Por qué necesitas controlar las horas extra de los trabajadores de una forma eficaz
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Controlar las horas extra de los trabajadores es esencial para cumplir con la ley, evitar conflictos laborales y anticiparse a los cambios normativos
Un estudio arquitectura se enfrenta al deadline de la presentación de un gran proyecto, una asesoría tiene que hacer el cierre de trimestre de todos sus clientes y va contrarreloj, un despacho de abogados debe realizar una due diligence crítica para un cliente y tiene que finalizarla cuanto antes… Podríamos seguir listando casuísticas en las que las empresas necesitan pedirles a sus trabajadores que hagan horas extraordinarias.
De ahí que muchos negocios no solo deban controlar las horas extra de los trabajadores por mandato legal, sino que necesiten hacerlo para optimizar su forma de organizarse, evitar conflictos sobre las horas realizadas e incrementar su rentabilidad.
Sobre todo, si tenemos en cuenta que las horas que van más allá de la jornada ordinaria de trabajo son voluntarias y deben compensarse con descanso o remunerarse económicamente.
La mejor forma de registrar las horas extra que realizan los trabajadores es disponiendo de un software de control horario adaptado a la normativa, que permita a los profesionales fichar autónomamente y facilita a sus supervisores la tarea de controlar las horas extra de los trabajadores.
A continuación, te contamos siete motivos por los que controlar las horas extra de los trabajadores es una cuestión de vital importancia para las empresas.
Registrar las horas extraordinarias diariamente es una obligación legal de las empresas
El Estatuto de los Trabajadores es claro: las empresas deben registrar las jornadas diarias de sus trabajadores desde 2019. Además, en la actualidad se está negociando una reforma del ET que vaya un paso más allá y exija que las empresas trabajen con programas de registro horario electrónico obligatorio.
Sea como fuere, todos los negocios están obligados a:
- Registrar día a día las horas extraordinarias.
- Totalizar todas las horas realizadas durante el mes.
- Entregar al trabajador una copia con el resumen de sus horas extraordinarias junto al recibo de su nómina.
Para poder cumplir con esta obligación legal, es indispensable poder controlar las horas extra de los trabajadores de una forma ágil, veraz y eficiente. De tal forma que se puedan obtener informes en segundos con todas las horas extraordinarias realizadas por cada profesional.
Remunerar o compensar las horas extra también es obligatorio
¿Cuál es la razón de ser de la obligación de controlar las horas extra de los trabajadores? La ley establece que estas horas deben compensarse con descanso o remunerarse con dinero.
Así, según el Estatuto de los Trabajadores es necesario pactar a través del convenio colectivo o, en su defecto, el contrato de trabajo:
- Si las horas extra se compensan o se pagan.
- Si se pagan, cuál es la cuantía, no pudiendo ser inferior a la de las horas de trabajo ordinarias.
En caso de que no exista un pacto, se entenderá que las horas extraordinarias se deben compensar con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a que fuesen realizadas.
Controlar las horas extra de los trabajadores es esencial para no rebasar el límite legal
Otro aspecto legal que debemos tener en cuenta es que en España existe un límite a las horas extraordinarias que puede hacer un trabajador: 80 al año.
Si bien, al contabilizar las horas para determinar si se ha llegado o no al límite, no se tienen en cuenta las horas extraordinarias que se hayan compensado con descanso remunerado, sino solo las que se hayan pagado.
Para no superar este límite legal es crítico que las empresas puedan controlar las horas extra de los trabajadores y evitar que un profesional que se aproxima al límite siga haciendo horas extra.
Obtener informes con las horas extraordinarias es importante a nivel de gestión
Aunque en ausencia de pacto las horas extraordinarias se compensan con descanso, lo cierto es que la mayoría de las empresas optan por pagarlas. ¿Por qué? Por un lado, porque muchos trabajadores así lo prefieren, ya que realizar horas extraordinarias es una forma de incrementar el salario. Por otro lado, porque los negocios prefieren tener que invertir más dinero en salarios y no renunciar a las horas de trabajo de profesionales muy valiosos.
En este sentido, usar un software de registro horario facilita a los negocios la posibilidad de obtener informes con las horas extra de todos sus trabajadores, analizarlos y tomar decisiones que afectan a la gestión de uno de los activos críticos de cualquier empresa: sus profesionales.
Controlar las horas extra de los trabajadores es esencial para facilitar a la asesoría la información que necesita para confeccionar las nóminas, planificar las finanzas del negocio teniendo en cuenta el dinero que se invierte en horas extra y tomar decisiones estratégicas que permitan llevar a cabo una gestión más eficaz del tiempo.
Controlar las horas extra de los trabajadores permite optimizar la organización de una empresa
Sin salirnos del terreno de la gestión, debemos destacar que controlar las horas extra de los trabajadores es indispensable para organizar mejor la carga de trabajo de un negocio.
Si no se dispone de información sobre las horas extraordinarias que realiza cada profesional, resulta imposible saber qué trabajadores acumulan más horas extra, indagar por qué e intentar requilibrar las funciones de cada profesional para que el equipo funcione de una forma más eficiente y se limite la realización de horas extra lo máximo posible.
En este sentido, podemos señalar que los informes de horas extraordinarias permiten detectar deficiencias en la forma en que se organiza un departamento, un equipo o un negocio y subsanarlas. Sobre todo, si se observa que la realización de horas extra es sistémica y no va ligada a picos puntuales e inevitables de la carga de trabajo.
Detectar y subsanar incidencias para que no se registren horas extra innecesarias
Otro de los beneficios de controlar las horas extra de los trabajadores es que, de esta manera, un negocio o el responsable de los profesionales puede detectar a tiempo:
- Errores al registrar las horas extra.
- Acumulación de horas extra que pueda conllevar problemas legales.
- Realización de horas extra que no están justificadas por ninguna tarea o proyecto.
Las horas extraordinarias a menudo crean conflictos entre los empresarios y los profesionales, controlar las horas extra de los trabajadores contribuye a abordar estos conflictos y disponer de datos fiables y analizables.
Disponer de pruebas para encarar conflictos laborales con éxito
Precisamente, tener al alcance de la mano de una forma sintetizada y clara la información sobre los registros horarios es esencial cuando:
- Se tiene que lidiar con una Inspección de Trabajo, que puede solicitar los fichajes.
- La empresa se enfrenta a un conflicto laboral con un trabajador porque no se ponen de acuerdo sobre el cómputo de horas extra o su remuneración.
- El conflicto escala hasta el plano judicial con la interposición de una demanda por parte del profesional. En estos casos, la empresa debe disponer de todas las pruebas que le permitan demostrar ante el juez que todas las horas extra se registraron y que fueron, o bien compensadas, o bien retribuidas en función de lo pactado en el convenio o en el contrato de trabajo.
En los últimos años se han producido múltiples sentencias que han dado la razón a los trabajadores en sus reclamaciones sobre horas extraordinarias no pagadas. ¿Por qué? Los negocios no disponían de pruebas suficientemente sólidas para demostrar que no habían incumplido sus obligaciones legales.
Controlar las horas extra de los trabajadores usando un software de registro horario es la mejor forma de contar con pruebas que permitan a una empresa demostrar que cumplió con sus obligaciones de registro y abono de las horas extraordinarias.
Por eso, aunque aún no sea obligatorio disponer de un programa de control horario, las empresas deben implementar esta clase de solución cuanto antes. Ya que les permite cumplir con la legalidad, evitar conflictos y asegurarse de que no se producen desviaciones en los horarios de sus profesionales.
