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15 novedades de nuestro software para ahorrar tiempo

Ahorra tiempo y mejora tus servicios gracias a las 14 novedades que hemos implementado en nuestro software

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La nueva actualización de nuestro software de gestión integral, la versión 22.10, ya está aquí. El objetivo central de las optimizaciones que ha implementado nuestro equipo de desarrollo es ayudar a los negocios a ahorrar tiempo. Pocas cosas hay más valiosas en esta vida, tanto a nivel personal como profesional y empresarial. El paso del tiempo es inexorable, pero con nuestro software te ayudamos a aprovecharlo al máximo posible.

A continuación, vamos a desmenuzar 15 novedades que van a ayudar a las empresas y los autónomos a ahorrar tiempo, centrarse en actividades productivas, mejorar los servicios que prestan a sus clientes e incrementar sus beneficios.

Vista disponibilidad de la Agenda: Gestionar en un vistazo horarios múltiples

La agenda es uno de los elementos más importantes de muchos negocios. Por ello, contar con un software que te permita gestionarla con facilidad y optimizarla al máximo para evitar los tiempos muertos, es una absoluta necesidad hoy en día.

Tras la nueva actualización, nuestro programa cuenta con una Vista de disponibilidad de la agenda altamente visual e intuitiva. En un solo vistazo se puede ver el horario de cada trabajador y qué horas de su jornada laboral tiene ocupadas y cuales vacías.

Esto es fundamental, sobre todo, si tenemos en cuenta que en muchos negocios cada trabajador tiene un horario distinto y realiza actividades distintas.

Por ejemplo, en una clínica médica, un fisioterapeuta tiene sesiones de 50 minutos, en cambio, un especialista tiene pautadas sus citas en 30 minutos. El software de MN program no solo permite observar esta realidad diversa con facilidad. Sino que, además, se puede configurar el tiempo por defecto para cada trabajador y horario laboral. De tal manera que cada cita nueva del fisio, aparecerá en la agenda con sus 50 minutos asignados y sin solaparse con otras citas previas. Y, a su vez, los huecos también estarán planificados para tener esa duración y poder ser cubiertos con facilidad a la hora de emitir nuevas citas.

Con todo esto se logra que el negocio pueda observar de manera óptima y ágil qué huecos existe en su agenda y cuál es la mejor manera de gestionar a sus diferentes profesionales, de cara a evitar los tiempos muertos e incrementar la productividad y la rentabilidad.

Huecos dinámicos en la Agenda: optimizar al máximo los tiempos

Además, la agenda de MN program tiene huecos dinámicos. ¿Qué quiere decir esto? Veámoslo mejor con un ejemplo. Si un trabajador tiene una reunión de 15 minutos de duración, el programa puede, automáticamente, generar un hueco de 45 minutos para completar la hora y que ese tiempo pueda ser aprovechado para agendar otra tarea.

Esta funcionalidad no solo se puede emplear en la versión de escritorio de nuestro software, sino también en la versión web. Así, el profesional puede tener su agenda a golpe de clic tanto en el ordenador como en el móvil. Lo que es extremadamente útil si tiene que desplazarse fuera de la oficina. Por ejemplo, un agente comercial que está visitando a clientes puede registrar la duración de sus citas y el programa genera huecos dinámicos que se pueden cubrir con otros clientes. Todo ello lo puede hacer y consultar desde su móvil. La mejora en la gestión del tiempo es mayúscula.

Colores en la Agenda: más visual, más intuitiva

Una buena solución de agenda, además de ser completa, debe ser funcional y visual. Solo si su uso y consulta es sencillo, será de gran ayuda a los profesionales y a las empresas.

Toda teoría sobre la percepción visual humana da una enorme relevancia a los colores. Nuestro mundo, por suerte, no es en blanco y negro y la gama cromática juega un papel crucial en todo lo que hacemos, también en la gestión de nuestra agenda.

Hasta ahora, en nuestro software, cada trabajador podía tener un color de fondo en su agenda, pero solo en la modalidad de escritorio. La versión 22.9 implementa esta funcionalidad también en la versión web.

Además, el negocio puede asociar a cada trabajador un color, de tal manera que si un responsable, por ejemplo, un coordinador de equipo, tiene seleccionados todos los calendarios de los trabajadores a su cargo, puede discernir qué cita corresponde a cada uno de ellos. Puesto que cada cita aparecerá asociada al color del trabajador.

Así, en una única ventana y en un solo vistazo, el coordinador puede visualizar las agendas de todos los profesionales. Lo que le facilita la tarea de gestionar la agenda de todo el equipo para sacarle el máximo partido a las jornadas laborales y, a la vez, se ahorra tiempo realizando dicha acción.

Se puede disfrutar de esta optimización tanto en el entorno de escritorio como en el entorno web de MN program.

Aumenta la rentabilidad de tu negocio optimizando tu agenda

Envío de recordatorios en automático: tanto desde el escritorio, como desde el web

Una herramienta fundamental para que la agenda funcione a la perfección son los recordatorios. El software de gestión de MN program permite a los negocios automatizar el envío de recordatorios, lo que reduce al mínimo la posibilidad de que un cliente se olvide de una cita y ese tiempo se convierta en minutos infructuosos de la valiosa jornada laboral de los profesionales.

Hasta el momento, el envío de recordatorios en automático solo estaba disponible desde el escritorio, sin embargo, a partir de ahora también se podrá realizar desde la versión web. De tal manera que puedas trabajar tu agenda te encuentres donde te encuentres.

Cancelación automática de recordatorios

Siguiendo con los recordatorios, hasta la versión 22.10, si una actuación o cita se marcaba en la agenda como ya realizada, antes del momento en el que estaba programada o se anulaba, el usuario tenía que eliminar los recordatorios que estaban programados de manera manual.

En cambio, ahora, si una actuación se marca como realizada dentro del software, éste le pregunta al usuario si anula los recordatorios asociados a dicha actuación. Esta mejora reduce ayuda a ahorrar tiempo y a eliminar una tarea meramente administrativa que, además, podía pasarse por alto fácilmente. De tal manera que al cliente le llegarían recordatorios para una cita que ya no existe, lo cual podría generar cierta insatisfacción.

Búsqueda de las fichas por cualquier criterio y en todas las bases de datos

En las versiones anteriores de nuestro software, a la hora de crear una actuación había que seleccionar la ficha y pasar por varias ventanas, lo que cual ralentizaba el proceso. Al implementar la versión 22.10 esto se ha acabado. Desde la propia ventana de la actuación se puede seleccionar la ficha que se desee sin tener que pasar por ventanas previas. Así, toda la información está contenida en una sola ventana, de manera clara y visual.

Además, siempre que un usuario desee crear una actuación, tarea u oportunidad, tendrá a su disposición un buscador. Mediante esta herramienta, podrá buscar la ficha que desee. Y, a partir de ahora, la búsqueda se podrá hacer por cualquier criterio y el programa rastreará en todas las bases de datos que contiene el software CRM: clientes, potenciales, proveedores…

Es decir, el profesional puede introducir cualquiera de los datos presentes en la ficha que desea seleccionar y el software la encontrará por él. Esto redunda en un inmenso ahorro de tiempo y en una extraordinaria simplificación del manejo de las soluciones.

A mayores, si al buscar la ficha, el programa no encuentra ninguna coincidente con los datos proporcionados por el usuario, en la ventana sale un enlace para crear la ficha en ese momento. De esta manera, la experiencia del usuario se optimiza, facilitándole en todo momento el uso de las soluciones y la realización de las acciones que debe llevar a cabo.

Una de las mejoras para ahorrar tiempo de nuestro software es la posibilidad de imprimir y firmar en un solo clic

Imprimir y firmar en un solo clic

Hasta ahora, cuando un usuario quería firmar un documento, tenía que generarlo previamente y luego hacer clic en el botón de firmar. Es decir, realizar dos acciones encadenadas para obtener el resultado final. A partir de ahora, en cambio, podrá llevar a cabo una única acción gracias al botón Imprimir y firmar presente en todas las áreas de nuestro software de gestión integral. De tal forma que funciona, en la práctica, como si fuese un RPA. Puesto que con una sola acción que se puede realizar en función de segundos, se genera y firma un documento.

Esta nueva funcionalidad está disponible para todos los tipos de firma de nuestro programa: firma con wacom, firma con tablet móvil, firma con certificado digital y firma con MN Sign.

Gracias a esta mejora, un negocio puede optimizar al máximo un proceso tan importante como la firma de documentos. Desde contratos hasta consentimientos informados y reducir, así, el tiempo que emplean sus profesionales en ejecutar este tipo de tarea.

Alta semanal en Time Report: Controla los tiempos de las actividades recurrentes

Una de las grandes novedades de nuestro software a la hora de ahorrar tiempo improductivo es, sin duda, la posibilidad de establecer actividades recurrentes e imputar sus tiempos en escasos segundos.

La versión 22.10 de nuestro software incorpora el botón Alta Semanal. A través de éste, cada usuario puede ver en una sola ventana todas las actividades que realiza de forma habitual e imputar los tiempos que invierte en cada una de ellas a lo largo de la semana.

Esto supone un cambio trascendental, puesto que antes el trabajador debía imputar los tiempos de forma diaria.

Además, de esta manera, la solución Time Report de MN program se amolda mejor a la realidad de la mayoría de empresas. Puesto que lo más habitual es que un profesional realice de forma diaria el mismo tipo de actividades.

De esta manera, el programa recopila las actividades recurrentes del trabajo y agiliza la imputación de tiempos, ya que éste no tendrá que crear la actividad manualmente, sino que ésta figurará en Alta Semanal, con lo que solo tendrá que ingresar la cantidad temporal empleada en su realización. En el caso de que realice una actividad diferente de las contempladas, se podrá crear desde la propia ventana con suma facilidad.

Por otra parte, Alta Semanal permite a los profesionales observar con rapidez y facilidad los tiempos de su jornada laboral que consumen a lo largo de la semana, ofreciéndoles así una panorámica amplia sobre la utilización que hacen de su valioso tiempo. Todo ello sin necesidad de crear un dashboard y generar un informe.

Monitorización y Control Horario

Tras la implementación de esta nueva versión de nuestro software, el módulo de Control Horario tendrá, además del historial de fichajes, un nuevo apartado de monitorización.

De esta manera, se podrá saber, a ciencia cierta a qué hora comienza a trabajar cada profesional y en qué momento termina su jornada. Y comparar esta información, que el software recopila de manera automática con el fichaje manual que llevan a cabo los trabajadores.

¿Cómo? Esta nueva funcionalidad es capaz de monitorizar la actividad de los usuarios, detectando cuándo abren un programa y verificando, así, en qué momento exacto comienza su jornada laboral efectiva.

Esto resulta útil para observar posibles divergencias entre la hora en la que el trabajador ficha y la hora de comienzo real de sus actividades. Pero también es útil en el caso de que al trabajador se le haya pasado fichar ya sea a su entrada, a su salida o durante los descansos.

Así, esta herramienta permite a los negocios optimizar el control horario de las jornadas laborales, evitando errores y fomentando la productividad.

Cuadros de Mando, una solución más ágil y funcional

Cuadros de Mando es una herramienta avanzada de gran valor a la hora de recopilar, tratar y visualizar los datos clave de un negocio. Por eso es fundamental que su usabilidad sea lo más sencilla posible, para garantizar que todos los profesionales pueden enriquecerse con la información que reporta.

Es por ello que, dentro de las novedades de nuestro software para ahorrar tiempo, hemos simplificado el menú de esta solución, incluyendo dos grandes apartados: Informes y Cuadros de Mando.

El usuario puede estipular que una vez que se cierren los apartados, se le envíen los informes que acaba de crear directamente al correo electrónico que considere. De tal manera que si, por ejemplo, cuenta con cuatro informes, los cuatro le llegarán al email, sin tener que establecer que se envíen uno a uno. Todo ello se realizará de manera automática. Lo cual se traducirá en un estimable ahorro de tiempo.

Asimismo, el equipo de MN program ha añadido nuevos ejemplos de dashboard e indicadores de gran utilidad para los negocios, de cara a ayudar a las empresas a descubrir qué indicadores le pueden ser más útiles y ser capaces de exprimir todo el potencial de esta solución avanzada.

Activar y desactivar campañas programadas en Emailer

Nuestra solución Emailer es una herramienta muy útil a la hora de diseñar y enviar campañas comerciales a través del correo electrónico. A partir de ahora, además, se podrá llevar a cabo un mayor control sobre los tiempos de cada campaña. Puesto que, con esta nueva actualización, el usuario puede decidir pausar temporalmente campañas que ya ha puesto en marcha. Y, cuando considere oportuno, reanudarlas como las tenía configuradas.

Así, no tiene por qué crear una nueva campaña, con todo el esfuerzo que conlleva. Ahorra tiempo a la vez que gana en capacidad de acción, amoldando las campañas a las necesidades del negocio y sus estrategias comerciales.

Simplificación del Emailer: un diseño más intuitivo para realizar campañas

A su vez, nuestro equipo de desarrollo ha implementado una serie de mejoras destinadas a simplificar el Emailer y mejorar la experiencia del usuario.

Más allá de la tarea de simplificación, se ha procedido a cambiar el diseño de la pestaña de Campaña, de cara a garantizar que sea más intuitiva y visual.

Estas tareas están pensadas para ayudar a las empresas y autónomos a sacarle el máximo partido a una herramienta fundamental a la hora de poner en marcha una estrategia de marketing digital efectiva y persuasiva, sin tener que invertir una gran cantidad de recursos humanos y económicos.

Baja de comunicaciones comerciales para Clientes Cloud

Los negocios que emplean nuestro software de gestión en su versión Cloud pueden, a partir de ahora, incluir la macro Baja de comunicaciones comerciales en sus campañas

Así, el programa automatiza la incorporación de dicha macro si los negocios así lo establecen. Y, cuando el cliente pulsa en ella y confirma que quiere darse de baja, la acción se implementa. De tal manera que, automáticamente, se cambia el campo estado del correo en la ficha del cliente a baja. Y, así, las campañas comerciales ya no impactarán en el cliente a través del correo.

De esta manera, los negocios se aseguran de que están cumpliendo con la LOPD y, a su vez, mejoran la experiencia de sus clientes, atendiendo a sus deseos y respetando sus decisiones. A veces, la mejor manera de fidelizar a un cliente no es lanzando mensajes persuasivos, sino atendiendo a sus peticiones y limitando las comunicaciones a aspectos directamente ligados a los servicios que ha contratado. Cada cliente y cada negocio son un mundo en sí mismos.

Las novedades de la versión 22.09 también incumben a colectivos concretos como los médicos o los abogados y procuradores

Automatizar la información sobre los medicamentos en las recetas médicas

Aunque esta novedad compete solo al sector de la salud, es, desde luego, una gran mejora en lo que respecta al ahorro de tiempo y la eliminación de tareas improductivas. A partir de la nueva versión, los médicos tienen en el programa su vademécum y pueden acceder a él a la hora de realizar una receta médica.

Así, el profesional solo tiene que seleccionar el medicamento que le quiere dar al paciente. El programa carga el medicamento automáticamente en la receta médica e incluye también toda la información relativa a éste, como los datos de las dosis. Esto le ahorra al médico mucho tiempo, puesto que no tiene que incluir toda la información manualmente. Valiosos minutos que puede dedicar a atender a sus pacientes y alcanzar la excelencia en los servicios que presta.

Lexnet: agilizar el envío de información entre procuradores y abogados y archivos MP4

La nueva versión de nuestro software incorpora otra novedad centrada, en esta ocasión, en el ámbito jurídico. Una funcionalidad que mejora la comunicación entre procuradores y abogados a través de Lexnet y ahorra tiempo de gestión.

A partir de esta versión, existe una nueva opción para que un procurador comunique una notificación recibida a un abogado. Cuando la notificación llega a Lexnet, el procurador puede editar la actuación incorporando las notas que desee añadir, la acepta y el programa ya le envía la información al abogado automáticamente a través del correo. Así de sencillo, ahorrándose muchos pasos y, sobre todo, tiempo.

Además, ya se pueden enviar archivos MP4 desde Lexnet. Una cuestión que ha sido demandada por muchos abogados y procuradores y que facilita, por ejemplo, el envío de evidencias. Más teniendo en cuenta que vivimos en un mundo eminentemente audiovisual.

En definitiva, todas las novedades que venimos de abordar, permiten a los negocios y organizaciones ahorrar tiempo, mejorar los servicios que prestan a sus clientes y aumentar la productividad del valioso trabajo de sus profesionales.

En MN program estamos comprometidos con la excelencia y la mejora continua, por eso queremos optimizar la experiencia de los usuarios de nuestras soluciones y contribuir al éxito de los negocios. Por ello, ya estamos trabajando en la siguiente versión de nuestro software de gestión integral.

Estad atentos a vuestras pantallas.