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CRM: una herramienta para evaluar a los proveedores

Evaluar a los proveedores es fundamental para cualquier empresa

Para que un negocio pueda tener éxito necesita ser capaz de evaluar a los proveedores con los que cuenta. El software CRM ofrece toda la información clave sobre cada uno de ellos 

Entender cómo funciona un negocio en toda su complejidad es una labor ardua. Los diferentes módulos que componen un software de gestión contribuyen a facilitarla. Es el caso del software CRM que, entre sus muchas potencialidades, permite a los negocios evaluar a los proveedores con los que trabaja, para dictaminar si le resultan o no rentables.

Simplificando mucho el análisis, podríamos decir que hay tres actores clave para el funcionamiento de cualquier negocio: clientes, empleados y proveedores.

En primer lugar, nos encontramos con los clientes. No por nada la frase «el cliente siempre tiene la razón» se ha convertido en un mantra. Saber qué quieren nuestros clientes es la clave de bóveda de toda actividad comercial.

En segundo lugar, la propia organización. Ya sea una gran clínica con múltiples áreas de especialización o un procurador autónomo. Conocer las fortalezas y debilidades propias es básico.

Los proveedores, una pieza indispensable del engranaje

En último lugar estarían los proveedores. A los que se les suele prestar, erróneamente, menos atención.

Los negocios no pueden completar todas las fases de la generación de su servicio o producto. Ninguna empresa se encarga de todo el proceso de producción desde la obtención de la materia prima hasta la entrega final. 

Ello conlleva que todo negocio entable, a su vez, relaciones comerciales con otros, convirtiéndose él mismo en un cliente.

De nada sirve que una empresa haya optimizado su funcionamiento interno y tenga los mejores agentes comerciales, si sus proveedores no son rentables. El beneficio empresarial radica, en gran medida, en gestionar bien las compras de servicios y productos indispensables para efectuar su actividad.

Si hace unos días abordábamos cómo el software Cuadros de Mando nos permite identificar a los clientes más rentables, hoy desgranaremos cómo el módulo CRM puede facilitar la información necesaria para evaluar a los proveedores. Y saber cuáles se ajustan a nuestras necesidades… Y cuáles no.

Pedir y negociar presupuestos

Esta herramienta facilita, sobremanera, la primera fase del proceso: pedir los presupuestos.

Dentro del programa se pueden crear los conceptos de los bienes o servicios que se necesitan adquirir. Y, acto seguido, se puede proceder a enviar la propuesta al proveedor o proveedores con los que se desee trabajar.

Una vez recibida, estos pueden formular su propia propuesta, añadiendo los costes. Se establece así una negociación a través del programa, en que cada parte puede reformular sus postulados de cara a llegar a un acuerdo.

Esto dota al proceso de dinamismo y sistematización. A la vez que permite tener, en una sola pantalla, todo el historial de la negociación. Cuándo se puso en contacto la empresa con su proveedor. En qué momento le respondió éste. Si hubo alguna interrupción de las comunicaciones…

Así, un negocio puede saber de primera mano cómo funciona el proceso de comunicación y negociación con cada proveedor, primando a los que facilitan esta acción, frente a aquellos que la dificultan, aletargando la toma de decisiones.

Además, en el caso de que la negociación fracase, se puede estipular cuáles son los motivos de dicho rechazo. Esto es importante en términos analíticos, porque, a posteriori, se podrán filtrar los presupuestos en función de los motivos por los que no se cerraron de forma exitosa.

Evaluar a los proveedores es clave para tener éxito

Costes y plazos

Cuando un negocio contrata a un proveedor busca, en primer lugar, que el producto o servicio sea de calidad y que solvente eficientemente sus demandas. De nada sirve que una clínica compre test excelentes si estos llegan, sistemáticamente, tarde, dejándola días enteros sin ellos.

La calidad de los productos o servicios se demuestra consumiéndolos. Los trabajadores pueden detectar fácilmente qué proveedor ofrece garantías de calidad y cuál no.

Pero la solución CRM contribuye a saber, también, si los costes se ajustan a las cuentas económicas de la empresa y si los plazos, tanto de respuesta, como de entrega, se adecúan al funcionamiento productivo interno.

Todo ello gracias a la ingente cantidad de información con la que nutrimos a nuestro software de gestión. Al funcionar mediante la retroalimentación entre los módulos, el CRM puede obtener toda la información relevante sobre un proveedor, procesarla y ofrecérnosla clara y gráficamente.

Etapa a etapa

El software de gestión integral de MN program permite controlar los estados y las etapas de cada presupuesto. Podemos saber en cada momento si se ha emitido, se ha rechazado, se está a la espera de la respuesta del proveedor o se ha aprobado. Y, además, se pueden estipular diferentes etapas. Desde su generación hasta la llegada del producto. Un control total del proceso.

Esta funcionalidad es especialmente interesante porque el procedimiento de contratación externa no termina, en realidad, una vez que el presupuesto ha sido aceptado por ambas partes. Sino cuando se entrega el producto.

Como decíamos antes, no vale de nada que un proveedor ofrezca un servicio de calidad y a buen precio si incumple los tiempos de entrega.

El análisis etapa a etapa ofrece una visión global del trabajo llevado a cabo por el proveedor. Se puede escrutar así su comportamiento en cada una de las fases. Veámoslo con un ejemplo.

Una academia de formación o una escuela infantil pueden tener un proveedor de material escolar básico (lápices, papel, tóner) que, una vez que el presupuesto está aprobado, envía con dilación los bienes adquiridos. Sin embargo, la fase de negociación se alarga de forma sistemática, lo cual genera costes temporales que la academia o escuela no quiere asumir.

Por la contra, un odontólogo contrata las prótesis a un laboratorio que lleva a cabo una gestión optimizada de los presupuestos. Responde con celeridad atendiendo a cada concepto, sus precios son competitivos… Sin embargo, las prótesis dentales llegan con retraso a menudo. Lo que implica que el odontólogo tenga que posponer citas con pacientes ya programadas.

Al contar cada compra con su historial, las empresas y autónomos pueden tener englobado todo el proceso de adquisición en una sola ventana.

Para reducir costes hay que evaluar a los proveedores

Análisis pormenorizado

Todas estas cuestiones nos conducen hacia una de las mayores ventajas que ofrece el módulo CRM de MN program: permite un análisis histórico y pormenorizado de cada proveedor.

No solo se puede escrutar una compra en concreto, sino todos los presupuestos generados. Así podemos disponer de una amplia panorámica de la relación entre nuestro negocio y el proveedor en cuestión. Tiempos de respuesta, costes, celeridad en la entrega, presupuestos rechazados vs. presupuestos aprobados, motivaciones del rechazo, operaciones efectuadas…

El nivel de información es mayúsculo. Evaluar a los proveedores es una tarea mucho más sencilla y ágil con esta tecnología. Con un simple vistazo podemos saber cuáles son nuestros proveedores más importantes y cómo operan.

Comparativa de proveedores

Este análisis individualizado de cada proveedor es la base sobre la que se sustenta otra funcionalidad de potencial mayúsculo: comparar a los diferentes actores a los que adquirimos servicios o bienes.

Evaluar a los proveedores requiere tanto un estudio individual como un comparativo. De nada nos sirve saber cómo opera uno de nuestros proveedores, si no podemos ponerlo en relación con los demás, para saber si es más o menos eficiente o productivo.

Mediante la comparación podemos detectar qué proveedores se ajustan mejor a nuestras necesidades. Y disponer de datos importantes para futuras negociaciones.

Si a un estudio de arquitectura e ingeniería un suministrador de software le ofrece soluciones similares por un precio inferior al proveedor con el que trabajan, puede negociar una bajada de precios en el siguiente presupuesto, usando ese dato a su favor.

El CRM automatiza la comparativa y permite que la misma se lleva a cabo en función de las variables que nos interesen. Precios, tiempos, número de operaciones previas…

Evaluar a los proveedores optimiza el funcionamiento del negocio

Seguimientos de las ofertas recibidas

Para que esto funcione, es importante el hecho de que no solo podemos comparar y evaluar a los proveedores con los que ya trabajamos. Sino que también es posible analizar las ofertas recibidas por parte de otras empresas.

Si bien en un determinado momento se decidió no apostar por un proveedor, eso no quiere decir que el rechazo sea para siempre. Tanto las condiciones de la empresa como la propia oferta pueden cambiar.

El CRM permite hacer un seguimiento constante de las ofertas recibidas. De esta forma se mantiene un canal de comunicación abierto entre negocio y proveedor potencial, que puede acabar fructificando en una relación comercial.

Las ofertas son susceptibles de ser mejoradas y, además, el cliente puede tomar una posición proactiva y realizar una contraoferta.

Por otro lado, puede ser que en su día la oferta no se ajustara a las necesidades de la empresa. Ya fuese por la calidad de producto o servicio, por el coste o por los plazos. En cambio, en otro momento posterior sí podría encajar.

O, incluso, puede ser que, aunque el negocio estuviese interesado en la oferta, en ese momento del año contable, no pudiera asumir el desembolso económico que le supondría el pago. En cambio, la información del software de gestión le podría permitir saber qué momento es mejor para realizar la inversión.

Las variables son infinitas y el software CRM se amolda a todas ellas. No solo se puede analizar a los proveedores actuales, sino también a los potenciales. Sus datos facilitan la toma de decisiones, erigiéndose en una garantía de su conveniencia.

Control exhaustivo

Todas estas funcionalidades redundan en una acción clave: ejercer un control exhaustivo sobre el proceso de compra.

Desde la solución CRM se pueden crear dashboards que contengan toda la información que deseamos conocer para evaluar a los proveedores. Los tiempos de respuesta de cada uno, los precios, el número de operaciones, los presupuestos rechazados y sus motivos. Absolutamente todo se puede procesar, cruzar y presentar de forma gráfica.

Por ello decimos que el CRM es una herramienta perfecta para evaluar a los proveedores. Pero también a las propias dinámicas internas del negocio.

Por ejemplo, se puede consultar cuántos presupuestos han sido aprobados y cuántos rechazados en el último año. Si la cifra de aprobación es de un 90%, puede ser que nuestra organización está pidiendo pocos presupuestos. Lo que conllevaría que no se están detectando las mejores ofertas en el mercado.

A la inversa, si hay un altísimo nivel de presupuestos rechazados, quizás se está perdiendo tiempo en relaciones comerciales que no van a ningún lado.

Detección de problemas

Además, el software CRM permite detectar anomalías en el proceso de adquisición de bienes o servicios. Mediante su información, podemos saber con qué proveedores trabajamos y compararlos con cuáles no.

El análisis puede indicarnos que no existe ningún motivo objetivo detrás de la decisión de contratar a un proveedor. Su competencia tiene mejor producto, menor tiempo de respuesta, mejor precio y mayor celeridad en la entrega.

De ser así, algo está fallando. El proceso de adquisición no respondería a los datos que se poseen, sino a decisiones personales erróneamente fundadas. Por lo que sería preciso analizar qué está sucediendo e implementar los cambios necesarios.

En definitiva, el CRM nos ofrece una panorámica precisa y extremadamente amplia de todas y cada una de las compras que realizamos. Dándonos la información clave para evaluar a los proveedores y tomar decisiones que generen menores costes y mayores beneficios para el negocio.

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