Cómo obtener el consentimiento del tratamiento de datos de los clientes y evitar sanciones
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El RGPD obliga a las empresas a recabar el consentimiento para el tratamiento de datos personales de sus clientes
Si tuviéramos que volver a vivir sin internet… ¿seríamos capaces? En lo que llevamos de siglo hemos experimentado incontables cambios sociales y económicos de enorme envergadura ligados a la digitalización de nuestras vidas y nuestros negocios. Los beneficios de la revolución digital son incalculables, pero también ha traído consigo preocupaciones que antes no teníamos. Una de ellas es la protección de nuestros datos personales.
En la última década, tanto en España como en la Unión Europea se han aprobado normas que han puesto el foco en la seguridad de los datos y en el consentimiento para el tratamiento de datos personales por parte de sus dueños.
Estas medidas buscan garantizar que las empresas no hacen un uso excesivo de los datos personales de sus clientes y que estos están al corriente de la forma en que se van a emplear.
Por norma general, las empresas buscan el consentimiento para el tratamiento de datos con fines comerciales. Por ejemplo, poder enviarle un email a un cliente con una oferta o informarle telefónicamente sobre una novedad que puede interesarle.
Esta forma de sacarle partido a la información es perfectamente lícita, siempre y cuando se hubiese conseguir el consentimiento para el tratamiento de datos personales.
A continuación, te vamos a explicar lo que debes tener en cuenta a la hora de recabar el consentimiento para el tratamiento de datos de tus clientes. Y, además, vamos a contarte cómo puedes usar un software de gestión para conseguir el consentimiento para el tratamiento de datos y comprobar de una forma ágil que cuentas con el beneplácito de tus clientes antes de usar su información.
Cómo debe ser el tratamiento de datos personales para ser lícito
La principal norma que debemos consultar para saber cómo conseguir el consentimiento para el tratamiento de datos personales es el Reglamento General de Protección de Datos.
El RGPD establece en su artículo 5 los principios fundamentales que deben regir el tratamiento de datos personales:
- Licitud, lealtad y transparencia. Los datos se deben tratar de forma lícita, leal y transparente con respecto a los interesados.
- Limitación de la finalidad. Al recabar el consentimiento al tratamiento de datos se deben establecer los fines de la empresa de una forma explícita y estos fines han de ser legítimos.
- Miniminización de datos. Los datos obtenidos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo que se necesite para cumplir los fines.
- Exactitud. Los datos deben ser exactos, lo que puede conllevar su actualización periódica.
- Limitación del plazo de conservación. Los datos no se deben conservar durante más tiempo del necesario para los fines del tratamiento.
- Integridad y confidencialidad. Las empresas deben garantizar un nivel adecuado de seguridad de los datos personales adoptando medidas técnicas y organizativas que les ayuden a protegerlos.
Además, en el artículo 6 se estipula que el tratamiento de datos solo será lícito si:
- El interesado dio su consentimiento para el tratamiento de datos personales con unos fines específicos.
- El tratamiento es necesario para ejecutar el contrato.
- El tratamiento se debe realizar para cumplir una obligación legal.
- Se debe llevar a cabo el tratamiento para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física.
- El tratamiento se realiza para cumplir una misión de interés público o al ejercer poderes públicos.
- El tratamiento «es necesario para la satisfacción de intereses legítimos» de la empresa, siempre que no prevalezcan sobre ellos los intereses o derechos y libertades del interesado.
Como consecuencia de esta normativa, para las empresas es fundamental recabar el consentimiento para el tratamiento de datos personales de sus clientes cuando se busca emplearlos con fines comerciales.
Condiciones para el consentimiento para el tratamiento de datos
¿De qué forma se debe obtener el consentimiento para el tratamiento de datos? El artículo 7 del RGPD fija las condiciones que deben tener en cuenta las empresas:
- El negocio debe ser capaz de demostrar que el cliente dio su consentimiento para el tratamiento de datos.
- Es habitual que el consentimiento para el tratamiento de datos se incluya en el contrato o en otra declaración escrita. Si es así, la solicitud del consentimiento para el tratamiento de datos personales debe presentarse:
- De tal manera que se pueda distinguir de otros asuntos.
- De forma inteligible y de fácil acceso.
- Utilizando un lenguaje claro y sencillo.
- El cliente tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de datos personales en cualquier momento. Y debe informársele al cliente sobre ello al solicitarle su consentimiento.
- Si se liga el consentimiento para el tratamiento de datos personales a la ejecución de un contrato cuando dichos datos no son necesarios para ello, se considerará que el consentimiento no se ha dado libremente.
Cómo usar un software de gestión para recabar el consentimiento para el tratamiento de datos de los clientes
Pasemos de la teoría a la práctica. ¿De qué forma puede un negocio solicitar el consentimiento para el tratamiento de datos personales de sus clientes?
Lo más sencillo para gestionar esta cuestión crítica a nivel legal es disponer de un software de gestión integral que permita a las empresas:
- Usar plantillas predefinidas para solicitar el consentimiento para el tratamiento de datos personales. En estas plantillas se pueden incluir todos los datos sobre el tratamiento y los fines específicos para los que se solicita el consentimiento. Estas plantillas disponen de macros que permiten cargar automáticamente los datos de los clientes y el negocio.
- Enviar en bloque las solicitudes de consentimiento para el tratamiento de datos personales a los clientes a sus emails o WhatsApp o facilitarle el documento sobre la política de tratamiento en una tablet para que firme in situ.
- Permitir a los clientes dar su consentimiento para el tratamiento de datos personales en un simple clic gracias a una herramienta de firma digital.
- Controlar en una única ventana qué clientes han prestado su consentimiento para el tratamiento de datos personales y cuáles no.
- Visualizar en las fichas de los clientes si han dado o no su consentimiento informado.
- Actualizar los datos de los clientes enviándoles en bloque formularios para que modifiquen su información personal.
- Dar de baja el consentimiento prestado por un cliente a un fin o a todos los fines.
- Almacenar de forma segura los consentimientos de los clientes por si se produce alguna incidencia en torno a ellos.
- Evitar hacer un uso no consentido de los datos personales.
Cuáles son las consecuencias de no obtener el consentimiento para el tratamiento de datos personales
Si una empresa no recaba el consentimiento para el tratamiento de datos personales y los clientes descubren que se ha usado su información personal sin que lo autorizasen se pueden producir dos consecuencias:
- Que se vea minada la confianza del cliente en la empresa y que pueda llegar incluso a dejar de ser cliente.
- Que el cliente presente una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. La AEPD estudiará el caso y si considera que se ha infringido el RGPD, puede imponer cuantiosas multas. Para ser exactos, las infracciones de los artículos 5, 6 y 7 del RGPD se pueden sancionar con multas económicas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual de la empresa.
Estamos hablando, por lo tanto, de consecuencias graves para un negocio. De ahí que sea importante tomarse en serio el deber de conseguir el consentimiento para el tratamiento de datos personales de los clientes.
Anualmente, la AEPD sanciona a empresa de todo tipo, incluidas pymes, por infringir la normativa de protección de datos y el marco legal es cada vez más exigente.
Un software de gestión ayuda a los negocios a sistematizar sus protocolos de protección de datos y evitar incidentes.