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Gestor de correos integrado: Comunicarte nunca ha sido más fácil

Con el gestor de correos integrado de MN program puede encontrar emails y enviarlos en cuestión de segundos

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Hay innovaciones de enorme envergadura que ya causan un impacto con solo mentarlas. Por ejemplo, la Inteligencia Artificial. Pero más atrás en la historia podemos encontrarnos con decenas de ellas. Tecnologías que transformaron el devenir de la sociedad y la economía. Desde la rueda hasta la máquina de vapor. Y después hay avances que, quizás, no sean muy rimbombantes, pero que trastocan la forma en que trabajamos y/o nos comunicamos. Precisamente, éste es el caso del email. Por ello, una de las funcionalidades de nuestro software de gestión integral es un gestor de correos integrado, para centralizar, facilitar y agilizar las comunicaciones de todos los usuarios.

Pensémoslo bien, ¿quién no usa el correo electrónico como una herramienta de trabajo básica? En la mayoría de empresas el email es la principal vía de comunicación, tanto interna como externa. De hecho, al llegar a nuestro puesto de trabajo o, en el caso de teletrabajar, al encender nuestro ordenador, lo primero que hacemos, ya casi como un acto reflejo es abrir el correo electrónico para comprobar si hemos recibido algún mensaje o documentación importante.

Habida cuenta de lo que venimos de contar, parece evidente la relevancia del correo electrónico y la necesidad de contar con un gestor de correos integrado que sea funcional, intuitivo y completo.

A continuación, vamos a abordar las siete características más importantes del gestor de correos integrado de MN program.

Centralización de todas las cuentas en un solo gestor de correos integrado

Es bastante habitual que una persona tenga más de una cuenta de correo electrónico o que tenga acceso a varias. Por ejemplo, un profesional puede tener su cuenta de correo personal, su cuenta de correo del trabajo y, además, estar pendiente de la cuenta de correo de su departamento.

Gracias al gestor de correos integrado, puede tener esas tres cuentas en una misma aplicación, sin tener que consultar aplicaciones distintas, lo cual puede llevar a retrasos a la hora de leer los correos y percances no deseados.

Asimismo, esto permite a los usuarios ahorrar una gran cantidad de tiempo diario en lo que respecta a la consulta del correo electrónico. Volviendo a lo que decíamos antes, si nada más comenzar nuestra jornada laboral abrimos el correo, será mucho más sencillo y productivo abrir solo una aplicación que tres.

Envío de correos desde cualquier parte del programa

Una de las claves del gestor de correos integrado de MN program es que forma parte del ecosistema de soluciones de nuestro programa de gestión. Esto facilita muchísimo el día a día de los profesionales que trabajan con el software. ¿Por qué?

Porque desde cualquier parte del programa se pueden enviar correos electrónicos. Por ejemplo, desde la ficha de un cliente. O desde un proyecto. O desde la facturación. Las posibilidades son infinitas.

Esto implica que el profesional no va a tener que salir del módulo en el que se encuentre para ir a su gestor de correos integrado, sino que desde dicho módulo puede enviar el correo electrónico que desee. El ahorro en tiempo es mayúsculo. La reducción de trabajo improductivo, también. La posibilidad de cometer errores a la hora de traspasar la información de un módulo a un correo electrónico se elimina.

El gestor de correos integrado de MN program cuenta con plantillas para facilitar las comunicaciones

Reglas de asociación automática de correos: Asocia correos a fichas, proyectos y expedientes

Una de las funcionalidades más interesantes del gestor de correos integrado de MN program es la existencia de reglas de asociación automática de correos. ¿Qué quiere decir esto?

Que tanto los emails que se envían como, sobre todo, los que se reciben quedan relacionados directamente en el historial de un cliente, un expediente o un proyecto.

Así, todos los correos intercambiados con un cliente estarán asociados a su ficha, lo que facilitará enormemente su consulta y el estudio completo de las comunicaciones negocio-cliente.

Las reglas son muy sencillas de comprender e implementar. El usuario solo tiene que indicarle al software que todos los correos que procedan de una determinada dirección se asocien a una ficha en concreto. O, si hablamos de proyectos, si en el título del correo aparece la referencia del proyecto, el email se asociará directamente a dicho proyecto.

Esto ahonda en la capacidad de sistematización del gestor de correos integrado, facilita el almacenamiento, consulta y análisis de toda la información y contribuye a ahorrar mucho tiempo en el día a día de los profesionales y los negocios.

Si todo esto fuese poco, al centralizar las comunicaciones, la empresa será capaz, también, de optimizar la atención que presta a sus clientes.

Buscador avanzado de correos

Además de tener todos los correos de un cliente asociados a su ficha, también puedes emplear el buscador avanzado del gestor de correos integrado.

Puedes hallar un email buscándolo por cualquier criterio. Una palabra que se incluye en el asunto, la cuenta de correo desde el que se envió o cualquier dato que figure en su interior.

Nuestro buscador avanzado te ayudará a encontrar el email que buscas en cuestión de segundos, sin tener que perder horas rastreando tu bandeja de entrada o intentando reconstruir las comunicaciones con un cliente, un proveedor o un compañero.

Vista conversación: Visualiza correos relacionados

Con el gestor de correos integrado no solo puedes acceder rápidamente a cualquier email, sino que, además, puedes ver de manera visual y sintética todos los correos que están relacionados entre sí.

Vista conversación te permite tener a tu disposición los correos anteriores y posteriores al email que has buscado y, así, tener a tu alcance la totalidad de la conversación mantenida con un cliente, proveedor o compañero.

Lo más normal es que el intercambio de emails no se reduzca a un único correo, sino que, muchas veces, dicho intercambio se alarga en el espacio y en el tiempo. Ver toda la conversación es clave para no perderte ningún dato y no cometer errores.

Plantillas de correo: Automatiza la incorporación de la información

Esta funcionalidad del gestor de correos integrado de MN program es de gran ayuda para los profesionales y los negocios. Puesto que les permite tener a su disposición múltiples plantillas preconfiguradas para enviar correos comunes. Por ejemplo, los emails de envío de facturas. O los emails para solicitarle a los clientes que proporcionen su información personal y presten su consentimiento a la política de tratamiento de sus datos.

Además, estas plantillas de correo se pueden personalizar al máximo, incluyendo la identidad visual del negocio.

Y, lo que es más importante, cuentan con macros que incorporan automáticamente la información disponible en el software de gestión. Por ejemplo, la dirección del cliente al que se le va a enviar el correo, pero también su nombre o el de su negocio.

Es más, estas macros son muy avanzadas y con ellas se puede automatizar la inclusión de información sobre un proyecto concreto en un email.

De esta forma, el profesional se ahorra todo el trabajo de confección del correo y, además, evita que se produzcan incoherencias entre la información que figura sobre un proyecto en el programa y los datos que le facilita al cliente. La improductividad es cosa del pasado, las incoherencias también.

Configuración de firmas de correo

Además de las plantillas para enviar correos, el software incluye la posibilidad de que cada usuario configure su propia firma de correo. Así, automáticamente aparecerá al final de cada email la información que el profesional desee incluir, guardando plena coherencia con la imagen de marca del negocio.

En definitiva, el gestor de correos integrado de MN program está pensado para facilitar el día a día de los negocios en el uso de una herramienta básica de trabajo como es el email. Sus funcionalidades permiten a los profesionales ahorrar una enorme cantidad de tiempo a la hora de comunicarse, aumentando, así, la productividad de su trabajo diario.

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