Usar un programa de facturación va a ser indispensable

La obligatoriedad de la facturación electrónica y la Ley Antifraude van a provocar que las empresas y los autónomos necesiten usar un programa de facturación para gestionar su economía

Digitalizar la facturación tiene numerosas ventajas. Ahorro de tiempo, reducción de errores, optimización de la gestión de los recursos económicos, almacenamiento eficiente de la información… Sin embargo, a día de hoy existen autónomos y empresas que no han apostado todavía por usar un programa de facturación para gestionar su economía.

Pues bien, con la facturación electrónica obligatoria llamando a nuestras puertas, usar un programa de facturación está dejando de ser una decisión estratégica de gran valor, para convertirse en una acción indispensable.

Puesto que cumplir con la normativa en materia antifraude y en lo que respecta a la facturación electrónica puede resultar extraordinariamente difícil si no se dispone de un software de gestión integral y adaptado al marco legal.

A continuación, vamos a desgranar las claves de la facturación electrónica y por qué va a resultar indispensable usar un programa de facturación. Así como las ventajas que esto conlleva.

La digitalización no tiene vuelta atrás

Allí donde miremos, nos encontraremos con un hecho ineludible: la digitalización se ha expandido a casi todos los aspectos de nuestras vidas. Software, dispositivos inteligentes, apps móviles… Lo digital y lo físico están cada día más integrados lo uno en lo otro. Y la prospectiva es que este proceso siga hacia adelante.

Inteligencia Artificial, Business Intelligence, Machine Learning… La revolución digital es cada vez más sofisticada. Hoy en día, la utopía es realizar la facturación a mano o empleando plantillas de Word. Usar un programa de facturación es lo más lógico. Y no solo para las empresas fuertemente digitalizadas, como las grandes compañías o los negocios que tienen marketplaces y venden a través de internet. Sino también para cualquier tipo de compañía, aunque su canal de ventas sea mayoritariamente físico. ¿Por qué?

El software de gestión y herramientas como el programa de facturación o el CRM permiten almacenar, sistematizar y proteger los datos. Y, sobre todo, facilitar la gestión del día a día. Realizar, imprimir y enviar facturas, trasladar su información a la contabilidad y generar cobros puede ser un proceso que lleve horas. En cambio, al usar un programa de facturación se puede realizar en cuestión de minutos y a golpe de clic.

No vamos a volver a la era analógica, las empresas que se resisten a usar el programa de facturación simplemente están retrasando una decisión que van a tener que tomar tarde o temprano. Y a la luz de los cambios normativos, va a ser más temprano que tarde.

La facturación electrónica obligatoria: Un cambio de paradigma

Aunque aún no es obligatoria, cada día que pasa, la facturación electrónica se aproxima más. En otoño se aprobó la Ley Crea y Crece que establece su obligatoriedad. En las próximas semanas, va a ver la luz el reglamento que traslada el deber de realizar la facturación electrónica a la práctica. Es decir, el RD que estipulará los requerimientos exactos que deben cumplir los programas de facturación para cumplir con la ley.

A partir de la publicación del reglamento, arrancará el periodo de implementación de la facturación electrónica obligatoria. Las compañías que facturen más de 8 millones de euros anualmente, tendrán un plazo de un año para llevar a cabo su facturación de forma electrónica. Las demás empresas y autónomos dispondrán de dos años para hacerlo.

Por lo tanto, 2025 va a ser la fecha límite para que todo el tejido productivo español haya digitalizado su manera de gestionar la facturación.

¿Qué persigue esta medida? Luchar contra el fraude fiscal y la economía sumergida y garantizar la veracidad, accesibilidad, integridad y trazabilidad de la información económica de las empresas.

¿Cuáles son sus aspectos clave? El registro de la información, los códigos de identificación y la posibilidad de enviar la información a la AEAT.

Registros de facturación

Los programas de facturación deben llevar a cabo un registro exhaustivo de toda la información: tareas ejecutadas, usuarios que las han realizado, fallos que se hayan producido… Lo que se concreta en que el software tiene que contar con:

• Registro de facturación de alta.
• Registro de facturación de anulación. Para que quede constancia de cualquier cambio realizado tras la comisión de un error.
• Huella de cada registro. Para que no puedan ser eliminados o alterados de forma ilícita.
• Otros datos: identificación del programa de facturación empleado, código de cada registro e instante concreto en el que se creó el registro.

Todo esto ya es obligatorio en TicketBAI, la facturación electrónica obligatoria del País Vasco, una antesala de lo que va a suceder en el resto de España en los próximos dos años. Y el programa de facturación de MN program, perfectamente integrado con TicketBAI, ya está preparado para realizar estos registros.

Código de identificación en las facturas

Todas las facturas expedidas tienen que incorporar un QR y un código alfanumérico. ¿Por qué? Para garantizar su trazabilidad y veracidad. Mediante este código, el cliente puede comprobar que los datos que figuran en la factura son veraces.

Por ejemplo, si una empresa le paga una factura a un proveedor, puede escanearla para comprobar que ha sido registrada en el sistema. De esta forma se busca acabar con el fraude fiscal y con la existencia de facturaciones paralelas.

El programa de facturación de MN program está preparado para incorporar de forma automatizada los códigos identificativos a las facturas, una cuestión que ya se lleva a cabo en el caso de TicketBAI.

Envío de información a la AEAT y verificación

La tercera pata del sistema de facturación electrónica obligatoria español es el envío de la información a la AEAT. Para ello, se deben generar ficheros XML y subirlos a la plataforma que habilite la Agencia Tributaria. A no ser que se cuente con un programa de facturación integral.

Actualmente, el software de gestión de MN program ya está integrado con TicketBAI y permite activar el envío automático de las facturas a su plataforma, sin tener que generar los ficheros XML y subirlos manualmente.

El programa de facturación se encarga de enviar las facturas a través de TicketBAI y hacérselas llegar a la respectiva Hacienda Foral. Aunque también permite a las empresas enviarlas manualmente y en bloque tras revisarlas.

Además, también es posible comprobar el estado de la factura para saber si TicketBAI la ha aceptado o se ha producido algún error.

Cuando se apruebe el reglamento con los requerimientos técnicos del sistema análogo para el resto de España, se podrá emplear el conocimiento adquirido y el desarrollo realizado para adaptar el programa de facturación de forma inmediata. Y permitir a las empresas comunicarse directamente con la Agencia Tributaria.

Todo ello sin necesidad de tener que crear los archivos XML manualmente, con toda la complicación que ello conlleva. El programa de facturación se encarga del trabajo sucio.

Ley Antifraude: Evitar que los datos económicos sean alterados o borrados

En consonancia con la obligatoriedad de la facturación electrónica, nos encontramos con otra normativa que afecta a los software de gestión empleados para realizar la facturación y la contabilidad. Estamos hablando de la Ley Antifraude, aprobada en el 2021, pero cuyo desarrollo reglamentario aún no se ha aprobado.

A espera de conocer los requerimientos técnicos que contemple el reglamento, lo cierto es que la Ley Antifraude hace hincapié en tres aspectos clave que han de cumplir los software usados para realizar la gestión económica de las empresas y de los profesionales:

• El software debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros.
• El programa de facturación no puede permitir llevar a cabo interpolaciones, omisiones y alteraciones. De esta forma se busca evitar la realización de una facturación y una contabilidad paralelas.
• El software ha de estar certificado.

Con estas medidas se busca conciliar la digitalización de la gestión económica con la lucha contra el fraude y la economía sumergida.

Los profesionales de MN program llevan a cabo de forma continua trabajos para garantizar que nuestro software es antifraude y que, una vez que se apruebe el reglamento y estas exigencias legales entren en vigor en 2024, obtendremos la pertinente certificación. Como ya ha sucedido en el caso de la facturación electrónica del País Vasco: el sistema TicketBAI.