerado que es importante tener en cuenta la jurisprudencia del Tribunal Supremo y del Tribunal Constitucional de cara a evitar que el comportamiento del demandado eche por tierra el cumplimiento del requisito de procedibilidad.
Estos operadores jurídicos defienden que, junto a los medios que venimos de señalar y que permiten probar de manera fehaciente la recepción de la notificación, en determinados casos se pueden emplear «medios telemáticos o físicos no fehacientes», así, sería posible usar el email para iniciar un MASC o un sms.
¿En qué casos es posible usar el email para iniciar un MASC?
Si tenemos en cuenta los criterios publicados hasta el momento, podemos apuntar que se puede usar el email para iniciar un MASC cuando:
- Las partes hubiesen acordado previamente que el correo electrónico es un medio de comunicación habitual entre ellas a través de un contrato.
- Se pueda demostrar que las partes usan el email como un canal habitual para comunicarse entre sí. En este sentido, el Colegio Nacional de LAJ defiende usar el email para iniciar un MASC si se han producido por lo menos tres intercambios de correos en los últimos seis meses entre las partes.
- Se envíe un email con acuse de recibo que permita constatar que se abrió el correo electrónico.
Además, de cara a demostrar que se requirió a la otra parte que participase y que esta recibió la propuesta es suficiente con que se diese por enterada al responder al email en el que se formulaba la invitación a negociar.
¿Se puede usar el email para iniciar un MASC junto a otros medios?
Sí, de hecho, se recomienda combinar el uso de varios medios para poder acreditar que se intentó iniciar la negociación extrajudicial de una forma proactiva y no solo para cumplir con el requisito de procedibilidad.
Además, a ello debemos sumar el hecho de que usar el email para iniciar un MASC es una opción válida solo en determinados casos ya que no se considera un medio fehaciente.
Por lo tanto, lo más recomendable es usar el email para iniciar un MASC si las partes han empleado en el pasado el correo para comunicarse entre sí. En caso de que no se obtenga una respuesta tras pasar unos días, debería emplearse un medio fehaciente de notificación como el burofax o el buro-email y, desde luego, intentar agotar todos los medios disponibles para obtener una respuesta.
¿Qué documentación se debe aportar para demostrar que se empleó el email para intentar negociar?
Como resulta evidente, a la hora de acreditar el intento de negociación al presentar la demanda no basta con señalar que se procedió a usar el email para iniciar un MASC. La parte demandante debe incorporar pruebas que así lo atestigüen:
- El justificante del envío generado por el sistema.
- Confirmación de lectura si se envió con acuse de recibo.
- La respuesta de la parte requerida a participar, eliminando los datos relacionados con la negociación para respetar la confidencialidad del proceso.
- Otras pruebas que permitan atestiguar el uso del email como capturas de pantalla en la que se cieguen los datos que afecten a la confidencialidad de la negociación o a la protección de datos de las partes o, incluso, testimonios de personas que vieron con sus propios ojos el envío del correo.
¿Qué rol juega el correo electrónico durante la negociación?
Más allá del debate sobre si es conveniente usar el email para iniciar un MASC pensando en la acreditación del intento, debemos tener en cuenta que es un canal crítico durante la negociación.
A través del email se pueden intercambiar propuestas, fijar reuniones, enviar actas de las mismas, compartir documentos que acrediten la negociación, facilitar la firma de documentos y llevar a cabo otras acciones clave.
Además, en la fase posterior a la negociación, el email se puede usar para intercambiar documentos e información con el procurador de cara a presentar una demanda lo más completa posible y que permita acreditar el intento de negociación extrajudicial.
¿Por qué es indispensable trabajar con un programa de gestión antes, durante y después de un MASC?
Precisamente, abordar un enfoque 360 de los MASC es crítico para los despachos y los abogados independientes. ¿Cómo pueden gestionar todos y cada uno de los aspectos relacionados con los MASC? Usando un software de gestión para abogados preparado para facilitar el proceso de negociación extrajudicial y la presentación de demandas en caso de que no se alcance un acuerdo. ¿Qué se puede hacer con esta clase de programa?
- Trabajar con plantillas predefinidas por cada tipo de MASC para preparar los escritos de iniciación de la negociación.
- Usar el email para iniciar un MASC y guardar en el expediente todas las comunicaciones.
- Almacenar en un expediente extrajudicial todos los documentos relacionados con la negociación: burofax, buro-email, correos electrónicos, actas de reuniones, propuestas de acuerdo…
- Elaborar todos los documentos de los MASC usando plantillas: ofertas a la parte contraria, acuerdos, documentos acreditativos de haber intentado negociar…
- Asociar los emails relacionados con la negociación al expediente de manera automática, lo que ahorra una gran cantidad de tiempo y esfuerzo.
- Centralizar todas las comunicaciones.
- Agilizar la firma de los documentos enviándolos automáticamente por email o WhatsApp y haciendo llegar, también de forma automática, copias de los mismos a todos los involucrados una vez que se haya completado el proceso de firma.
- Volcar la información de un expediente extrajudicial en uno judicial en caso de que sea necesario acudir a la Justicia.
- Elaborar demandas y respuestas a las mismas.
- Monitorizar todos los plazos de un MASC y de un proceso judicial.
En definitiva, los tribunales y LAJ españoles se están decantando por permitir usar el email para iniciar un MASC cuando:
- Se cumplen determinadas condiciones, como que las partes se comuniquen por correo habitualmente.
- Su uso se combina con otros medios que permitan constatar mejor el intento de notificar a la parte contraria.
