Cómo gestionar las vacaciones de los trabajadores
Índice
Un software de gestión te ayuda a cumplir con la normativa y distribuir el trabajo para gestionar las vacaciones de los trabajadores con éxito
Los trabajadores pueden cogerse sus vacaciones en cualquier época del año, pero en la gran mayoría de las empresas las vacaciones se concentran en los meses de julio y agosto.
¿Cuáles son los motivos? El buen tiempo, las vacaciones escolares, la caída de la actividad en muchos sectores…
¿Cómo pueden las empresas gestionar las vacaciones de los trabajadores con éxito? Usando un software de gestión con una herramienta de control horario.
Este programa permite marcar y controlar los días de vacaciones de cada profesional, registrar las horas extra en caso de que sea necesario realizarlas, distribuir de una forma eficaz la carga de trabajo y evitar infracciones relacionadas con el derecho al descanso de los trabajadores.
A continuación, te contamos cómo gestionar las vacaciones de los trabajadores de una forma sencilla y efectiva usando un programa de gestión.
Elaborar el calendario de vacaciones para evitar que los servicios queden desatendidos
Al gestionar las vacaciones de los trabajadores es crítico tener en cuenta que todos los profesionales tienen derecho a 30 días naturales de vacaciones al año. Además, mediante convenio colectivo o contrato se pueden reconocer más días de descanso.
¿Cómo se establecen los días de vacaciones? El Estatuto de los Trabajadores dicta que se deben fijar de manera consensuada entre el empresario y el trabajador. Y, si no se alcanza un acuerdo, serán los tribunales los que dicten el periodo de disfrute.
Además, la gran ley en materia laboral de nuestro país indica que las empresas deben fijar el calendario de vacaciones y que los profesionales tienen derecho a conocer las fechas de sus vacaciones con dos meses de antelación como mínimo.
¿Qué implica esta normativa? Las empresas deben gestionar las vacaciones de los trabajadores de tal forma que se:
- Fijen los periodos de disfrute de manera pactada, teniendo en cuenta las preferencias de cada profesional y las necesidades del negocio.
- Establezcan las fechas de las vacaciones con la máxima diligencia, a poder ser, a principio de año.
- Puedan consultar los periodos de vacaciones en cualquier momento.
- Eviten escenarios en los que la coincidencia de vacaciones entre varios profesionales afecte a los servicios prestados por el negocio.
Gestionar las vacaciones de los trabajadores para cumplir con la normativa y garantizar el disfrute de este derecho
Con un software de gestión es posible gestionar las vacaciones de los trabajadores de manera eficiente. ¿Cómo?
- Visualizando de una forma ágil e intuitiva las fechas propuestas por los profesionales para detectar solapamientos que el negocio no se puede permitir
- Introduciendo en el programa las vacaciones de cada profesional.
- Permitiendo a los trabajadores saber con precisión cuándo comienzan y terminan sus vacaciones acudiendo a su calendario laboral.
- Creando recordatorios automáticos para que los responsables de equipos no se olviden de marcar las vacaciones, ni se les pase por alto que un profesional se va de vacaciones para que puedan organizar la carga de trabajo.
De esta forma se pueden gestionar las vacaciones de los trabajadores para evitar incumplimientos y garantizar que los profesionales disfrutan de los días de descanso que les corresponden. Asimismo, es posible usar el software de gestión para:
- Enviar formularios en bloque a los trabajadores para que establezcan sus preferencias en lo relativo a los periodos de vacaciones.
- Conminar a los trabajadores a que disfruten de su derecho a las vacaciones.
- Disponer de pruebas que demuestren que la empresa insistió al trabajador que disfrutase de sus días de vacaciones dentro del año natural y que este desatendió sus avisos. Una cuestión capital a la hora de determinar si se pueden perder las vacaciones no disfrutadas al finalizar el año.
- Contar con evidencias de que, efectivamente, el trabajador consumió sus días de vacaciones, en caso de que este alegue que no fue así.
- Eludir problemas en lo relativo al registro horario diario. ¿Por qué? Si una empresa no tiene los registros de jornada de un profesional, debe ser capaz de demostrar que el motivo fue que el trabajador estaba de vacaciones durante los días en que no hay registros.
Los incumplimientos en materia de vacaciones se consideran infracciones graves y pueden ser sancionados con multas que van desde los 751 euros a los 7.500 euros.
Organizar y controlar las horas extra que se realizan para suplir ausencias
Algunas empresas optan por contratar a trabajadores para suplir las vacaciones de sus profesionales, pero lo más habitual es que, o bien los trabajadores que continúan en sus puestos realicen horas extras, o bien, la caída de la demanda conlleve que la carga de trabajo también disminuya y no sea necesario realizar horas extras.
En caso de que sí se deba recurrir a la realización de horas extra es fundamental:
- Organizar las horas extra pactándolas previamente con los trabajadores. Al fin y al cabo, la realización de horas extra es voluntaria en nuestro país. Esta cuestión es crítica en sectores como el de la salud o el de la educación, ya que es importante saber si un profesional se va a hacer cargo de más citas o de más horas de clase.
- Registrar las horas extra con precisión en el software de gestión para evitar que un profesional supere su límite de horas extra anual (80 horas) o acumule demasiadas horas extra de tal forma que no pueda hacer ninguna más durante el resto del año. Asimismo, también es importante controlar las horas extra para evitar que las mismas se disparen y puedan afectar a las finanzas del negocio y para detectar la realización de horas extra que no se corresponden con la carga de trabajo existente.
Por lo tanto, gestionar las vacaciones de los trabajadores implica, también, llevar a cabo un control eficaz de las horas extraordinarias.
Registrar y abonar o compensar las horas extra para prevenir conflictos laborales
Sin abandonar el terreno de las horas extraordinarias, es importante tener en cuenta al gestionar las vacaciones de los trabajadores que las empresas están obligadas a:
- Realizar un registro diario de las horas extraordinarias.
- Entregar a los trabajadores una copia resumen de las horas extra que han hecho a lo largo del mes.
- Compensar con descanso las horas extra o retribuirlas.
- Si no se pacta en el convenio colectivo o en el contrato, se entiende que las horas extras se deben compensar con descanso.
- La retribución de las horas extra también se puede pactar en el convenio o en el contrato y nunca puede ser inferior a la que se abona por una hora ordinaria de trabajo.
Usar un software de gestión para el registro de las horas extra supone una gran ventaja para los negocios. ¿Por qué? Facilita el control de las horas extraordinarias realizadas por cada trabajador y permite demostrar ante la Inspección de Trabajo o un juzgado el número exacto de horas extra realizadas y la forma en que se compensaron o retribuyeron.
En este sentido, es importante tener en cuenta al hablar de cómo gestionar las vacaciones de los trabajadores, que los incumplimientos en materia de horas extraordinarias se sancionan con entre 751 euros y 7.500 euros.
Distribuir la carga de trabajo y establece qué tareas debe hacer cada profesional
Más allá de las cuestiones ligadas al calendario de vacaciones y al registro horario, es importante tener en cuenta que gestionar las vacaciones de los trabajadores conlleva, también, organizar la carga de trabajo del profesional que va a estar ausente.
Los software de gestión facilitan esta misión. ¿Por qué? Cuentan con:
- Un módulo de proyectos que facilita la visualización de los plazos, la secuenciación de las acciones que se deben realizar y las tareas pendientes de cada proyecto.
- Un gestor de tareas para distribuirlas entre los trabajadores, comprobar su nivel de cumplimiento y tomar medidas para asegurar que salen adelante a tiempo.
Organizar la carga de trabajo para que las vacaciones no menoscaben el funcionamiento de un negocio es fundamental para negocios como los despachos de abogados, las asesorías o los estudios de arquitectura e ingeniería.
Aunque a menudo no se tenga en cuenta, gestionar las vacaciones de los trabajadores va mucho más allá de fijar en el calendario qué días de descanso tiene cada profesional.
Si un negocio no toma medidas para distribuir las tareas y planificarlas de forma inteligente, no estará siendo capaz de gestionar las vacaciones de los trabajadores con eficacia y esto puede llegar a afectar a sus servicios y a sus clientes.
Comprobar con rapidez cuándo se va y regresa cada trabajador
Al hablar de cómo gestionar las horas extra de los trabajadores usando un software de gestión es importante tener en cuenta que estos programas permiten comprobar de una forma ágil y sencilla cuándo se va cada trabajador.
Así, el responsable de un equipo puede acudir al programa y visualizar las vacaciones de todos los profesionales que tiene a su cargo para tomar las medidas organizativas necesarias.
Esta ventaja puede parecer baladí, pero no lo es en absoluto. ¿Por qué? El líder de un departamento o un equipo tiene que lidiar con un amplio abanico de cuestiones y es perfectamente normal que se olvide las vacaciones de un profesional. De hecho, es bastante habitual que un responsable llegue a su puesto de trabajo y descubra in situ que un profesional con el que contaba ni está, ni se le espera.
El software de gestión permite consultar el calendario de vacaciones con facilidad y, además, también facilita la opción de crear un recordatorio automático alertando sobre que un trabajador se va de vacaciones. De tal manera que, unos días antes, el software lance una alerta para que el responsable pueda tomar decisiones relacionadas con la organización del trabajo.
Nunca en la historia ha resultado más sencillo gestionar las vacaciones de los trabajadores y evitar incidencias y sobresaltos derivados de las mismas.
Evitar las comunicaciones con los trabajadores, salvo que sea indispensable
Finalmente, es importante tener claro que gestionar las vacaciones de los trabajadores implica, también, asegurarse de que los profesionales pueden disfrutar de dicho descanso.
Nuestro marco normativo reconoce el derecho a la desconexión digital de los trabajadores y a que se respete sus horas de descanso y sus vacaciones.
Así lo recogen diversas normas, entre las que destaca la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que, en su artículo 88, establece la obligación de «respetar el tiempo de descanso, permisos y vacaciones».
¿Cuáles son las consecuencias de no hacerlo? Ya las apuntamos antes, las sanciones pueden moverse entre los 751 euros y los 7.500 euros.
¿Quiere esto decir que una empresa no puede comunicarse con un trabajador en sus vacaciones? No exactamente. Los tribunales españoles aceptan que las empresas se comuniquen con sus trabajadores cuando están de vacaciones en casos de fuerza mayor o por necesidades organizativas de gran relevancia y urgentes.
Eso sí, los tribunales han sentenciado en múltiples ocasiones que las empresas no pueden sancionar a los trabajadores por no contestar a llamadas, emails o WhatsApps corporativos durante sus vacaciones.
Por lo que al gestionar las vacaciones de los trabajadores es importante tener en cuenta que, en la medida de lo posible, se deben evitar las comunicaciones con ellos, salvo que existan causas que lo justifiquen.
En definitiva, gestionar las vacaciones de los trabajadores es una tarea más compleja que limitarse a crear un calendario de vacaciones. Además, si no se realiza de forma adecuada, se pueden cometer infracciones laborales y menoscabar la prestación de servicios del negocio.
Por eso, es fundamental contar con un software de gestión empresarial con control horario que permita gestionar las vacaciones de los trabajadores de una forma integral, teniendo en cuenta tanto la normativa en vigor como la distribución las tareas y funciones de los profesionales que disfrutan de su merecido descanso.
