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Personaliza, segmenta y analiza las bases de datos de tu negocio

Personalizar y analizar las bases de datos de tu negocio te ayudará a mejorar la relación con clientes y proveedores

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Las bases de datos de tu negocio son uno de los activos más importantes con los que cuentas a tu disposición. En ellas se recopila toda la información sobre clientes, potenciales, proveedores y demás intervinientes. Gracias al desarrollo de los software de gestión las bases de datos se han podido digitalizar, optimizar y gestionar de manera ágil y completa.

¿Qué ventajas te ofrece el software de gestión para tratar las bases de datos de tu negocio frente a, por ejemplo, el Excel?

Con un programa integral como el de MN program puedes incluir en las fichas de tus clientes y proveedores todos los campos de información que desees, segmentar las bases en función a dichos campos y analizar la información más importante de tu negocio con suma facilidad.

A continuación, vamos a repasar las cinco claves para sacarle todo el partido al software de gestión a la hora de gestionar las bases de datos de tu negocio.

Las bases de datos de tu negocio son tan extensas como necesites

Una de las grandes ventajas del software de gestión de MN program es que permite contar con bases de datos tan extensas y con tanta información como cada empresa o autónomo necesite.

No solo puedes crear innumerables fichas de clientes o potenciales. Sino que cada ficha puede contar con tantos campos de información como desees.

El programa ofrece una serie de campos predefinidos en función de la actividad de cada negocio, ajustados a las características de su sector. Pero, además, las empresas tienen a su disposición campos y pestañas ilimitados.

Esto se traduce en que cada negocio puede personalizar plenamente sus diferentes bases de datos. Estableciendo qué campos de información son de su interés e incluyéndolos en las fichas.

Así, pueden almacenar en el software de gestión toda la información que consideren relevante y que sea útil tanto en el día a día como a la hora de tomar decisiones empresariales.

Gestiona las diferentes bases de datos de tu negocio de manera independiente

Un negocio no tiene una única base de datos, sino que crea y gestiona una base de datos por cada tipo de interviniente. Los principales son los clientes, los clientes potenciales y los proveedores. Pero en función de la tipología del negocio pueden contar con más bases de datos.

Por ejemplo, en el caso de una escuela infantil se necesita una base de datos en la que figuren los padres de los alumnos y otra en la que figuren los niños y niñas que van a clases en dicha escuela.

El software de gestión permite tener todas las bases de datos de tu negocio almacenadas en el mismo programa, lo cual facilita mucho la gestión de cada tipo de interviniente. Pero ello no implica que todas las bases de datos deban ser homogéneas. Sino que el software facilita la posibilidad de diseñar y tratar cada una de ellas atendiendo a sus especificidades.

Así, se pueden crear una serie de campos para las fichas de los clientes y otros para las de los proveedores. Esta funcionalidad ahorra en la capacidad del software de gestión de almacenar y sistematizar todos los datos importantes de un negocio.

A la vez que contribuye a que las empresas puedan gestionar mejor las relaciones con los diferentes tipos de personas y negocios con los que se relacionan. La personalización de cada tipo de base de datos contribuye a prestar un trato personalizado a los clientes, potenciales y proveedores.

Con el software de gestión puedes personalizar las bases de datos de tu negocio y establecer diferentes e inagotables campos de información

Sistematiza la información que recopilas

Usando el software de gestión no solo puedes establecer los campos de datos que deseas que figuren en las fichas de tus clientes. Sino que también es posible establecer un desplegable con, por ejemplo, cuatro valores u opciones concretos, de tal manera que no se pueda cubrir el campo de información de otra forma. ¿Qué logras con esto? Sistematizar la forma en que los profesionales de tu negocio recopilan los datos o la manera en la que los propios clientes los registran gracias a los formularios web.

Esta sistematización permite homogeneizar los datos, lo cual es fundamental a la hora de poder segmentarlos y analizarlos.

Al fin y al cabo, si en los campos de información se inscriben datos dispersos, que no son comparables o agrupables, a nivel macro no se podrán analizar.

Asimismo, también es importante poder editar los campos y diseñarlos de manera coherente. Podemos entender la importancia de esta funcionalidad gracias a un ejemplo.

Muchas fichas o formularios incluyen dos campos destinados a recopilar los contactos telefónicos de los clientes o proveedores. Teléfono 1 y Teléfono 2. ¿Qué número metes en cada uno de ellos? ¿En cuál se incluye el móvil y en cuál el teléfono fijo? Esto puede dar pie a que cada uno de estos campos incluya números que no son equiparables.

De tal manera que, a la hora de segmentar las fichas no podremos obtener un listado con todos los números de teléfono fijo de nuestros clientes potenciales para, por ejemplo, llamarlos a las horas en que normalmente las personas están en casa.

Protocolizar la recopilación de datos ahorra tiempo, facilita la tarea de los profesionales y los usuarios y, sobre todo, permite obtener estadísticas precisas sobre clientes, potenciales y proveedores.

Segmenta las bases por cualquiera de los campos que hayas configurado

Como venimos de adelantar, una de las funcionalidades más interesantes de un software de gestión a la hora de sacarle el máximo partido a las bases de datos de un negocio es su capacidad de segmentarlas en cuestión de segundos. ¿Qué queremos decir con esto?

Una empresa o un autónomo pueden filtrar los datos presentes en cualquier de sus bases en función de un campo de información concreto. Por ejemplo, el ayuntamiento en el que residen sus clientes. Así, con un solo clic es posible obtener un listado con todos los clientes que viven en un ayuntamiento concreto y organizar una visita comercial a cada uno de ellos para negociar nuevos servicios, escuchar sus necesidades y, en definitiva, fidelizarlos.

Veamos otro ejemplo. En función del año de nacimiento de los potenciales se puede segmentar dicha base de datos para ver qué clientes potenciales se encuentran en una determinada franja de edad y lanzar una campaña comercial que se ajuste a las querencias y características de dicha generación.

Podríamos seguir glosando ejemplos durante horas. Cuanto más grande es un negocio más importante es la segmentación de sus bases de datos. Solo mediante la clasificación y el filtrado de la información se puede extraer todo su potencial, sobre todo en el terreno comercial.

Análisis individualizado y macro de los diferentes tipos de intervinientes

La segmentación de las bases de datos de tu negocio te permitirá, finalmente, llevar a cabo un análisis de dicha información.

Es decir, no solo sirve para optimizar el funcionamiento de tu empresa o para llevar a cabo acciones directas como las que describimos en el apartado anterior. Sino que mediante la segmentación de los datos una empresa puede obtener una panorámica amplia de cómo son sus clientes, potenciales y proveedores. Tanto a nivel micro como macro.

Puedes saber todo sobre un cliente

Por un lado, al contar con fichas capaces de recoger todos los datos relevantes, al consultar una de ellas puedes ver en una sola pantalla la información esencial sobre un cliente o un proveedor, analizarla detenidamente y actuar en consecuencia. O lo que es lo mismo, tomar decisiones que te permitan consolidar tu relación con la otra persona o empresa y diseñar una estrategia de negociación más eficaz. Como decimos siempre: la información es poder.

Y descubrir las características y necesidades de toda tu clientela

Por otro, la segmentación de las bases de datos es esencial para analizar tipologías de clientes o proveedores. El software de gestión te permite convertir los datos en activos empresariales. Gracias a este programa puedes conocer con precisión cómo son tus clientes, qué servicios consumen más o cuáles demandan.

Así, las bases de datos no solo son necesarias para gestionar las relaciones con los clientes o los proveedores y para llevar a cabo la facturación o la contabilidad. Sino que son herramientas enormemente valiosas para mejorar cuestiones tan importantes como la atención al cliente, la comercialización de los servicios, la negociación con proveedores o el diseño de nuevas estrategias que permitan a una empresa seguir creciendo.

En definitiva, contar con bases de datos completas, sistematizadas, personalizadas y que se pueden segmentar con facilidad es fundamental para cualquier empresa hoy en día. Por ello, el software de gestión es una herramienta de vital importancia y que permite almacenar, estructurar y analizar la información con agilidad y precisión.

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