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Facturación electrónica: una obligación y una oportunidad

La facturación electrónica será una obligación y una oportunidad para los negocios

A partir de 2023, la facturación electrónica será un deber legal para muchas empresas. El programa de facturación de MN Program permite que sea, a la vez, una obligación y una oportunidad, centralizando la información y optimizando los recursos

La facturación electrónica ya no es el futuro. Es el presente y está llamando a las puertas de las empresas españolas. Los negocios tienen en sus manos convertir la obligación legal en oportunidad empresarial.

El Consejo de Ministros ha dado luz verde al proyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas. Esta ley establecerá que las compañías con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, estén obligadas a usar la facturación electrónica en unos meses. A partir de 2025, la obligatoriedad de la medida se extenderá a todo el tejido productivo. La Agencia Tributaria no aceptará otra forma de facturación.

Este paso a la facturación electrónica pueda traer consigo, en un primer momento, ciertos problemas de adaptación. Pero también puede convertirse en una rotunda mejora a nivel de gestión empresarial.

La mejor forma de implementar los cambios es prepararse con tiempo para ellos. Anticiparse a las transformaciones para concebirlas de forma eficiente. Ir un paso por delante del marco legal y de la competencia.

El programa de facturación de MN Program es la herramienta indicada para acometer este proceso. Mediante múltiples utilidades garantiza grandes ventajas interconectadas, que podemos resumir en cinco grandes campos de mejora.

El tiempo es oro

Si hay un dicho popular que se demuestra válido día a día es el que reza «el tiempo es oro». Hablamos de un bien preciado para las personas y para las empresas. Todo aquello que facilite ganar tiempo y reducir su consumo, es una herramienta importante para un negocio. La facturación electrónica permite agilizar el proceso de emisión y recepción de facturas. Así como la puesta al corriente con las obligaciones tributarias.

El software de gestión de proyectos de MN Program ofrece una solución integral a esta cuestión. Al realizar la contabilidad en este programa, éste genera los archivos que se deberán subir, posteriormente, a la web de la AEAT.

De esta forma, el negocio se ahorra un paso especialmente farragoso, subir manualmente dato a dato la información de su facturación al módulo de la sede online de la administración tributaria.

Además, de esta forma, las empresas se evitan tener que duplicar la facturación, con la consiguiente ganancia de tiempo y rentabilidad. Los archivos quedan registrados en el programa y en la AEAT. Garantizando que son, además, exactamente iguales.

Todo ello redunda en una ganancia de tiempo extra en la fase de comprobación. Si los responsables de la contabilidad tienen que contrastar su facturación y la que han comunicado a la administración, registraríamos una clara pérdida de tiempo personal y, por ende, de rentabilidad empresarial.

Reducir errores, minimizar peligros

Todo negocio o autónomo sabe lo peligroso que puede llegar a ser cometer un error con la Agencia Tributaria. Por ello, reducir la posibilidad de errar al mínimo es fundamental para las empresas.

Al realizar una única facturación electrónica, a través del programa de MN Program, la empresa solo podrá cometer un error. Quizás alguien se pueda equivocar en algún dato. Pero tanto la facturación interna, como la que se comunica a la AEAT serán iguales.

Así, en caso de problemas, la empresa podrá alegar que se cometió un error humano y no un falseamiento premeditado de la facturación. Tanto su factura como la que tiene la AEAT a su disposición son iguales. En cambio, si una y otra difirieran, podría cernirse la sombra de la duda.

Además, el software de MN Program es mucho más intuitivo y tiene una usabilidad más elevada que la web de la AEAT, lo cual reduce, per se, la posibilidad de cometer un error. La inclusión de los datos es sencilla y el programa facilita, sobremanera, la emisión de las facturas.

La facturación electrónica es, a la vez, una obligación y una oportunidad porque contribuye a centralizar la información

Automatización y centralización de la información

Precisamente, la automatización que proporciona la facturación electrónica contribuye a reducir el gasto en recursos humanos en el proceso. Por recapitular. Menos tiempo, menos errores, menos personas.

El software de MN Program no solo genera los archivos de facturación online que hay que subir a la web de la AEAT. Sino que, además, emplea toda la información que se le proporciona, para cumplimentar modelos impositivos y documentos contables.

Así, el programa cubre automáticamente los modelos impositivos 303 (Autoliquidación del IVA) y 390 (Declaración Resumen Anual). Cuya declaración es obligatoria por parte de todos los autónomos y empresas.

A mayores, genera el libro de registro de ventas e ingresos del negocio. Con la ventaja adicional que ya hemos ido apuntando: la empresa va a tener la misma información en todas partes y ésta, a su vez, será idéntica a la que tenga a su disposición la AEAT.

A todo ello hay que sumar, que el software de gestión Todo en Uno de MN Program, permite a los clientes acceder a todas sus facturas. De tal forma que, si se les traspapela alguna, podrán emplear el programa para encontrarla con facilidad, gracias a la gestión documental. Además, el programa permite el envío masivo de las facturas en formato pdf.

Control en tres dimensiones: administración, cliente y proveedor

Asimismo, la facturación electrónica facilitará el control sobre las facturas. La nueva ley tiene por objetivo luchar contra el fraude fiscal y poner coto a la economía sumergida. Así, la AEAT podrá ejercer una mayor supervisión de la contabilidad de los negocios.

Pero no solo la administración tendrá esa potestad. Proveedores y clientes también podrán seguir el estado en el que se encuentra cada factura.

¿Por qué es esto importante? Porque para que un empresario o trabajador autónomo pueda desgravar el IVA de una determinada operación, la factura de la misma debe estar legalizada. Al igual que las obligaciones tributarias que derivan de ella.

Hasta ahora, este seguimiento no se podía llevar a cabo. Sin embargo, con la facturación electrónica sí se podrá. Cada factura incorporará un método de rastreo (por ejemplo, un código QR), que permita contrastar si ha sido presentada en tiempo y forma ante la AEAT.

El fraude fiscal no solo nos repercute a todos como ciudadanos. No olvidemos el mantra «Hacienda somos todos». Sino que además puede perjudicar a las empresas y trabajadores autónomos que sí cumplen escrupulosamente con sus deberes.

Las cuentas claras

Si todo lo que hemos apuntado hasta el momento no fuese suficiente, la facturación electrónica permite una gestión más precisa de las cuentas de los negocios.

Se pueden conocer, en tiempo real y con suma facilidad, los ingresos y gastos de la empresa. Esto permite distribuir eficazmente los recursos a lo largo del año. Evitando, así, situaciones indeseadas como descubiertos en cuentas.

De esta forma se puede hacer un uso más eficaz de los recursos financieros y llevar un control más estrecho de acciones erróneas. Además de planificar mejor las inversiones y los gastos a lo largo del curso contable. Optimizando los recursos para sacar la máxima rentabilidad de los diferentes activos del negocio.

En definitiva, la implementación de la facturación electrónica supone una extraordinaria oportunidad de mejora para las empresas. La apuesta por un programa de facturación como el de MN Program resulta de capital interés para diversos tipos de negocio. Desde una clínica a una escuela infantil, pasando por bufetes de abogadosprocuradores, consultorías y estudios de arquitectura o ingeniería.

La facturación electrónica no solo será una obligación, ya es una oportunidad. Reduce costes temporales y económicos. Permite optimizar la utilización de los recursos humanos y financieros. Y centraliza la información, dotándola de una mayor transparencia.

Todo ello redunda en la agilización de la toma de decisiones y en el aumento de la rentabilidad de los negocios.

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