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4 formas de firmar documentos electrónicamente

Firmar documentos electrónicamente es un elemento clave de la digitalización de un negocio

Si casi todas las dimensiones que componen nuestras vidas se están digitalizando, es imprescindible que nuestras firmas también lo hagan. Iconos que nos representan en el terreno legal y que cuando aparecen certifican nuestra aprobación de lo que figura a su alrededor. Por ello, poder firmar documentos electrónicamente se ha transformado en una necesidad de primer orden para los negocios.

Desde pequeños sabemos la importancia que tienen las firmas. Es más, sentimos cierta fascinación hacia la firma de nuestros padres, que vemos en documentos quizás irrelevantes desde el punto de vista adulto, como las calificaciones o los permisos para ir a una excursión, pero inmensamente trascendentales para un niño.

Por eso, escoger nuestra propia firma es una especie de rito iniciático, el comienzo de un largo viaje que nos llevará hacia la adultez.

Muchas cosas han cambiado con la digitalización, pero las firmas siguen siendo fundamentales, tanto a nivel legal como a nivel personal. Tanto en lo que respecta a los negocios, como en lo que atañe a las personas. De ahí que se hayan diseñado software, como el de MN program, que facilitan sobremanera la posibilidad de firmar electrónicamente, agilizando los plazos y reduciendo los trámites administrativos.

A continuación, vamos a analizar las 4 formas de firmar documentos electrónicamente con nuestro software de gestión integral.

1. Firma con certificado digital

El certificado digital es un documento electrónico expedido por un organismo público que atestigua la identidad de la persona que lo usa. Vendría a ser la traslación al mundo digital del Documento Nacional de Identidad (DNI). De hecho, éste último ofrece la posibilidad de ser usado digitalmente si se cuenta con un lector de tarjetas (DNIe). Más allá de este documento, el certificado más común es el que expide la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), famosa a nivel global por una serie de televisión.

A diferencia del DNI, las empresas también pueden disponer de certificados digitales, en los que figura su CIF.

La firma con certificado digital ofrece las máximas garantías jurídicas, puesto que es el Estado el que atestigua que la firma se corresponde con la identidad de la persona. Sin embargo, la mayoría de la población no dispone del certificado de la FNMT o hace uso del DNIe. Además, en caso de poseer uno, los ciudadanos o empresas no lo tienen instalado en todos sus dispositivos, con lo cual solo puede emplearlo en un dispositivo en concreto.

Todas estas cuestiones dificultan, sobremanera, su uso por parte de cualquier negocio o autónomo. Aún así, en caso de disponer de un certificado digital, el programa de firma digital y firma electrónica de MN program permite, de una forma sencilla, firmar cualquier documento que esté incluido en el software, empleando un certificado digital.

Para ello, se debe generar el documento y a la hora de firmar, seleccionar la opción de certificado digital. El programa abrirá el listado de certificados instalados en el equipo y la persona seleccionará el que corresponda. Todo ello sin salir del software en ningún momento.

2. MN Sign

Esta herramienta se caracteriza por su nivel de usabilidad y por su capacidad de adaptación a las necesidades de cada negocio. Mediante MN Sign se pueden firmar toda clase de documentos, de contratos a facturas, pasando por consentimientos informados, albaranes o actas. Todo ello sin tener que salir, en ningún momento, del software de gestión de MN program.

En un par de clics

La solución MN Sign permite firmar cualquier documento en un par de clics. Al estar conectada esta herramienta con el módulo de Email y WhatsApp se puede enviar a través de un correo electrónico o un mensaje de WhatsApp un enlace para acceder al documento que se debe firmar.

El texto que acompaña al enlace se puede personalizar, adaptándose a las necesidades del negocio, pero también se pueden emplear plantillas prediseñadas por el equipo de MN program, que se ajustan a los diferentes tipos de documento.

Mediante esta forma de proceder, el usuario puede leer el documento que debe firmar desde cualquier dispositivo, complementar la información que se le requiere y firmarlo. Lo que antes conllevaba una tediosa gestión, ahora se puede realizar de forma inmediata, en un brevísimo plazo de tiempo y desde cualquier lugar.

Puedes enviarlo a varias personas a la vez

Tras la última actualización del software de gestión de MN program, se puede enviar el mismo documento a cuantos firmantes se desee o necesite. Antes, solo se podía enviar a un único usuario, pero esta optimización permite el envío múltiple, así como la multifirma.

De esta forma se reduce, sobremanera, la gestión administrativa, agilizando, a su vez, el trámite de la firma. Aunque en muchas ocasiones un documento solo debe ser firmado por el negocio y su cliente o por el negocio y su proveedor, se puede dar el caso de que existan varias partes a las que concierne el documento. El objetivo de MN Sign es adaptarse a las múltiples necesidades de un negocio.

Firmas donde quieras

Al igual que pasaba con la característica anterior, la posibilidad de firmar en cualquier parte del documento es una novedad que se implementó en la última actualización del software de gestión.

Así, se puede visualizar el documento y estipular dónde se desea estampar la firma. Esto contribuye a la legibilidad de la información y a un tratamiento documental más eficiente y preciso. Así como a dotar al usuario de una mayor autonomía en el proceso.

Notificar a todos los interesados

¿Qué pasa una vez que todas las personas que deben firmar el documento lo hacen? MN Sign permite automatizar el envío a todos los usuarios involucrados.

De esta forma, todos ellos dispondrán de una copia del documento con todas las firmas, sin que el negocio tenga que invertir tiempo en realizar el envío.

Además, se notifica inmediatamente a todos los usuarios de que le proceso de firmas ha finalizado, manteniéndolos plenamente informados, también, sin tener que dedicar tiempo administrativo a hacerlo.

De tal forma que MN Sign se transforma en un aliado clave para firmar documentos electrónicamente, puesto que permite automatizar y facilitar todo el proceso.

Un negocio necesita poder firmar documentos electrónicamente para relacionarse con sus clientes y proveedores

3. Firma con Wacom

También se puede dar el caso de que el negocio tenga atención de cara al público, con lo cual disponga de una tableta de firma Wacom. Las pantallas de estos dispositivos recogen el rastro dejado por una pluma electrónica, registrando, así, la firma de las personas, con una precisión extraordinaria. Puesto que son capaces de detectar el trazo, la velocidad y la presión.

Estamos acostumbradas a verlas, por ejemplo, en las entidades bancarias, pero se ha generalizado su uso en muchos otros negocios, como las clínicas medidas u odontológicas.

Para estos establecimientos, las firmas con Wacom son especialmente interesantes, puesto que les permiten obtener en el momento la firma de los pacientes, por ejemplo, para dar su consentimiento legal e informado a una operación. Y sin necesidad de gastar papel.

Este procedimiento se optimiza si el dispositivo Wacom está conectado con un buen software de gestión integral como el de MN program. De tal forma que a través del módulo se envía la solicitud de firma vía Wacom y, posteriormente, se registra la firma en el programa. Así, ésta queda registrada e incorporada al documento en cuestión. Lo cual contribuye a la sistematización documental y a la posibilidad de consultar en cualquier momento el documento y su firma.

4. Firma con Tablet Móvil

Esta forma de firmar documentos electrónicamente es similar a la anterior. En vez de usar un dispositivo Wacom, el negocio puede emplear una Tablet móvil. En ella se puede transmitir toda la información que debe leer el cliente antes de firmar y, luego, solicitar la firma.

Al estar conectada con el programa de gestión de MN program, el documento se puede generar o seleccionar en éste y la firma también quedará almacenada en él. Lo cual potencia la inmediatez del proceso administrativo y reduce costes materiales y temporales.

Digitalizar un negocio pasa por poder firmar documentos electrónicamente

Puede parecer, a simple vista, una cuestión baladí, pero poder firmar documentos electrónicamente es un elemento capital para cualquier negocio y, por lo tanto, debe ser prioritario en su estrategia de digitalización. ¿Por qué?

1. Agiliza procesos

Se acabó esperar varios días a que un cliente firme un contrato. Con el programa de firma digital y firma electrónica puede hacer en un par de minutos. Múltiples áreas de un negocio, desde la comercial a la de contabilidad, se beneficiarán de la agilización de los procesos.

2. Reduce trámites

Ahora se puede firmar un documento en un par de clics y enviar automáticamente una copia a todos los interesados. Antaño había que imprimir el documento, firmarlo y volverlo a enviar para que las demás partes emitieran su firma. Y, finalmente, repartir las copias entre todas las partes.

3. Optimiza la gestión documental

Todo queda registrado y guardado en el software. Además, el acceso a la información es rápido y sencillo.

4. Facilita la trazabilidad

Esta cuestión es clave para garantizar que no se producen modificaciones de los documentos una vez firmados.

5. Contribuye a cumplir con la protección de datos

La información personal se guarda de forma segura en el programa y se evita que algún documento se pueda perder o filtrar, como sucedía en la era analógica.

Además, se puede lograr que los clientes firmen de forma sencilla el consentimiento al tratamiento de sus datos personales por parte del negocio.

6. Mejora la comunicación negocio-cliente

Con MN Sign los clientes reciben automáticamente una copia de los documentos firmados, lo cual les permite estar plenamente informados ya no solo de la gestión documental, sino de todos los aspectos relevantes de su expediente.

7. Apuesta por la sostenibilidad

En un mundo preocupado por el cambio climático, la reducción del consumo de papel debe ser prioritaria para cualquier negocio. Al poder firmar documentos electrónicamente se elimina la necesidad del papel.

En conclusión, firmar documentos electrónicamente es, a la vez, una necesidad y una apuesta empresarial. Un paso clave en la digitalización de los negocios que permite mejorar la acción comercial, cumplir con las obligaciones legales y optimizar el funcionamiento de la organización.

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