Cómo registrar las horas extra para no llevarse sustos
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Registrar las horas extra de manera adecuada y poder consultarlas de manera ágil es fundamental para evitar conflictos con los trabajadores
Muchas empresas necesitan, de vez en cuando, que sus trabajadores realicen horas extraordinarias porque no tienen que acabar un proyecto o deben hacer frente a una demanda muy superior a la habitual.
Por ello, las empresas no solo están obligadas a controlar las jornadas ordinarias de sus trabajadores, sino que también deben registrar las horas extra que realicen los profesionales.
¿Cómo se pueden registrar las horas extra de manera fácil, rápida y segura para evitar sanciones económicas y conflictos laborales? Continúa leyendo.
Registrar la jornada es una obligación
Desde el año 2019, todas las empresas están obligadas a llevar a cabo el control horario de las jornadas de sus empleados. Actualmente, el Estatuto de los Trabajadores establece una serie de obligaciones en materia de registro horario:
- El registro de las jornadas debe ser diario.
- Se deben incluir el inicio y la finalización concretos de la jornada de cada empleado, sin que ello afecte a la flexibilidad horaria.
- El registro horario debe organizarse:
- Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa.
- Por decisión del empresario en caso de que no fuese posible la primera vía. Si bien, la empresa deberá realizar una consulta previa a los representantes de los trabajadores.
- Los registros de las jornadas diarias deben conservarse durante 4 años.
- La empresa debe garantizar que los registros horarios están disponibles para:
- Los empleados.
- Los representantes legales de los trabajadores.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
A la luz de estas obligaciones, resulta evidente que las empresas deben disponer de un sistema para registrar las horas extraordinarias y ordinarias eficaz, seguro y accesible.
Aunque muchos negocios siguen empleando sistemas analógicos, como la cumplimentación de plantillas de control horario de trabajadores, en las que se hace constar la hora de entrada y de salida, los software de gestión con control horario se han convertido en una herramienta básica para la organización de las empresas y el cumplimiento de la normativa.
Demostrar que se cumple con los límites de las horas extraordinarias
Más allá de la obligación de registro horario, el Estatuto de los Trabajadores también regula con precisión las obligaciones de las empresas con respecto a las horas extraordinarias:
- Las horas extra de los trabajadores se pueden abonar económicamente o compensar con descanso retribuido. Si no se regulan en el convenio colectivo o en el contrato, se han de compensar con descanso dentro de los 4 meses posteriores al momento en el que se han realizado.
- El número máximo de horas extra que puede hacer un trabajador es de 80 horas al año. No se contabilizan dentro de este tope las horas extraordinarias que se realicen para «prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes». Si bien estas horas también deben retribuirse o compensarse con descanso.
- La realización de horas extraordinarias es voluntaria, a no ser que se haya pactado la obligatoriedad de realizarlas en el convenio colectivo o en el contrato.
- Las empresas deben registrar las horas extra día a día, dentro de la jornada realizada por el trabajador. Además, si se opta por abonarlas, deben abonarse con el pago de las horas ordinarias. Asimismo, ha de entregarse al trabajador una copia del resumen de las horas realizadas junto al recibo de abono de la nómina.
Más allá de estas obligaciones generales, el ET impone límites a la realización de horas extraordinarias para determinados contratos laborales: formación en alternancia, formación para la obtención de práctica profesional, nocturnos, a tiempo parcial… Además, la norma establece que los menores de 18 años no pueden hacer horas extraordinarias.
Para que las empresas puedan demostrar fehacientemente que cumplen con estas obligaciones necesitan registrar las horas extra de manera eficaz. De tal forma que puedan acceder a sus registros y recurrir a ellos en caso de que se produzca una inspección de trabajo o en el transcurso de un proceso judicial.
La importancia de registrar las horas extra en caso de desavenencias con un trabajador
Precisamente, registrar las horas extra es de vital importancia para gestionar con éxito conflictos de índole laboral que pueden acabar llegando a los tribunales.
Recientemente, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid (TSJM) emitió una sentencia que ratifica que dos empresas deben pagar a un trabajador las horas extraordinarias y el plus de nocturnidad que este alegaba haber realizado.
En el transcurso del proceso, el empleado aportó un cuadrante con las horas del negocio para demostrar que, efectivamente, había realizado horas extraordinarias que no le habían sido abonadas.
Las dos sociedades que fueron propietarias del negocio mientras el trabajador desempeñó sus funciones alegaron que el cuadrante facilitado por el ex-empleado no se correspondía con el cuadrante real al que tenían acceso todos los trabajadores.
Sin embargo, no aportaron ante la Justicia ninguna prueba que lo demostrara. Como consecuencia de ello, el TSJM ha dado la razón al trabajador y ha dictado que se le deben abonar todas las horas extras que reclamaba haber realizado.
Este caso nos permite vislumbrar la importancia de registrar las horas extra para poder disponer de pruebas frente a las alegaciones de los empleados.
Las empresas que no procedan a registrar las horas extra de manera segura, accesible y fiable pueden encontrarse con problemas legales y repercusiones económicas negativas.
Sanciones por no registrar las horas extra
Más allá de los conflictos laborales derivados de no registrar las horas extra adecuadamente, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece, desde el 2019, que incumplir las normas y los límites relacionados con las horas extraordinarias se considera una infracción laboral grave.
Esto implica que las empresas que incumplan con sus obligaciones en lo relativo a las horas extraordinarias en particular, y al registro horario en general, podrán ser sancionadas con multas de:
- 751 a 1.500 euros (grado mínimo).
- 1.501 a 3.750 euros (grado medio).
- 3.751 a 7.500 euros (grado máximo).
Para evitar estas sanciones es imprescindible registrar las horas extras, ordinarias y complementarias y cumplir con todas las obligaciones en lo relativo a la jornada de los trabajadores.
Usar un software de gestión para registrar las horas extra y las normales
Por suerte, las empresas disponen en la actualidad de una solución que les permite registrar las horas extra y el conjunto de la jornada de sus empleados sin tener que invertir grandes cantidades de tiempo y dinero en ello: los software de gestión con control horario. Estas herramientas permiten:
- Crear el horario y el calendario laboral de cada trabajador.
- Que cada profesional fiche autónomamente el inicio y el final de su jornada, así como los descansos o las pausas para comer.
- Que el fichaje de la jornada se pueda realizar desde cualquier parte a través del teléfono móvil, de tal forma que se facilite la movilidad de los profesionales.
- Acceder de manera sencilla a los registros horarios de los trabajadores para detectar cualquier tipo de incidencia y solventarla.
- Proteger los registros horarios para que no sean modificados y facilitar el acceso a los mismos de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- Enviar informes a los trabajadores en los que se glosen sus horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
- Controlar los horarios para prevenir que un trabajador exceda los límites legales a la realización de horas extraordinarias.
- Disponer de los registros para emplearlos como pruebas.
- Facilitar la elaboración de las nóminas de los profesionales y el cumplimiento con las obligaciones en materia fiscal y de la Seguridad Social de las empresas.
En definitiva, registrar las horas extras adecuadamente es una cuestión crítica para los negocios hoy en día. Por eso, los software de gestión con control horario se han convertido en soluciones de gran valor añadido para las empresas que desean cumplir con sus obligaciones y prevenir cualquier clase de conflicto laboral o incidente con la Inspección de Trabajo.
