10 ventajas de usar un software de gestión documental en tu negocio
Todo lo que te permite hacer un buen gestor documental
Ahorrar dinero y tiempo, incrementar la productividad y proteger los archivos son algunas de las ventajas de usar un software de gestión documental en una empresa
Quizás los documentos no sean lo más sexy de un negocio, pero son imprescindibles para que este funcione.
Por eso, las empresas necesitan disponer de herramientas que les permitan automatizar acciones; optimizar la forma de generar, editar y compartir archivos; almacenar todos los documentos de forma ordenada; y proteger sus archivos para evitar incidentes con graves consecuencias legales y reputacionales.
¿Existe esta clase de solución? Sí, los programas de gestión documental, también conocidos como gestores documentales. ¿Cuáles son las ventajas de usar un software de gestión documental?
En primer lugar, debemos destacar que se adapta a cualquier tipo de negocio, desde una asesoría hasta una clínica, pasando por un despacho de abogados o un estudio de arquitectura.
En segundo lugar, es importante señalar que este software permite a las empresas digitalizar la generación, edición, envío, recepción, almacenamiento y consulta de todos sus documentos y archivos: facturas, presupuestos, contratos, memorias de proyectos, documentos de índole interna…
Más allá de estos dos aspectos, todas las empresas, sin importar su tamaño o el sector económico en el que desenvuelven sus actividades, pueden beneficiarse de las 10 grandes ventajas de usar un software de gestión documental integral y sencillo, que desgranamos a continuación.
Ahorrar dinero
La primera de las ventajas de usar un software de gestión documental es, sin duda, la que más puede llamar la atención de cualquier empresario o profesional: ahorrar dinero. Los negocios tienen que hacer frente a muchos costes y gastos que reducen sus beneficios. Por eso, siempre están abiertos a implementar medidas que les permitan ahorrar recursos económicos. Un gestor documental es un fantástico aliado en esta tarea. ¿Por qué? Digitalizar la gestión de los archivos implica:
- Ahorrar en papel, tinta o impresoras.
- Prescindir de sistemas de almacenaje y de espacio físico para guardar todos los documentos. Además, si el programa de gestión documental que se emplea es Cloud, tampoco es necesario adquirir dispositivos como discos duros externos.
- Reducir el tiempo que se necesita para crear, enviar o almacenar un archivo. Por lo que los profesionales pueden dedicar el tiempo ganado en realizar actividades productivas y de gran valor añadido para el negocio.
Automatizar tareas improductivas
Precisamente, la productividad es una de las grandes cuestiones de esta era. Puesto que solo las empresas más productivas pueden resultar competitivas en un mercado muy complejo y exigente.
En este sentido, debemos destacar que una de las ventajas de usar un software de gestión documental en una empresa consiste en la posibilidad de automatizar numerosas tareas improductivas que consumen tiempo y esfuerzo. ¿Por qué?
Esta herramienta permite vincular los archivos con clientes o proyectos y automatizar el volcado de la información de estos a los documentos.
Además, una de las ventajas de usar un software de gestión documental más evidentes es que esta clase de programa dispone de plantillas predefinidas para crear toda clase de documentos. Así, una clínica médica que necesita diversos tipos de consentimientos informados puede crearlos documentos, enviárselos a los clientes para que los firmen y almacenarlos posteriormente a golpe de clic, automatizando todas las acciones. Mientras que una asesoría puede elaborar las nóminas de sus clientes con suma facilidad. Lo que evidencia que, efectivamente, las ventajas de usar un software de gestión documental están al alcance de toda clase de negocios.
Centralizar y sistematizar toda la información
El almacenaje de los documentos siempre ha sido una de las cuestiones más complejas para las empresas, sobre todo, para aquellas que generan una cantidad ingente de archivos. Por eso, una de las ventajas de usar un software de gestión documental más interesantes es que esta clase de herramientas centralizan todos los documentos en un único programa.
De tal manera, que cualquier profesional puede acceder desde su ordenador al documento que necesite, siempre y cuando tenga los permisos de seguridad pertinentes.
Además, un gestor documental integral permite un amplio margen de personalización para decidir cómo se sistematizan los archivos: estructura en árbol, organización en carpetas…
El último aspecto a tener en cuenta en torno a esta cuestión es que, como apuntábamos antes, estos programas permiten asociar los documentos con clientes y proyectos. Así, en la ficha de un cliente se pueden consultar todos los documentos relacionados con él.
Aunque pueda pasar desapercibida, la posibilidad de tener una herramienta que sistematice todo el caudal documental es una de las ventajas de usar un software de gestión documental que más se disfrutan en el día a día de las empresas y los profesionales.
Encontrar cualquier documento en segundos estés donde estés
¿Cuál es la consecuencia directa de una buena organización de los documentos? Resulta mucho más sencillo encontrarlos y trabajar con ellos.
Otra de las ventajas de usar un software de gestión documental que pueden resultar muy atractivas para toda clase de negocios es que este tipo de herramienta facilita la búsqueda de los archivos.
De hecho, los mejores gestores documentales permiten realizar búsquedas por cualquier criterio. De tal manera que introduciendo un único dato del archivo, el software lo busca y lo encuentra en un segundo.
Además, como todos los documentos se almacenan en el programa, basta con entrar en él para consultarlos, editarlos o enviarlos. Una cuestión de capital relevancia hoy en día. ¿Por qué? La movilidad o el teletrabajo han diluido la importancia de los centros de trabajo. Muchos profesionales llevan a cabo sus funciones fuera de las oficinas o las sedes de sus empresas. De ahí que una de las ventajas de usar un software de gestión documental que destacan los negocios que emplean esta solución es que permite a sus profesionales trabajar con los documentos estén donde estén.
Agilizar procesos esenciales
Muchas acciones relacionadas con documentos son esenciales para los negocios. Por ejemplo, la creación, modificación y envío de presupuestos a los clientes.
Una de las ventajas de usar un software de gestión documental es que permite agilizar este tipo de procesos, sobre todo, aquellos en los que interviene más de una persona: varios profesionales del negocio, un cliente, un proveedor, un socio comercial… ¿Por qué?
La creación de documentos es muy rápida, pero también su envío, consulta, edición o recepción. Un aspecto de gran valor, sobre todo, en lo relativo a la gestión de clientes. ¿Por qué? Por ejemplo, cuando se tiene que enviar un presupuesto o un contrato a un cliente para que lo acepte o lo firme, la agilidad es clave para poder comenzar a trabajar cuanto antes y cuidar la experiencia de los clientes a la hora de relacionarse con los negocios.
Generar documentos con facilidad y de manera coherente
Una de las funcionalidades esenciales de cualquier gestor documental es la creación y edición de toda clase de documentos.
Ya hemos señalado antes que una de las ventajas de usar un software de gestión documental en una empresa es que dispone de plantillas predefinidas para ayudarlas a crear documentos en cuestión de segundos. Pero, además de la facilidad y la rapidez, tenemos que destacar otra bondad de esta funcionalidad: la coherencia.
Cada empresa puede editar y personalizar las plantillas del programa y, por supuesto, crear sus propias plantillas. De esta forma, todos los documentos serán coherentes entre sí, tanto en el plano estético y visual, como en lo relativo a la redacción y estructuración de los contenidos.
Incentivar el trabajo en equipo en tiempo real
Salvo los autónomos que trabajan solos, en los negocios es esencial la colaboración entre diferentes profesionales para conseguir realizar el mejor trabajo posible. Por eso, debemos destacar como una de las ventajas de usar un software de gestión documental más sugerentes la posibilidad de que varias personas trabajen sobre un mismo documento a la vez.
Esto es importante, sobre todo, en las empresas que prestan servicios. Por ejemplo, pensemos en un despacho de abogados en que tres letrados están colaborando para elaborar el plan de igualdad de una empresa. O en un estudio de arquitectura en el que cuatro profesionales participan de forma conjunta en la elaboración de un proyecto de rehabilitación de una casa.
Disponer de documentos colaborativos supone un ahorro mayúsculo de tiempo y permite a los negocios crear sinergias y controlar los flujos de trabajo.
Controlar los cambios que se producen en los archivos
Precisamente, aumentar las capacidades de control y supervisión sobre los archivos es otra de las ventajas de usar un software de gestión documental que debemos destacar.
Estas herramientas permiten a los negocios llevar a cabo un control de los cambios que se realizan en cada documento. De esta forma, se puede saber qué acción ha realizado cada usuario que ha interaccionado con un documento.
Proteger los archivos de la empresa y evitar incidencias
En línea con el apartado anterior, podemos destacar otra de las ventajas de usar un software de gestión documental directamente relacionada con la seguridad de los archivos: la posibilidad de establecer un sistema de permisos para regular qué usuarios pueden editar, consultar o, incluso, exportar determinados documentos.
Los gestores documentales más completos del mercado además, incorporan la posibilidad de realizar una auditoría de logs y saber con precisión, por ejemplo, qué usuario eliminó un archivo y en qué momento lo hizo.
Estas dos funcionalidades son claves para incrementar el nivel de protección de los archivos de las empresas y evitar que se puedan producir incidencias que afecten a documentos legales, financieros o estratégicos.
Garantizar la continuidad de negocio
¿Cuá es la última de las ventajas de usar un software de gestión documental que vamos a desgranar en este artículo? Garantizar la continuidad de negocio.
En el mundo plenamente digitalizado en el que vivimos, la continuidad de negocio se ha convertido en una cuestión crítica para las empresas.
El gestor documental es un gran aliado para conseguir mantener la operatividad de una empresa aunque se produzca un incidente. ¿Por qué? No solo almacena todos los documentos de manera centralizada, sino que realiza copias de seguridad de manera continua para poder recuperar los archivos cuando se necesite y trabajar con ellos en cuestión de minutos.
Antaño, si, por ejemplo, a una empresa se le inundaba la habitación donde guardaba sus documentos, se enfrentaba a una crisis de enorme envergadura. Igualmente, si almacenaba los documentos en un ordenador o un disco duro y estos sufrían algún problema, también se exponía a perder sus documentos y, sobre todo, a que esto implicara la paralización de sus actividades o problemas de índole legal.
Por eso, una de las ventajas de usar un software de gestión documental más notables es que las empresas pueden estar tranquilas sobre la seguridad y disponibilidad de todos sus archivos.
En definitiva, la digitalización es una realidad que ha alcanzado ya a todos los negocios. Por eso, resulta indispensable hoy en día disponer de un programa que permita gestionar documentos de manera digital, ahorrar tiempo y esfuerzos y optimizar todos los procesos que tienen que ver con la creación, edición o almacenamiento de archivos.
De todas las ventajas de usar un software de gestión documental, la más valiosa es, en realidad, que permite a los empresarios y a los profesionales destinar su valioso tiempo a tareas productivas.
