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Para muchos profesionales y empresas, la agenda es uno de sus principales activos. A través de ella articulan la relación con los clientes, pero también su forma de trabajar y la distribución de sus recursos humanos y materiales. Por ello, a la hora de abordar las claves de la agenda, es fundamental tener en cuenta el objetivo fundamental de todo negocio: llenarla. Puesto que una agenda sin huecos libres es sinónimo de ingresos y beneficios económicos.
Antaño, gestionar la agenda de forma óptima suponía invertir grandes cantidades de tiempo en organizar las peticiones de citas de los clientes, llamarlos uno a uno para recordarles sus citas, cuadrar los horarios de cada trabajador con sus citas y con los espacios disponibles… Y un sinfín de tareas administrativas y de encaje de bolillos que requerían que las personas se armasen de paciencia.
Sin embargo, gracias a un software de gestión con módulo de agenda incorporado, como el de MN program, es posible gestionar la agenda de una empresa o profesional con rapidez, agilidad y, lo que es más importante, eficiencia y productividad. Más aún tras las últimas mejoras que los profesionales de desarrollo y producto han implementado en el programa para automatizar acciones y mejorar su usabilidad.
A continuación, vamos a explorar las 12 claves de la agenda de nuestro software de gestión y analizar cómo pueden servir para optimizar al máximo las citas de los profesionales y, con ellas, la obtención de ingresos.
Vista Disponibilidad: Citas y huecos en un vistazo
A la hora de trabajar con una agenda, es crucial que ésta sea visual. De tal manera que, en cuestión de segundos, uno pueda constatar qué huecos están libres y cuáles ocupados. Esto reduce el tiempo dedicado a asignar citas y a supervisar las citas que tendrá que afrontar un profesional a lo largo del día.
Imaginemos, por ejemplo, que un cliente llama a un abogado para solicitarle una reunión por un posible caso que quiere presentarle. Si cuando el letrado habla con el potencial cliente, puede consultar rápidamente si dispone de algún hueco libre, agilizará el proceso de concertación de la cita.
Por otro lado, si un odontólogo puede ver en un solo vistazo qué citas tiene al comienzo de su jornada laboral, podrá prepararlas mejor y saber qué tipo de tratamientos tendrá que realizar. Lo cual contribuirá a que organice mejor su trabajo.
Tener toda la información fundamental sobre la agenda al alcance de los ojos es una de las claves de la agenda de nuestro software de gestión.
Observar en un vistazo el horario de un trabajador y sus huecos libres
Así, mediante la Vista Disponibilidad, es posible consultar el horario de cada trabajador y visualizar sus huecos libres. Esto es de gran ayuda, sobre todo, en aquellas empresas en las que trabajen varios profesionales. Pensemos, por ejemplo, en una clínica médica conformada por múltiples especialistas.
Cada uno de ellos podrá consultar en el software de gestión su agenda. Pero, además, la empresa podrá tener en una sola ventana los horarios de cada uno de sus profesionales y los huecos ocupados y libres de sus respectivas agendas.
De esta manera, no solo se ahorra una mayúscula cantidad de tiempo en la gestión de la agenda, sino que se logra, también, optimizar su nivel de ocupación y visualizar qué profesionales tienen las agendas más llenas y cuáles, en cambio, registran tiempos muertos a lo largo de su jornada laboral.
Agendar automáticamente citas con una duración personalizada
No todos los profesionales de una determinada empresa prestan servicios cuya duración es análoga. Retomando el ejemplo de la clínica médica, puede ser que un oftalmólogo resuelva sus citas en 30 minutos, un fisioterapeuta en 1 hora y un dermatólogo en 20 minutos. Por ende, los huecos a llenar en sus respectivas agendas son diferentes.
Unas de las claves de la agenda del software de gestión de MN program es que es posible estipular la duración de las citas de cada trabajador. Esto permite que, a la hora de crear las citas, automáticamente éstas se generan en la agenda con dicha duración predeterminada y ajustada a la realidad de los servicios que presta cada uno de los profesionales.
En la agenda del negocio se podrán ver tanto las citas concertadas como los huecos disponibles de cada uno de los trabajadores, atendiendo a la duración habitual de sus consultas.
Así, si un paciente concierta una cita con el fisioterapeuta a las 17 h., el siguiente hueco libre en la agenda de este profesional dará comienzo a las 18 h. En cambio, su colega el oftalmólogo, podrá tener una cita a las 17 h., otra a las 17.30 h. y otra a las 18 h.
Un trabajador, un color
Otra de las claves de la agenda de MN program que contribuye a que la gestión de este activo crítico sea más sencilla es la posibilidad de adjudicar a cada trabajador un color.
Si al observar la agenda de una empresa, las citas y los huecos de cada profesional se muestran de un color, resultará mucho más sencillo componer un mapa de la situación y planificar la agenda global del negocio y la distribución de los recursos humanos y materiales.
Crear huecos de manera dinámica y manual
En estrecha relación con la funcionalidad anterior, nos encontramos con otra de las claves de la agenda: la creación de huecos.
Cuando un cliente desea concertar una cita, podrá seleccionar el día y la hora de la misma en función de la ocupación de la agenda del profesional. Mediante el uso del software de gestión, el programa es el encargado de establecer los huecos disponibles. De hecho, los puede crear dinámicamente. Así, si un arquitecto tiene programada una reunión de 20 minutos y, 50 minutos más tarde, otra reunión, el programa puede generar un hueco entremedias para ocupar ese espacio de su agenda.
Esta funcionalidad repercute en un aumento de la productividad, ya que incentiva la ocupación de la agenda y facilita que los tiempos muertos desaparezcan.
A mayores, tras la versión 22.11 del software de gestión de MN program, es posible crear huecos de manera manual. De tal manera que sea la propia empresa o uno de sus profesionales quien decida qué huecos están disponibles y son aptos para ser cubiertos.
Bloquear horas en la agenda
Como ya hemos señalado, el software de gestión permite optimizar, a la vez, la agenda de los negocios y la agenda de cada uno de sus profesionales. Esto es aún más real y satisfactorio gracias a la posibilidad de bloquear y desbloquear horas de los profesionales en la agenda de la empresa. ¿Qué quiere decir esto?
Las empresas pueden establecer en su agenda el horario en el que están abiertas al público. Y, a su vez, bloquear aquellas horas en las que un trabajador no está disponible.
Por ejemplo, una clínica odontológica abre de 10 h. a 14 h. y de 16 h. a 21 h. Sin embargo, un dentista solo trabaja de 17 h. a 21 h. y un colega suyo de 10 h. a 14 h.
Pues bien, la clínica puede bloquear las horas en las que no trabajan en la agenda del negocio, de tal manera que ningún paciente podrá concertar una cita con ellos en dichas horas, aunque la clínica esté abierta y otros odontólogos trabajen.
Este bloqueo de horas se puede programar para que se repita todo el tiempo que se desee o se necesite. Recuperemos el hipotético caso anterior. El primer odontólogo de nuestro ejemplo durante un mes asistirá a un curso de formación los jueves y los viernes por la tarde, de tal manera que el negocio puede programar el bloqueo de las tardes de esos dos días de la semana durante todo el mes. Al acabar dicho mes, dichas horas volverán estar libres para poder programar citas en ellas.
Asimismo, como resulta lógico pensar, al igual que se pueden bloquear horas, se pueden desbloquear. Si un abogado tiene determinadas horas disponibles, pero necesita reunirse con un cliente fuera de dichas franjas horarias, puede desbloquearse la hora que se precise.
Envío de recordatorios en automático
Aunque a veces nos centremos, sobre todo, en la programación de las citas y en llenar los huecos disponibles en la agenda, hay otro aspecto de la gestión de la agenda igual de importante: evitar que las citas se cancelen o los clientes no asistan a ellas. Un hueco de última hora es prácticamente imposible de cubrir y, además, en muchos casos una cita necesita una preparación por parte del profesional que no puede llevarse a cabo en cuestión de minutos.
¿Cuál es la mejor forma de garantizar que las citas concertadas se van a llevar a cabo? Recordárselas a los clientes y eliminar la posibilidad de que se olviden de ellas. Al fin y al cabo, en ocasiones se conciertan citas con meses de antelación, de tal manera que olvidarlas es una posibilidad plausible.
Si no se cuenta con un software de gestión con módulo de agenda incorporado, las empresas pueden llamar a sus clientes el día antes o enviarles un SMS. Sin embargo, esto consume minutos no productivos. En cambio, una de las claves de la agenda de MN program es que se puede automatizar el envío de recordatorios. De tal manera que el programa le envíe un correo o un SMS a todos los clientes que van a tener, por ejemplo, una cita mañana. O la semana que viene.
Confirmación automática de las citas y desprogramación de los recordatorios
Además, estos recordatorios pueden llevar incorporado un enlace para que el cliente confirme que va a asistir a la cita, garantizando la ocupación de la agenda. El cliente solo tiene que pinchar en el enlace y la cita aparecerá como confirmada, automáticamente, en la agenda de la empresa.
Al igual que se pueden programar, los recordatorios también se pueden desprogramar. Por ejemplo, un cliente tenía una cita para mañana, sin embargo, surgió un hueco de última hora y acudió hoy al negocio. ¿Qué sentido tiene que le llegue un correo recordándole una cita que ya ha sucedido?
Avisos emergentes para recordar las citas
No solo los clientes se pueden olvidar de las citas que han concertado. A los profesionales también se les puede traspapelar una cita. Como decían en Con faldas y a lo loco: nadie es perfecto.
Un profesional puede estar absorto realizando una actividad y olvidarse de que tenía una cita concertada con un cliente.
Por ello, resulta interesante la posibilidad de programar avisos emergentes que saltan en el software minutos antes de que dé comienzo la cita programada.
Imaginemos, por ejemplo, un ingeniero que está trabajando en un proyecto y que tiene que realizar una videollamada con un cliente a las 11 h. El software de gestión se encargará de enviarle un pop-up para avisarle de dicha cita a las 10.50 h. De esta manera, no tendrá que estar permanentemente pendiente del tiempo y podrá dedicar toda su atención a la tarea productiva que está realizando.
No olvidarse de las actuaciones sin hora fija
¿Qué sucede si determinada actuación no está programada para una hora fija? ¿Cómo se va a acordar el profesional de ella?
Otra de las claves de la agenda del software de gestión de MN program es la posibilidad de programar recordatorios para que a los trabajadores no se les traspapelen acciones que tienen que acometer a lo largo de su jornada laboral.
Pensemos, por ejemplo, en un profesor de una academia de formación. A lo largo del día tiene que enviarles a los alumnos de un grupo los deberes que tienen que realizar para la clase siguiente. Y a los alumnos de otro grupo tiene que subirles las notas del último examen al software. Al revés que una cita, no es necesario que acomete ninguna de las dos acciones en una hora en concreto. Lo único que importa es que las realice a lo largo del día.
El software de gestión se encargará de recordárselo, eliminando la posibilidad de que no lleven a cabo estas acciones porque se esfumaron de su memoria.
Consultar la agenda en cualquier momento y lugar
En la era analógica, los profesionales tenían que llevar su agenda física a cuestas, para poder consultar las citas que tenían pendientes a lo largo del día y, también, qué huecos disponibles existían en su agenda para concertar citas en otras fechas.
Esto es, definitivamente, cosa del pasado.
Una de las claves de la agenda del software de gestión de MN program es la posibilidad de consultar la agenda desde cualquier dispositivo con conexión a internet, estés donde estás.
Por ejemplo, un electricista está trabajando en una oficina y, de pronto, lo llama un potencial cliente que necesita que vaya a resolverle una avería. Puede abrir el móvil y ver si, efectivamente, cuenta con algún hueco disponible para acudir a solventar el problema.
Para ello, los profesionales tienen dos opciones a su disposición. O bien entran en el software a través de la Oficina Virtual, o bien le sacan partido a otra de sus funcionalidades: la posibilidad de sincronizar la agenda con los calendarios de referencia de la actualidad: Google Calendar y el calendario de Microsoft 365.
Edición de la agenda
La agenda de una empresa es una herramienta para gestionar sus actividades e incentivar la creación de ventas y oportunidades de negocio. Por ello debe ser dúctil y facilitar los cambios.
El módulo de agenda del software de gestión de MN program permite a los usuarios cortar y pegar una cita o arrastrarla para cambiarla de un día para otro, sin necesidad de eliminar la cita previamente concertada y crear una nueva en caso de que se reprograme. De esta manera se puede ahorrar una cantidad mayúscula de tiempo gestionando los cambios.
Esta funcionalidad quizás no parezca tan relevante como otras de las que hemos hablado a lo largo del artículo, sin embargo, tiene un nivel de utilidad altísimo.
Revisión de las citas y comunicaciones previas
En las relaciones humanas, el background es crucial. De ahí que en la relación negocio-cliente el contexto también sea importante. Aún más en ámbitos tan sensibles como la saludo o el derecho.
Si el profesional puede acceder desde su agenda a la ficha de un cliente o paciente, observar todas las citas previas y consultar las diferentes comunicaciones establecidas con él, podrá componer una panorámica amplia de sus características, particularidades y necesidades.
De esta manera, podrá preparar la cita mejor y la atención que le ofrecerá al cliente será mucho más satisfactoria. Lo cual facilitará su fidelización.
Más allá de estas cuestiones, la revisión del background conlleva una finalidad práctica inmediata. Regresemos un momento al ejemplo del electricista que formulamos con anterioridad. El cliente que tiene una avería lo ha llamado, pero el profesional tiene su agenda completamente ocupada. La persona que quiere contratar sus servicios ha mostrado su disponibilidad para atender al profesional en el momento del día que mejor le venga. Éste toma nota del dato y queda en avisarlo.
Por suerte, ha terminado un trabajo antes del tiempo estimado, de tal manera que le ha quedado libre un hueco de 50 minutos. Puede entrar en la agenda, consultar la tarea sin hora asignada, crear la cita con el cliente y llamarlo desde el propio programa para avisarle de que va a acudir a su casa a realizar el trabajo.
Cobros desde la agenda
Hasta el momento hemos hablado de crear, recordar o modificar citas, pero… ¿y cobrarlas? Esta acción, de vital importancia para los negocios, también se puede realizar desde la agenda, si se cuenta con un software de gestión integral como el de MN program.
Nuestro programa permite que las empresas cobren los servicios que prestan a sus clientes, sin salir de la agenda en ningún momento. Ello se debe a la interconexión entre los módulos.
Esta medida elimina tareas administrativas improductivas y agiliza el cobro.
Medición de los tiempos de consulta y espera
Los profesionales y las empresas que desean ser más productivos y lograr que sus negocios sean más rentables tienen que apostar por la medición de sus tiempos.
En este sentido, una de las claves de la agenda de MN program es que cuenta con dos funcionalidades de gran valor añadido, sobre todo, para las empresas del ámbito de la salud:
- El módulo de sala de espera permite medir el tiempo que pasa desde que un paciente llega a la clínica hasta que accede a la consulta del profesional. Al conocer este dato se pueden tomar medidas para reducirlo y mejorar la experiencia de los pacientes.
- El programa es capaz de registrar el tiempo que cada paciente pasa en la consulta. ¿Por qué es importante? Como indicamos al inicio del artículo, se puede establecer la duración de cada consulta para, así, automatizar la creación de huecos en la agenda. Si se detecta una desviación habitual entre la duración estimada y la real, se pueden ajustar dicha duración para evitar que los pacientes pasen demasiado tiempo esperando en la sala de espera y los profesionales vean cómo se les acumulan retrasos durante su jornada laboral.
Tomar decisiones sobre los servicios que se prestan
La clave anterior nos ha abierto el camino hacia la última cuestión que debemos abordar hoy. La agenda no solo es una herramienta de organización del trabajo y optimización de la comercialización de los servicios. O no lo es si forma parte de un software de gestión integral como el de MN program.
El módulo de agenda de nuestro programa permite calibrar de manera visual e intuitiva qué servicios y profesionales presentan una mayor tasa de ocupación y cuáles una menor.
Si una clínica médica detecta que, sistemáticamente, cubre todos los huecos de los profesionales de fisioterapia, pero, en cambio, es incapaz de llenar los huecos de las agendas de sus oftalmólogos puede tomar decisiones para optimizar la agenda de la empresa en su conjunto.
Por ejemplo, lanzar campañas comerciales para captar más pacientes que acudan a los especialistas en oftalmología. O, por otro lado, redoblar su apuesta por la fisioterapia, contratando a más fisioterapeutas, invirtiendo en más tecnología o ampliando los espacios disponibles para llevar a cabo este tipo de servicios.
La agenda contiene una inmensa cantidad de información sobre una empresa, los profesionales que la conforman y las características de sus clientes. Si esta herramienta es visual y funcional, puede servir para tomar decisiones empresariales trascendentales que contribuyan a cumplir los objetivos de toda agenda bien optimizada: generar más negocio, aumentar la productividad e incrementar los beneficios.
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