Programa de gestión de extranjería: 10 características clave
Qué debe tener un buen programa de gestión de extranjería
Con un programa de gestión de extranjería, despachos y asesorías podrán tramitar miles de permisos de residencia con facilidad y agilidad
Más de 500.000 personas. Estos son los potenciales beneficiarios de la regularización de inmigrantes extraordinaria que va a aprobar el Gobierno en las próximas semanas.
De hecho, se prevé que esta regularización extraordinaria se alargue desde abril hasta junio, lo que va a suponer que los despachos de abogados y las asesorías van a tener que gestionar miles de solicitudes de permisos de residencia en un plazo temporal bastante corto.
Por eso, es imprescindible que cuenten con un programa de gestión de extranjería. ¿Por qué? Esta clase de solución les permitirá: captar más clientes, agilizar la recopilación de la documentación, sistematizar toda la información de cada solicitud, automatizar las comunicaciones con los clientes y conseguir gestionar más solicitudes en menos tiempo.
A continuación, te explicamos los aspectos clave de un programa de gestión de extranjería y cómo puede ayudar a firmas y asesorías a tramitar el gran volumen de solicitudes de permisos de residencia que se van a producir en los próximos meses.
Plantillas de presupuestos: Detalla tus servicios y el coste para los clientes
El primer paso para comenzar a trabajar en la presentación de una solicitud de permiso de residencia es que el cliente acepte el presupuesto que le entregue el despacho o la asesoría.
Un programa de gestión de extranjería debe incluir una herramienta de plantillas que permita crear presupuestos personalizados y editables, en los que se detallen todas las acciones que se van a llevar a cabo y el importe que se va a cobrar por tramitar un permiso.
Además, los software de gestión para despachos y asesorías más completos están preparados para enviar los presupuestos por email o WhatsApp, permitir a los clientes aceptarlos digitalmente, haciendo un clic desde el móvil o el ordenador y controlar el estado de los presupuestos.
Esta última funcionalidad es clave a la hora de evitar que las oportunidades generadas no acaben fructificando. Desde el programa de gestión de extranjería se pueden enviar mensajes a los clientes que no han aceptado los presupuestos para renegociar con ellos o para evitar que se les olviden o que se vayan con la competencia.
Los presupuestos firmados por los clientes se almacenan en sus fichas y están siempre disponibles para demostrar que los clientes contrataron los servicios y cuáles fueron los honorarios acordados.
Fichas de clientes, comunicaciones centralizadas e historial de documentos
Precisamente, otra herramienta clave de un programa de gestión de extranjería son las bases de clientes.
En estas bases se pueden crear inmediatamente las fichas de los clientes con todos los datos relevantes de cara a garantizar que consigan el permiso de extranjería. Es más, se le puede facilitar un formulario online a cada cliente para que cubra él mismo sus datos personales. El software se encarga de volcarlos automáticamente en su ficha. De tal forma que se ahorra una ingente cantidad de tiempo y se evitan errores.
Además, en las fichas de los clientes en un programa de gestión de extranjería también es posible:
- Almacenar todas las comunicaciones intercambiadas con cada cliente: email, WhatsApps, detalles relevantes de una llamada telefónica o una cita presencial, etc. De hecho, se puede asociar automáticamente los correos relacionados con un cliente a su ficha, de tal forma que el programa se encarga de guardar los emails sin que un profesional lo tenga que hacer a mano.
- Guardar de manera sistematizada todos los documentos relacionados con un cliente y acceder a ellos a través de su ficha.
- Consultar en la ficha de un cliente si aceptó la política de tratamiento de datos personales.
- Agendar una cita con el cliente si fuese necesario.
- Enviarle un email o WhatsApp para informarle sobre cualquier cuestión relacionada con su expediente.
- Encontrar cualquier documento o email buscándolo mediante alguna de las palabras que contenga.
Emails en bloque: Hazle llegar a los solicitantes el listado de documentos que necesitan aportar
Tras crear la ficha de un cliente en el programa de gestión de extranjería el siguiente paso es enviarle un email o un WhatsApp con una lista de toda la documentación que necesita aportar, como documentos públicos o privados que evidencien que lleva en España más de 5 meses.
El software permite automatizar el envío de este mensaje. De tal forma que se tenga una plantilla de correo preparada con el listado de documentos y que se pueda personalizar también automáticamente introduciendo los datos del cliente a partir de su ficha mediante el uso de macros.
Igualmente, también es posible enviar en bloque correos electrónicos a todos los nuevos clientes con la lista de documentos que deben recopilar.
Portal de Clientes: Una forma de recopilar toda la documentación sin colapsar el email
Una de las características más interesantes de un programa de gestión de extranjería integral es que cuenta con un Portal de Clientes. Es decir, con una plataforma en la que cada cliente puede subir autónomamente la documentación que vaya obteniendo.
La asesoría o el despacho le da un usuario y una contraseña, que puede enviarle automáticamente al dar de alta su ficha de cliente. Y, después, es el propio cliente el que sube los documentos a esta plataforma.
Gracias a esto, una asesoría o un despacho que gestionen procesos de extranjería no corren el riesgo de que su email colapse por la recepción de numerosos correos en los que se van aportando documentos a cuenta gotas.
El proceso para subir los archivos es extraordinariamente sencillo. El cliente puede visualizarlos y comprobar qué documentos tiene pendientes. Además, el profesional encargado de gestionar su solicitud puede comprobar, también, qué documentación falta y presentar oficialmente la solicitud cuando se cuente con todos los documentos.
Igualmente, desde la plataforma es extraordinariamente sencillo descargar o exportar los documentos y estos, evidentemente, se almacenan de forma segura en la ficha de cada cliente.
Recordatorios automáticos: El programa de gestión de extranjería avisa a los clientes que no han entregado todos los documentos necesarios
¿Qué pasa si un cliente no ha subido todos los documentos necesarios al Portal de Clientes?
El programa de gestión de extranjería permite programar el envío de recordatorios automáticos cuando los clientes tengan tareas pendientes de realizar, como puede ser la subida de documentos.
Así, el software se encarga de enviar un email o un WhatsApp a cada cliente con tareas pendientes en una determinada fecha.
Por ejemplo, se da un plazo de dos semanas para subir toda la documentación y cuando pase este tiempo, si la tarea no está realizada, el programa de gestión de extranjería envía un aviso para recordárselo al cliente.
Formularios web y campañas de email: Una forma de atraer a nuevos clientes
A muchas firmas y asesorías les llegan clientes a través de otras personas que ya han contratado sus servicios. Pero cada vez es más habitual que las personas busquen servicios como el de gestión de permisos de residencia a través de internet.
Una asesoría o un despacho puede tener un formulario en su web para que un cliente introduzca sus datos y solicite más información sobre esta clase de servicio o para contratarlo directamente.
Los datos del formulario se vuelcan automáticamente en el programa de gestión de extranjería. De tal manera que se crea una ficha del nuevo cliente.
Igualmente, las organizaciones también pueden diseñar campañas de marketing dentro del programa de gestión de extranjería. De tal forma que se envían en bloque comunicaciones a una base de clientes o de potenciales clientes informándoles sobre la regularización extraordinaria de inmigrantes con el objetivo de atraer a nuevos clientes y aumentar las solicitudes que gestionan y, por ende, los ingresos obtenidos por esta vía.
Control total de la evolución de los expedientes y mensajes automáticos para mantener a los clientes al día
En el expediente de cada cliente en un programa de gestión de extranjería es posible llevar una trazabilidad total de:
- La fase en la que se encuentra cada solicitud: recopilación de la documentación, presentada, reclamación de la denegación, aceptada la solicitud, plazo para solicitar la tarjeta de identidad del extranjero, procedimiento cerrado, etc.
- Los plazos a tener en cuenta en cada fase.
Así, cuando un expediente cambia de esta, se puede programar en el software que se le envíe un email o un WhatsApp de manera automática al cliente para que esté al día de la evolución de su solicitud.
Igualmente, el cliente también puede entrar en el Portal del Cliente para consultar el documento de la solicitud presentada, el documento de denegación o aceptación de la solicitud y cualquier escrito de reclamación interpuesto.
De esta forma, una asesoría o un despacho se ahorra tener que invertir una enorme cantidad de tiempo improductivo en informar a los clientes sobre el estado de sus solicitudes.
Imputación del tiempo dedicado a gestionar cada permiso de residencia y cálculo de la rentabilidad
Con un programa de gestión de extranjería no solo se pueden crear presupuestos personalizados y conseguir que sean aceptados por los clientes. También es posible cuantificar con precisión:
- Cuánto tiempo se le dedica a cada solicitud.
- Cuánto es el coste total de gestionar cada solicitud, teniendo en cuenta el coste salarial (a cada hora de trabajo se le puede asignar un importe) y otros gastos como tasas públicas.
- Cuál es el margen de beneficio, al comparar el importe presupuestado con el coste real del servicio.
¿Cómo es esto posible? Cada profesional puede, en un par de clics, indicar el tiempo que emplea en realizar tareas relacionadas con una solicitud. Además, también es posible añadir otros gastos y detallar las tareas realizadas.
De esta forma, una asesoría o un despacho puede ajustar mejor sus presupuestos para asegurarse de que son competitivos y que, además, garantizan la obtención de beneficios que justifiquen la apuesta por esta clase de servicio.
Gestión de las provisiones y los suplidos
En muchos casos, los despachos y las asesoría solicitan provisiones de fondos a los clientes para cubrir el pago de tasas y otros gastos en los que se pueda incurrir durante la tramitación de las solicitudes.
Un programa de gestión de extranjería permite llevar un control de las provisiones recibidas, de los gastos realizados y de los fondos disponibles. Además, también permite controlar suplidos y tener en cuenta toda esta información a la hora de emitir las facturas y cobrar los servicios prestados.
Elaboración de las facturas y control de los impagos
Precisamente, llegamos así a la última característica esencial de un programa de gestión de extranjería: la emisión de facturas.
Como ya sabrás, desde el 1 de enero de 2027 será obligatorio usar un programa de facturación VeriFactu para crear facturas. Un programa de gestión de extranjería completo ya debe estar adaptado a esta normativa. Además, debe permitir:
- Emitir facturas usando plantillas personalizadas.
- Asegurarse de que las facturas cuentan con toda la información exigida legalmente.
- Calcular los impuestos de manera automática, para prevenir errores.
- Enviar las facturas automáticamente a los clientes e, incluso, programar su envío en bloque a varios clientes.
- Exportar o imprimir las facturas en cualquier momento.
- Controlar el estado de cada factura: emitida, vencida, cobrada, etc.
- Mandar recordatorios automáticos a los clientes con facturas impagadas.
- Generar remesas de cobros si los clientes optaron por la domiciliación de los mismos.
- Gestionar los cobros a través de Stripe o TPV.
En definitiva, con un programa de gestión de extranjería se puede:
- Conseguir más clientes que desean solicitar sus permisos de residencia acogiéndose a la regularización extraordinaria de 2026.
- Agilizar el proceso de trámite de las solicitudes, en especial, la fase de recopilación de los documentos que acrediten que se cumplen los requisitos.
- Mejorar la comunicación con los clientes, a la vez que se reduce el tiempo destinado a avisarles sobre plazos o reclamarles documentos pendientes.
- Llevar un control del tiempo que se tiene que invertir en cada solicitud para ajustar mejor los presupuestos.
- Evitar el colapso del email como consecuencia de la gestión de cientos de solicitudes a la vez.
- Reducir la comisión de errores al mínimo posible.
- Maximizar los beneficios obtenidos a través de este servicio.