Cómo enviar una factura a un cliente y conseguir que la pague
Índice
Te explicamos cómo enviar una factura a un cliente, lograr que la pague sin dilaciones y afrontar los impagos con éxito usando un software de gestión
En España está regulado el contenido de las facturas que emiten las empresas y los profesionales desde hace años, pero no la forma en que se deben crear y enviar a los clientes. Esto va a cambiar de manera drástica en los próximos meses. Puesto que el reglamento VERI*FACTU impondrá, desde el 1 de enero de 2026, el uso de software de gestión que permitan la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria y faciliten la trazabilidad de las facturas.
Además, está a punto de aprobarse el reglamento de la facturación electrónica, que obligará a las empresas y a los profesionales a usar programas interconectables que permitan la remisión automática de facturas electrónicas a sus destinatarios.
Estos cambios legales ponen el foco sobre una pregunta clave para la operatividad diaria de los negocios: ¿cómo enviar una factura a un cliente?
Para saber cómo enviar una factura a un cliente es importante tener en cuenta que los software de gestión que permiten gestionar la facturación de empresas y profesionales cuentan con todas las funcionalidades para crear, enviar, controlar y cobrar las facturas.
A ello debemos sumar que si un software de gestión está adaptado al sistema VERI*FACTU, el negocio no solo podrá saber cómo enviar una factura a un cliente con facilidad, sino que estará preparado para evitar multas de hasta 50.000€ por usar programas que no cumplan con los requisitos normativos.
A continuación, te contamos cómo enviar una factura a un cliente usando un software de gestión certificado y las alternativas que se abren ante ti en caso de que un cliente no pague en plazo y no atienda a tus peticiones.
Cómo enviar una factura a un cliente con un software de gestión
Los software de gestión más completos del mercado tienen integrados tanto un software CRM como un programa de facturación. De tal forma que es posible:
- Disponer de plantillas de facturas personalizadas con la imagen de marca del negocio y con toda la información que este desee incluir.
- Crear facturas en cuestión de minutos usando las plantillas. El programa se encarga de volcar automáticamente los datos que almacena sobre la empresa y el cliente.
- Automatizar el cálculo de los impuestos y el importe a ingresar por el cliente una vez aplicados los tributos.
- Enviar una factura a un cliente a través de email o WhatsApp.
- Imprimir una factura para un cliente si desea recibir el documento en formato físico.
- Programar el envío automático de una factura en una fecha concreta.
- Enviar en bloque múltiples facturas a diferentes clientes, de tal forma que a cada uno de ellos le llegue la factura que le corresponde.
- Conservar de forma segura todas las facturas y poder consultarlas, volverlas a enviar, imprimirlas o exportarlas cuando se desee.
A la hora de abordar cómo enviar una factura a un cliente debemos tener en cuenta que, hoy en día, es posible automatizar varias partes del proceso. Esto supone un ahorro de tiempo y esfuerzo y permite a las empresas y a los profesionales focalizarse en actividades productivas.
Además, saber cómo enviar una factura a un cliente empleando un programa de gestión permite a los negocios reducir los errores que se pueden cometer en la creación y envío de facturas.
Una forma ágil y eficaz de controlar el estado de las facturas y su cobro
En esta guía sobre cómo enviar una factura a un cliente no solo vamos a detenernos en el proceso de envío, sino también en lo que ocurre después. ¿Por qué? Lo verdaderamente relevante es su cobro.
Como todo el mundo sabe, las facturas se emiten con un plazo de cobro, que generalmente es de 30, 45 o 60 días. Hasta que no expire este plazo, no se puede reclamar el abono de la factura. Por eso, es importante poder controlar el plazo de vencimiento con facilidad.
Un software de gestión integral incluye una herramienta para visualizar el estado de las facturas (emitida, enviada, caducada, cobrada…) y poder saber con facilidad y en un simple vistazo qué facturas aún no se han cobrado aunque el plazo de pago haya llegado a su fin.
Además, una de las funcionalidades más interesantes de los programas de gestión más avanzados es que permiten a los negocios automatizar el envío de recordatorios por email o WhatsApp a sus clientes cuando tienen tareas pendientes de realizar, como abonar una factura pendiente.
De esta forma, es posible llevar a cabo un control integral del estado de las facturas, erradicar los olvidos por parte de los clientes y agilizar el cobro de los servicios prestados por una empresa o un profesional.
A todo ello debemos sumar el hecho de que mediante un programa de gestión se pueden crear y enviar remesas de cobro al banco, conciliar el estado de las cuentas bancarias con la información del software y estar al corriente inmediatamente de los cobros recibidos.
Cómo enviar una factura a un cliente que no está dispuesto a pagar: el burofax
¿Qué sucede si a pesar de las funcionalidades de un software de gestión un negocio no es capaz de cobrar una factura? Es importante saber cómo enviar una factura a un cliente cuando este no muestra su disposición a abonarla.
En estos casos, se puede optar por una vía costosa, pero que permite demostrar fehacientemente que el cliente recibió la factura: el envío de un burofax.
Es importante tener en cuenta que el burofax debe ser un medio de envío de facturas que se emplee solo cuando fallen los medios ordinarios como enviarlas por email o entregarlas en mano. ¿Por qué?
Una reciente sentencia del Tribunal Supremo ha establecido que las empresas no pueden cobrar un burofax a un deudor, salvo que lo hubiesen enviado porque pudieron constatar que el deudor no estaba dispuesto a abonar la factura. Esto implica que si no se puede demostrar una actitud renuente por parte del cliente, el importe del burofax corre a cargo de la empresa. A lo que se debe añadir el tiempo y el esfuerzo invertido en enviarlo.
De qué forma actuar si el cliente sigue sin saldar su deuda: la negociación extrajudicial
Más allá de saber cómo enviar una factura a un cliente, es importante tener claro cómo se debe actuar si el ciudadano o la empresa no la paga tras insistirle varias veces y por diversos canales.
El Código Civil reconoce el derecho de los negocios a reclamar el resarcimiento de los daños causados por no pagar una factura.
¿Cómo se debe reclamar el importe de una factura impagada? En primer lugar, es necesario explorar una solución extrajudicial al conflicto.
Para ello, la empresa o el profesional debe invitar al cliente deudor a participar en uno de los medios adecuados de solución de controversias (MASC) que existen en nuestro país. ¿De qué mecanismos hablamos? La mediación, la conciliación, la negociación directa entre las partes o sus abogados, la presentación de una oferta confidencial vinculante…
Si mediante alguno de estos canales se llega a un acuerdo que satisfaga a la empresa, el conflicto llega a su fin.
En cambio, si el cliente deudor no quiere participar en un MASC o sus propuestas no satisfacen al negocio, este puede presentar una demanda judicial.
La última vía para cobrar por tus servicios: Presentar una demanda
Además de saber cómo enviar una factura a un cliente, es importante tener siempre presente que nuestro ordenamiento jurídico garantiza el derecho a cobrar los servicios prestados.
Si un cliente no paga una factura dentro del plazo establecido, ni se aviene a abonarla cuando la empresa se la reclama, desatiende un burofax y no es posible llegar a un acuerdo extrajudicial, queda una última vía para cobrar una factura: acudir a la Justicia.
A la hora de presentar una demanda se debe demostrar que los servicios se prestaron, que la factura se generó y envió correctamente y que se intentó negociar extrajudicialmente para evitar tener que llegar al juzgado.
Para recopilar estas pruebas e incorporarlas al escrito de demanda también puede ser esencial el software de gestión. Ya que en él se registran documentos e información críticos como presupuestos, contratos, facturas o comunicaciones intercambiadas entre el negocio y el cliente.
En definitiva, tener claro cómo enviar una factura a un cliente y lograr que este la abone en el menor tiempo posible es esencial para cualquier empresa o profesional. De ello depende, al fin y al cabo, la obtención de ingresos y, por lo tanto, la viabilidad económica del negocio.
Trabajar con un software de gestión integral que facilite al creación, envío, control y cobro de facturas es esencial. Puesto que ahorra una gran cantidad de tiempo, limita la comisión de errores y da un control total sobre el estado de las facturas a las empresas.
