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Cuadro de Mando: la mejor ayuda para pequeñas empresas y autónomos

El Cuadro de Mando es una herramienta clave para ayudar a las pequeñas empresas y los autónomos

Las pequeñas empresas y los autónomos se pueden beneficiar de las potencialidades del software Cuadro de Mando para optimizar la gestión de sus negocios y hacerlos crecer

En un mundo tan competitivo y complejo como el nuestro, toda ayuda es poca. Crecemos sobre la red de protección que tejen nuestros padres y amigos. Pero una vez que nos hacemos mayores y emprendemos nuestras carreras profesionales, tenemos que buscar nuevos aliados. Ya sean compañeros, trabajadores o herramientas digitales. El Cuadro de Mando es la mejor ayuda para autónomos y pequeños negocios para triunfar en la era digital.

A menudo, se asocian los más avanzados softwares con las grandes compañías. ¡Cómo no va a tener una multinacional un potente software de gestión! Es cierto que las empresas más potentes están apostando con rotundidad por la digitalización de todas las áreas de sus negocios. Pero también es importante señalar que, en el proceso digitalizador, las pequeñas empresas y los autónomos tienen tanto o más que ganar… o que perder.

Cubrir todas las áreas del negocio

Una gran compañía se puede permitir contar con múltiples departamentos. Así, puede tener un área comercial, otra de contabilidad, un departamento de gestión de clientes y otro de proyectos

Una pequeña empresa, y ya no digamos un autónomo, no tiene las dimensiones necesarias para ello. Sin embargo, todas esas cuestiones son de vital importancia, con lo cual hay que gestionarlas sin disponer de una gran cantidad de recursos humanos.

Por ello, hay tareas fundamentales como la facturación que se tienen que subcontratar a terceras empresas, como las gestorías. Lo cual genera, obviamente, unos costes.

Un software de gestión integral permite a los negocios de pequeñas dimensiones cubrir todas sus áreas de actuación de forma eficiente. Además, el Cuadro de Mando permite dibujar una estrategia que facilite la toma de decisiones.

El poder transformador de la información

De ahí que veamos al Cuadro de Mando como una fuente de información esencial para que un emprendedor pueda tomar decisiones en su día a día. Un proceso decisorio que ahora se podrá basar en los datos que se posee y no en la mera intuición del empresario o profesional.

Pongamos un caso práctico. Pedro es un autónomo que se dedica a dar clases particulares de inglés a adultos y cursos de formación a trabajadores de pymes de la zona. Acepta todos los encargos que recibe, sin pararse a valorar los costos e ingresos que genera cada acción.

Además, la facturación y la contabilidad la ha dejado en manos de una gestoría, que le cobra una tarifa plana que le supone un alto coste fijo.

A final de mes, tiene la sensación de que trabaja mucho pero que los beneficios de su pequeño negocio no lo reflejan.

Si contara con un software de gestión integral podría automatizar diversos procedimientos, controlar los tiempos o realizar su propia contabilidad. Pero, además, con una herramienta como el Cuadro de Mando, sería capaz de poseer toda la información que atañe a su negocio, sistematizarla y analizarla para detectar qué está fallando.

La eficiencia de lo que hacemos

Empleando el Cuadro de Mando, el autónomo de nuestro ejemplo podría descubrir que las clases de preparación para el C1 en inglés le suponen un alto coste en tiempo y materiales, así como unos pingües ingresos, que además recibe sistemáticamente con retraso.

En cambio, los cursos para empresas le generan muchos beneficios, porque el temario es igual para todos ellos, con lo que el tiempo de preparación es mínimo. Además, las pymes le pagan en tiempo y forma.

De esta forma, el software Cuadro de Mando le diría a Pedro cuáles son las líneas de negocio y clientes que le resultan rentables y cuáles no.

Estamos hablando de una herramienta con el potencial ya no solo de transformar la actividad económica, sino la propia vida del emprendedor.

Las pequeñas empresas y los autónomos pueden emplear el Cuadro de Mando para tomar decisiones

La importancia de lo práctico

Bien, el Cuadro de Mando es una solución con un enorme potencial, pero… ¿Es fácil de usar?

De poco serviría este software si su manejo fuese complejo. Con anterioridad ya abordamos cómo funciona el Cuadro de Mando. Lo importante es tener claros sus conceptos clave: dashboard, indicadores, desgloses y filtros. Una vez entendidos, la herramienta es profundamente intuitiva y guía al usuario a través de todo el proceso de generación de informes.

Una gran empresa puede necesitar decenas de informes distintos, puesto que su equipo directivo tiene muchas áreas que gestionar. De tal forma que no todas las personas recibirán todos los informes. En cambio, un pequeño negocio no tiene ni la necesidad, ni el tiempo para producir y analizar una cantidad ingente de información.

La salud del negocio

El Cuadro de Mando permite centralizar todos los datos que se deseen y generar automáticamente los informes importantes para el negocio, con la periodicidad que se quiera. Esto resulta extremadamente útil. Veámoslo a través de un caso práctico.

Laura y Fernando eran dos abogados independientes. Ella especializada en derecho laboral y él, en fiscal. Como cada uno de ellos ya contaba con un software de gestión, detectaron que sus clientes, mayoritariamente empresas de tamaño medio, les demandaban, también, servicios del área que no trabajaban. A Laura cuestiones fiscales. A Fernando, laborales.

Como eran viejos amigos, pusieron esa información en común y decidieron fusionar sus negocios. Gracias al Cuadro de Mando, ambos reciben, semanalmente, un informe global de los expedientes, indicando cuáles están abiertos, cuáles cerrados y su estado de cobro.

Además, cada uno puede consultar un informe, también semanal, centrado en su área en concreto. Y, a mayores, poseen informes individualizados mensuales con los ingresos, costes y márgenes de cada cliente.

Así, con tan solo tres informes, uno de ellos mensual, pueden conocer con exactitud cuál es la salud de su negocio y cuál de las dos áreas está funcionando mejor. Y, a partir de ahí, poder tomar decisiones que ayuden a su pequeño despacho a crecer.

El Cuadro de Mando ayuda a las pequeñas empresas y autónomos en la toma de decisiones

La hora de tomar decisiones

Ya hemos podido observar que el Cuadro de Mando permite obtener una radiografía del negocio y, además, es altamente funcional y práctico. Así que ya estamos preparados para tomar decisiones.

A la luz de los informes, el profesor Pedro debería centrar sus esfuerzos en captar más empresas y desechar las clases particulares. Laura y Fernando podrían contratar a otro abogado para que ayude a Laura a gestionar las cuestiones fiscales de sus clientes, porque ella no da abasto con la gran cantidad de expedientes que entran todos los meses.

Esta solución no toma las decisiones por uno, lo cual rozaría lo distópico, sino que pone al servicio de las personas todos los datos necesarios para tomarlas. Convirtiéndose, de esta forma, en la mejor ayuda para autónomos y pequeñas empresas.

Un gran empresario cuenta con diversos profesionales que lo asesoran a la hora de aprobar cambios trascendentales en la empresa. El dueño de un pequeño negocio, un trabajador autónomo o un emprendedor no posee ese soporte humano.

Por ende, para este tipo de negocios es fundamental contar con un buen software que los provea de toda la información clave de forma sistematizada, clara y visual. Y el Cuadro de Mando, con sus informes, tablas y gráficas, lo hace.

Tomar decisiones a ciegas y en soledad no es viable en la economía digital y global. La información es poder y sin ella no se puede crecer.

Exprimir las potencialidades de la tecnología 

MN program pone al servicio de sus clientes esta herramienta para que todos y cada uno, sin importar su tamaño, puedan aprovecharse de sus potencialidades.

Desde un arquitecto o un ingeniero freelance que necesita conocer cómo se distribuye su carga de trabajo y qué ingresos le genera cada actividad. Hasta una pequeña clínica oftalmológica o una odontológica que deben conocer con exactitud en qué épocas del año tienen mayor carga de trabajo e ingresan más dinero, de cara a comprar nuevos y costosos equipamientos.

Las potencialidades son infinitas y su impacto real aumenta en las pymes y los autónomos, dónde los procesos de decisión implican a menos personas y las empresas son más volubles a los cambios.

La tecnología se crea para mejorar la vida de las personas. En esa cuestión y no en otra radica el sentido mismo de su existencia. El software Cuadro de Mando tiene el potencial de hacer crecer a los negocios que lo usan y de ayudar a las pequeñas empresas y los autónomos a mejorar sus resultados económicos y, con ellos, sus propias condiciones vitales.

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