Agenda de plazos para abogados y procuradores: ¿Por qué la necesitas?
Lo que puedes hacer con una agenda de plazos para abogados
En una agenda de plazos para abogados y procuradores se pueden fijar las citas con los clientes y las fechas clave de los procesos para evitar retrasos u olvidos
Para un abogado o un procurador es esencial llevar un control total de su agenda. ¿Por qué? Cada minuto es valioso y en su día a día deben controlar múltiples plazos, participar en procesos judiciales o reunirse con clientes y otros operadores jurídicos.
En un mundo en el que hasta nuestras relaciones personales se han digitalizado, los profesionales pueden usar una agenda de plazos para abogados y procuradores que les permita gestionar con la máxima eficacia su tiempo y los plazos relevantes de sus expedientes y procedimientos.
Así, si se trabaja con un software de gestión que incluya una agenda de plazos para abogados y procuradores es posible centralizar todas las citas y fechas clave en una única solución.
A continuación, te vamos a contar todas las características de una agenda de plazos para abogados y procuradores.
Agenda de plazos para abogados multiusuario
¿Es posible tener una agenda de plazos para abogados común para todos los profesionales de un despacho? Sí. Los programas de gestión más potentes incluyen la posibilidad de que todos los miembros de un despacho o de un departamento trabajen con una agenda personal, pero que también exista una agenda en común.
¿Con qué objetivo? Que los socios de un despacho o los directores de áreas o departamentos puedan llevar un control, también, de las agendas de los profesionales que están a su cargo. De tal forma que puedan distribuir la carga de trabajo, los casos y los clientes de la forma más rentable para la firma.
Para ello es fundamental que la agenda de plazos para abogados y procuradores permita establecer diferentes niveles de usuario para que cada profesional tenga acceso a la información que necesita. Un abogado junior no tiene por qué conocer la agenda de un socio, pero a la inversa sí es necesario.
Sincronización de la agenda de plazos para abogados con Google y Microsoft
Otra de las características clave de una agenda de plazos para abogados asociada a un software de gestión es la posibilidad de sincronizarla con las dos agendas más usadas a nivel global por los profesionales:
- Google Calendar.
- Outlook Calendar.
Esta sincronización debe ser bidireccional y en tiempo real para evitar que se agenden citas el mismo día a la misma hora en dos herramientas diferentes.
¿Cuáles son las dos ventajas más importantes de sincronizar la agenda de plazos para abogados con estas soluciones?
- Permite tener en cuenta, también, las citas y fechas relacionadas con la vida personal o familiar de un profesional.
- Facilita la gestión de la agenda desde el móvil, ya que también es posible sincronizar la agenda de plazos para abogados con el calendario del móvil.
Control de citas y plazos desde el móvil en cualquier momento y lugar
Un abogado o un procurador no está siempre delante de su ordenador. De ahí que sea necesario poder acceder a la agenda de plazos para abogados desde el móvil.
De esta forma, desde el juzgado, en el transporte público o desde casa es posible consultar las citas y plazos de un profesional o agendar o eliminar alguna cita ya fijada. Todo ello sin tener que usar un ordenador o una tablet.
Esta funcionalidad de una agenda de plazos para abogados dota de mayor libertad a los profesionales.
Fijación de citas por parte de los clientes a través de una página de reserva online
¿Cómo reserva un nuevo cliente una cita en tu despacho? ¿Tiene que llamar, acudir presencialmente o pedir una cita a través de la página de contacto de tu web?
Con una agenda de plazos para abogados y procuradores se puede permitir a los clientes agendar citas de manera autónoma desde una página de reserva online.
Así, los clientes pueden escoger el área para la que desean pedir una cita e, incluso, el profesional.
La información sobre la cita se incorpora automáticamente a la agenda del profesional que deberá hacerse cargo de ella, lo que permite a un despacho reducir la carga de trabajo puramente administrativo e impulsar la atracción de nuevos clientes a través de las redes sociales o el posicionamiento en motores de búsqueda o sistemas de IA.
Anotación de vencimientos, señalamientos o vistas de cada cliente
Uno de los pilares básicos de una agenda de plazos para abogados y procuradores es la posibilidad de anotar vencimientos, señalamientos, vistas y cualquier otro acontecimiento ligado a los procesos judiciales o a la gestión de los MASC en los despachos.
Al realizar estas anotaciones desde la agenda, el software de gestión se encarga de volcar la información en el expediente del cliente y permite visualizar el asunto de la anotación con facilidad, para que un abogado o un procurador no tenga que perder su valioso tiempo.
Integración total entre los expedientes y la agenda de plazos para abogados y procuradores
Precisamente, la integración entre los expedientes y la agenda es una cuestión crítica. Con un programa de gestión con agenda de plazos para abogados se puede:
- Acceder a toda la información de un expediente desde la agenda.
- Consultar los plazos y citas de un expediente desde dentro del mismo.
Avisos emergentes de plazos
Olvidarse de un plazo puede salirle muy caro a un abogado o a un procurador: afectar al desenvolvimiento de un proceso judicial, dañar la confianza de un cliente o conllevar el abono de una indemnización por los daños y perjuicios causados.
Por eso, una de las funcionalidades más importantes de una agenda de plazos para abogados y procuradores es la posibilidad de programar avisos emergentes que salten al abrir el software para recordar una cita o plazo clave con la antelación que el profesional desee.
De esta forma, es imposible olvidarse de un plazo y, así, se pueden evitar las consecuencias reputacionales o legales asociadas al vencimiento de un plazo.
Recordatorios automáticos para profesionales o clientes
Además, un programa de gestión que incluya una agenda de plazos para abogados y procuradores permite, también, programar recordatorios automáticos de citas o plazos para:
- Profesionales de los despachos.
- Clientes.
De tal forma que el software se encarga de enviar un email o WhatsApp para recordar una cita fijada o un plazo que está a punto de vencer.
Es posible realizar esta programación en el mismo momento en que se crea la anotación en la agenda sin tener que invertir tiempo y esfuerzo extra en hacerlo.
Además, en el caso de las citas con clientes, estos pueden:
- Confirmar que van a acudir a su cita haciendo clic en un enlace de confirmación.
- Cancelar la cita también en un par de clics.
El programa se encarga de actualizar en tiempo real la información sobre las citas. De tal forma que si se cancela una cita, se elimina de la agenda del profesional y ese hueco queda libre.
En definitiva, trabajar con una agenda de plazos para abogados y procuradores supone una enorme ayuda a la hora de gestionar el tiempo de trabajo, las relaciones con los clientes y los plazos legales y judiciales.