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Las 10 funcionalidades críticas de un software de gestión

La posibilidad de segmentar las bases de datos es una de las claves de un software de gestión integral

Índice de contenidos

La gestión no es sexy. Nuestro imaginario colectivo no asocia la tarea de gestionar los aspectos centrales de un negocio con imágenes sugestivas. No provoca en nosotros la fascinación por la tarea comercial, en la que entra en juego la seducción. Ni tampoco el interés de las grandes decisiones empresariales. Sin embargo, ni una cosa, ni la otra, podrían llevarse a cabo con éxito sin la gestión. Por suerte, la digitalización ha traído consigo el desarrollo e implementación de una herramienta de inmenso valor para sacar adelante el día a día de una empresa: el software de gestión.

Sin embargo, no todos los programas son iguales. Al igual que todos podemos convenir que el automóvil revolucionó la forma de movernos, es innegable que cada coche es diferente. Lo mismo sucede con los software de gestión. No todos tienen las mismas funcionalidades, ni sus soluciones están desarrolladas de la misma manera, ni su interfaz es igual de intuitiva.

Por ello, es fundamental, a la hora de contratar un programa de este tipo, tener en cuenta las 10 funcionalidades críticas de un software de gestión que pueden marcar la diferencia entre contar con un aliado que va a permitir a un negocio saltar al siguiente nivel o no.

Al fin y al cabo, como siempre recordamos, el objetivo de los programas es facilitar el trabajo diario de los negocios, mejorar la vida de las personas que los conforman y contribuir a que las empresas y los autónomos puedan crecer y consolidarse en un mundo cada vez más complejo.

A continuación, vamos a explorar 10 funcionalidades críticas de un software de gestión. No están todas las que son, pero sí son todas las que están.

Segmentación de las bases de datos

Las bases de datos siempre han estado ahí. Al fin y al cabo, son imprescindibles para gestionar un negocio, puesto que permiten estructurar toda la información relevante para éste. Con la extensión de la ofimática adquirieron más protagonismo aún. Gracias a herramientas como Excel los negocios pudieron almacenar, editar y encontrar los datos con mayor facilidad que en los tiempos analógicos.

Sin embargo, Excel tiene sus limitaciones, sobre todo a la hora de ofrecer una experiencia de uso satisfactoria. Las personas que han tenido que lidiar con esta solución lo saben de sobra. Puede acabar convirtiéndose en un quebradero de cabeza.

Por la contra, un software de gestión permite estructurar todos los datos de una empresa con suma facilidad y de manera visual.

¿Por qué es tan importante segmentar la información de un negocio? En primer lugar, porque una empresa tiene que poder clasificar sus múltiples contactos. Así, no es lo mismo un cliente que un proveedor o que un cliente potencial. Imaginémonos, por ejemplo, que un negocio desea lanzar una campaña de marketing dirigida a leads. Si tiene sus bases de datos segmentadas podrá poner en marcha dicha acción comercial, de lo contrario, no.

En segundo lugar, porque tampoco es igual que un contacto sea otra empresa o una persona física. Ni en términos comerciales, ni comunicativos, ni de mera gestión.

Los negocios necesitan poder clasificar a los actores con los que se relacionan, puesto que solo de esta manera podrán gestionarlos de manera eficaz. Aquella empresa que no segmente sus datos, estará perdida en un mar de confusión y caos. Por ello una de las funcionalidades críticas de un software de gestión es su capacidad para estructurar y clasificar enormes cantidades de información de manera sencilla.

Toda la información en un único contenedor

En relación directa con la clave anterior nos encontramos con una ventaja fundamental de un buen software de gestión: la posibilidad de que toda información esté almacenada en un único sitio. Este hecho se traduce, en el día a día, en un mayúsculo ahorro de tiempo a la hora de almacenar y, sobre todo, buscar documentos y datos.

Pensemos en el modelo almacenamiento de la información previo a los software de gestión: emplear una estructura de carpetas para guardar los archivos o sistematizar los correos electrónicos que se envían y se reciben. ¿Es operativo?

¿Cuánto tiempo pueden perder un abogado o un procurador en buscar una notificación judicial que les llegó hace más de un año? ¿Y un arquitecto en consultar una conversación con el departamento de urbanismo municipal que se efectuó a través de correo electrónico? ¿Y una clínica que busca un consentimiento informado facilitado por un paciente hace meses?

Ninguna de estas tareas es productiva, pero todas ellas son imprescindibles para que los profesionales puedan realizar su trabajo y prestar el mejor servicio a sus clientes.

La mejor forma de gestionar un negocio pasa por reducir el tiempo dedicado a rastrear datos o documentos. De ahí que una de las funcionalidades críticas de un software de gestión sea su capacidad de concentrar en un único contenedor toda la información. Y facilitar su consulta.

De tal manera que el abogado o el procurador puedan ver de un vistazo todos los documentos y notificaciones asociados al expediente de un cliente. Y el arquitecto pueda consultar todas las comunicaciones relacionadas con un proyecto. Y la clínica tenga todos los documentos ligados a la ficha de un paciente.

Una de las funcionalidades críticas de un software de gestión es que facilita la escalabilidad de un negocio

Acceso a los datos en cualquier momento y lugar

Bien, las anteriores funcionalidades críticas de un software de gestión nos han servido para entender que este tipo de programas permiten a los negocios almacenar y clasificar su información de manera eficaz y, así, poder sacarles todo el partido a los datos, no solo para mejorar la gestión, sino también para reducir los costes e incrementar los beneficios.

El siguiente paso en esta cadena es, como ya apuntamos antes, la posibilidad de acceder a los datos. Pero debemos pensar a lo grande, no solo necesitamos encontrar rápidamente la información cuando estamos en la oficina… sino en cualquier momento del día y en cualquier lugar del mundo.

Pensemos, por ejemplo, en un agente comercial que está visitando a un cliente y necesita tener a su alcance una gran cantidad de información. ¿Cómo se la lleva consigo? Con un software de gestión con versión Cloud como el de MN program puede llevárselo en el bolsillo. Y, en caso de que no tenga una modalidad en la nube, le bastará con llevar el programa instalado en su portátil y conectarlo a internet.

La accesibilidad de los datos no solo es útil a nivel comercial o en lo relativo a la gestión, sino también en lo que respecta a la toma de decisiones empresariales en tiempo real. En un mundo cada vez más acelerado, un negocio no puede permitirse tomar decisiones al ritmo del S. XX. Y para ello, acceder a todos los datos que cimenten sus decisiones es una cuestión crucial.

Automatización de acciones

Antes mentamos a Excel, un programa que ha generado a lo largo de las décadas amores y odios, pero que, sin duda, ayudó a muchos negocios a digitalizar su creciente caudal de información.

Además de facilitar el manejo de las bases de datos, otra de las funcionalidades críticas de un software de gestión es que incorpora automatizaciones que Excel u otras herramientas similares no tienen.

La posibilidad de automatizar acciones básicas del día a día, a menudo meramente mecánicas, es, desde luego, una extraordinaria ventaja de los software de gestión.

Imaginemos, por ejemplo, que, con un solo clic, una escuela infantil puede enviarles a unos padres interesados en inscribir a sus hijos un correo electrónico con las tarifas, un catálogo de la escuela y sus actividades y un contrato para cerrar la venta en caso de que los padres tomen la decisión en sentido afirmativo.

¿Cómo es posible esto? Gracias a las automatizaciones, pero también a otra de las funcionalidades críticas de un software de gestión: la fusión de sus múltiples herramientas.

Interrelación entre los distintos módulos

Todos somos conscientes de que gestionar una empresa implica tener en cuenta sus diferentes áreas: desde la comercial hasta la económica, pasando por los recursos humanos. Un buen software de gestión debe contar con soluciones que permiten gestionar cada uno de estos aspectos.

Pero un buen programa no solo se limita a contar con distintos módulos que den respuesta a las necesidades y demandas de los negocios, sino que apuesta decididamente por su integración. Es decir, el área de facturación no es un departamento estanco cuyos datos no se interrelacionan con los del CRM. Al contrario: los datos son comunes y cada módulo se enriquece con los otros.

A nivel de gestión del tiempo y reducción de procesos improductivos esta integración es de vital importancia. Así, si un negocio le emite una factura a un cliente no tendrá que volcar a mano los datos de éste, puesto que ya figurarán en la ficha y, además, el software automatizará su inclusión.

Esto nos permite, también, conocer mejor a los clientes, a los potenciales y a los proveedores. La información que tenga sobre ellos cada departamento será común para todos, de tal manera que entre todos los profesionales del negocio se pueda acabar componiendo una panorámica completa y precisa sobre un determinado cliente. Cuánto factura, cuánto tarda en pagar, cuánto ha costado cerrar un acuerdo con él, cómo se comunica con el negocio, cuáles son sus necesidades…

Así, una de las funcionalidades críticas de un software de gestión radica en su propia concepción. No solo sirve para almacenar, tratar y aprovechar enormes cantidades de información, sino que cuantos más datos reciba, más potente será.

El manejo de la información es una de las funcionalidades críticas de un software de gestión

Escalabilidad del negocio

Todo ello conlleva que este tipo de programa sea de gran valor a la hora de escalar un negocio y ampliar su base comercial y su modelo de negocio.

Dicho de otra forma, el software de gestión está pensado para acompañar a los negocios en su crecimiento y para incentivarlo.

Hoy en día, más que nunca a lo largo de la historia, las empresas necesitan gestionar enormes cantidades de información para optimizar sus procesos, sus ventas y sus resultados económicos.

A menudo, cuando una empresa experimenta un gran crecimiento en un corto plazo de tiempo, sus estructuras de gestión se resienten, porque no están dimensionadas para asumir el crecimiento en número de clientes, proveedores, recursos humanos y recursos económicos. El software de gestión puede jugar un papel esencial en ese proceso, ayudando a todos los profesionales de la empresa a realizar su trabajo de la mejor manera posible y contribuir al funcionamiento óptimo de todas las áreas del negocio.

Cumplimiento de las normativas

Al inicio decíamos que, frente a otras actividades de una empresa, la gestión nunca nos ha sonado muy sexy. Lo mismo podría decirse del cumplimiento de las normas legales. Y, sin embargo, toda empresa debe cumplir escrupulosamente con el ordenamiento jurídico en vigor sino quiere tener problemas judiciales, económicos y reputacionales.

Al calor de la digitalización y del aumento de datos que pueden almacenar y usar los negocios gracias, precisamente, a los software de gestión, se han aprobado diversas normas para garantizar la protección de los datos de los ciudadanos. Así, hoy en día, toda empresa debe cumplir a rajatabla lo que estipula la LOPD. Y el programa de gestión ayuda a los negocios en esta misión, puesto que garantiza que el procesamiento de la información se lleva a cabo según la normativa en vigor.

Por otro lado, al facilitar la gestión de la facturación, la contabilidad y la fiscalidad y contribuir a que solo exista una versión de la información y se eliminen las contradicciones, el programa también ayuda a evitar problemas con Hacienda y cumplir eficazmente con las obligaciones tributarias y legales de los negocios.

Seguridad de los datos

En línea con lo anterior, otra de las funcionalidades críticas de un software de gestión es, sin duda alguna, la seguridad de todos los datos. No solo de la información de los clientes, sino de los propios datos confidenciales del negocio, tales como sus estrategias comerciales o sus cuentas.

El mundo digital ha abierto un sinfín de posibilidades de negocio a las empresas, pero también conlleva riesgos que éstas deben afrontar de manera decidida.

Sin ir más lejos, en 2021, las empresas e instituciones españolas fueron las octavas más atacadas del mundo con ramsomware, un tipo de malware que infecta los sistemas de una organización para vulnerar sus datos.

Un buen programa de gestión contempla estas casuísticas, traza cortafuegos y medidas de protección frente a los atacantes externos y permite gestionar la seguridad de la información de forma integral.

Así, con un software como el de MN program, un negocio puede establecer qué usuarios acceden a la información, estableciendo permisos de seguridad y, además, es posible comprobar, fehacientemente, quién interactuó con cada dato o documento y cuándo lo hizo, gracias al registro de logs.

Una brecha de información puede tener repercusiones muy nocivas para los negocios, tanto a nivel legal como en lo que respecta a su reputación y prestigio. La ciudadanía cada vez está más concienciada de la importancia de que los negocios y las administraciones protejan sus datos frente a agentes maliciosos, por lo que valoran que las empresas sean escrupulosas en lo que respecta a la seguridad en la era digital.

La información es poder. Control de los procesos y facilitación de la comunicación interna

A lo largo de todo el artículo hemos repetido dos palabras capitales: información y datos. Y aún así, no somos capaces de manifestar con exactitud la importancia que tiene la información para los negocios. Y no nos referimos, solo, en lo que respecta a su acción comercial o en lo relativo a la competencia. Sino la información de una empresa sobre sí misma.

Sin duda, una de las funcionalidades críticas de un software de gestión es la posibilidad de controlar todos los procesos de un negocio, analizar las tareas que se llevan a cabo y optimizarlas al máximo. En un mercado tan competitivo como el actual, los negocios tienen que aumentar la productividad y la rentabilidad de lo que hacen si quieren crecer y consolidarse.

Un software de gestión nos permite analizar lo que hacemos y cómo lo hacemos e implementar los cambios necesarios para sacarle el máximo partido a nuestros activos y al talento de nuestros profesionales.

Además, también contribuye a fomentar el intercambio de comunicación entre las diferentes áreas y equipos que componen una empresa. La era de los departamentos estancos ha muerto. Una de las funcionalidades críticas de un software de gestión integral es que unifica la información y permite que todas las áreas se enriquezcan con los datos y el trabajo de las demás.

La información es poder y la mejor forma de conseguirla y emplearla es aunando esfuerzos.

Ahorro de costes

De las anteriores nueve funcionalidades críticas de un software de gestión se puede extraer una gran conclusión: estos programas sirven para ahorrar tiempo y costes. Es decir, son una fantástica inversión.

O más bien, una inversión ineludible. Un negocio que desea asentarse y medrar en la economía digital no puede llevar a cabo una gestión analógica. La decisión, así, no radica en si contratar programas, sino en si se prefiere tener una herramienta para cada área o, en cambio, se opta por un software de gestión integral como el de MN program.

A la luz de las claves que venimos de tratar, resulta evidente que no solo sale más económico contratar un único servicio, sino que además nos permite explotar beneficios como la integración de todas las bases de datos y de todas las funcionalidades que repercutirá positivamente en la forma de trabajar y en la obtención de beneficios.

Precisamente, cuando pensamos en los beneficios empresariales, siempre nos centramos en el aumento de las ventas. ¿Cómo ganar más? Vendiendo más. Pero tan importantes como los ingresos son los gastos. También se puede ganar más, gastando menos. Y la mejor forma que tiene un negocio de gastar menos es reduciendo al máximo los costes asociados a tareas improductivas, como lo son muchas acciones básicas de gestión.

Con un software de gestión una asesoría, un estudio de ingeniería o una tienda de ropa pueden realizar todas sus tareas más rápido y de una forma más precisa.

Quizás la gestión no sea sexy, pero puede marcar la diferencia entre un negocio exitoso y otro anquilosado en el pasado.

Las funcionalidades críticas de un software de gestión no terminan aquí…

Estas 10 funcionalidades críticas de un software de gestión no constituyen un catálogo cerrado. Solo son 10 ventajas de gran calado que pueden ayudar a las empresas y a los autónomos a crecer.

No hemos abordado otros aspectos centrales como la importancia de este tipo de programas a la hora de tomar decisiones, construir una estrategia comercial y de marketing global o gestionar la relación con los proveedores.

Se mire por donde se mire, lo cierto es que una empresa, sin importar su tamaño o la tipología de actividades económicas que lleva a cabo, no puede permitirse carecer de un software de gestión. De lo contrario, estará desechando una gran cantidad de datos y será incapaz de gestionar y seducir a sus clientes.

La digitalización ha abierto un abanico de posibilidad que pueden ser explotadas si se cuenta con la mejor de las ayudas: un software de gestión integral.

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