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Oficina Virtual, una plataforma para relacionarte con tus clientes

La Oficina Virtual transforma la forma de relacionarte con tus clientes

La relación entre negocios y clientes no se limita a ser una mera dinámica de compraventa. Es decir, una empresa o autónomo vende un producto o servicio a una persona. Va mucho más allá de eso. Las ventas son el factor más importante para que un negocio tenga o no éxito, pero no el único. Cuidar la relación con los clientes implica muchas más cosas que el mero acto de vender. Por eso la Oficina Virtual, ayuda a los negocios que trabajan con el software de gestión de MN program a mejorar su capacidad para relacionarse con sus clientes.

Todos hemos escuchado alguna vez eso de «la confianza es la base de toda relación». En el ámbito comercial, ésta se cimenta en la calidad del producto, pero también en la atención al cliente, en la agilidad del proceso y en algo trascendental al que a menudo no prestamos demasiada atención: la comunicación.

Transformar la comunicación entre el negocio y el cliente

Si la confianza es la base de una relación, la comunicación es una pared de carga. Si se viene abajo, el edificio se resquebraja. Por ello, cuidar la comunicación con un cliente es fundamental. Lo era en la era analógica, cuando vendedor y comprador se veían las caras y lo es, aún más, si cabe, en la era digital, ¿por qué?

Comunicarse con una persona a la que tienes a escasos centímetros es mucho más fácil que hacerlo a través de pantallas o teléfonos. Lo que se pierde en fisicidad, hay que recuperarlo mimando aún más el mensaje y las formas de transmitirlo.

Si la comunicación fluye, la experiencia del cliente será mejor, con lo cual será más factible que repita la compra y se convierta en un habitual. Pero, además, el negocio también se verá recompensado, no solo por los ingresos generados con la venta, sino por la capacidad de reducir tiempos y costes en la gestión de un cliente. Una buena comunicación se traduce en beneficios económicos.

Teniendo en cuenta esto, la última actualización del software de gestión de MN program ha incorporado cuatro grandes mejoras en lo que respecta a la capacidad de un negocio para comunicarse con sus clientes, automatizando procesos e incentivando la autonomía de estos y la agilidad de la relación.

De esta forma, la Oficina Virtual optimiza la comunicación entre los negocios y sus usuarios.

Poner la información a disposición del cliente

El Acceso Clientes permite a estos entrar en la Oficina Virtual donde se encuentran sus expedientes y los documentos relacionados con ellos. Esta funcionalidad tiene un potencial inmenso tanto para los negocios como para los clientes. Ya que así el usuario de una gestoría puede consultar, por ejemplo, sus facturas, sin tener que ponerse en contacto con la empresa que le lleva la contabilidad y esperar a que ésta se las mande. O los formularios tributarios que se remiten a la AEAT. 

Pongamos otro ejemplo. Una persona que contrata a un procurador puede acceder a su expediente para ver qué avances se han producido en su caso, sin tener que ponerse en contacto con el profesional.

Como consecuencia de esto, tanto a clientes como a negocios les interesa que los primeros empleen esta herramienta. De ahí que facilitar su uso sea fundamental. Veamos las cuatro grandes mejoras de la última actualización que van a servir para que la Oficina Virtual marque un antes y un después en la relación entre negocios y consumidores.

La Oficina Virtual es una herramienta extremadamente útil para optimizar la forma de relacionarte con tus clientes

1. Registro autónomo

Hasta la última actualización, cada empresa o autónomo debía dar de alta manualmente a sus clientes. En el caso de que se incorporara de golpe una amplia base de datos, el proceso podía ser muy farragoso e implicar una gran pérdida de tiempo. Por ejemplo, una escuela infantil que recibe cada septiembre a decenas de nuevos niños.

Esto se ha terminado. Ahora cada cliente se puede registrar de forma completamente autónoma. El negocio puede configurar el programa para que cuando se reciba un nuevo cliente se le envíe automáticamente un email o WhatsApp, plenamente personalizado, para que se dé de alta en la oficina virtual.

El mensaje incorporará una URL que no caduca, a diferencia de lo que sucedía hasta el momento, cuya vida útil era de apenas 24 horas. Así, el cliente podrá registrarse cuando quiera, sin tener que pedir un nuevo correo de registro. Este email podrá incluir el logo de la empresa y toda la información que ésta estime oportuna. Y, el nuevo usuario podrá inscribirse empleando el correo que deseé, no obligatoriamente el email de contacto que figura en la base de datos del negocio.

2. Enviar recordatorios

Es muy plausible que algún usuario no se inscriba en la plataforma de acceso a clientes porque se le ha traspapelado el correo o porque, simplemente, se ha olvidado. Como ahora los enlaces para efectuar la inscripción no caducan, basta con enviar un recordatorio para que el usuario pueda completar el registro.

A partir de ahora se puede automatizar el envío de recordatorios a los clientes no registrados. De esta forma se reduce el tiempo dedicado a la gestión de este asunto, se agiliza y profundiza en la comunicación y, sobre todo, se fomenta que los clientes se inscriban, efectivamente, en la plataforma. Lo cual lleva aparejadas múltiples ventajas tanto para los usuarios como para los negocios.

3. Fomentar el acceso

Precisamente estas ventajas, que señalamos anteriormente, provocan que el uso por parte de los clientes de la Oficina Virtual sea una cuestión estratégica para los negocios.

De ahí que fomentar el acceso de los clientes, una vez que ya han completado el registro, es una herramienta que todo negocio debe emplear… ¿por qué?

Porque hay muchos clientes que, efectivamente, se inscriben, pero luego no le dan ningún tipo de uso a la plataforma de acceso. Ni para consultar documentación, ni para subirla, ni para comprobar el estado de su expediente.

Esto repercute negativamente en los clientes, puesto que no están plenamente al día de materias que son de su interés. Desde una persona que ha puesto una denuncia hasta otra que ha pedido un proyecto para hacer una casa.

Pero también impacta en los negocios. Puesto que la plataforma es una forma de comunicarse de forma ágil con los clientes. Si una parte no se presenta, la relación comunicativa no existe o se traslada a otros cauces.

Así, muchos clientes llaman a los negocios para solicitar información o documentos que podrían consultar en la oficina virtual. Provocando una carga de trabajo de atención y gestión que no existiría si emplearan la Oficina Virtual.

Por otra parte, si los clientes no suben la documentación que el negocio necesita para poder prestarles sus servicios, la cadena productiva se ve seriamente afectada. Pudiendo llegar a producirse retrasos o embotellamientos.

Enviar correos electrónicos automáticos para recordar a los clientes que tienen a su disposición la plataforma puede resultar, por lo tanto, extremadamente útil y ayudar a reducir costes temporales y humanos.

Relacionarte con tus clientes será más fácil gracias a la nueva Oficina Virtual

4. Notificar los cambios

Siendo realistas, los usuarios no van a entrar constantemente a la oficina virtual para consultar si se ha producido algún cambio en su registro o se le demanda alguna documentación. Por ello, la mejor forma de que la plataforma resulte plenamente operativa es automatizando la notificación de los cambios que se producen en un expediente.

Así, se puede configurar el sistema para que envíe un correo al cliente cuando se produce alguna novedad, por ejemplo, cuando se incorporan las notas de un curso de formación. Y, a la inversa, también es posible notificar al trabajador a cargo del expediente, cualquier modificación que se efectúe en el mismo. Por ejemplo, la incorporación de documentación que faltaba.

De esta forma, la plataforma se convierte en un extraordinario cauce comunicativo, pero también en una herramienta básica de trabajo para optimizar la gestión y la planificación de las tareas.

Oficina Virtual: puerta de acceso

La Oficina Virtual ahonda en un objetivo fundamental para MN program: ayudar a los negocios a proporcionar un servicio personalizado a sus clientes. Y que, a su vez, los negocios puedan hacer suyas todas y cada una de las soluciones y programas.

Además, se ha incorporado a la web de la empresa un apartado de acceso a la Oficina Virtual: http://mnprogramweb.net/. Con ello, se busca mejorar la navegación web y visibilizar el acceso a la plataforma.

Algo especialmente útil cuando hablamos de trabajadores nuevos. Ya que así, entrando en la web principal, ya encontrarán la forma de acceder a la Oficina Virtual de su negocio y realizar todas las acciones que necesiten llevar a cabo.

En definitiva, MN program ha implementado una serie de cambios y novedades que suponen una transformación total de la forma en que los negocios pueden comunicarse con sus clientes. Una optimización de su Oficina Virtual que contribuye a automatizar procesos, reducir tiempos, eliminar carga administrativa y, a la vez, estrechar lazos con los clientes.

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