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El software CRM es tu mejor aliado en la toma de decisiones

Con la información del software CRM puedes revolucionar la toma de decisiones de tu negocio

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Desde que nos levantamos hasta que nos dormimos nuestra vida consiste en una constante toma de decisiones. Es más, el propio hecho de abandonar el colchón e inaugurar nuestra jornada es, en sí mismo, una decisión. No solo las decisiones de gran calado son relevantes. El día a día de las personas y los negocios está conformado por una sucesión de pequeñas decisiones.

Muchas de ellas las tomamos de manera automática porque ya las hemos estudiado previamente. Coger el transporte público que nos lleva al trabajo, porque nos sale más barato que ir en coche. Enviar las facturas a nuestros clientes el último día del mes, porque es cuando tienen más liquidez y el tiempo de cobro se reduce. Para poder llegar a estas conclusiones tuvimos que tener a nuestra disposición los datos que las avalaran.

En lo que respecta a la toma de decisiones empresariales, el mejor aliado para obtener toda la información que necesitamos es, sin duda alguna, el software CRM. Una solución que recopila todos los datos de un negocio y permite analizarlos con facilidad y rapidez.

¿Cómo lo hace? Te lo contamos a continuación.

Toda la información centralizada

En primer lugar, cabe destacar que el software CRM es, ante todo, un programa que permite a cualquier empresa gestionar toda su información. Y, lo que no es menos importante, centralizarla. No solo todos los datos y acciones relacionadas con los clientes, sino que en un solo software de gestión integral como el de MN program se puede almacenar, sistematizar y tratar toda la información sobre clientes existentes y potenciales, pero también sobre trabajadores o proveedores.

Así, en vez de tener la información segmentada en diversas herramientas tecnológicas y parcelada por áreas, con un software CRM completo se puede disponer de todos los datos relevantes de un negocio en un único programa.

Esto tiene dos consecuencias directas de enorme valor. Por una parte, facilita la obtención de cualquier tipo de datos, puesto que no hay que acudir a diferentes herramientas en función de la información que se busca. Además, ayuda a que las personas al cargo de la toma de decisiones tengan un control mayor sobre el software que emplean, puesto que están acostumbradas a usar dicho programa único de manera diaria.

Por otra parte, si toda la información está centralizada en un programa completo, resulta mucho más sencillo comparar datos diversos. Es decir, crear informes que crucen variables o indicadores que se puedan complementar entre sí. Por ejemplo, cuántas horas le dedica la empresa a un cliente, cuánto factura por sus servicios, qué gastos genera esta actividad y cuánto tarda el cliente en pagar.

Un software CRM Todo en Uno

Precisamente, con el software CRM de MN program es posible tener integradas en un solo programa todas las áreas de un negocio. Regresando al ejemplo anterior, las personas al cargo de la toma de decisiones empresariales podrían consultar información de tipo comercial, cuestiones relativas a las cuentas económicas y a la facturación y datos sobre desempeño de los profesionales del negocio sin salir de un único programa.

Esto se debe a que el software CRM de MN program está integrado con múltiples herramientas de gran valor añadido para los negocios, como ERP, RPA, Time Report o Cuadros de Mando.

Siendo prosaicos, podríamos decir que, con nuestro software de gestión integral, es posible tener la totalidad de una empresa alojada en un único lugar. Y no estamos hablando de su sede. Gestión de clientes, estrategia comercial, recursos humanos, proveedores, comisiones, facturación, contabilidad, gestión de stock…

Absolutamente todas las áreas de pueden gestionar desde nuestro programa. Lo cual se traduce, en términos de toma de decisiones, en que con los datos que almacena, sistematiza y muestra de forma práctica y visual el software de MN program es posible tomar decisiones en el día a día de los negocios. Pero también abordar cuestiones de gran relevancia estratégica.

La toma de decisiones se puede llevar a cabo en cuestión de segundos con datos plenamente actualizados

Decisiones cotidianas y decisiones trascendentales

Seguro que alguna vez ha escuchado que «la información es poder». Disponer de datos es fundamental para analizar cómo opera nuestro negocio y cuál es el contexto en el que nos encontramos y, a partir de ahí, afrontar la toma de decisiones.

Cuando hablamos de decisiones del día a día, el proceso es sencillo y, prácticamente, inmediato. Aunque, como señalamos al inicio, muchas decisiones que automatizamos tienen su base en un análisis previo más complejo.

Pero cuando nos referimos a decisiones estratégicas, de gran calado para el negocio, el proceso de toma de decisiones adquiere, obviamente, otra trascendencia.

Pues bien, el software CRM es el mejor aliado que puede tener una empresa o un autónomo cuando necesita mucha información y de gran precisión para abordar una cuestión de vital importancia.

Por ejemplo, el software CRM puede ayudar a cualquier negocio a decidir qué proveedor debe contratar, en función de las ofertas recibidas o de los acuerdos previos alcanzados. O, también, abordar la reformulación de un determinado departamento.

Pongamos por caso que el área comercial de un negocio está consumiendo una gran cantidad de recursos humanos y económicos, pero los datos de conversión no son los apropiados. Es más, el software CRM puede ayudarnos a comprender por qué esos datos no cumplen con las expectativas y previsiones del negocio.

Dicho de otra forma, la empresa y las personas que deben llevar a cabo la toma de decisiones seleccionan las cuestiones relevantes, sobre las que tienen que deliberar y dictaminar. El software CRM les proporciona toda la información que necesiten para que la toma de decisiones sea precisa y responda fehacientemente a la realidad. La mera intuición es cosa del pasado.

Consultar los datos en tiempo real

Muy bien, el software CRM es una herramienta que recopila toda la información del negocio. Pero, ¿es fácil obtener estos datos? ¿Están actualizados?

La respuesta a ambas preguntas es un categórico sí.

Como toda la información de todas las áreas del negocio está centralizada en un único espacio, todos los datos que figuran en el software son los datos reales y actuales. Hablando en plata, lo que está en el programa es lo que hay. No hay otros datos. Y como todos los profesionales de la empresa trabajan con el mismo software todo lo que realizan queda almacenado en él.

Así, cuando una persona entra en el software CRM podrá ver hasta el último dato que ha sido añadido.

Esto es extremadamente útil cuando es necesario afrontar una toma de decisiones imprevista. Por ejemplo, si la empresa se encuentra con una oportunidad de negocio o una oferta de un proveedor sobre las que tiene que decidirse de manera inmediata. Si se puede acceder a los datos en minutos y, además, estos se nos muestran en tiempo real, la toma de decisiones se puede llevar a cabo con éxito, apoyándose en la información del software CRM.

En un mundo cada vez más líquido y acelerado los datos pueden cambiar en cuestión de minutos. Por eso, es tan importante asegurarnos de que los datos sobre los que sustentamos una toma de decisiones empresariales no están obsoletos.

Creación y programación de informes

¿Cuál es la mejor forma de consultar datos? A través de informes. No es que sea esto una novedad. Ya en la era analógica se empleaban informes a la hora de abordar una toma de decisiones empresariales. La diferencia radica en la posibilidad de crearlos y programarlos en cuestión de segundos.

En muchas ocasiones si una persona quería tener en su poder la información que necesaria para tomar una decisión, debía encargar la creación de un informe a aquellos compañeros que tuvieran los datos a su alcance. Esto demoraba la generación del informe y, por tanto, de la toma de decisiones, a la vez que aumentaba la carga de trabajo de los profesionales del negocio.

Con el software CRM y la solución Cuadros de Mando de MN program, en cambio, la persona que debe tomar la decisión puede crear el informe o los informes que necesite con los datos que desee. Simplemente tiene que entrar en el software de gestión integral y establecer los indicadores que desea analizar. El programa automatiza la creación del informe incorporando los datos en tiempo real.

Además, no tiene que realizar esta tarea cada vez que quiera consultar dichos datos. Sino que puede programar la creación y envío de informes a su correo electrónico con la periodicidad que desee. Por ejemplo, el responsable del departamento de ventas de una empresa puede establecer que el programa genere y le envíe un informe diario con las ventas realizadas por cada uno de los agentes comerciales del negocio el día anterior.

Los informes pueden versar sobre cualquiera de las áreas del negocio: estados financieros, proveedores, clientes, proyectos, stock… Las posibilidades son infinitas.

Automatización de acciones

Además de automatizar la creación de informes, la integración del software CRM con otras soluciones como el RPA o el programa de email, permite a los negocios automatizar acciones y agilizar la toma de decisiones empresariales.

Por ejemplo, a través de RPA se pueden automatizar numerosos procesos, acciones cotidianas que no resultan productivas y que se pueden ejecutar sin necesidad de que un profesional tenga que invertir su valioso tiempo en ello.

Mientras que, por otro lado, si un profesional finaliza un proyecto, se puede automatizar el envío de un correo electrónico al cliente para que éste sea informado con celeridad y precisión y, así, poder avanzar hacia adelante. O, también, se puede automatizar la imputación de los tiempos que le dedican los profesionales a un proyecto, lo cual es relevante para conocer la productividad de los trabajadores y la rentabilidad de los proyectos, factores clave para la toma de decisiones.

En esencia, más allá de las grandes decisiones empresariales, hay muchas cuestiones que se dilucidan en el día a día y que si se gestionan de forma óptima pueden contribuir de forma mayúscula a optimizar el funcionamiento de una empresa.

Las 3 Cs de la toma de decisiones: Conjunta, Contextual y Continua

En las escuelas de negocio se suele hablar de las 3 Cs para definir cuáles son las claves a tener en cuenta a la hora de decidir. Así, una buena toma de decisiones debe ser conjunta, contextual y continua.

  1. Conjunta. Si se toma una decisión de cierta entidad en un departamento es posible que sus consecuencias reverberen en otras áreas del negocio. Por ejemplo, si se altera la forma en que un negocio realiza su facturación, esto puede repercutir en su actividad comercial y en la satisfacción de los clientes. Con un software CRM se facilita la labor de intentar ver la panorámica completa de un negocio, ya que por sus propias características esta herramienta facilita la integración de todas sus áreas y la centralización de todos los datos.
  2. Contextual. La toma de decisiones empresariales debe tener en cuenta, indispensablemente, el contexto en el que se encuentra el negocio. No solo importan los datos propios, sino también los datos que se poseen sobre todo lo que rodea a la empresa. Desde los clientes potenciales a los que quiere dirigirse hasta la competencia, pasando por los proveedores. Al concentrar en su haber una inmensa cantidad de información, el software CRM se convierte en el mayor aliado para realizar una toma de decisiones acorde al contexto real.
  3. Continua. Como señalábamos antes, las empresas pueden encontrarse con oportunidades de negocio u ofertas interesantes. Para poder discernir qué decisiones tomar en el corto plazo es indispensable contar con un software CRM que nutra a las personas al cargo de información permanentemente actualizada.

En definitiva, la toma de decisiones empresariales no puede llevarse a cabo hoy en día sin la inmensa cantidad de datos sistematizados y analizables de un software CRM completo e integrado con otras soluciones como el de MN program.

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