5 funcionalidades de un software de registro horario gratis impresdincibles
Requisitos clave de un programa de registro horario
Autonomía del trabajador, geolocalización, informes… Repasamos las 5 funcionalidades de un software de registro horario gratis críticas para las empresas
Aunque la reducción de la jornada laboral ha acaparado la atención mediática, en el seno de las empresas ha generado más atención otra de las medidas clave en materia laboral que pueden ver la luz en 2025: la obligatoriedad del registro horario digital.
Por eso, no pocos negocios están explorando las opciones que hay en el mercado y, para decidir por qué herramienta deben optar, necesitan saber cuáles son las funcionalidades de un software de registro horario gratis o de pago que son indispensables para cualquier negocio.
En este artículo, hemos sintetizado las características que debe tener un software de registro horario gratis para ayudar a las empresas a elegir una solución que se adapte a sus necesidades.
1. Fichaje autónomo y ágil de los trabajadores
Aunque la actual normativa sobre control horario en las empresas no establece que deben ser los trabajadores los que fichen el inicio y el final de sus jornadas, esto pasará a ser imprescindible cuando se apruebe el registro horario digital obligatorio.
Más allá de la cuestión legal, lo cierto es que para las empresas resulta sumamente cómodo, ágil y productivo que sean los propios trabajadores los que, autónomamente, registren sus jornadas.
Por eso, entre las funcionalidades de un software de registro horario gratis debe estar la posibilidad de que cada profesional en un par de clics pueda dejar guardado en el programa:
- En qué minuto exacto comenzó su jornada.
- Cuándo hizo alguna pausa, como los descansos o las pausas de la comida.
- El instante preciso en el que finalizó su día de trabajo.
Debemos hacer hincapié en que el sistema de fichaje debe ser ágil y sencillo, para que los profesionales no tengan que invertir tiempo a la hora de cumplir con su deber.
2. Control de todos los registros y obtención de informes
Otra de las funcionalidades de un software de registro horario gratis que resultan imprescindibles es la obtención de informes para controlar las jornadas laborales de todos los profesionales.
Las empresas que realizan el control horario a mano se encuentran con inmenso problema a la hora de analizar los datos y:
- Comprobar que cada profesional cumple con su horario de manera precisa.
- Recopilar todas las horas extra realizadas para compensarlas con días de descanso o de manera económica.
- Detectar desviaciones como retrasos a la hora de entrar o pausas más largas de lo estipulado.
- Observar errores en los fichajes para poder subsanarlos a tiempo y evitar problemas con la Inspección de Trabajo.
Así, al igual que pasa con otras funcionalidades de un software de registro horario gratis, disponer de una herramienta de control intuitiva es clave no solo para cumplir con la normativa, sino también para incrementar la productividad de los trabajadores.
3. Registro horario geolocalizado y desde el móvil
Vivimos en un mundo plenamente digital y esta realidad tiene un impacto creciente en nuestra forma de trabajar. Así, hoy en día muchos profesionales no trabajan única y exclusivamente en la oficina de su empresa. Por ejemplo, un abogado invierte muchas horas de su jornada en los juzgados y también es común que trabaje en sus casos desde casa. Lo mismo puede decirse sobre otros profesionales como arquitectos o ingenieros.
Igualmente, los profesionales de algunas empresas prestan sus servicios fuera de su sede atendiendo a los clientes a domicilio como empresas de limpieza. Además, muchos negocios tienen a comerciales a pie de calle que se pasan el día visitando a clientes y potenciales.
En todos estos casos es fundamental poder fichar desde el móvil con la máxima facilidad y en cuestión de segundos. Por eso, una de las funcionalidades de un software de registro horario a tener muy en cuenta es la capacidad del programa de permitir el fichaje fuera del centro de trabajo.
4. Modificación de los registros y trazabilidad de los cambios
¿Quién no comete errores de vez en cuando? Las personas nos equivocamos. Por eso, uno de los desafíos más importantes de las empresas a la hora de implementar un sistema de registro horario es limitar la comisión de errores por parte de los trabajadores y contar con un mecanismo para subsanarlos.
Como consecuencia de ello, una de las funcionalidades de un software de registro horario gratis es la posibilidad de modificar registros para solucionar incidencias como que un trabajador se olvidase de fichar el fin de la jornada y figure en el programa que ha trabajado 24 horas.
Este proceso de subsanación de errores va a ser más complejo en el futuro inmediato. ¿Por qué? La normativa que impondrá el registro horario digital obligatorio establecerá que todos los registros deben ser trazables y auténticos.
Por lo tanto, una de las funcionalidades de un software de registro horario gratis debe ser que quede constancia de las alteraciones efectuadas en los registros. De tal forma que se pueda saber qué registro sufrió una alteración, cuándo se produjo y quién la realizó.
5. Almacenamiento seguro y accesible de los datos
El Estatuto de los Trabajadores es rotundo: los registros de las jornadas laborales deben guardarse durante cuatro años desde que fueron creados.
Por eso, una de las funcionalidades de un software de registro horario gratis debe ser el almacenamiento de todos los registros y la realización periódicas de copias de seguridad para evitar que se pierdan.
Junto a la protección de los datos, debemos tener en cuenta, también, que la normativa establece que esta información debe estar disponible para trabajadores, representantes legales de estos y la Inspección de Trabajo.
Como consecuencia de ello, una de las funcionalidades de un software de registro horario gratis irrenunciable para las empresas es que se puedan buscar y revisar los registros de jornada de una forma sencilla y siempre que se necesite.
Funcionalidades de un software de registro horario gratis a tener en cuenta en el futuro
Más allá de las funcionalidades de un software de registro horario gratis que ya hemos desgranado, las empresas deben tener en cuenta otras acciones que deberán poder hacer en el futuro para cumplir con la normativa del control horario digital obligatorio:
- Definir la tipología de las horas trabajadas.
- Permitir el acceso en remoto de la Inspección de Trabajo.
- Elaboración de informes mensuales de horas extra de los trabajadores.
En definitiva, antes de implementar ninguna solución, las empresas deben tener en cuenta las funcionalidades de un software de registro horario gratis que necesitan para poder:
- Cumplir con sus obligaciones legales.
- Controlar las jornadas de los trabajadores de manera eficaz.
- Detectar errores e incumplimientos para subsanarlos.
- Evitar multas y conflictos con los trabajadores.
