Desde tiempos remotos, los humanos hemos buscado refugios donde cobijarnos, sentirnos seguros y poder vigilar a los que quieren entrar. Así pasaba en las cuevas, pero también en las ciudades amuralladas y, desde luego, en nuestros hogares actuales, con su mirilla para comprobar que la persona que llama a nuestra puerta es quien dice ser. En la era digital, los negocios no solo tienen que proteger sus instalaciones físicas, sino que tienen que verificar la identidad de todos los usuarios que desean acceder a recursos y software empresariales. En juego están elementos vitales como las cuentas del negocio o la base de clientes.
Por ello, la última versión del software de gestión integral de MN program, la 22.04, ha incorporado la doble autenticación para verificar la identidad de todos los usuarios en dos pasos. Esta medida contribuye a fortificar el acceso al programa, tanto en la versión de escritorio como en la web. Y, así, garantizar que toda la información que contiene está a salvo frente a posibles ataques maliciosos. Para que un negocio prospere, sus datos deben estar a salvo.
A continuación, vamos a explorar las optimizaciones en materia de seguridad que se han incorporado a nuestro software de gestión y que permiten realizar una gestión de la seguridad total, de manera rápida y sencilla.
Verifica la identidad con la doble autenticación de los usuarios
Hasta ahora, cuando un trabajador accedía al software, bastaba con que introdujera su usuario y contraseña. Sin embargo, tras la última actualización, el sistema le pide, también, un código. Este código se envía de manera automática cuando se intenta acceder al correo que el usuario haya seleccionado previamente.
Así, el profesional solo tendrá que escribir el código y podrá entrar en le programa. Una acción que lleva unos segundos y que, en cambio, se traduce en un aumento considerable de la seguridad.
¿Los usuarios tienen que realizar esta acción cada vez que entran al programa? En lo que respecta a la versión de escritorio no. Puesto que, como veremos a continuación, el usuario puede establecer que el equipo desde el que se ha conectado es de confianza. Mientras que en lo relativo a la versión web, sí que se solicita este doble paso para acceder. De esta manera se garantiza la identidad del usuario que quiere entrar en el software, accediendo a él desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Establecer y revocar equipos de confianza
Como apuntábamos antes, el software de gestión integral de MN program permite a los usuarios establecer qué dispositivos son de confianza. Así, por ejemplo, el ordenador del trabajo, situado en la sede física del negocio puede establecerse como un equipo de confianza, al que no tiene acceso nadie externo a la organización. De tal manera que, si el trabajador entra en el programa desde ese dispositivo, no tendrá que realizar la doble autenticación.
En cambio, si un día necesita acceder al software desde un ordenador ajeno, por ejemplo, el portátil de un amigo, este dispositivo no debería incluirse en la lista de equipos de confianza. De tal manera que nadie pueda acceder al programa desde él si no sabe la contraseña y el código que se envía al correo del usuario.
Asimismo, también es posible revocar la consideración de equipo de confianza. Por ejemplo, si un trabajador ha perdido su portátil y éste tenía la consideración de dispositivo seguro, puede revocar inmediatamente dicha consideración y aumentar la seguridad en caso de que alguien intente entrar de manera fraudulenta.
Por otro lado, en el caso de que el usuario cambie la contraseña de acceso al software, el sistema volverá a solicitar la doble autenticación, aunque el equipo sea de confianza, como medida para reforzar la integridad del programa frente a usurpación de identidades.
¿Quién puede acceder al software desde la versión web?
Además de securizar el acceso de los usuarios al software, los negocios pueden establecer qué usuarios pueden emplear la versión web y cuáles no. Esta medida va en la línea de los principios básicos de la ciberseguridad, que apuntan a que los usuarios solo tengan acceso a los recursos que necesitan para realizar su trabajo.
Por ejemplo, un administrativo o un contable de un negocio necesita usar el software de gestión integral de MN program para realizar su trabajo diario. Bien sea en la oficina, bien en su dispositivo laboral desde casa. Pero en ambos cuenta con la versión de escritorio del programa. De tal manera que no necesita emplear la versión web en ningún caso. Puesto que no existe movilidad en su trabajo, no realiza viajes, ni visitas a clientes.
Así las cosas, permitirle acceder a través de la versión web sería generar un riesgo injustificado. En caso de que un atacante lograra vulnerar su contraseña y el correo al que le llega el código podría acceder desde cualquier dispositivo y en cualquier parte.
En cambio, para otros profesionales, como los agentes comerciales, contar con la posibilidad de usar la versión web desde cualquier dispositivo, incluido su móvil, es de vital importancia y genera un gran valor añadido a su trabajo. Estando con un cliente puede consultar toda su información, tomar nota de lo que han conversado y repasar el histórico de comunicaciones con el cliente.
Seguridad y productividad deben ir de la mano para maximizar los beneficios de los negocios.
Permisos de seguridad comunes para la versión de escritorio y para la web
Además de fortificar el acceso al software, el sistema cuenta con una funcionalidad para regular qué información puede consultar cada usuario una vez que ya está dentro del programa: permisos de seguridad. Así, en función de las necesidades de cada puesto de trabajo, el profesional tendrá un nivel de permiso u otro. De esta manera se contribuye, también, a reducir los inconvenientes de seguridad y, sobre todo, su alcance.
Para facilitar la gestión de los permisos de seguridad, el software automatiza la concesión del permiso tanto para la versión de escritorio como para la versión web.
Así, si un usuario tiene permiso para crear clientes nuevos en el programa de escritorio, también podrá hacerlo desde la versión web, estando in situ con el cliente, por ejemplo. Así, la seguridad se ve complementada por la usabilidad. Reforzando la idea de que las medidas de protección deben ser útiles y fáciles de usar.
Todas las ventajas del teletrabajo y la movilidad, con la máxima seguridad
Las diferentes funcionalidades que hemos ido abordando a lo largo de este artículo son claves para acometer dos procesos actuales de gran importancia: el teletrabajo y la movilidad.
Trabajar en casa con el mismo nivel de protección que en la oficina
La pandemia ha acelerado una cuestión de largo recorrido: la flexibilidad espacial de los trabajadores. Así, aunque las restricciones hayan llegado a su fin, muchos negocios cuentan con protocolos de teletrabajo. De tal manera que muchos profesionales ejercen sus actividades diarias desde casa o alternan el trabajo en la oficina con el doméstico.
Esto facilita, entre otras cosas, la conciliación familiar. Pero, lleva aparejado un desafío: la seguridad. Los sistemas y software de los negocios deben estar preparados para garantizar la máxima seguridad, aunque sean empleados fuera de la oficina. La doble autenticación de acceso, el control de quién puede acceder a nuestro software a través de su versión web y el sistema de permisos de seguridad buscan garantizar un nivel de protección altísimo, tanto para los negocios como para sus trabajadores.
Conectarse desde cualquier lugar
Por otra parte, la movilidad de las personas se ha convertido en una de las características más determinantes de nuestro tiempo. Gracias a la mejora de las comunicaciones, podemos movernos con facilidad y rapidez de un sitio a otro situado a cientos de kilómetros de distancia.
La movilidad es un activo al servicio de los negocios. Sin ir más lejos, facilita la capacidad de incidencia de las acciones que acometen los agentes comerciales.
Para conseguir sacarle todo el partido, es fundamental contar con software de gestión como el de MN program que permita consultar e incorporar información desde cualquier lugar, con el único requisito de tener un dispositivo móvil desde el que conectarse a la versión web.
Esto, que puede maximizar los beneficios del negocio, también es un reto en materia de seguridad. De ahí que la verificación de la identidad de los usuarios en dos pasos y la capacidad de establecer qué trabajadores tienen acceso a la Oficina Virtual y cuáles no, sean dos herramientas tan valiosas.
El mundo y los desafíos de seguridad cambian a gran velocidad, por ello hay que estar preparados para proteger los negocios y verificar la identidad de todos los usuarios con éxito. Las analógicas mirillas se han trasladado al mundo digital plenamente optimizadas y automatizadas. Ya no tienes que vigilar quién timbra en tu hogar, el software lo comprueba por ti.
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