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Control de tiempos o cómo duplicar la rentabilidad de tu negocio

El software de control de tiempos es extremadamente útil para colectivos como los abogados

El de la productividad es uno de los grandes lastres, si no el mayor, de la economía española. El control de tiempos por medio de soluciones tecnológicas se ha convertido en una herramienta muy poderosa para disparar los beneficios de las pymes

Es, lo dicen muchos expertos, la enfermedad silenciosa de la economía española. España tiene una de las tasas de productividad más bajas de entre los países más avanzados del mundo. La gestión del tiempo es, desde hace décadas, líquida. Altamente ineficiente. Y por ahí pasan muchas de las opciones para revertir la situación. Ahora bien, hay soluciones. Las herramientas de control de tiempos son extremadamente eficaces para disparar la productividad.

Y, por extensión, para elevar la rentabilidad de los negocios. En muchos casos, con tasas que duplican o triplican las anteriores.

¿Se imagina que su negocio gana de un año para otro el doble de dinero que el anterior? Sí, es posible. Esto no es una fantasía. Tampoco una hipérbole.

Lea, lea…

El aforismo que dice aquello de que el tiempo es oro alcanza su epítome en el mundo de la empresa. Optimizar el rendimiento de un trabajador aprovechando cada minuto de su jornada laboral es una cuenta pendiente en España.

La cultura presencialista ha generado un modelo ineficiente. Hábitos que viajan a años luz de los que se imponen en las economías más avanzadas del planeta.

Un dato. Entre 1995 y el 2019, la productividad de la economía española retrocedió un 4,5%, según los datos de la Fundación BBVA. Mientras, este mismo indicador avanzada a un ritmo del 10 % en el conjunto de la UE.

Cada español trabaja una media de 1.700 horas al año. Pero su productividad promedio en los últimos 20 años orbita alrededor del 30%. A años luz de países como Noruega (80%), Suiza (58%) o Dinamarca (55%), por citar algunos.

Dinámicas tóxicas

En España es más importante estar que hacer. Y eso genera dinámicas tóxicas para el empresario y también para el empleado.

Las pequeñas y medianas empresas con mayores tasas de crecimiento trabajan ya en una estrategia que revierte estas prácticas. Y todas se apoyan en el software de control horario, un sistema de control de tiempos para mirar al futuro con optimismo.

Pero qué es esta herramienta, se preguntará. Básicamente, una solución tecnológica de última generación que le permitirá controlar las horas trabajadas por cada empleado, analizar su rendimiento y, por extensión, mejorar su productividad.

O lo que es lo mismo, ganar más dinero al cabo del año.

Quizás un ejemplo sea lo más ilustrativo. El coste medio para cualquier pyme de un trabajador se sitúa en los 31.714 euros al año, de acuerdo con los cálculos del Instituto Nacional de Estadística. Esa cantidad incluye el salario bruto anual (24.396 euros en el 2019) y las cotizaciones sociales, que siempre oscilan alrededor del 30% del sueldo.

El software de control de tiempos de MN program es muy intuitivo y fácil de manejar

Si tenemos en cuenta que ese empleado contratado a 40 horas trabajará unas 1880 horas al año (descontadas las vacaciones), el coste de cada hora de trabajo se situará en los 16,8 euros.

Un sinfín de ventajas

Si la pyme conecta este dato con el valioso caudal de información que le procura un programa de control de tiempos como la solución Time Report de MN program, podrá elevar exponencialmente la rentabilidad del negocio.

¿Cómo? Ajustando procesos, automatizando otros (el valioso software RPA), actualizando tarifas, identificando los clientes más rentables y los menos rentables…

La operativa es sencilla. Con este software, se obtiene un análisis detallado del tiempo que cada trabajador emplea en cada tarea a lo largo de su jornada laboral.

El cálculo, así pues, es sencillo. Todo lo que esté por debajo del coste por hora de ese empleado concreto será deficitario para el negocio. O al revés si está por encima. Vamos, altamente rentable para la pyme.

La Universidad de Harvard ha dedicado numerosas investigaciones a analizar la cuestión de la productividad y el control de tiempos y su conclusión no admite dudas. Hacer una adecuada gestión de los mismos es la vía hacia el éxito.

En este contexto, las ventajas de usar un programa de control de tiempos son múltiples. Una herramienta como Time Report acredita incrementos medios del 80% en la rentabilidad de las miles de pymes que ya la usan en su día día.

Abogados, clínicas, procuradores, asesorías, empresa de consultoría, arquitectos, ingenieros… Este software de control de tiempos calcula el tiempo efectivo de trabajo, las horas dedicadas a cada tarea y reduce el absentismo laboral.

Lo hace además de una forma muy simple. Al cabo de la jornada apenas hay que dedicar entre 3 y 5 minutos a subir las tareas al programa. Lo cual resulta muy ágil y eficaz.

Versatilidad, eficiencia, agilidad…

Las aplicaciones del software de control de tiempos de MN program son llamativamente completas en distintos campos:

  • Registro de jornada laboral. Ficha por parte del empleado con un clic, registro desde cualquier dispositivo, geolocalización móvil, cálculo automático de tiempo efectivo de trabajo, descansos, recordatorios y alertas…

  • Gestión del tiempo. Consulta rápida de horario laboral, creación y personalización de turnos, historial completo de fichajes, resumen mail diario de la jornada, creación de informes para la Inspección de Trabajo…

  • Control de tiempos. Imputación de tiempos y gastos, cronómetro, texto predictivo…

  • Análisis del rendimiento. Control de inactividad, indicadores de rentabilidad, análisis de desviaciones, informes automáticos personalizables…

Esa automatización sistemática de procesos que impulsa este programa es un catalizador extraordinario de ahorro. Y por tanto, un generador neto de beneficios para el empresario.

 

 

Desde el punto de vista legal, además, esta herramienta se ha convertido en un cortafuegos de inestimable valor para evitar problemas. Y es que el Real Decreto-Ley 8/2019 obliga a las empresas a realizar un registro diario laboral de cada empleado.

Todos esos datos han de permanecer almacenados durante 4 años. Y disponibles tanto para la empresa, como para el trabajador y la Inspección de Trabajo.

Las sanciones relacionadas con los incumplimientos en esta materia son cuantiosas. De hasta 187.000 euros. Todo un aviso a navegantes para evitar jugar con fuego.

Un aliado para los trabajadores

En última instancia, hay otra variable que hace muy recomendable la incorporación del software de control de tiempos a la actividad cotidiana de las pymes. Y tiene que ver con los empleados directamente.

Al contrario de lo que se ha planteado en algunas ocasiones, esta herramienta no es un enemigo del trabajador. Al contrario, es un gran aliado. Obviamente, de todos aquellos, la gran mayoría, por cierto, que desarrolla su actividad con eficacia cada día.

Emplead@s que en muchas ocasiones se enfrentan a situaciones incómodas. Como todas esas veces que se ven obligad@s a atender a un cliente durante una hora o dos, quién sabe si más, para resolver un problema.

Una escena habitual en el latir cotidiano de cualquier negocio.

Sin un software de control de tiempos, lo más probable es que ese tiempo efectivamente trabajado no quede registrado en ningún sitio. Y que por tanto pueda parecer que se ha malgastado el tiempo.

Un ejemplo muy gráfico de lo que un empleado puede obtener de esta herramienta.

En definitiva, una solución de última generación que ya define el éxito. La diferencia entre aquellas pymes que han decidido subirse al carro de la digitalización y las que no.

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