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Plantillas de Correo y WhatsApp, comunícate más rápido y mejor

Las plantillas de Correo de MN program agilizan el envío de comunicaciones

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Lejos quedan ya las palomas mensajeras, los mensajeros a caballo e, incluso, los faxes, aunque sigan existiendo. Si el mundo en general se ha acelerado en los últimos años, las comunicaciones han alcanzado velocidades dignas de la Fórmula 1. A través del email o de las aplicaciones de mensajería instantánea podemos comunicarnos con gente que está en la otra punta del mundo en lo que nos lleva chascar los dedos. La mejor forma que tiene un negocio de aprovechar estas vías de comunicación inmediatas es contar con plantillas de correo y WhatsApp funcionales, completas y personalizables para sacarle el máximo partido a los mensajes que envía a clientes y proveedores.

Al fin y al cabo, un WhatsApp llega al instante al móvil del destinatario, pero redactarlo lleva mucho más tiempo. La tecnología es inmediata, la construcción del relato no. Si se quiere agilizar, también, la confección de los mensajes es imprescindible optar por plantillas de correo y WhatsApp elaboradas con sumo cuidado, ajustándose a las necesidades de los negocios y a las características de los clientes y que se pueden emplear para enviar decenas de emails y WhatsApp con tan solo un clic.

A continuación, vamos a explorar las funcionalidades de las plantillas de correo y WhatsApp de MN program. Unas herramientas sencillas de usar que ayudan a empresas y autónomos a comunicarse con rapidez y precisión.

Correos uniformes

Hoy en día, cualquiera puede elaborar un correo. Pero no todo el mundo puede redactar y diseñar un buen correo. De hecho, estamos tan acostumbrados a recibir correos y WhatsApps que sabemos cuándo están bien elaborados y cuándo no. En qué casos la redacción es interesante y sugestiva y en cuáles no. Qué emails tienen un mensaje potente y cuidado y cuáles parecen poco profesionales.

Gracias a las plantillas de correo y WhatsaApp de MN program, los negocios pueden asegurarse de que todos los emails y WhatsApps que envían sus profesionales son uniformes. Es decir, que la redacción y configuración no queda al libre albedrío, sino que existen unas plantillas perfectamente estudiadas por el negocio que son empleadas por todos los trabajadores.

Así, las comunicaciones y los mensajes que éstas contienen serán coherentes, habrán sido validados previamente por las personas responsables y estarán ideados para facilitar el cumplimiento de los objetivos de los negocios.

Muchas personas son grandísimas profesionales y brillantes en sus principales cometidos, pero no son expertas en la redacción de correos o WhatsApps. Con las plantillas, pueden desentenderse de esa tarea.

La importancia de la imagen de marca

Esta uniformidad de los mensajes, también se extiende, obviamente, a la imagen de marca del negocio. Mediante las plantillas de correo y WhatsApp se puede decidir qué imágenes se incluyen en estas comunicaciones, cómo son las firmas, posicionar el logo de la empresa, establecer la gama cromática o la tipología de la letra empleada y estipular los documentos adjuntos específicos que se incluyen en el email o WhatsApp.

Así, las plantillas sirven para harmonizar y potenciar la imagen de marca, pero también para protocolizar el envío de comunicaciones y documentación.

Si dos clientes deben recibir una factura, a ambos se les hará llegar un correo con una estética, un mensaje y unos archivos adjuntos iguales, sin importar qué profesional realizó cada una de las comunicaciones.

Las macros se encargan de incorporar la información

Al último párrafo hay que hacerle una matización. Obviamente, los emails o WhatsApps que reciban estos dos hipotéticos clientes incorporarán la información de la factura de cada uno, así como sus datos personales. ¿Cómo se hace eso? ¿El profesional tiene que meter estos datos en las plantillas de correo y WhatsApp a mano? No, esta tarea se realiza automáticamente gracias a las macros.

Las plantillas de correo y WhatsApp tienen incorporadas macros, cuyo nombre es igual que el campo del programa desde el que recaban la información. Por ejemplo: Nombre del cliente. Así, el correo de la clienta 1 comenzará con un «Buenos días, Lucía:», mientras que el del cliente 2 arrancará con un «Buenos días, Manuel:».

Si las plantillas facilitan la homogeneización de los mensajes y liberan a los profesionales de realizarlos ellos mismos, las macros son la guinda del pastal.

Gracias a ellas, el programa automatiza la incorporación de la información, recogiendo los datos desde las fichas, los expedientes y los proyectos. De esta manera, los trabajadores no tienen que preocuparse de buscar ellos mismos la información e incorporarla sin cometer errores a los correos, con la pérdida de tiempo que ello conlleva.

Enviar formularios web de registro o actualización de la información

Además de las macros que se nutren de la información del programa y la incorporan a los mensajes, con el software de MN program se pueden incluir enlaces en los emails o WhatsApps.

Esto resulta muy útil para gestionar los datos de los clientes. Tanto de los nuevos como de aquellos que ya llevan un tiempo confiando en los servicios o productos del negocio.

Mediante un enlace se puede redirigir al cliente bien hacia un formulario web de registro, o bien hacia uno de actualización de la información.

Así, los nuevos clientes pueden proporcionar ellos mismos y de forma autónoma su información personal al negocio. Los formularios web incluirán los datos de los clientes directamente en el software de MN program.

Mientras que los clientes veteranos, pueden clicar en el enlace que les llegó a través del email o el WhatsApp y cubrir el formulario para actualizar sus datos.

La experiencia del cliente mejora y el negocio, de paso, se ahorra una gran cantidad de tiempo en la gestión de la información.

Gestionar reservas online

Al igual que se pueden incorporar enlaces que redirigen a las personas a formularios web centrados en la recopilación de datos, también se puede optar por formularios para realizar reservas online.

El negocio envía un mensaje al cliente y éste procede a reservar una cita el día y la hora en que mejor le venga. Así, no tiene que llamar la negocio, ni éste llamarlo a él. Todo se realiza con rapidez a través de email o WhatsApp.

Los formularios web y las plantillas de correo y WhatsApp interaccionan los unos con las otras para facilitar a los negocios la gestión y optimización de su agenda.

Facilitar el cobro por Stripe

Información, reservas… y cobros. En las plantillas de correo y WhatsApp también se pueden incorporar macros que permitan a los clientes pagar los servicios que quieren contratar o los productos que desean.

Los clientes solo tienen que clicar y serán redirigidos al pertinente formulario para efectuar el pago mediante Stripe.

Esta posibilidad tiene un inmenso potencial para los negocios que apuesten por comercio online, ya que en cuestión de minutos se puede gestionar con éxito la venta y el cobro de cualquier bien o servicio.

Pero también es útil para ofrecer mecanismos rápidos y seguros para que los clientes paguen lo que han contratado o comprado… y para que los negocios cobren de manera efectiva y ágil por los servicios o productos que comercializan con éxito.

En próximos episodios: Macro Baja de comunicaciones comerciales

El software de MN program ya tiene en la actualidad numerosas macros que los negocios pueden seleccionar e incluir en sus plantillas de correo y WhatsApp.

Sin embargo, nuestro equipo no para de desarrollar mejoras e implementar herramientas que puedan ser útiles para los negocios en el día a día. Por eso, actualmente, se está trabajando en la incorporación de una nueva macro: Baja de comunicaciones comerciales.

Si los negocios añaden esta macro a sus plantillas de correo de carácter comercial, facilitarán a sus clientes la posibilidad de indicar que no desean recibir comunicaciones de este tipo. De esta forma cumplirán con la normativa legal, mejorará la experiencia de los clientes y podrán sistematizar el tratamiento de sus bases de datos comerciales. Además, así podrán tener localizados con precisión a aquellos clientes que se han dado de baja, de cara a evitar incumplir sus deseos, pero también para poder estudiarlos y mejorar el impacto sobre ellos.

Recordarles a los clientes sus citas en un clic

Optar por incluir formularios web en las plantillas de correo y WhatsApp para que los clientes reserven de forma online ayuda a los negocios a sacarle partido a su agenda, como señalamos antes. Pero, ¿también se pueden emplear estas herramientas de comunicación para garantizar que los clientes no se olvidan de sus citas? Sí.

La operación es tan sencilla como ir a la cita de un cliente y darle clic a enviar un recordatorio, por ejemplo, a través de WhatsApp. Automáticamente se enviará un mensaje empleando la plantilla por defecto, totalmente personalizado recordándole al cliente el día y la hora de su cita. El negocio no tiene que hacer nada más. Ningún trabajador tiene que escribir el mensaje o llamar al cliente.

Además, no es necesario ir cita a cita, sino que se puede seleccionar un conjunto de citas y enviar WhatsApps empleando la misma plantilla para todos los clientes seleccionados. Por ejemplo, a aquellos que tengan una cita reservada al día siguiente.

A mayores, se puede incorporar la documentación que se desee, por ejemplo, si es necesario que el cliente traiga consigo algún tipo de consentimiento firmado u otro tipo de documento.

Así, no solo se optimiza la agenda cubriendo todos los huecos disponibles, sino también garantizando que las reservas se materializan en citas efectivas.

La interconexión con todas las soluciones de nuestro programa es la clave

Al igual que pasa con las de Word, la clave de las plantillas de correo y WhatsApp es su interconexión con las diversas soluciones del software de gestión integral de MN program. Desde el programa de facturación hasta el software CRM, pasando por la solución de gestión documental, la agenda o por herramientas tan útiles como los formularios web.

Habida cuenta de este hecho, podemos señalar que las plantillas explicitan lo importantísimo que es para cualquier negocio hoy en día tener centralizada toda su información y contar con un programa que le proporcione las soluciones que necesita para gestionar todas sus áreas y departamentos.

Enviar un correo perfectamente diseñado con una factura completa y visual incorporada en tan solo un clic ya no es una utopía, sino una gestión diaria que se puede llevar a cabo con éxito con un software de gestión integral como el de MN program. La tecnología hace nuestro día a día más fácil y nos permite emplear nuestro tiempo en las actividades y tareas en las que nuestro talento pueda brillar y nuestro negocio incremente sus ventas y beneficios.

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