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Software de gestión: Optimiza la relación con tus proveedores

Optimiza la relación con tus proveedores y reduce los gastos de tu negocio

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La inflación registrada en España en octubre se situó en el 7,3% interanual. Esta cifra, a pesar de ser menor que la de meses anteriores, sigue siendo extraordinariamente alta y se traduce en los precios de los servicios y bienes que consumimos a diario. Para las empresas, la inflación supone un enorme reto, puesto que los negocios adquieren servicios y productos para realizar sus actividades económicas y tienen que lidiar, por lo tanto, con el auge de los precios. En este contexto, optimizar la relación con tus proveedores puede ser una cuestión de vital importancia para reducir gastos y capear el escenario inflacionista con éxito.

Como no podía ser de otra forma, los negocios están volcados en atender las necesidades y demandas de sus clientes. La relación entre las empresas y las personas que consumen sus productos ocupa un lugar central en cualquier estrategia de negocio. Sin embargo, la relación con los proveedores también tiene una gran relevancia ya que no solo afecta a los costes de producción, sino también a la propia actividad que desarrolla la empresa. Sin suministros no se puede trabajar.

De ahí que un software de gestión integral como el de MN program tenga que servir para gestionar a los clientes, pero también para facilitar la relación con los proveedores.

En este artículo de nuestro blog vamos a desentrañar cómo puedes usar el software de gestión para optimizar la relación con tus proveedores y fortalecer los resultados económicos de tu negocio.

Base de datos específica para proveedores

El software de gestión de MN program incluye una base de datos específica para proveedores. Es decir, sus datos no se almacenan y sistematizan junto a los datos de los clientes, los potenciales u otras personas o negocios con los que se relaciona la empresa. Sino que se registran en una base de datos adaptada a las características de la relación negocio-proveedor.

Esta característica permite a las empresas personalizar al máximo su base de datos de proveedores incluyendo en las fichas los campos de información que desee obtener. Todos los campos son personalizables y se pueden adaptar a cualquier tipo de empresa.

Así, los negocios pueden consultar todos los datos de sus proveedores y acceder con facilidad a información y documentos tan importantes como las facturas que le ha emitido el proveedor y su estado.

Además, las fichas de los proveedores muestran una panorámica completa del historial de cada proveedor, desde que se inició la relación entre la empresa y éste hasta el momento actual.

Optimiza la relación con tus proveedores y mejora tu posición de negociación

Estadísticas sobre los proveedores

Precisamente, la posibilidad de consultar el histórico de cada proveedor es clave para poder obtener estadísticas sobre él. Gracias al software de gestión, una empresa puede saber, por ejemplo, cuánto se incrementó el precio de un determinado bien que le ha comprado al mismo proveedor a lo largo de los últimos dos años. O a cuánto asciende el dinero que ha desembolsado al adquirir los bienes o servicios de un determinado proveedor.

Esto es fundamental para evaluar la relación con dicho proveedor y para tomar decisiones de cara a optimizar la estructura de costes. Con las estadísticas en la mano, la empresa puede renegociar los acuerdos que tiene con el proveedor desde una posición más ventajosa. O, llegado el caso, tomar la decisión de buscar otros proveedores.

Comparación entre diferentes proveedores

En línea con lo que venimos de exponer, el software de gestión no solo permite obtener estadísticas sobre un proveedor en concreto, sino que facilita la tarea de comparar diferentes proveedores.

Es más, no solo podemos comparar las estadísticas de los proveedores con los que ya trabajamos, sino que se pueden realizar comparativas entre los presupuestos emitidos por diferentes proveedores.

Cabe señalar, además, que al igual que las fichas de los proveedores son personalizables, también lo son los presupuestos. Ello implica que las empresas que empleen el software de gestión para optimizar la relación con sus proveedores pueden determinar qué campos desean incluir en los presupuestos, en función de las cuestiones que consideren más importantes para evaluar las ofertas de los proveedores.

De esta manera, el software de gestión revoluciona la toma de decisiones en lo que respecta a los proveedores. Comparar presupuestos es fundamental para obtener los acuerdos más ventajosos para la empresa y reducir los costes. Sobre todo, en un escenario tan complejo como el actual, lastrado por la inflación.

La salud de la relación negocio-proveedor

Una herramienta tan completa como el software de gestión de MN program te permite evaluar con rapidez y facilidad cuál es el estado de salud de la relación con cualquiera de tus proveedores.

Por ejemplo, el programa nos indica de manera gráfica cuántos de los presupuestos que hemos recibido por parte de un proveedor han sido aceptados y han terminado convirtiéndose en facturas recibidas y pagadas. Lo cual da buena medida de la relación al mostrarnos el grado de eficacia de las ofertas que recibe nuestro negocio.

Así, la ficha del proveedor y los propios presupuestos se convierten en depositarios de una gran cantidad de información que nos permite optimizar la relación con los proveedores para minimizar los costes y maximizar los beneficios.

Control de los tiempos y de los productos y servicios adquiridos

Más allá de cuestiones económicos y del análisis del gasto que se realiza en adquirir bienes y servicios, el software de gestión también te permite llevar a cabo un seguimiento preciso de tus compras, desde la recepción del presupuesto hasta que éstas se encuentran ya a tu disposición.

A su vez, la herramienta te ayuda a controlar los tiempos de cada proveedor. En un simple vistazo puedes ver, por ejemplo, cuánto tiempo pasa desde que un proveedor te emite un presupuesto hasta que éste es aceptado. O los días que transcurren desde que se cierra el acuerdo hasta que se presta el servicio o llega el bien comprado a tu empresa.

A la hora de seleccionar a los proveedores juega un papel central la negociación económica, pero también hay otros aspectos muy relevantes como la dificultad a la hora de gestionar el pedido o el tiempo que se tarda en recibirlo.

Dicho de otra forma, de nada sirve que un proveedor te realice una oferta económicamente muy ventajosa si la negociación es muy ardua y, sobre todo, si el proceso de entrega de los bienes o servicios se ralentiza.

En un mundo cada vez más veloz e interconectado, las empresas tienen que poder adaptarse a los cambios con rapidez y ello pasa, en buena medida, por contar con una cadena de suministros ágil y con proveedores que puedan prestar sus servicios o enviar sus productos en el menor tiempo posible.

Registro de todas las personas con las que se contacta dentro de cada proveedor

En el éxito de la relación negocio-proveedor no solo entran en juego los condicionantes económicos y temporales, sino que también es fundamental la comunicación. Al fin y al cabo, tanto la empresa que adquiere bienes y servicios, como la que los comercializa están conformadas por personas.

Emplear un software de gestión para relacionarte con un proveedor hace que tu negocio dé un salto en términos comunicativos. Gracias a esta herramienta es mucho más sencillo comunicarte con un proveedor y, así, mejorar tu relación con él.

Puedes consultar en el programa todas las comunicaciones que has intercambiado con un proveedor y, además, puedes registrar a todas las personas que trabajan en dicha empresa con las que estableces algún tipo de intercambio de información o documentos.

Por ejemplo, la negociación de un presupuesto la llevas a cabo con un profesional del área comercial. Sin embargo, el pago de los servicios prestados se gestiona con un trabajador del departamento de facturación y contabilidad. Y las dudas sobre el servicio contratado nos las resuelve un empleado del área de producto.

Al poder registrar los contactos de estas tres personas en la ficha del proveedor, podemos ponernos en contacto directamente con el profesional idóneo para cada cuestión y, así, agilizar y mejorar la relación con el proveedor.

En definitiva, optimizar la relación con tus proveedores es una cuestión estratégica, más si cabe teniendo en cuenta el alza de los precios, y el software de gestión te puede ayudar a reducir los costes, tomar decisiones, agilizar los tiempos de recepción de los servicios y bienes que contratas y mejorar la comunicación con tus proveedores.

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