Cómo evitar el acceso indebido a datos de clientes con un software de gestión
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Evitar el acceso indebido a datos de clientes es fundamental para proteger su confidencialidad y evitar sanciones y daños reputacionales severos
Desde los albores de la civilización, el acceso a la información ha sido un objetivo central para las personas en todos los ámbitos de su vida. Aunque la repetición incansable del axioma «la información es poder», lo ha devaluado, lo cierto es que hoy en día sigue siendo de vital importancia saber quién puede acceder a qué datos.
De ahí que para los negocios de toda clase de sectores económicos sea fundamental evitar el acceso indebido a datos de clientes que pueda acabar generando que se hagan públicos o que se han vendidos a la competencia o a delincuentes.
De hecho, en un mundo plenamente digitalizado, evitar el acceso indebido a datos de clientes se ha convertido en una tarea que las empresas no pueden soslayar.
Además de la presión de los ciberataques, lo cierto es que muchas empresas no cuentan con mecanismos internos para evitar el acceso indebido a datos de clientes por parte de sus propios profesionales.
En no pocos negocios, todos los trabajadores tienen acceso a la misma información. Lo que multiplica el riesgo de filtración de datos personales de clientes, pacientes o alumnos.
A continuación, te vamos a contar por qué es de vital importancia evitar el acceso indebido a datos de clientes y cómo se puede conseguir empleando un software de gestión preparado para garantizar la confidencialidad de la información que aloja en su interior.
Los riesgos no vienen (solo) desde fuera de las organizaciones
A la hora de abordar la seguridad y confidencialidad de la información, la mayoría de empresas mira hacia el exterior. En los últimos años se han multiplicado los ciberataques contra pymes que tienen como objetivo secuestrar datos de clientes para extorsionar a las organizaciones, comercializarlos en la Dark Web o emplearlos para lanzar campañas de fraudes contra los consumidores.
En este sentido, es fundamental contar con un software de gestión con mecanismos de seguridad como la autenticación multifactor, la renovación constante de contraseñas o la realización de copias de seguridad automáticas de manera continua.
Más allá de las amenazas exteriores, las empresas deben tener en cuenta las amenazas interiores y evitar el acceso indebido a datos de clientes por parte de sus propios profesionales.
Recientemente, el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña dio la razón a una organización que había realizado un despido por cotillear información de clientes.
La profesional despedida de manera disciplinaria había consultado las cuentas bancarias de 170 personas, gran parte de las cuales estaban relacionadas con ella. No llegó a compartir los datos con nadie, pero al consultar sin justificación los datos de los clientes infringió el código ético y la política de confidencialidad de la organización.
Por todo ello, la empresa efectuó un despido disciplinario justificándolo en que la profesional había infringido gravemente la buena fe contractual e incurrido en un abuso de confianza igualmente grave.
Consecuencias de no evitar el acceso indebido a datos de clientes
¿A qué se exponen las empresas que no cuentan con mecanismos para evitar el acceso indebido a datos de clientes?
- Que la información sobre sus clientes acabe en manos de la competencia o de grupos de ciberdelincuentes.
- Que los datos de los clientes se hagan públicos, lo que supondría un quebranto grave en la confianza que depositan en un negocio.
- Que algún trabajador comparta datos confidenciales con terceros y esto cause un perjuicio a los clientes y a la empresa.
- Que un empleado use la información obtenida para medrar dentro de la organización en detrimento de otros compañeros.
- Que un profesional insatisfecho use la información obtenida sobre los clientes para intentar captarlos una vez que se vaya de la empresa.
- Que la exfiltración de datos de los clientes acabe generando problemas legales para la empresa: multas por infringir la normativa de protección de datos y demandas por parte de los clientes afectados.
A todo ello debemos sumar el hecho de que en algunos sectores la confidencialidad de la información resulta especialmente crítica:
- Despachos y firmas legales: manejan datos muy sensibles sobre sus clientes y los procesos en los que intervienen.
- Hospitales y centros médicos: la información médica está especialmente protegida en nuestro ordenamiento jurídico.
- Escuelas: los datos de los menores gozan, también, de una especial protección.
Qué pueden hacer las empresas para evitar el acceso indebido a datos de clientes
Ya hemos ido avanzando alguna de las acciones que pueden poner en marcha las empresas para evitar el acceso indebido a datos de clientes:
- Emplear programas de gestión con medidas de seguridad frente a ataques exteriores, como la exigencia de un doble factor de autenticación para acceder a ellos o la realización de copias de seguridad continuas.
- Formar y concienciar a las plantillas sobre los riesgos de los ciberataques, pero también sobre protección de datos y confidencialidad de la información.
- Diseñar e implementar un código ético y una política de confidencialidad que prohíban el acceso injustificado a los datos de los clientes de la empresa.
- Trabajar con un software de gestión que permita establecer permisos de seguridad. De tal forma que cada usuario solo pueda acceder a la información que necesita para llevar a cabo su actividad profesional y, en cambio, no pueda consultar datos que se sitúan fuera de sus obligaciones profesionales o que versan sobre clientes o pacientes de otros compañeros. De esta manera se puede evitar el acceso indebido a datos de clientes.
- Asegurarse de que el programa de gestión en el que se almacenan los datos de los clientes permite realizar auditorías de logs. ¿Para qué sirve esta clase de auditoría interna? Gracias a ella se puede saber qué usuario accedió a la información y qué acción llevó a cabo: mera consulta de datos, envío de información por email, exportación de datos, borrado de información, modificación de los datos, etc.
- Sancionar el acceso injustificado a datos de clientes en función del nivel de gravedad de esta acción, sin descartar la realización de un despido disciplinario.
Por qué debes usar un software de gestión preparado para evitar el acceso indebido a datos de clientes
Habida cuenta de lo que venimos de exponer, resulta evidente la importancia de trabajar con un software de gestión que permita garantizar la confidencialidad de la información de una organización y evitar el acceso indebido a datos de clientes.
Al fin y al cabo, en los programas de gestión las empresas almacenan una ingente cantidad de información sobre sus clientes y los servicios que les prestan: datos identificativos, información financiera, documentos de índole legal, secretos de gran valor, etc.
La exfiltración o el uso pernicioso de la información de los clientes puede generar daños económicos, reputacionales y legales de gran envergadura para una empresa.
El RGPD, la principal norma sobre protección de datos de la Unión Europea, establece en su artículo 5 el principio de integridad y confidencialidad de los datos personales, obligando a las empresas a tratarlos:
De tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas.
En definitiva, es fundamental que las empresas cuenten con una estrategia para evitar el acceso indebido a datos de clientes. Para ello, resulta clave contar con un software de gestión que permita garantizar la confidencialidad de la información de un negocio y sus clientes.